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【摘 要】水利水电做为一项系统而复杂的现代工程,其合同管理是工程管理中的一项重要内容。合同管理体系存在缺陷在所难免。承包商合同管理体系的主要缺陷是:企业合同履行主体分工不明确;企业法人合同管理部门与项目部合同管理部门工作脱节。变更和索赔是合同管理中的主要环节之一。承包商在投标阶段就应了解风险、转移风险,在合同实施阶段应优化施工组织设计,严把施工质量和合同工期,注意原始资料收集,做好变更索赔工作。但是在目前我国许多水电工程合同管理体系,存在这样或者那样的不足,最后导致项目投入产出不对称,企业发展举步维艰。论文就水电工程合同管理机构设置进行了阐述,并对其存在的问题,以及相应对策做了深入探讨。
【关键词】合同管理体系;工程变更;风险缺陷策略;水利水电工程
前言
水利水电枢纽工程所涉及的专业多,对施工技术要求也较高。人们在对大自然开放利用时,由于自然环境的多变和人类认识的有限,在做判断时难免会出现错误。因此,在水利水电工程实施过程中,经常需要设计修改,合同变更和索赔。一般来讲,当水利水电工程完工时,如果索赔和变更的金额控制在合同总金额的百分之十以内,则可以说该项目工程的合同管理是满意的;如果索赔和变更的比例过大,在一定程度上反映了该工程的管理水平和设计水平的高低。为了确保工程质量,一些有经验的承包商会强化设计施工管理,加强对合同管理的力度,预测工程的变更索赔的风险,并针对相应的问题,制定出防范措施,从而将风险降低到最小。然而,我国很多水利工程承包企业的合同管理体系存在严重缺陷,造成项目效益从合同管理的缺陷中流失。
1.合同管理机构的设置
(1)项目部经理层
工程专门成立项目部,作为派出机构代表业主行使业主职能,经理层主要职责之一是全面负责项目招标、合同签订和合同实施过程中的决策工作。
(2)计划合同部
计划合同部在合同管理方面行施如下职能:一是开展招标评标工作;包括编制招标文件、组织招标评标、进行合同谈判,最后签订合同。主体工程、机电及金结设备采购公开招标项目,委托招标代理进行招标;二是审核工程预算,对非招标项目和招标项目的变更审定预算;三是办理合同结算,包括审核报表工程单价、签认支付金额,监督检查合同执行情况;四是处理合同变更与索赔,根据监理工程师的意见,结合原合同条款规定,审定变更项目,确定变更项目的工程单价,以及处理合同执行中的索赔事宜;五是合同台账的登录,建立分季度、分年度的合同台账,根据概算列项对合同进行分类管理,并进行详细登记;六是参加工程的验收,代表业主就合同执行情况发表验收意见。
2.水利水电工程合同管理存在的问题
(1)合同一方或者双方的承诺不能兑现
在工程建设过程中,按照一般的约定,发包方应及时提供施工文件,保证“三通一平”,协调建设周边的外部环境关系。但有的业主不能及时保证,使工程项目无法开工或实施,特别是一些中小型水利项目,由于前期工作缺乏必要的法律依据,施工困难,进展缓慢,造成工程项目延期。有的承包方在施工中人员资格和数量、设备数量及型号、工程工期等与合同内容不相符,甚至差异很大。特别是投标项目,实际施工中与标书内容不一致,标书的承诺不能完全兑现,对工程项目的顺利实施造成负面影响。
(2)合同变更过多
水利水电工程施工受自然条件的影响很大,特别是地下水文地质条件,不论是承包商,还是建设单位都不可能掌握十分透彻。例如,在施工过程中,地下水位突然上升,造成排水困难,坝体沉陷加剧;或是岩石地基上突然出现破碎带,基础需要灌浆处理。这些问题常常和合同约定的条件有实质上的区别,且在图纸和文件中不可能体现出相应的解决措施,此时需要补充合同项目,列支相应的工程费用。
(3)企业合同履行主体分工不明确
