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摘 要：人事档案的真实性、动态性、机密性要求档案管理员要严格遵守人事档案保管制度，具有较高的档案意识，并不断提高自身素质，实现档案管理的科学化，以保证人事档案的全面性和现实性，实现“档案为人人，人人重档案”的美好目标。
关键词：人事档案；性质；管理
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业和事业单位。因此对人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的人事档案管理工作尤为重要。本文将从人事档案的性质着手，论述档案管理工作对档案管理员的要求。
一、人事档案的性质
1.1 全面性
人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。
1.2 现实性
由于员工仍在工作，其人事档案成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。
1.3 真实性
这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供便利。
1.4 动态性
人事档案建立后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。
1.5 流动性
人事档案要发挥应用的作用，必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。
1.6 机密性
人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。
人事档案的六大性质要求档案管理人员在进行档案管理时，必须本着认真、负责、严谨的态度并采用科学的手段，保守档案机密，维护人事档案材料的完整，以便档案材料的高效利用。因此档案管理人员的素质对档案管理工作有着极大的影响。
二、当前人事档案管理中存在的不足
1.对人事档案管理的重要性普遍认识不够
长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管性的事务工作，只要不丢失、不毁损，能够应付查档、调档就可以了，对档案工作不重视、不关心，人员培训、场所经费落实不到位，档案管理工作自然也就做不好了。
2.档案管理人员管理水平不高，管理手段落后
由于档案管理人员大多数是兼职，因此导致了档案管理人员工作变动频繁，新手较多，业务不熟，对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应档案管理工作。管理手段也比较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，容易造成档案毁损，直接影响到档案的完整与安全。
3.人事档案收集工作力度不够
由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不全面，有些鉴定、考核材料不能及时、完整的归档，有些材料在内容和形式上是雷同的，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
4.人档分离的情况愈加严重
随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。
三、对目前人事档案管理的几点建议
1.健立健全科学合理的人事档案管理制度
对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须要进行改革，及时建立更为科学合理的人事档案管理制度，使人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。
2.建立适应时代要求的档案管理体制
将分散的人事档案交由人事档案管理部门进行统一管理，在统一管理的基础上实行分级货不分级管理，对于人才流动较快或职位变化较频繁的企事业单位可以不分级。同时按照实际情况，将人事档案科学分类，相互之间不能有重叠部分，以方便进行管理。
3.更新人事档案管理技术
要加强对人事档案管理技术的投资，配备计算机等现代化的管理工具，并选用高技术人才编写配套的管理程序并定期进行程序的维护和漏洞修复；同时要加强对人事档案管理人员的职业培训，使其尽快适应现代化的管理手段，加快人事档案管理的现代化、信息化进程。
4.注重人事档案材料收集
提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，档案管理人员根据档案管理规定划分的归档范围，随时将分散在各部门、各岗位人员手中已办结的各种内容、类别的文件材料收集齐全。在收集过程中，要检验文件材料的真实性、完整性和有效性，确保文件数量准确。
5.加强人事档案管理现代化和信息化建设
为夯实人事档案基础管理工作，适应和满足现代企业管理需求，充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，建立人事档案的数据信息库是人事档案管理的发展方向。数据信息库在建立职工基本信息的基础上，将职工的一些常用信息，如：直系亲属、文化程度、年龄构成、工资等级、社会保险交纳情况、资质证书和劳动合同等项内容做相关链结，并实行动态管理，定期对职工的个人信息及时更新，保证职工个人信息的应用性和准确性，便于查阅职工信息。又因人事档案的材料收集多为纸质材料，经常查阅易损毁，人事档案数据信息库的建立，实现了人事档案纸质与数据方法并存，既避免了职工档案容易损毁的现象，又大大提高了档案的利用效率。
综上所述，根据对人事档案管理工作进行详细的分析和阐述，从实际的角度出发，深入分析了人事档案管理工作所存有的问题和不足，并且有针对性的提出了改进的方案和措施，推进领导及相关工作人员从思路到工作能力的转变，为人事档案管理工作的进步做出积极的贡献。
参考文献
[1]王和平.浅议人事档案的安全管理【M】.现代档案收集资讯，2010.5
