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目前，全省各级档案行政管理部门和各级机关档案工作部门正在有条不紊地进行机关文件归档范围和文书档案保管期限表的编制与审批工作。从报来的材料看，发现在具体的编制工作中，存在着一些共性问题，笔者归纳了一下，主要有：
1 把党组作为机关一个处(科)室来对待。出现这种情况的不是一个单位，所以有必要作为一个问题提出来。笔者认为，党组不是内设机构，不能作为机关的一个处(科)室来对待。因为党组与内设机构的关系不是并列的关系，不是平等的关系，而是领导与被领导的关系。按机关的内设机构分别编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，以党组名义形成和办理的文件材料如何归属?笔者建议，属于人事工作方面的文件，归到人事处(科)；属于纪检监察工作方面的文件，归到纪检监察处(科)；属于党群工作方面的文件，归到机关党委(党支部)；等等。
2 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中缺本机关报送上级业务主管机关、同级党委、政府的工作报告和重大问题的报告及上级业务主管机关、同级党委、政府领导人批示的材料。笔者询问了几个省直机关档案工作人员，说是他们单位每年报送省委、省政府的报告不是一两件，省委、省政府领导人的批示也不是一两件，而是有若干件。笔者认为，上级业务主管机关、同级党委、政府领导人的批示在本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中应该反映出来。
3 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中缺上级党委巡视组对本机关领导班子所作的巡视工作结论、工作建议及本机关工作汇报材料。省档案局在贯彻国家档案局8号令的文件中，提出各级机关在编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，要采用巡视工作这一条补充规定。从一些机关报来的材料看，缺这项内容，是个缺憾。对这项新的工作，各级机关编制的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表一定要体现出来。
4 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中缺本机关召开的新闻发布会、记者招待会文件材料。我省新闻发言人制度建立于2003年5月，省委、省政府要求省直属机关建立新闻发言人制度，每个单位明确一名副厅级实职官员担任本部门新闻发言人。2003年之后，各省辖市政府及市直部门也建立了此项制度。就省直、市直机关来说。有的机关可能一年举行几次新闻发布会，有的机关可能几年也举行不了一次新闻发布会。无论举行过还是没举行过新闻发布会的单位，笔者认为，作为一项已经建立的新闻发言人制度，其内容要列入本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表当中。
5 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中缺本机关领导人在主流新闻媒体上发表的文章、讲话、访谈录等材料。近年来，有些单位为了搞好本单位本系统的宣传工作，主动与新闻媒体建立联系，在电视、电台、报纸、杂志上联办或协办一些专题栏目，宣传本单位本系统的工作，这就自然而然地形成了机关领导人在新闻媒体上发表的署名文章、讲话等材料。与此同时，新闻媒体也会就社会公众关心的社会热点、难点、焦点问题，主动邀请一些相关部门的领导人，直接走进直播间，以面对面访谈的形式，阐述其对某一社会热点、难点、焦点问题的看法，借以表达党委、政府对此事的关注程度和立场。以及作为党委、政府工作部门应采取的措施及预期要达到的效果等，这就形成了新闻访谈录材料。这些材料理所当然要列人本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表当中。
6 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表缺本机关领导班子和成员的年度述职述廉报告材料。机关领导班子和成员的年度述职述廉工作，是一项重要的干部管理工作，各级组织部门、纪检部门组成考核组，到各个机关组织中层干部参加的领导班子述职会，专门听取单位一把手代表领导班子和个人作述职述廉工作汇报，并进行民主测评。这部分材料应列入机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表当中。
7 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表缺本机关党组(党委)民主生活会、各党支部民主生活会记录材料。各级机关党组织根据党章要求，每年都要召开一两次民主生活会。具体召开的次数、日期，同级党的组织部门、纪检部门、直属党的工作部门是有计划、有安排的，他们要派员参加同级机关党组(党委)民主生活会。党组(党委)民主生活会记录反映了本单位党内民主生活的重要内容，民主生活会情况还要报告上级党委阅示。这样的材料必须列入本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表当中。党组(党委)民主生活会记录应作为永久保管，各党支部民主生活，会记录应作为10年保管。
