让人事档案在危机中复活

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  有丰富的经历、很好的业绩,但在传统的人事档案中却得不到充分体现;有很强的能力,却未必能得到用人单位的肯定和信任。这些受“人事档案”制约的人,在影响着自己的择业,影响着用人单位的选才,不能适应当前经济快速发展对人才的需求。传统人事档案管理的权威性受到了挑战。
  
  是什么向人事代理喊“不许动”
  
  实行人事代理后,绝大多数存在“人档分离”,各类流动人员特别是大中专毕业生,进入档案的信息越来越少,原有的档案已不能及时、准确地反映个人的真实情况。如今,人事代理只能提供职称评审、出国政审、计算工龄、档案工资、代办社保等传统的人事人才服务,而上述人事人才服务也逐步呈现弱化的趋势,如职称专业资格考试越来越多,在一定程度上取代了职称评审;代理人员因私出境已经不用政审,凭户口簿和身份证到公安部门即可办理。由于人事代理未能给代理人员和用人单位提供全方位、深层次、个性化的服务,因此,目前人事代理的吸引力并不很强,许多曾办理人事代理的人员都没有及时地续办,一些地区和单位还采取强制或其他制约的办法来为各类流动人员和大中专毕业生办理人事代理;甚至有的出现遗弃人事档案,造成“死档”现象;例如辽宁某市的人才中心保管的7000多份人事档案中,属于“死档”的已占全部档案数量的20%。就算是办理人事代理,由于人事档案与用人单位的依附关系减弱、脱节,档案利用率不高,使社会对人事代理产生误解,认为只为收费,作用不大,工龄要不要没什么作用,出现了弱化档案管理的现象。因此,改革人事代理的服务方式,增强人事代理的服务功能和服务范围,充分发挥人事人才档案在人才资源开发管理中的作用,为经济建设提供可靠、可信、全面的人才人事信息,提升人事代理工作的“含金量”,实现人事代理的“再增值”已势在必行,最好的对策是在人事代理综合服务的基础上,建立推行人才诚信业绩档案制度。
  
  恭迎诚信业绩档案时代驾到
  
  人才诚信业绩档案是面向流动的各类专业技术与管理人才、人事代理的各类人员和柔性流动人才而设立的,是传统人事档案的延伸和补充。要建立个人职业诚信业绩档案,必须改革过去的只重视档案保管、忽视档案开发利用的做法。要创新人事代理档案管理机制,使人事代理更具吸引力,必须开发人事档案的“潜在价值”,体现人事档案的“利用价值”,应从适应个人和用人单位的使用需求出发,使档案能够反映个人的特点、专长、工作经历和工作业绩。
  个人诚信档案主要分为:人才的基本信息、教育背景、培训经历及相关证书的认定情况;主要工作经历、从事专业及所任职务(职称)的认定情况;奖惩情况及职业道德素养等内容;个人业绩档案主要分为:个人职业能力、日常及年度业务考核材料、任职期间有无重大成绩或失误、明显的业务特点等,要对以上内容进行查实并归档。
  人才诚信业绩档案中还应包括人才创新模块,其主要包括:对个人职业能力、创新的测评材料,对发表过的论文(著作)、学术交流成果、科研(课题)成果、创新发明等相关材料进行归整入档。
  建立推行人事代理人员诚信业绩档案工作,是新形势下对人事档案管理工作提出的新要求,政府应给予高度重视,需要用人单位和代理人员的支持和配合,需要投入大量的人力、物力、财力。但在目前社会的用人制度下,要进一步发挥人事档案的作用,档案社会化、动态化管理是不可避免的必然趋势。建立个人诚信业绩档案是一种新鲜事物,需要有一个渐进、以点代面的过程。可先以集体代理人员的企业为基础,以推行“人才租赁”为突破口,及时总结经验教训,推动整体的人才诚信工作的开展。
  同时,发挥互联网的作用,逐步创建电子档案,探索通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统,对每个代理人员都要设立个人电子信箱,及时反馈工作情况;与周边人才机构建立信息协作关系,逐步实现诚信业绩档案密码式联网,从而提升人事档案的使用价值。
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