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摘 要：跨区域重大活动涵盖我国的政治、经济、宗教、体育、科学等各个领域，由于各个领域所发生的活动不同，收集、整理和管理档案的方法也不相同。研究科学领域中跨区域自然科学重大科考活动档案管理方法有助于加强今后该领域档案收集、整理和管理工作。
关键词：跨区域；自然科学；重大科考活动；档案管理
自然科学也称为“资源科学”，[1]“新中国最早组织的综合考察始于1951年。为了配合西藏和平解放，中央人民政府向西藏派出了一支包括地质、地理、气象、水利、土壤、植物、农业、牧业、社会、历史、语言、文艺及医药卫生等专业在内的西藏工作队，对西藏自然条件、自然资源及社会人文状况等进行了将近3年的考察研究，揭开了中国综合考察发展史的第一页”。中国科学院成立之初，竺可桢对自然地理调查与自然保护工作非常重视。他一再强调，综合考察工作首先是认识自然，然后，才有可能利用自然；而这项工作必须将自然界作为一个整体，通过综合研究才有可能取得科学的结果。如今，中国科学院在自然科学这一领域已经发展成为一个比较完整的、学科齐全的综合研究体系。本文通过对跨区域自然科学重大科考活动档案管理方法进行研究，为今后加强跨区域自然科学重大科考项目档案管理工作找出可借鉴的管理途径。
1 跨区域自然科学重大科考活动（以下称“活动”）档案的形成特点
自然科学重大科考活动档案与其他领域活动档案具有相同的特征。但由于它形成于科学领域，在内容上广泛记载和集中反映与科研紧密相关的信息，这是由特定的社会环境、社会实践活动所决定的。在科研实践活动中产生并形成的活动档案，就其本质来讲，它是科研过程中的真实记录，同时，也是科研历史不可缺少的组成部分，但它又区别于科研档案的形成特点。
1.1 科研档案与科考活动档案的区别。自然资源综合考察是了解自然的一种科学工作，它要组织起包括社会科学在内的多学科，从多方面进行比较论证，提出多种方案，供计划部门充分利用自然资源，产生经济效益作为决策根据。因此，研究活动档案的管理，首先，要弄清科学考察中科研档案与科考活动档案的形成关系，从中找到交叉点和区别点，区分二者的关系，最终，找出活动档案管理的有效途径。
1.1.1 科研档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、文字材料、照片、影片、录像、录音等科技文件材料。科研档案最突出的特点就是专业性，专业性特点又集中表现在形成领域和内容性质两方面。中国科学院2006年4月1日制定并实施新的归档范围。
1.1.2 活动档案是指在自然科学考察活动全过程中直接形成的对国家具有保存价值的文字、图片、声像、电子文件等材料。活动档案的形成与科研档案有着许多相同之处，但其内容却存在着差异。按规范要求，科研档案归档材料是由从研究准备阶段开始，到成果推广结束整个过程中形成的计划、申请、任务书、观察、试验、实验、工作总结等报告组成，所形成材料都与科学研究有关。与科研有关的考察前期设想、规划，考察地点、时间、路线、人员配备、文献调研、综述报告，科考过程中存在问题进行的讨论、研究记录以及提出解决问题的会议记录等材料，都应属于活动档案收集范围之列。
笔者根据几年来利用档案得出体会，活动中所形成的档案一是科研档案；二是活动过程形成的文件、材料。我们称之为“活动过程”档案，即跨区域自然科学重大科考活动档案。二者之间的区别，就在于前者是科学实验、测试、观察、考察以及计算文件、数据处理文件、原始数据等科学研究文件材料，后者则是收集、整理记录整个活动全过程的资料。
1.2 活动档案形成规律及存在的问题
1.2.1 活动档案，它记录了科研活动历史的总体特征，是科研历史记录的凭证，记载并传承着该活动的历史。活动档案形成规律最大的特点，就是它既伴生于科研活动且形成特有的材料，但又不在科研档案归档范围之内。
1.2.2 笔者从档案管理工作中发现一个问题，活动过程中形成的档案并没有得到活动组织者和参与者的重视。在调档查阅时，在科研档案里无法找到这部分材料，有关组织活动的文件归属于文书档案，其他过程材料就无从查找。