施工企业把项目部作为合同的责任主体,企业法人远离合同管理。企业在对某项目投标中标签订合同后,与项目经理签订内部经营责任书,把合同直接授予项目经理或项目部,企业法人对合同履行情况不再过问,只要求项目经理按经营责任书返回企业利润就行;而对项目上带来的巨大亏损可以不计。这是我们很多在建工程项目亏损的重要原因。因此,合同的责任主体和履行主体必须界定为:一是企业法人是合同履行的责任主体。合同履行的最终责任要落实到企业法人身上,合同的最终权益也应由企业法人来享有。这样,企业法人对项目合同管理才能到位,项目经理负盈不负亏的问题才能得到有力的约束。二是项目经理和项目部是合同履行的执行主体,应以合同管理为中心,强化全员合同意识,全面履行合同,认真研究合同条件,全面收集合同履行过程中的原始依据,根据合同及时认真地开展索赔,以维护企业的合法权益。
(4)企業法人合同管理部门与项目部合同管理部门工作脱节
企业合同管理部门对项目合同管理缺乏业务指导,项目部也未能及时反馈合同履行中的信息,造成项目合同管理出现漏洞无法弥补。所以,企业法人合同主管部门对工程项目合同应分类建档,跟踪合同履行进展,定期实行合同评审制度,及时发现和纠正重大偏差;项目部的合同管理部门,应定期向企业提供项目合同履行情况的详细书面报告,对合同中的疑难问题主动聘请企业合同专家及时处理。
3.水利水工程合同管理中缺陷的解决措施
(1)增强法制观念,依法合同管理,当前我国水利建设行业法律法规已趋于完备,政策规范也相对成熟,对合同管理提出了具体的要求,因此,水利工程参建各方需要加强法律法规的学习,增强员工的法律意识,签订合同时依法签订,施工过程中学会用法律的武器保护自己,维护自己的权利,同时对合同管理人员还要进行学习培训,提高管理人员的素质,为有效的合同管理打好基础。
(2)强化合同管理意识,完善合同审查管理体制。水利水电合同双方应建立专门的合同管理部门,合同签订前对合同项目的计划立项、招标文件的编制及审查等,其次,坚持合同审查的制度,对水电项目合同条款是否合法,条款是否明确,技术要求和等级是否符合国家规范的规定,在招标时要对投标单位的企业信誉、隶属关系、注册资金、设备及技术条件、履约能力和工程经验等进行严格审查,确保中标单位的质量。
(3)合理处理合同管理中出现的争议,对于工程进展过程中可能出现的争议部分,比如工期、费用等问题,在合同签订时就需要双方达成一致,约定好通过哪种方式,通过哪个机构来解决,避免施工过程中出现争议时无理可循;此外,当发生合同中没有约定争议解决办法的情况时,合同双方要本着求同存异、互相谅解的态度,可以选择由主管部门或者中介机构调解解决,尽量不诉诸法院,以免造成合同双方对立,对以后的工程施工带来麻烦。
(4)强化合同实施管理,积极防止合同多次变更,合同管理是一个动态的、不断发生变化,同时需要进行及时调整的过程,合同代表着合同各方的利益,必须通过一定的程序使合同目标变成现实,在水利水电工程建设过程中,由于各方面的问题可能造成合同变更,变更往往造成工期延长和费用增加,对工程开展有不利影响,因此,在合同管理过程中,要对各种经济和技术指标进行研究,制定出经济合理、适度可行的运行方案,找出施工过程中出现的问题和发生偏差的原因,并及时的进行纠正,积极的预防合同变更的发生。
4.结语
企业合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容,企业管理的方方面面都应围绕着这个核心而开展。成功的企业合同管理,是把合同的权利义务按职能分工分解到各部门,由各部门去履行属于自己职能范围的权利义务。只有这样,合同管理才能真正到位,履行责任才能真正落实。可以说,企业合同管理是一个系统工程,需要各子系统、分系统共同配合。合同管理比其他管理更需要信息沟通和处理。
参考文献:
[1]张云.关于水利水电工程索赔的原因及对策研究.吉林水利.2011(2).
