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摘要:文章以工商管理学科中领导学的理论为指导,分析档案管理组织机构的“权力”来源,提出提高档案人员的职业荣誉感,坚定树立从事档案工作的信心,进而建立提高档案工作质量的管理模式。
关键词:领导学;档案管理;经营模式;权力来源;建议
作为企业组成部分的组织管理机构和岗位,档案部门和档案岗位都会因其独特的职能,而被赋予了其独特的组织权力,必然有其存在的意义。分析档案部门的组织权力,是有效实施和开拓档案工作计划目标的基础。作为从事具体工作的档案人员,在实施档案工作的同时,要明晰档案部门拥有适当的“权力”,结合本职工作的实际,分析工作岗位在组织机构中的“权力”来源,增强职业荣誉感,提高搞好档案工作的信心。档案部门的权力来源有以下几个方面:
一、帮助企业和企业内部管理部门处理不确定性的能力
档案部门的第一种权力来源是档案部门提供的档案信息可以帮助其他人处理不确定性的能力。随着社会的快速发展,内外部环境发生着快速的变化,社会组织面临日益激烈的竞争,获取相关的信息,快速制定备选方案,从容应对有关变化,成为取得工作成绩和经营业绩、解决问题的关键。档案行业收集了大量信息,保存这些信息,对这些信息进行编辑整合,提供给需要的人来利用,提高他们处理不确定性的能力。
在这个过程中,档案信息发挥的作用越大,对其影响力就越大。
二、谋求在企业中参与中心工作的能力和机会
档案部门的第二种权力来源是档案部门要谋求在企业中参与中心工作的能力和机会,即谋求地位中心化。企业档案是以科技档案为主体的。档案部门在谋求档案管理在企业管理中的地位中心化时,要关注档案管理与企业生产管理、基建管理的同步发展。如企业科技档案图纸的修改工作,要保证及时改造、及时修改、及时利用,如果改造方案归档不及时、档案图纸修改不及时,很快生产系统在进行改造和研究时,就要感到不便,甚至会因为档案图纸与现场实际情况不相符造成生产管理上的损失。档案部门就要自觉、自动地督促企业有关管理部门,或自己组织档案图纸修改工作,使档案图纸修改成为生产管理系统的必需环节,是确立档案部门在生产管理系统的地位中心化的一个手段。
谋求地位中心化需要档案部门有敏锐的眼光,观察了解各种企业管理流程建立和运作情况,及时发现并准确切入各种管理流程的环节。让整个流程和项目绩效从档案部门的介入中获益,这种互利互惠的相助相托,就增强了档案部门的权力来源。
三、对档案部门的依赖和不可代理性
第三种权力来源是对档案部门的依赖和不可代理性。档案中承载的信息,档案人员管理档案的专业知识,档案部门掌握的资源和提供信息功能都有其唯一性。在提供这种唯一性服务过程中,档案人员和档案部门要有意识地推介自己,鼓励他们对档案服务产生的作用进行提炼反馈,档案部门及时进行利用档案的效果收集和宣传,必要时对优秀的档案利用效果进行报道和奖励。这种对档案利用者施加的影响力越大,人们对档案信息的需要和依赖性就越强,档案部门的权力就越大。
在企业生产管理、工程流程管理中,把档案管理列入生产管理和工程管理的流程,即俗话说的:“离了档案部门就办不成事”,没有档案部门的验收把关,没有档案部门参与的闭环管理,整个组织的管理水平和绩效水平就要下降。而且这种损失越是能立即显现,人们对档案部门地位中心化的程度就越关注。如尽量做到对档案及时整理、及时收集、尽快具备提供利用的条件,以档案部门的工作质量,赢得其他部门和人员对档案的依赖。
如何灵活地通过收集、提供档案信息,广交朋友,把职业行为与个人私交融合起来,也是提高档案部门的影响力的一个途径。
四、档案部门地位的合法性
第四种权力来源是档案部门地位的合法性。档案部门是各级政府、企业和其他社会团体中必不可少的行政编制和岗位设置,档案部门的存在和档案人员的配备有其强制性的特点,这种强制性形成了档案部门和档案人员存在的合法性。档案部门和档案岗位职业本身承载和传递的合法性的身份符号,不仅有各级档案法规和制度作为保障,还有档案部门本身具有的专业知识作为支撑。档案人员职业素养和档案工作气质的塑造,给其他人帶来的安全感和信任感,成为档案工作最直接的形象宣传。档案部门和档案人员这种特殊的合法地位和形象,构成档案部门权力来源的一部分。
档案部门的权力来源,是以档案业务能力的提高为基础的。档案部门要保持资源和权力优势,一定要抓好档案基础业务建设,加强档案形成过程的指导,加强档案归档、档案收集、档案整理等基础工作能力的培养,保证档案门类齐全,档案内容完整真实,档案整理的合理规范,提供高质量的档案利用服务和利用效果的反馈与宣传,持续强化档案基础管理工作。
保持和发展档案部门的权力来源,是创新档案工作综合建设模式的基础。建立档案工作品牌,以档案本身的特性为品牌特性,建立档案工作的核心竞争力。形成以档案信息、档案人员、档案设备、档案管理技术等为资源的档案资源优势。以品牌营销的管理思路为指导,把经营思想贯穿于档案管理过程,使企业档案管理水平得到全面提高,档案的完整与安全得到充分保障,档案的服务价值得到充分体现。通过档案集约化管理,进一步整合档案资源,按照突出主体、集约管理的原则,对档案基础设施进行了统一规划、统一筹资、统一建设。改变企业档案成本配置,建立以档案部门为主体的、以经营理念做指导的、充分利用现代技术手段的、服从服务于公司发展需要的档案工作体系和管理模式,发挥档案工作的整体效益。