1.3 活动档案的形成特点。跨区域重大活动具有以下特点，一是长期性，二是长效性，三是长期利用性，四是特殊专业性。这四个特点应对了跨区域自然科学重大科考活动的特点，特别是长期性、长效性，表明自然科学研究必须在某一地区进行长期延续性研究工作。这就对活动档案提出了一个保存与利用的关系的问题，在过去的考察资料中找出当前所需的材料，是利用档案过程中经常存在的现象。
2 活动档案的收集、整理
活动档案的收集、整理，已是“老生常谈”的话题。 [2]“一般重大活动往往成立临时机构，参与活动人员大多由各单位临时抽调。活动结束人员解散，机构自行取消。人员和机构缺乏长期稳定性，给重大活动档案收集带来一定困难。”然而，自然科学重大科考活动与其他领域活动组织不同，有长期的机构“综考会”，而组织临时活动，参与活动人员也多是各单位临时抽调，给档案的收集也带来许多困难。
2.1 野外台站活动档案收集、整理。从1949年11月中国科学院建院至今，已有47个重点建设的野外观测试验台站。野外台站分属于生态系统研究、大气本底观测、地磁台链、特殊环境与灾害监测等四大网络，成为具有国际水平的长久性科学观测研究基地。野外台站的建立，意味着科考活动有了长期的规划及研究方向。研究收集、整理野外台站活动资料必不可少，它关系到野外台站今后的发展。
2.1.1 野外台站远离本单位，但隶属于本单位的管理。制定规章制度，敦促野外台站管理者对档案形成过程进行监督，加强归档人员的归档意识，有利于活动档案的收集工作。
2.1.2 加强台站兼职档案员的档案意识，促进野外台站档案管理。这就需要档案管理部门对野外台站档案的管理工作进行长期的监督、培训。对产生的各类文件进行项目生命周期内有效的动态过程控制，建立有序、可控及可追溯的文件控制体系，使在野外台站形成的档案材料就地消化，进行存档。将数字化档案异地备份本研究所，确保档案材料万无一失。 2.2 综合考察活动中档案的管理。[3]“①重大活动中，档案收集制度不够完善；②重大活动中，相关单位人员档案意识不强；③重大活动档案收集具体实施中，各个环节不够紧密。”
2.2.1 自然科学中的综合考察活动的特点就是综合，它既综合了科研部门的各个研究领域，又综合了大中院校及社会各界的研究部门。因此，综合考察活动从组织到完成考察工作具有相当大的影响力，也为活动档案收集工作带来了诸多不便。笔者认为，科考活动中任何档案的缺失对于组织综合考察以及参与考察的部门单位而言是一个非常大的损失，特别是在极度艰难的地区，考察材料的形成和取得非常不易，组织单位对收集资料工作应该有一个具体的安排。首先，建立一个专门的考察活动收集档案管理组织，专门处理和收集活动过程中的材料。其次，制定考察制度，在考察结束后，所有考察人员主动将考察过程中形成的材料上交档案管理组织。最后，组织单位鉴定档案的内容，整理并制作考察活动档案，为所有参加考察工作单位提供翔实的档案资料。
2.2.2 加强活动档案管理有助于今后自然科学领域的发展。过去，由于活动过程资料从考察活动之初就被忽视，许多科研档案资料找不到“娘家”，研究课题与活动档案出现“题不对意”的现象。给各单位之间还造成不必要的矛盾。而且，从编研的角度看这些资料的缺失，无论对今后的科学考察还是对单位或部门的发展都具有一定的损失。因此,做好活动档案管理方法研究有利于今后自然科学领域的发展。
3 小结
自然科学研究，离不开科学考察，但它形成资料的形式多种多样，并且，自然科学的学科交叉远远超过了其他领域。研究考察活动档案管理方法，也是为其他领域跨区域重大活动档案管理找到借鉴的途径，从而制定出一个有效的跨区域重大活动档案管理条例，为做好跨区域重大活动档案收集、整理和管理工作找到方向、制定标准。
档案的文化价值就是传承和记载不同时期发生的重大事件，并为后人提供佐证。
参考文献：
[1]孙鸿烈.成升魁.封志明.[2012-06-09]六十年来的资源科学：从自然资源综合考察到资源科学综合研究.http://www.csnr.org/n12139139/n12141885/12467820.html.
[2]韩素君.方学清.张丽萍，谈重大活动资料收集［J］.北京档案,2001(11).
