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摘 要：学籍档案是高校档案工作的重要组成部分。档案工作作为学校的基础性工作，其中蕴含着丰富的信息资源，承载着巨大的社会作用。随着高科技的飞速发展，社会已经进入信息化时代。现代办公系统已经在学校、机关、企事业单位得到了广泛的应用。在以“知识经济”为特征的21世纪，高校办公现代化有了很好的外部环境和内部环境，机遇与挑战并存。如何提高高校学籍档案的管理水平，及时、准确、全方位地搜集档案信息，适应日新月异的新形式以满足各方面要求，这是高校学籍档案管理工作面临的新课题。
关键词：高校；学籍档案管理；信息化
一、高校学籍档案管理存在的诸多问题
1.高校档案室设备老化，专业技术人员紧缺
工欲善其事，必先利其器。现如今，不少高校将大部分资金投入科研项目建设，忽略了对校园基础设施的资金投入。部分高校档案馆设施简陋，没有独立办公条件，缺乏专人管理。导致学籍档案管理工作不成系统，保存在档案室的学籍档案缺乏专人看管，往届生无法找到自己当时的学籍档案，给日后的工作和生活增添了麻烦。
2.管理模式滞后，影响学籍档案管理发展进度
学籍档案从收集、编目到归档的整理规范不够健全。档案室将学籍整理工作分配给各学院独立完成后再次提交档案馆的制度模式滞后，造成档案整理标准不统一、档案收集归档工作制度不健全、档案提交工作执行不严格。管理过于简单及人为干涉过多都成为影响学籍档案管理发展的瓶颈。
3.学籍档案信息化管理程度不高
就目前形势来看，高校基本能够实现网上办公。但对档案信息化的普及率较低。纸质档案存在易丢失、易腐坏等诸多弊端。高校应当积极普及信息化档案构建理念，并分门别类的建立数据库，方便不同种类檔案的整理与保管，快速、高效地实现信息资源的共享。
二、信息化时代背景下高校学籍档案管理的新方法
1.重视学籍档案信息化建设，实现学籍档案规范化
目前，各大高校已经形成了系统化的网上办公系统。相对于上网上发文、网上申请、网上审批等日常办公流程，档案管理的信息化建设还处于空白阶段。要填补这一空白，首先需要校领导阶层提高对档案管理信息化建设的重视程度，根据学校发展的实际情况，建立一套完善的档案规划制度。从大学生入校开始进行跟踪，对每一个培养环节的时间和材料进行分类别的网上录入，做到心中有数、信息共享。同时，高校应当从政策和资金上加大对学籍档案信息化建设的投入，加强档案管理基础设施建设，将档案信息化建设付诸于实践。
2.理顺学籍档案工作流程，实现学籍档案系统化
高校应当建立起一套完善的学籍档案工作管理制度和标准。严格按照《电子文件归档与管理规范》等指导性文件，建立起适合自身发展要求的学籍档案规章制度。以研究生培养为例，高校应当在入校时区分专业学位和学术学位学生的建档要求，在学籍档案归档时，专业学位硕士将入学两年的实践成果录入学籍档案系统并统一整理；学术学位硕士将入学三年的学术和科研成果导入系统并统一整理。同时，高校要建立无纸化档案使用制度和档案资料收集整理及归档保存长效机制，通过标准化和规范化的管理软件实现档案信息化、系统化管理。
3.加强档案管理队伍素质建设，实现学籍档案规范化
加强学籍档案人性化和法制化建设，是学籍档案管理中的重要环节。高校学籍档案管理人员的业务素养和工作能力直接影响着档案管理的水平。在学籍档案信息化建设的过程中，高校应当着力培养一批职业技能过硬、道德素质良好的档案管理人员。首先，在学生的各个培养环节，确保档案管理员和本科、研究生教学办的信息畅通，即时更正学籍信息，提高学籍档案整理效率。其次，高校应不断引进能够熟练掌握计算机操作技能的高素质复合型人才，建立完善的档案管理员培训机制。最后，提高管理人员队伍的法制意识，从数据录入、归档整理、档案保存等方面加强法制教育，不断提升档案管理人员建档、归档流程中的信息化、规范化意识。
4.完善学籍档案管理安保机制，确保学籍档案信息化的长期可行性
成立高校档案管理巡视工作组，及时发现问题，及时解决问题。对于违反高校档案管理工作要求或档案法的管理人员应当给予不同程度的处罚。完善学籍档案管理人员评价及考核机制，成立评价小组，组员之间进行公平公正的评价并将结果公示。高校应当在学籍信息管理过程中加强各类防御软件的使用，派专人应对网络病毒、网络黑客等安全隐患。同时，加强档案管理人员的防范意识，避免因工作失误而致使网络病毒攻击、设备故障而引发的档案信息丢失和损毁。
三、结语
相对于我国高等教育事业的发展速度和水平来说，高校档案管理工作缺乏先进性，档案管理人员中专业人才的缺失制约了档案管理信息化的持久发展。高校学籍档案管理的规范化和信息化是社会发展的必经之路，提高档案管理的时效性、安全性是历史发展的重要之路。
在当今信息化飞速发展的今天，加强学籍档案的管理工作，要根据各高校大学生学籍档案的构成特点，整理出适合自身发展的工作方法。不仅要注重档案馆的硬件设施建设，更要充分利用计算机和网络技术，建立健全信息化档案管理制度，提高管理人员的专业技能和职业素质，不断加强各个环节的沟通、管理和防风险意识。只有这样，才能顺应时代发展，准确、快速的向社会提供有利的信息资源，更好的地为高校发展、教育进步做出应有的贡献。
