论文部分内容阅读
摘要：档案管理是管理单位人员以及保存单位资料一项必不可少的工作。随着我国经济的快速发展和企业改革的深入，我国的事业单位的档案管理也面临着全新的挑战，下面我将结合实际谈谈事业单位档案管理的现状和优化发展路径。
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设
档案管理工作是事业单位必不可少的一项基本工作，它是单位工作质量的一种再现，其管理水平的好坏直接关系到单位的工作效率能否提高，此外档案记录着单位的资料，它可以呈现出最真实的一面，比较规范的档案管理可以作为衡量事业单位的管理水平的高低和单位的业绩的条件。它为研究单位的业绩提供了重要资料，单位可以依据保存的档案从实际出发，结合单位的现状制定相应的管理政策，来保障单位可以长期稳定的持续发展前进。本文就事业单位目前档案管理工作的现状与未来发展进行论述。
1、目前事业单位档案管理工作存在的问题
1.1、工作人员忽视档案管理工作的重要性。工作性质决定档案管理工作较为枯燥乏味，难以取得较高的成绩。而且档案管理工作天天与文字打交道，缺乏活力，许多员工甚至领导认为档案管理无非就是把单位人员的资料保管存放好，平时写些东西，就没有什么其它的事情了，因此在工作上不上心，马马虎虎，缺乏严谨认真的工作态度。正是这种消极懒散的工作心态，使得档案管理工作很难得到更高层次的突破，很难完成高标准高质量的任务。
1.2、缺乏专业素质较高的档案管理工作人员。档案管理岗位属于人员流动性较大的岗位，由于工作内容较为乏味，很多工作人员坚持不了多长时间就放弃了，因此在此岗位上没有专业较强的高手。有的事业单位档案人员还一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，在加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响到了档案管理工作的持续性和稳定性。此外，档案人员因业务水平不精，导致归档文件在整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案未按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。档案人员对档案工作重要性和责任性认识不够，存在随意应付了事的懒散思想，单位领导对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够，也使工作人员对当管理工作存在敷衍了事的心态。
1.3 机关档案管理工作的硬件设施有待完善。领导缺乏对档案管理工作的重视程度的认识这势必会导致该工作经费投入的欠缺。有些事业单位先前虽然建立了档案管理系统与存储室，但是在后来的工作中却往往忽视了设施的更新与投入，这就导致原来的硬件设施远远跟不上后来档案工作说要达到的要求，即不重视档案管理工作的与时俱进，造成某些单位档案室保管条件比较差，多数单位还达不到档案治理要求，与整洁、规范统一的要求还有很大的差距。还有些事业单位的档案室甚至变成了杂物室，设施设备老化，不齐全，比较零乱。个别单位档案室设防意识不强，设施设备不完善，治理体制不到位，使部分檔案受到损害。
1.4 缺乏科学的档案管理手段。随着科学技术的发展，计算机信息的传播也日益扩大，所设计的档案管理系统也得到了普遍采用，但有些档案管理人员由于不懂得如何运用，导致档案管理的科学化程度不够高，一些先进的系统还不能加以实施，虽然已经推广，但并未在档案管理中得到广泛运用。
2、对事业单位档案管理的发展建议
2.1提高工作人员的档案管理意识。对档案管理工作人员提供教育培训，加强对管理人员的领导，使其深入了解此项工作的重要性。此外，对工作人员进行定期或不定期的培训与教育，努力提高档案管理人员的管理能力，充分发挥管理人员的创造性以及档案管理人员的主观能动性。事业单位还应对管理档案的人员制定相应的考核制度，把档案工作进行细分化，分类指导，来进一步推进事业单位档案工作的高效运行。随着系统设备的不断完善，管理方法也应该不断的改革，这就需要档案管理者具有一定的信息管理能力，以便更好的把档案管理水平提高上去。另外，可以组织拓展训练等活动，增强工作人员的岗位荣誉感和归属感。
2.2 不断完善档案管理制度。事业单位档案管理工作离不开健全的工作制度。一个好的制度可以使单位的管理正常运转，档案管理工作能够科学有序进行的基本保障。做好单位重要会议记录，以及员工的个人资料，劳动合同等重要资料的保管工作，对这些资料进行及时补充与更新。建立完整的档案制度，包括档案管理制度、档案保密制度、档案利用制度、档案室人员岗位职责、档案鉴定制度、档案监督制度、安全消防制度等等。各制度要有相应的明文规定，并将规定进行细节化，进行相应的责任落实。要不断完善和更新档案管理制度。
2.3 加强档案管理信息化建设。
所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由传统的以档案实体保管为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。随着互联网的不断更新与快速发展，档案管理信息化也是势在必行的，实现档案管理实体的信息化，可以对档案信息资源进行有效合理的分类、分析、提取和加工，能提高档案管理的效益。与传统的档案资料管理方式相比较，电子档案更便于保存、阅读、修改和查询，并且，电子档案可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理的成本。