8 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表缺本机关财务年度决算材料、财务年度审计材料、领导干部离任经济审计材料和专项财务审计材料。河南省档案局在贯彻国家档案局8号令的文件中就提出来，意在强调审计材料归档的重要性。这些材料应列入本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表。除专项财务审计材料的保管期限划为30年外，其余均为永久。
9 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表缺本机关房产、土地所有权和使用权的文件材料。这是维护本机关不动产产权最有权威的凭证材料，也是国家档案局8号令明文规定的，必须列入本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中，作为永久保管。
10 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表缺本机关国有资产管理的文件材料。2007年7月3日，河南省政府第186次常委会通过了《河南省行政事业单位国有资产管理办法》，要求各级政府财政部门主管行政事业单位国有资产管理工作，各级行政事业单位依法进行国有资产产权登记，各级财政部门和各级行政事业单位都要建立行政事业单位资产产权登记档案。尤其是财政部门核发的《国有资产产权登记证》，是国家对行政事业单位占有国有资产享有所有权的法律凭证，应该妥善保管。鉴于此，机关国有资产管理文件材料应列入本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中，其保管期限，重要的划为永久，一般的划为10年。
11 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表缺本机关职工承租、购置本机关住房的合同、协议和有关手续材料。这是国家档案局8号令规定的，它关系到机关每个职工的切身利益，因此要列入本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中，并作为永久保管。
12 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表缺本机关职工住房分配、出售的规定、方案、细 则、职工住房情况统计、调查表和职工住房申请材料。这部分材料虽说没有职工购置住房的合同、协议重要，但它记录了机关职工住房的基本情况，反映了机关职工住房分配、出售的规定、方案、细则的制订过程。具有查考作用，同样要列入本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中，保管期限的划分相对来说可以短一些，作为30年即可。
13 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表缺各处(科)室转发文件的材料。转发文件在各级机关发文总量中占有较大的比重，以会议落实会议，以文件落实文件，这也是中国机关公文运作的一大特色。省档案局在贯彻国家档案局8号令的文件中作为一条补充规定提出来，关键是怎样理解这条补充规定。笔者认为，各机关的业务处(科)室转发上级的业务文件比较多，所以应列入各处(科)室的文件材料归档范围和文书档案保管期限表中。其保管期限的划分是，如结合本地、本系统工作实际提出若干条贯彻意见的。作为永久保管；如原文照转的，作为10年保管。
14 机关文书档案保管期限表中各处(科)窒年度工作计划、工作总结的保管期限划分不一致。从报来的材料看，其保管期限有的划永久，有的划30年和10年。过去，各处(科)室的年度工作计划、工作总结，我们习惯称之为小计划、小总结：本机关的年度工作计划、工作总结，我们习惯称之为大计划、大总结。对大计划、大总结和小计划、小总结来说。保管期限的长短是有区别的。在实行两分法的时候，大计划、大总结划为永久，小计划、小总结划为短期(河南制定的文书档案保管期限规定是本机关没有长期)。现在，我们河南贯彻国家档案局8号令，把本机关的大计划、大总结划为永久保管，把各处(科)室的小计划、小总结划为30年保管(也就是说，现在河南本机关的档案也有了长期，30年也相当过去的长期吧。也可以说河南执行了三分法，国家档案局说是两分法，定期分为30年和10年。我们仍称为三分法)。
15 机关文书档案保管期限表中各处(科)室以机关名义承办召开的年度专业会议文件材料的保管期限划分不一致。如会议的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要，这部分材料。其保管期限。有的单位划为永久，有的单位划为30年；如典型材料、代表发言材料、交流材料、简报，这部分材料，其保管期限，有的单位划为30年，有的单位划为10年。为了和国家档案局8号令保持一致，各处(科)室以机关名义承办召开的年度专业会议，形成的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要文件材料，其保管期限作为永久保管；典型材料、代表发言材料、交流材料、简报。其保管期限作为30年保管。
16 机关文书档案保管期限表中各处(科)室以机关名义承办召开的一般性工作座谈会、经验交流会文件材料的保管期限不一致。如会议的通知、议程、报告、讲话、总结，这部分材料。其保管期限。有的单位划为永久，有的单位划为30年；如典型材料、代表发言材料、经验交流材料，有的单位划为30年。有的单位划为10年。笔者认为，一般性工作座谈会、经验交流会形成的文件材料，没有年度专业工作会议形成的文件材料重要。因此，两个会议文件材料的保管期限是有区别的。所以，把一般性工作座谈会、经验交流会的通知、议程、报告、总结的保管期限划为30年，把典型材料、代表发言材料、经验交流材料的保管期限划为10年(如若干年召开一次的经验交流会，规模大、规格高。其保管期限可以从长)。