作者简介：
鞠阿楠（1990.3—），女，籍贯：山东青岛，本科，毕业院校西安外国语大学，工作单位：青岛大学外语学院，职称：行政管理人员，助教。
关键词：高校；学籍档案管理；信息化
一、高校学籍档案管理存在的诸多问题
1.高校档案室设备老化，专业技术人员紧缺
工欲善其事，必先利其器。现如今，不少高校将大部分资金投入科研项目建设，忽略了对校园基础设施的资金投入。部分高校档案馆设施简陋，没有独立办公条件，缺乏专人管理。导致学籍档案管理工作不成系统，保存在档案室的学籍档案缺乏专人看管，往届生无法找到自己当时的学籍档案，给日后的工作和生活增添了麻烦。
2.管理模式滞后，影响学籍档案管理发展进度
学籍档案从收集、编目到归档的整理规范不够健全。档案室将学籍整理工作分配给各学院独立完成后再次提交档案馆的制度模式滞后，造成档案整理标准不统一、档案收集归档工作制度不健全、档案提交工作执行不严格。管理过于简单及人为干涉过多都成为影响学籍档案管理发展的瓶颈。
3.学籍档案信息化管理程度不高
就目前形势来看，高校基本能够实现网上办公。但对档案信息化的普及率较低。纸质档案存在易丢失、易腐坏等诸多弊端。高校应当积极普及信息化档案构建理念，并分门别类的建立数据库，方便不同种类檔案的整理与保管，快速、高效地实现信息资源的共享。
二、信息化时代背景下高校学籍档案管理的新方法
1.重视学籍档案信息化建设，实现学籍档案规范化
目前，各大高校已经形成了系统化的网上办公系统。相对于上网上发文、网上申请、网上审批等日常办公流程，档案管理的信息化建设还处于空白阶段。要填补这一空白，首先需要校领导阶层提高对档案管理信息化建设的重视程度，根据学校发展的实际情况，建立一套完善的档案规划制度。从大学生入校开始进行跟踪，对每一个培养环节的时间和材料进行分类别的网上录入，做到心中有数、信息共享。同时，高校应当从政策和资金上加大对学籍档案信息化建设的投入，加强档案管理基础设施建设，将档案信息化建设付诸于实践。
2.理顺学籍档案工作流程，实现学籍档案系统化
高校应当建立起一套完善的学籍档案工作管理制度和标准。严格按照《电子文件归档与管理规范》等指导性文件，建立起适合自身发展要求的学籍档案规章制度。以研究生培养为例，高校应当在入校时区分专业学位和学术学位学生的建档要求，在学籍档案归档时，专业学位硕士将入学两年的实践成果录入学籍档案系统并统一整理；学术学位硕士将入学三年的学术和科研成果导入系统并统一整理。同时，高校要建立无纸化档案使用制度和档案资料收集整理及归档保存长效机制，通过标准化和规范化的管理软件实现档案信息化、系统化管理。
3.加强档案管理队伍素质建设，实现学籍档案规范化
加强学籍档案人性化和法制化建设，是学籍档案管理中的重要环节。高校学籍档案管理人员的业务素养和工作能力直接影响着档案管理的水平。在学籍档案信息化建设的过程中，高校应当着力培养一批职业技能过硬、道德素质良好的档案管理人员。首先，在学生的各个培养环节，确保档案管理员和本科、研究生教学办的信息畅通，即时更正学籍信息，提高学籍档案整理效率。其次，高校应不断引进能够熟练掌握计算机操作技能的高素质复合型人才，建立完善的档案管理员培训机制。最后，提高管理人员队伍的法制意识，从数据录入、归档整理、档案保存等方面加强法制教育，不断提升档案管理人员建档、归档流程中的信息化、规范化意识。
4.完善学籍档案管理安保机制，确保学籍档案信息化的长期可行性
成立高校档案管理巡视工作组，及时发现问题，及时解决问题。对于违反高校档案管理工作要求或档案法的管理人员应当给予不同程度的处罚。完善学籍档案管理人员评价及考核机制，成立评价小组，组员之间进行公平公正的评价并将结果公示。高校应当在学籍信息管理过程中加强各类防御软件的使用，派专人应对网络病毒、网络黑客等安全隐患。同时，加强档案管理人员的防范意识，避免因工作失误而致使网络病毒攻击、设备故障而引发的档案信息丢失和损毁。
三、结语
相对于我国高等教育事业的发展速度和水平来说，高校档案管理工作缺乏先进性，档案管理人员中专业人才的缺失制约了档案管理信息化的持久发展。高校学籍档案管理的规范化和信息化是社会发展的必经之路，提高档案管理的时效性、安全性是历史发展的重要之路。
在当今信息化飞速发展的今天，加强学籍档案的管理工作，要根据各高校大学生学籍档案的构成特点，整理出适合自身发展的工作方法。不仅要注重档案馆的硬件设施建设，更要充分利用计算机和网络技术，建立健全信息化档案管理制度，提高管理人员的专业技能和职业素质，不断加强各个环节的沟通、管理和防风险意识。只有这样，才能顺应时代发展，准确、快速的向社会提供有利的信息资源，更好的地为高校发展、教育进步做出应有的贡献。
作者简介：
鞠阿楠（1990.3—），女，籍贯：山东青岛，本科，毕业院校西安外国语大学，工作单位：青岛大学外语学院，职称：行政管理人员，助教。