(作者单位:燕山大学经济管理学院)
关键词:领导学;档案管理;经营模式;权力来源;建议
作为企业组成部分的组织管理机构和岗位,档案部门和档案岗位都会因其独特的职能,而被赋予了其独特的组织权力,必然有其存在的意义。分析档案部门的组织权力,是有效实施和开拓档案工作计划目标的基础。作为从事具体工作的档案人员,在实施档案工作的同时,要明晰档案部门拥有适当的“权力”,结合本职工作的实际,分析工作岗位在组织机构中的“权力”来源,增强职业荣誉感,提高搞好档案工作的信心。档案部门的权力来源有以下几个方面:
一、帮助企业和企业内部管理部门处理不确定性的能力
档案部门的第一种权力来源是档案部门提供的档案信息可以帮助其他人处理不确定性的能力。随着社会的快速发展,内外部环境发生着快速的变化,社会组织面临日益激烈的竞争,获取相关的信息,快速制定备选方案,从容应对有关变化,成为取得工作成绩和经营业绩、解决问题的关键。档案行业收集了大量信息,保存这些信息,对这些信息进行编辑整合,提供给需要的人来利用,提高他们处理不确定性的能力。
在这个过程中,档案信息发挥的作用越大,对其影响力就越大。
二、谋求在企业中参与中心工作的能力和机会
档案部门的第二种权力来源是档案部门要谋求在企业中参与中心工作的能力和机会,即谋求地位中心化。企业档案是以科技档案为主体的。档案部门在谋求档案管理在企业管理中的地位中心化时,要关注档案管理与企业生产管理、基建管理的同步发展。如企业科技档案图纸的修改工作,要保证及时改造、及时修改、及时利用,如果改造方案归档不及时、档案图纸修改不及时,很快生产系统在进行改造和研究时,就要感到不便,甚至会因为档案图纸与现场实际情况不相符造成生产管理上的损失。档案部门就要自觉、自动地督促企业有关管理部门,或自己组织档案图纸修改工作,使档案图纸修改成为生产管理系统的必需环节,是确立档案部门在生产管理系统的地位中心化的一个手段。
谋求地位中心化需要档案部门有敏锐的眼光,观察了解各种企业管理流程建立和运作情况,及时发现并准确切入各种管理流程的环节。让整个流程和项目绩效从档案部门的介入中获益,这种互利互惠的相助相托,就增强了档案部门的权力来源。
三、对档案部门的依赖和不可代理性
第三种权力来源是对档案部门的依赖和不可代理性。档案中承载的信息,档案人员管理档案的专业知识,档案部门掌握的资源和提供信息功能都有其唯一性。在提供这种唯一性服务过程中,档案人员和档案部门要有意识地推介自己,鼓励他们对档案服务产生的作用进行提炼反馈,档案部门及时进行利用档案的效果收集和宣传,必要时对优秀的档案利用效果进行报道和奖励。这种对档案利用者施加的影响力越大,人们对档案信息的需要和依赖性就越强,档案部门的权力就越大。
在企业生产管理、工程流程管理中,把档案管理列入生产管理和工程管理的流程,即俗话说的:“离了档案部门就办不成事”,没有档案部门的验收把关,没有档案部门参与的闭环管理,整个组织的管理水平和绩效水平就要下降。而且这种损失越是能立即显现,人们对档案部门地位中心化的程度就越关注。如尽量做到对档案及时整理、及时收集、尽快具备提供利用的条件,以档案部门的工作质量,赢得其他部门和人员对档案的依赖。
如何灵活地通过收集、提供档案信息,广交朋友,把职业行为与个人私交融合起来,也是提高档案部门的影响力的一个途径。
四、档案部门地位的合法性
第四种权力来源是档案部门地位的合法性。档案部门是各级政府、企业和其他社会团体中必不可少的行政编制和岗位设置,档案部门的存在和档案人员的配备有其强制性的特点,这种强制性形成了档案部门和档案人员存在的合法性。档案部门和档案岗位职业本身承载和传递的合法性的身份符号,不仅有各级档案法规和制度作为保障,还有档案部门本身具有的专业知识作为支撑。档案人员职业素养和档案工作气质的塑造,给其他人帶来的安全感和信任感,成为档案工作最直接的形象宣传。档案部门和档案人员这种特殊的合法地位和形象,构成档案部门权力来源的一部分。
档案部门的权力来源,是以档案业务能力的提高为基础的。档案部门要保持资源和权力优势,一定要抓好档案基础业务建设,加强档案形成过程的指导,加强档案归档、档案收集、档案整理等基础工作能力的培养,保证档案门类齐全,档案内容完整真实,档案整理的合理规范,提供高质量的档案利用服务和利用效果的反馈与宣传,持续强化档案基础管理工作。
保持和发展档案部门的权力来源,是创新档案工作综合建设模式的基础。建立档案工作品牌,以档案本身的特性为品牌特性,建立档案工作的核心竞争力。形成以档案信息、档案人员、档案设备、档案管理技术等为资源的档案资源优势。以品牌营销的管理思路为指导,把经营思想贯穿于档案管理过程,使企业档案管理水平得到全面提高,档案的完整与安全得到充分保障,档案的服务价值得到充分体现。通过档案集约化管理,进一步整合档案资源,按照突出主体、集约管理的原则,对档案基础设施进行了统一规划、统一筹资、统一建设。改变企业档案成本配置,建立以档案部门为主体的、以经营理念做指导的、充分利用现代技术手段的、服从服务于公司发展需要的档案工作体系和管理模式,发挥档案工作的整体效益。
(作者单位:燕山大学经济管理学院)