[2]赵强.试论人事档案的管理以及工作当中的不足【M】.黑龙江大学学报，2006.9
[3]肖亮.浅议人事档案管理工作中的不足【M】.山西师范大学学报，2008.1
关键词：人事档案；性质；管理
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业和事业单位。因此对人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的人事档案管理工作尤为重要。本文将从人事档案的性质着手，论述档案管理工作对档案管理员的要求。
一、人事档案的性质
1.1 全面性
人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。
1.2 现实性
由于员工仍在工作，其人事档案成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。
1.3 真实性
这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供便利。
1.4 动态性
人事档案建立后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。
1.5 流动性
人事档案要发挥应用的作用，必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。
1.6 机密性
人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。
人事档案的六大性质要求档案管理人员在进行档案管理时，必须本着认真、负责、严谨的态度并采用科学的手段，保守档案机密，维护人事档案材料的完整，以便档案材料的高效利用。因此档案管理人员的素质对档案管理工作有着极大的影响。
二、当前人事档案管理中存在的不足
1.对人事档案管理的重要性普遍认识不够
长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管性的事务工作，只要不丢失、不毁损，能够应付查档、调档就可以了，对档案工作不重视、不关心，人员培训、场所经费落实不到位，档案管理工作自然也就做不好了。
2.档案管理人员管理水平不高，管理手段落后
由于档案管理人员大多数是兼职，因此导致了档案管理人员工作变动频繁，新手较多，业务不熟，对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应档案管理工作。管理手段也比较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，容易造成档案毁损，直接影响到档案的完整与安全。
3.人事档案收集工作力度不够
由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不全面，有些鉴定、考核材料不能及时、完整的归档，有些材料在内容和形式上是雷同的，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
4.人档分离的情况愈加严重
随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。
三、对目前人事档案管理的几点建议
1.健立健全科学合理的人事档案管理制度
对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须要进行改革，及时建立更为科学合理的人事档案管理制度，使人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。
2.建立适应时代要求的档案管理体制
将分散的人事档案交由人事档案管理部门进行统一管理，在统一管理的基础上实行分级货不分级管理，对于人才流动较快或职位变化较频繁的企事业单位可以不分级。同时按照实际情况，将人事档案科学分类，相互之间不能有重叠部分，以方便进行管理。
3.更新人事档案管理技术
要加强对人事档案管理技术的投资，配备计算机等现代化的管理工具，并选用高技术人才编写配套的管理程序并定期进行程序的维护和漏洞修复；同时要加强对人事档案管理人员的职业培训，使其尽快适应现代化的管理手段，加快人事档案管理的现代化、信息化进程。
4.注重人事档案材料收集
提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，档案管理人员根据档案管理规定划分的归档范围，随时将分散在各部门、各岗位人员手中已办结的各种内容、类别的文件材料收集齐全。在收集过程中，要检验文件材料的真实性、完整性和有效性，确保文件数量准确。
5.加强人事档案管理现代化和信息化建设
为夯实人事档案基础管理工作，适应和满足现代企业管理需求，充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，建立人事档案的数据信息库是人事档案管理的发展方向。数据信息库在建立职工基本信息的基础上，将职工的一些常用信息，如：直系亲属、文化程度、年龄构成、工资等级、社会保险交纳情况、资质证书和劳动合同等项内容做相关链结，并实行动态管理，定期对职工的个人信息及时更新，保证职工个人信息的应用性和准确性，便于查阅职工信息。又因人事档案的材料收集多为纸质材料，经常查阅易损毁，人事档案数据信息库的建立，实现了人事档案纸质与数据方法并存，既避免了职工档案容易损毁的现象，又大大提高了档案的利用效率。
综上所述，根据对人事档案管理工作进行详细的分析和阐述，从实际的角度出发，深入分析了人事档案管理工作所存有的问题和不足，并且有针对性的提出了改进的方案和措施，推进领导及相关工作人员从思路到工作能力的转变，为人事档案管理工作的进步做出积极的贡献。
参考文献
[1]王和平.浅议人事档案的安全管理【M】.现代档案收集资讯，2010.5
[2]赵强.试论人事档案的管理以及工作当中的不足【M】.黑龙江大学学报，2006.9
[3]肖亮.浅议人事档案管理工作中的不足【M】.山西师范大学学报，2008.1