2.3.1 制定信息化建设的总体规划。以事业单位自身的特点与发展目标为基础，结合实际情况，从现实着手，进行深入调查和科学论证，制定出切合实际的档案管理信息化长远规划及近期计划，形成规模较大的严谨的网络管理模式，不断推动档案信息化的协调发展。另外，还应注重系统应用的实际效果，重视系统对事业单位信息服务的目标支持，强调系统的可扩展性和灵活性，给未来发展留下可持续发展的增长空间。
2.3.2 运用新媒体，建立档案信息网站。档案网站是事业单位的档案部门在网上建设提供单位资料的信息站点，一般以网页形式给人们提供相关的档案信息和服务，进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。这是档案信息化的主要发展方向，同时，也是档案数字化的重要标志和重要手段。在档案的信息化建设中，应该把档案的管理系统纳入事业单位的管理信息系统，构建一个一体化系统，把本单位各个部门的信息统筹加进去，实现网上资源共享，从而提高档案管理的综合效益和单位的系统效益。
另外，建设信息档案网站要选用标准化的设备。选用的产品应符合当前国内外的相关标准，最好是当前或未来的一些主流产品，能够得到国内外一些实力雄厚的软、硬件公司或厂家的支持，以保证系统的升级换代，减少重新开发的运营成本。设备的设置应尽量合理化、高效化。要充分考虑网络的吞吐能力、响应时间和传递速度等等因素。
2.3.3 逐渐实现档案管理的信息资源的数字化。档案信息资源的数字化是进行档案信息化建设的重要的前提和基础，也是对档案原件进行保护的有效重要方式。档案数字化应该通过使用先进的信息技术，把档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息，建立档案全文数据库和档案目录数据库，并在网上发布，及时更新以提供服务。馆藏档案的全文数字化并不是对所有馆藏进行全文数字化，而是对馆藏的档案资源数字化进行整体分析，以突出重点，进而逐步解决。建成数字档案馆也不意味着传统的档案馆要消亡，两者应长期共存，相互补充。
3 结语
由上可见，事业单位的档案管理工作中存在的问题还是比较明显的，这些问题的存在不利于事业单位档案管理工作的有效进行，应及时的解决。所以档案管理人员必须加强对工作的认识，不断进行档案管理制度的推进和完善，使事业单位的档案管理工作更加规范化，从而进一步推进事业单位档案工作的有效运行。
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设
档案管理工作是事业单位必不可少的一项基本工作，它是单位工作质量的一种再现，其管理水平的好坏直接关系到单位的工作效率能否提高，此外档案记录着单位的资料，它可以呈现出最真实的一面，比较规范的档案管理可以作为衡量事业单位的管理水平的高低和单位的业绩的条件。它为研究单位的业绩提供了重要资料，单位可以依据保存的档案从实际出发，结合单位的现状制定相应的管理政策，来保障单位可以长期稳定的持续发展前进。本文就事业单位目前档案管理工作的现状与未来发展进行论述。
1、目前事业单位档案管理工作存在的问题
1.1、工作人员忽视档案管理工作的重要性。工作性质决定档案管理工作较为枯燥乏味，难以取得较高的成绩。而且档案管理工作天天与文字打交道，缺乏活力，许多员工甚至领导认为档案管理无非就是把单位人员的资料保管存放好，平时写些东西，就没有什么其它的事情了，因此在工作上不上心，马马虎虎，缺乏严谨认真的工作态度。正是这种消极懒散的工作心态，使得档案管理工作很难得到更高层次的突破，很难完成高标准高质量的任务。
1.2、缺乏专业素质较高的档案管理工作人员。档案管理岗位属于人员流动性较大的岗位，由于工作内容较为乏味，很多工作人员坚持不了多长时间就放弃了，因此在此岗位上没有专业较强的高手。有的事业单位档案人员还一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，在加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响到了档案管理工作的持续性和稳定性。此外，档案人员因业务水平不精，导致归档文件在整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案未按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。档案人员对档案工作重要性和责任性认识不够，存在随意应付了事的懒散思想，单位领导对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够，也使工作人员对当管理工作存在敷衍了事的心态。