[3]范晓琴.张战争,重大活动档案收集的现状与对策[J].信息管理,2009第22卷第6期.
（作者单位：兰州市中科院寒旱所 来稿日期：2012-06-18）
关键词：跨区域；自然科学；重大科考活动；档案管理
自然科学也称为“资源科学”，[1]“新中国最早组织的综合考察始于1951年。为了配合西藏和平解放，中央人民政府向西藏派出了一支包括地质、地理、气象、水利、土壤、植物、农业、牧业、社会、历史、语言、文艺及医药卫生等专业在内的西藏工作队，对西藏自然条件、自然资源及社会人文状况等进行了将近3年的考察研究，揭开了中国综合考察发展史的第一页”。中国科学院成立之初，竺可桢对自然地理调查与自然保护工作非常重视。他一再强调，综合考察工作首先是认识自然，然后，才有可能利用自然；而这项工作必须将自然界作为一个整体，通过综合研究才有可能取得科学的结果。如今，中国科学院在自然科学这一领域已经发展成为一个比较完整的、学科齐全的综合研究体系。本文通过对跨区域自然科学重大科考活动档案管理方法进行研究，为今后加强跨区域自然科学重大科考项目档案管理工作找出可借鉴的管理途径。
1 跨区域自然科学重大科考活动（以下称“活动”）档案的形成特点
自然科学重大科考活动档案与其他领域活动档案具有相同的特征。但由于它形成于科学领域，在内容上广泛记载和集中反映与科研紧密相关的信息，这是由特定的社会环境、社会实践活动所决定的。在科研实践活动中产生并形成的活动档案，就其本质来讲，它是科研过程中的真实记录，同时，也是科研历史不可缺少的组成部分，但它又区别于科研档案的形成特点。
1.1 科研档案与科考活动档案的区别。自然资源综合考察是了解自然的一种科学工作，它要组织起包括社会科学在内的多学科，从多方面进行比较论证，提出多种方案，供计划部门充分利用自然资源，产生经济效益作为决策根据。因此，研究活动档案的管理，首先，要弄清科学考察中科研档案与科考活动档案的形成关系，从中找到交叉点和区别点，区分二者的关系，最终，找出活动档案管理的有效途径。
1.1.1 科研档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、文字材料、照片、影片、录像、录音等科技文件材料。科研档案最突出的特点就是专业性，专业性特点又集中表现在形成领域和内容性质两方面。中国科学院2006年4月1日制定并实施新的归档范围。
1.1.2 活动档案是指在自然科学考察活动全过程中直接形成的对国家具有保存价值的文字、图片、声像、电子文件等材料。活动档案的形成与科研档案有着许多相同之处，但其内容却存在着差异。按规范要求，科研档案归档材料是由从研究准备阶段开始，到成果推广结束整个过程中形成的计划、申请、任务书、观察、试验、实验、工作总结等报告组成，所形成材料都与科学研究有关。与科研有关的考察前期设想、规划，考察地点、时间、路线、人员配备、文献调研、综述报告，科考过程中存在问题进行的讨论、研究记录以及提出解决问题的会议记录等材料，都应属于活动档案收集范围之列。
笔者根据几年来利用档案得出体会，活动中所形成的档案一是科研档案；二是活动过程形成的文件、材料。我们称之为“活动过程”档案，即跨区域自然科学重大科考活动档案。二者之间的区别，就在于前者是科学实验、测试、观察、考察以及计算文件、数据处理文件、原始数据等科学研究文件材料，后者则是收集、整理记录整个活动全过程的资料。
1.2 活动档案形成规律及存在的问题
1.2.1 活动档案，它记录了科研活动历史的总体特征，是科研历史记录的凭证，记载并传承着该活动的历史。活动档案形成规律最大的特点，就是它既伴生于科研活动且形成特有的材料，但又不在科研档案归档范围之内。
1.2.2 笔者从档案管理工作中发现一个问题，活动过程中形成的档案并没有得到活动组织者和参与者的重视。在调档查阅时，在科研档案里无法找到这部分材料，有关组织活动的文件归属于文书档案，其他过程材料就无从查找。