(摘自《档案界》网站)
1 把党组作为机关一个处(科)室来对待。出现这种情况的不是一个单位，所以有必要作为一个问题提出来。笔者认为，党组不是内设机构，不能作为机关的一个处(科)室来对待。因为党组与内设机构的关系不是并列的关系，不是平等的关系，而是领导与被领导的关系。按机关的内设机构分别编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，以党组名义形成和办理的文件材料如何归属?笔者建议，属于人事工作方面的文件，归到人事处(科)；属于纪检监察工作方面的文件，归到纪检监察处(科)；属于党群工作方面的文件，归到机关党委(党支部)；等等。
2 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中缺本机关报送上级业务主管机关、同级党委、政府的工作报告和重大问题的报告及上级业务主管机关、同级党委、政府领导人批示的材料。笔者询问了几个省直机关档案工作人员，说是他们单位每年报送省委、省政府的报告不是一两件，省委、省政府领导人的批示也不是一两件，而是有若干件。笔者认为，上级业务主管机关、同级党委、政府领导人的批示在本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中应该反映出来。
3 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中缺上级党委巡视组对本机关领导班子所作的巡视工作结论、工作建议及本机关工作汇报材料。省档案局在贯彻国家档案局8号令的文件中，提出各级机关在编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，要采用巡视工作这一条补充规定。从一些机关报来的材料看，缺这项内容，是个缺憾。对这项新的工作，各级机关编制的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表一定要体现出来。
4 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中缺本机关召开的新闻发布会、记者招待会文件材料。我省新闻发言人制度建立于2003年5月，省委、省政府要求省直属机关建立新闻发言人制度，每个单位明确一名副厅级实职官员担任本部门新闻发言人。2003年之后，各省辖市政府及市直部门也建立了此项制度。就省直、市直机关来说。有的机关可能一年举行几次新闻发布会，有的机关可能几年也举行不了一次新闻发布会。无论举行过还是没举行过新闻发布会的单位，笔者认为，作为一项已经建立的新闻发言人制度，其内容要列入本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表当中。
5 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中缺本机关领导人在主流新闻媒体上发表的文章、讲话、访谈录等材料。近年来，有些单位为了搞好本单位本系统的宣传工作，主动与新闻媒体建立联系，在电视、电台、报纸、杂志上联办或协办一些专题栏目，宣传本单位本系统的工作，这就自然而然地形成了机关领导人在新闻媒体上发表的署名文章、讲话等材料。与此同时，新闻媒体也会就社会公众关心的社会热点、难点、焦点问题，主动邀请一些相关部门的领导人，直接走进直播间，以面对面访谈的形式，阐述其对某一社会热点、难点、焦点问题的看法，借以表达党委、政府对此事的关注程度和立场。以及作为党委、政府工作部门应采取的措施及预期要达到的效果等，这就形成了新闻访谈录材料。这些材料理所当然要列人本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表当中。
6 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表缺本机关领导班子和成员的年度述职述廉报告材料。机关领导班子和成员的年度述职述廉工作，是一项重要的干部管理工作，各级组织部门、纪检部门组成考核组，到各个机关组织中层干部参加的领导班子述职会，专门听取单位一把手代表领导班子和个人作述职述廉工作汇报，并进行民主测评。这部分材料应列入机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表当中。
7 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表缺本机关党组(党委)民主生活会、各党支部民主生活会记录材料。各级机关党组织根据党章要求，每年都要召开一两次民主生活会。具体召开的次数、日期，同级党的组织部门、纪检部门、直属党的工作部门是有计划、有安排的，他们要派员参加同级机关党组(党委)民主生活会。党组(党委)民主生活会记录反映了本单位党内民主生活的重要内容，民主生活会情况还要报告上级党委阅示。这样的材料必须列入本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表当中。党组(党委)民主生活会记录应作为永久保管，各党支部民主生活，会记录应作为10年保管。
8 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表缺本机关财务年度决算材料、财务年度审计材料、领导干部离任经济审计材料和专项财务审计材料。河南省档案局在贯彻国家档案局8号令的文件中就提出来，意在强调审计材料归档的重要性。这些材料应列入本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表。除专项财务审计材料的保管期限划为30年外，其余均为永久。