[2]邱远波.水利水电工程建设合同管理工作之探讨[J].企业导报.2011(02)
【关键词】合同管理体系;工程变更;风险缺陷策略;水利水电工程
前言
水利水电枢纽工程所涉及的专业多,对施工技术要求也较高。人们在对大自然开放利用时,由于自然环境的多变和人类认识的有限,在做判断时难免会出现错误。因此,在水利水电工程实施过程中,经常需要设计修改,合同变更和索赔。一般来讲,当水利水电工程完工时,如果索赔和变更的金额控制在合同总金额的百分之十以内,则可以说该项目工程的合同管理是满意的;如果索赔和变更的比例过大,在一定程度上反映了该工程的管理水平和设计水平的高低。为了确保工程质量,一些有经验的承包商会强化设计施工管理,加强对合同管理的力度,预测工程的变更索赔的风险,并针对相应的问题,制定出防范措施,从而将风险降低到最小。然而,我国很多水利工程承包企业的合同管理体系存在严重缺陷,造成项目效益从合同管理的缺陷中流失。
1.合同管理机构的设置
(1)项目部经理层
工程专门成立项目部,作为派出机构代表业主行使业主职能,经理层主要职责之一是全面负责项目招标、合同签订和合同实施过程中的决策工作。
(2)计划合同部
计划合同部在合同管理方面行施如下职能:一是开展招标评标工作;包括编制招标文件、组织招标评标、进行合同谈判,最后签订合同。主体工程、机电及金结设备采购公开招标项目,委托招标代理进行招标;二是审核工程预算,对非招标项目和招标项目的变更审定预算;三是办理合同结算,包括审核报表工程单价、签认支付金额,监督检查合同执行情况;四是处理合同变更与索赔,根据监理工程师的意见,结合原合同条款规定,审定变更项目,确定变更项目的工程单价,以及处理合同执行中的索赔事宜;五是合同台账的登录,建立分季度、分年度的合同台账,根据概算列项对合同进行分类管理,并进行详细登记;六是参加工程的验收,代表业主就合同执行情况发表验收意见。
2.水利水电工程合同管理存在的问题
(1)合同一方或者双方的承诺不能兑现
在工程建设过程中,按照一般的约定,发包方应及时提供施工文件,保证“三通一平”,协调建设周边的外部环境关系。但有的业主不能及时保证,使工程项目无法开工或实施,特别是一些中小型水利项目,由于前期工作缺乏必要的法律依据,施工困难,进展缓慢,造成工程项目延期。有的承包方在施工中人员资格和数量、设备数量及型号、工程工期等与合同内容不相符,甚至差异很大。特别是投标项目,实际施工中与标书内容不一致,标书的承诺不能完全兑现,对工程项目的顺利实施造成负面影响。
(2)合同变更过多
水利水电工程施工受自然条件的影响很大,特别是地下水文地质条件,不论是承包商,还是建设单位都不可能掌握十分透彻。例如,在施工过程中,地下水位突然上升,造成排水困难,坝体沉陷加剧;或是岩石地基上突然出现破碎带,基础需要灌浆处理。这些问题常常和合同约定的条件有实质上的区别,且在图纸和文件中不可能体现出相应的解决措施,此时需要补充合同项目,列支相应的工程费用。
(3)企业合同履行主体分工不明确
施工企业把项目部作为合同的责任主体,企业法人远离合同管理。企业在对某项目投标中标签订合同后,与项目经理签订内部经营责任书,把合同直接授予项目经理或项目部,企业法人对合同履行情况不再过问,只要求项目经理按经营责任书返回企业利润就行;而对项目上带来的巨大亏损可以不计。这是我们很多在建工程项目亏损的重要原因。因此,合同的责任主体和履行主体必须界定为:一是企业法人是合同履行的责任主体。合同履行的最终责任要落实到企业法人身上,合同的最终权益也应由企业法人来享有。这样,企业法人对项目合同管理才能到位,项目经理负盈不负亏的问题才能得到有力的约束。二是项目经理和项目部是合同履行的执行主体,应以合同管理为中心,强化全员合同意识,全面履行合同,认真研究合同条件,全面收集合同履行过程中的原始依据,根据合同及时认真地开展索赔,以维护企业的合法权益。