1.3 活动档案的形成特点。跨区域重大活动具有以下特点，一是长期性，二是长效性，三是长期利用性，四是特殊专业性。这四个特点应对了跨区域自然科学重大科考活动的特点，特别是长期性、长效性，表明自然科学研究必须在某一地区进行长期延续性研究工作。这就对活动档案提出了一个保存与利用的关系的问题，在过去的考察资料中找出当前所需的材料，是利用档案过程中经常存在的现象。
2 活动档案的收集、整理
活动档案的收集、整理，已是“老生常谈”的话题。 [2]“一般重大活动往往成立临时机构，参与活动人员大多由各单位临时抽调。活动结束人员解散，机构自行取消。人员和机构缺乏长期稳定性，给重大活动档案收集带来一定困难。”然而，自然科学重大科考活动与其他领域活动组织不同，有长期的机构“综考会”，而组织临时活动，参与活动人员也多是各单位临时抽调，给档案的收集也带来许多困难。
2.1 野外台站活动档案收集、整理。从1949年11月中国科学院建院至今，已有47个重点建设的野外观测试验台站。野外台站分属于生态系统研究、大气本底观测、地磁台链、特殊环境与灾害监测等四大网络，成为具有国际水平的长久性科学观测研究基地。野外台站的建立，意味着科考活动有了长期的规划及研究方向。研究收集、整理野外台站活动资料必不可少，它关系到野外台站今后的发展。
2.1.1 野外台站远离本单位，但隶属于本单位的管理。制定规章制度，敦促野外台站管理者对档案形成过程进行监督，加强归档人员的归档意识，有利于活动档案的收集工作。
2.1.2 加强台站兼职档案员的档案意识，促进野外台站档案管理。这就需要档案管理部门对野外台站档案的管理工作进行长期的监督、培训。对产生的各类文件进行项目生命周期内有效的动态过程控制，建立有序、可控及可追溯的文件控制体系，使在野外台站形成的档案材料就地消化，进行存档。将数字化档案异地备份本研究所，确保档案材料万无一失。 2.2 综合考察活动中档案的管理。[3]“①重大活动中，档案收集制度不够完善；②重大活动中，相关单位人员档案意识不强；③重大活动档案收集具体实施中，各个环节不够紧密。”
2.2.1 自然科学中的综合考察活动的特点就是综合，它既综合了科研部门的各个研究领域，又综合了大中院校及社会各界的研究部门。因此，综合考察活动从组织到完成考察工作具有相当大的影响力，也为活动档案收集工作带来了诸多不便。笔者认为，科考活动中任何档案的缺失对于组织综合考察以及参与考察的部门单位而言是一个非常大的损失，特别是在极度艰难的地区，考察材料的形成和取得非常不易，组织单位对收集资料工作应该有一个具体的安排。首先，建立一个专门的考察活动收集档案管理组织，专门处理和收集活动过程中的材料。其次，制定考察制度，在考察结束后，所有考察人员主动将考察过程中形成的材料上交档案管理组织。最后，组织单位鉴定档案的内容，整理并制作考察活动档案，为所有参加考察工作单位提供翔实的档案资料。
2.2.2 加强活动档案管理有助于今后自然科学领域的发展。过去，由于活动过程资料从考察活动之初就被忽视，许多科研档案资料找不到“娘家”，研究课题与活动档案出现“题不对意”的现象。给各单位之间还造成不必要的矛盾。而且，从编研的角度看这些资料的缺失，无论对今后的科学考察还是对单位或部门的发展都具有一定的损失。因此,做好活动档案管理方法研究有利于今后自然科学领域的发展。
3 小结
自然科学研究，离不开科学考察，但它形成资料的形式多种多样，并且，自然科学的学科交叉远远超过了其他领域。研究考察活动档案管理方法，也是为其他领域跨区域重大活动档案管理找到借鉴的途径，从而制定出一个有效的跨区域重大活动档案管理条例，为做好跨区域重大活动档案收集、整理和管理工作找到方向、制定标准。
档案的文化价值就是传承和记载不同时期发生的重大事件，并为后人提供佐证。
参考文献：
[1]孙鸿烈.成升魁.封志明.[2012-06-09]六十年来的资源科学：从自然资源综合考察到资源科学综合研究.http://www.csnr.org/n12139139/n12141885/12467820.html.
[2]韩素君.方学清.张丽萍，谈重大活动资料收集［J］.北京档案,2001(11).
[3]范晓琴.张战争,重大活动档案收集的现状与对策[J].信息管理,2009第22卷第6期.
（作者单位：兰州市中科院寒旱所 来稿日期：2012-06-18）