9 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表缺本机关房产、土地所有权和使用权的文件材料。这是维护本机关不动产产权最有权威的凭证材料，也是国家档案局8号令明文规定的，必须列入本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中，作为永久保管。
10 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表缺本机关国有资产管理的文件材料。2007年7月3日，河南省政府第186次常委会通过了《河南省行政事业单位国有资产管理办法》，要求各级政府财政部门主管行政事业单位国有资产管理工作，各级行政事业单位依法进行国有资产产权登记，各级财政部门和各级行政事业单位都要建立行政事业单位资产产权登记档案。尤其是财政部门核发的《国有资产产权登记证》，是国家对行政事业单位占有国有资产享有所有权的法律凭证，应该妥善保管。鉴于此，机关国有资产管理文件材料应列入本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中，其保管期限，重要的划为永久，一般的划为10年。
11 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表缺本机关职工承租、购置本机关住房的合同、协议和有关手续材料。这是国家档案局8号令规定的，它关系到机关每个职工的切身利益，因此要列入本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中，并作为永久保管。
12 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表缺本机关职工住房分配、出售的规定、方案、细 则、职工住房情况统计、调查表和职工住房申请材料。这部分材料虽说没有职工购置住房的合同、协议重要，但它记录了机关职工住房的基本情况，反映了机关职工住房分配、出售的规定、方案、细则的制订过程。具有查考作用，同样要列入本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中，保管期限的划分相对来说可以短一些，作为30年即可。
13 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表缺各处(科)室转发文件的材料。转发文件在各级机关发文总量中占有较大的比重，以会议落实会议，以文件落实文件，这也是中国机关公文运作的一大特色。省档案局在贯彻国家档案局8号令的文件中作为一条补充规定提出来，关键是怎样理解这条补充规定。笔者认为，各机关的业务处(科)室转发上级的业务文件比较多，所以应列入各处(科)室的文件材料归档范围和文书档案保管期限表中。其保管期限的划分是，如结合本地、本系统工作实际提出若干条贯彻意见的。作为永久保管；如原文照转的，作为10年保管。
14 机关文书档案保管期限表中各处(科)窒年度工作计划、工作总结的保管期限划分不一致。从报来的材料看，其保管期限有的划永久，有的划30年和10年。过去，各处(科)室的年度工作计划、工作总结，我们习惯称之为小计划、小总结：本机关的年度工作计划、工作总结，我们习惯称之为大计划、大总结。对大计划、大总结和小计划、小总结来说。保管期限的长短是有区别的。在实行两分法的时候，大计划、大总结划为永久，小计划、小总结划为短期(河南制定的文书档案保管期限规定是本机关没有长期)。现在，我们河南贯彻国家档案局8号令，把本机关的大计划、大总结划为永久保管，把各处(科)室的小计划、小总结划为30年保管(也就是说，现在河南本机关的档案也有了长期，30年也相当过去的长期吧。也可以说河南执行了三分法，国家档案局说是两分法，定期分为30年和10年。我们仍称为三分法)。
15 机关文书档案保管期限表中各处(科)室以机关名义承办召开的年度专业会议文件材料的保管期限划分不一致。如会议的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要，这部分材料。其保管期限。有的单位划为永久，有的单位划为30年；如典型材料、代表发言材料、交流材料、简报，这部分材料，其保管期限，有的单位划为30年，有的单位划为10年。为了和国家档案局8号令保持一致，各处(科)室以机关名义承办召开的年度专业会议，形成的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要文件材料，其保管期限作为永久保管；典型材料、代表发言材料、交流材料、简报。其保管期限作为30年保管。
16 机关文书档案保管期限表中各处(科)室以机关名义承办召开的一般性工作座谈会、经验交流会文件材料的保管期限不一致。如会议的通知、议程、报告、讲话、总结，这部分材料。其保管期限。有的单位划为永久，有的单位划为30年；如典型材料、代表发言材料、经验交流材料，有的单位划为30年。有的单位划为10年。笔者认为，一般性工作座谈会、经验交流会形成的文件材料，没有年度专业工作会议形成的文件材料重要。因此，两个会议文件材料的保管期限是有区别的。所以，把一般性工作座谈会、经验交流会的通知、议程、报告、总结的保管期限划为30年，把典型材料、代表发言材料、经验交流材料的保管期限划为10年(如若干年召开一次的经验交流会，规模大、规格高。其保管期限可以从长)。
(摘自《档案界》网站)