(4)企業法人合同管理部门与项目部合同管理部门工作脱节
企业合同管理部门对项目合同管理缺乏业务指导,项目部也未能及时反馈合同履行中的信息,造成项目合同管理出现漏洞无法弥补。所以,企业法人合同主管部门对工程项目合同应分类建档,跟踪合同履行进展,定期实行合同评审制度,及时发现和纠正重大偏差;项目部的合同管理部门,应定期向企业提供项目合同履行情况的详细书面报告,对合同中的疑难问题主动聘请企业合同专家及时处理。
3.水利水工程合同管理中缺陷的解决措施
(1)增强法制观念,依法合同管理,当前我国水利建设行业法律法规已趋于完备,政策规范也相对成熟,对合同管理提出了具体的要求,因此,水利工程参建各方需要加强法律法规的学习,增强员工的法律意识,签订合同时依法签订,施工过程中学会用法律的武器保护自己,维护自己的权利,同时对合同管理人员还要进行学习培训,提高管理人员的素质,为有效的合同管理打好基础。
(2)强化合同管理意识,完善合同审查管理体制。水利水电合同双方应建立专门的合同管理部门,合同签订前对合同项目的计划立项、招标文件的编制及审查等,其次,坚持合同审查的制度,对水电项目合同条款是否合法,条款是否明确,技术要求和等级是否符合国家规范的规定,在招标时要对投标单位的企业信誉、隶属关系、注册资金、设备及技术条件、履约能力和工程经验等进行严格审查,确保中标单位的质量。
(3)合理处理合同管理中出现的争议,对于工程进展过程中可能出现的争议部分,比如工期、费用等问题,在合同签订时就需要双方达成一致,约定好通过哪种方式,通过哪个机构来解决,避免施工过程中出现争议时无理可循;此外,当发生合同中没有约定争议解决办法的情况时,合同双方要本着求同存异、互相谅解的态度,可以选择由主管部门或者中介机构调解解决,尽量不诉诸法院,以免造成合同双方对立,对以后的工程施工带来麻烦。
(4)强化合同实施管理,积极防止合同多次变更,合同管理是一个动态的、不断发生变化,同时需要进行及时调整的过程,合同代表着合同各方的利益,必须通过一定的程序使合同目标变成现实,在水利水电工程建设过程中,由于各方面的问题可能造成合同变更,变更往往造成工期延长和费用增加,对工程开展有不利影响,因此,在合同管理过程中,要对各种经济和技术指标进行研究,制定出经济合理、适度可行的运行方案,找出施工过程中出现的问题和发生偏差的原因,并及时的进行纠正,积极的预防合同变更的发生。
4.结语
企业合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容,企业管理的方方面面都应围绕着这个核心而开展。成功的企业合同管理,是把合同的权利义务按职能分工分解到各部门,由各部门去履行属于自己职能范围的权利义务。只有这样,合同管理才能真正到位,履行责任才能真正落实。可以说,企业合同管理是一个系统工程,需要各子系统、分系统共同配合。合同管理比其他管理更需要信息沟通和处理。
参考文献:
[1]张云.关于水利水电工程索赔的原因及对策研究.吉林水利.2011(2).
[2]邱远波.水利水电工程建设合同管理工作之探讨[J].企业导报.2011(02)