1.3 机关档案管理工作的硬件设施有待完善。领导缺乏对档案管理工作的重视程度的认识这势必会导致该工作经费投入的欠缺。有些事业单位先前虽然建立了档案管理系统与存储室，但是在后来的工作中却往往忽视了设施的更新与投入，这就导致原来的硬件设施远远跟不上后来档案工作说要达到的要求，即不重视档案管理工作的与时俱进，造成某些单位档案室保管条件比较差，多数单位还达不到档案治理要求，与整洁、规范统一的要求还有很大的差距。还有些事业单位的档案室甚至变成了杂物室，设施设备老化，不齐全，比较零乱。个别单位档案室设防意识不强，设施设备不完善，治理体制不到位，使部分檔案受到损害。
1.4 缺乏科学的档案管理手段。随着科学技术的发展，计算机信息的传播也日益扩大，所设计的档案管理系统也得到了普遍采用，但有些档案管理人员由于不懂得如何运用，导致档案管理的科学化程度不够高，一些先进的系统还不能加以实施，虽然已经推广，但并未在档案管理中得到广泛运用。
2、对事业单位档案管理的发展建议
2.1提高工作人员的档案管理意识。对档案管理工作人员提供教育培训，加强对管理人员的领导，使其深入了解此项工作的重要性。此外，对工作人员进行定期或不定期的培训与教育，努力提高档案管理人员的管理能力，充分发挥管理人员的创造性以及档案管理人员的主观能动性。事业单位还应对管理档案的人员制定相应的考核制度，把档案工作进行细分化，分类指导，来进一步推进事业单位档案工作的高效运行。随着系统设备的不断完善，管理方法也应该不断的改革，这就需要档案管理者具有一定的信息管理能力，以便更好的把档案管理水平提高上去。另外，可以组织拓展训练等活动，增强工作人员的岗位荣誉感和归属感。
2.2 不断完善档案管理制度。事业单位档案管理工作离不开健全的工作制度。一个好的制度可以使单位的管理正常运转，档案管理工作能够科学有序进行的基本保障。做好单位重要会议记录，以及员工的个人资料，劳动合同等重要资料的保管工作，对这些资料进行及时补充与更新。建立完整的档案制度，包括档案管理制度、档案保密制度、档案利用制度、档案室人员岗位职责、档案鉴定制度、档案监督制度、安全消防制度等等。各制度要有相应的明文规定，并将规定进行细节化，进行相应的责任落实。要不断完善和更新档案管理制度。
2.3 加强档案管理信息化建设。
所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由传统的以档案实体保管为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。随着互联网的不断更新与快速发展，档案管理信息化也是势在必行的，实现档案管理实体的信息化，可以对档案信息资源进行有效合理的分类、分析、提取和加工，能提高档案管理的效益。与传统的档案资料管理方式相比较，电子档案更便于保存、阅读、修改和查询，并且，电子档案可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理的成本。
2.3.1 制定信息化建设的总体规划。以事业单位自身的特点与发展目标为基础，结合实际情况，从现实着手，进行深入调查和科学论证，制定出切合实际的档案管理信息化长远规划及近期计划，形成规模较大的严谨的网络管理模式，不断推动档案信息化的协调发展。另外，还应注重系统应用的实际效果，重视系统对事业单位信息服务的目标支持，强调系统的可扩展性和灵活性，给未来发展留下可持续发展的增长空间。
2.3.2 运用新媒体，建立档案信息网站。档案网站是事业单位的档案部门在网上建设提供单位资料的信息站点，一般以网页形式给人们提供相关的档案信息和服务，进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。这是档案信息化的主要发展方向，同时，也是档案数字化的重要标志和重要手段。在档案的信息化建设中，应该把档案的管理系统纳入事业单位的管理信息系统，构建一个一体化系统，把本单位各个部门的信息统筹加进去，实现网上资源共享，从而提高档案管理的综合效益和单位的系统效益。
另外，建设信息档案网站要选用标准化的设备。选用的产品应符合当前国内外的相关标准，最好是当前或未来的一些主流产品，能够得到国内外一些实力雄厚的软、硬件公司或厂家的支持，以保证系统的升级换代，减少重新开发的运营成本。设备的设置应尽量合理化、高效化。要充分考虑网络的吞吐能力、响应时间和传递速度等等因素。
2.3.3 逐渐实现档案管理的信息资源的数字化。档案信息资源的数字化是进行档案信息化建设的重要的前提和基础，也是对档案原件进行保护的有效重要方式。档案数字化应该通过使用先进的信息技术，把档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息，建立档案全文数据库和档案目录数据库，并在网上发布，及时更新以提供服务。馆藏档案的全文数字化并不是对所有馆藏进行全文数字化，而是对馆藏的档案资源数字化进行整体分析，以突出重点，进而逐步解决。建成数字档案馆也不意味着传统的档案馆要消亡，两者应长期共存，相互补充。
3 结语
由上可见，事业单位的档案管理工作中存在的问题还是比较明显的，这些问题的存在不利于事业单位档案管理工作的有效进行，应及时的解决。所以档案管理人员必须加强对工作的认识，不断进行档案管理制度的推进和完善，使事业单位的档案管理工作更加规范化，从而进一步推进事业单位档案工作的有效运行。