【摘 要】在信息化浪潮风起云涌的今天，只有将传统纸质文稿转化为电子文档，才能提高其利用率，更好地提供服务。因此，应高度重视电子文档的收集与管理，保证电子文档的完整性、可存取利用性和可理解性。
　　【关键词】电子文档 文件格式 文档审核
　　中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009―914X（2013）35―448―01
　　1电子文档的收集
　　1.1保证电子文件格式的统一性。文本文件通用格式为：XML、RTF、TXT，并注明文字处理工具，如WORD等。扫描型电子文件：通用格式为：JPEG、TIFF，如为非通用格式，应转换为通用格式。
　　1.2保证电子文件真实性。一是从电子文件生成时就开始对其严密监管，建立对各项操作的跟踪记录；二是建立真实性的认定方法和手续。明确检验要素，主要是：电子文件生成过程的不同版本；各位责任者的签署手续；操作处理的权限核对；交接程序审核等。三是建立鉴定规则和程序。四是明确执行部门和责任者。
　　1.3保证电子文件完整性。一是建立电子文件的收集、积累制度；二是在电子文件管理系统中设立电子文件暂存空间；三是对电子文件的背景信息作出规范化的要求，并随时进行登记；四是制定电子文件元数据管理规范。
　　1.4保证电子文件有效性。一是归档时应注明文件存储格式、软硬件环境、相关数据及参数；二是对于通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等；三是对于专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，不能转换时应将该软件与文件同进归档；四是对于加密电子文件，应解密后再归档，确实需要以加密方式保存的，应将其密码同时归档。
　　1.5保证电子文件收集及时性。电子文件一般应在电子文件形成或任务完成后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目，要分阶段收集。
　　1.6保证电子文件集中性。电子文件的收集，有的用计算机网络系统进行；有的采取脱机的载体传递，还可建立电子文件的收集数据库，或在电子文件数据库中对在收集范围内的电子文件进行标识。无论采用哪种方式收集，收集的电子文件应集中保管，不得由个人分散保存。
　　2电子文档的保管与维护
　　为了确保电子档案能够使用是指其存储在载体上或数据库内的信息，能够通过计算机系统以人们可以识别的形式读取，确保电子档案能够使用，必须对电子档案的存储载体和数据库安全及其保管和维护提出严格的要求。
　　2.1对电子档案载体的保存要求。主要有八方面要求：一是禁止用软磁盘作长期保存的电子档案的载体；二是对电子档案要进行备份；三是磁带、磁盘、光盘的驱动器要保持清洁并定期维护保养，不要触摸光盘的表面；四是磁带、磁盘要远离强磁场；五是不要折叠、弯曲磁盘，不要在纸套上书写，以防划伤磁盘、光盘的表面；六是磁带、磁盘、光盘要直立在容器内，以防挤压；七是要防止存储载体库房的温、湿度剧烈波动，温度应保持在7℃-20℃，相对湿度应控制在35%-45%范围，并保持洁净；八是禁止保管人员将食品、饮料带入存储载体的库房。
　　2.2电子档案载体的检测与维护。电子档案记录载体入库时要进行如下检测：一是查看有无物理损伤，表面是否清洁，检测有无计算机病毒等；二是对检测所使用的驱动设备进行测试，使其处于可靠和完好状态；三是对磁带、磁盘、光盘中存储的数据检测。每年要进行抽样检测，查看数据有无丢失，抽样量不小于 20%；四是每10年要更新一次磁带，如情况需要可将周期缩短。
　　2.3电子档案信息数据库的保存要求。凡建立电子档案信息数据库的单位，对数据库要采取安全措施。如建立与主数据库相脱离的备份数据库。只有在主数据库出现故障时才启动备份数据库。在启动备份数据库时还应再建新的备份数据库，要始终保持两库同时存在。此外，还应在数据库边界建立防火墙，凡符合安全要求的才允许访问。不符合要求的拒之于墙外，从而防止外来的破坏和干扰。
　　2.4建立电子档案维护管理的信息文档。电子档案维护管理的信息文档内容应包括：档案卷号、起始盘号、归档日期、归档前的检查情况、卷内文件的份数、载体的类型、软硬件环境及应用软件的情况。