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摘 要：随着信息化的高度发展，一个健全完善的人事档案信息数据库对于企业单位或者国家来说都是非常必要的，其关系到人事档案工作现代化的实现，同时也是提高整体档案系统功能的技术和重要手段。本文作者以高校人事档案信息系统数据库为例子，阐述了建立人事档案信息自动化的重要性以及其功能，并指出在完善信息数据库系统建设中应该注意的问题。
关键词：人事档案；信息数据库；注意问题
中图分类号：TP311
国家的强盛与否离不开人才，在所有资源中人力资源是首要资源，对其实施有效的管理是任何组织或企业都不可或缺的重要职能，此外人力资源管理有效性对于提高相关组织部门的竞争力有着重要作用。同时，人力资源管理的质量是决定社会的关键点，也是高校发展的核心内容。作为高等人才聚集的高校，其肩负着培育人才、创新知识及服务社会的重要使命。而我国的经济也由计划经济向市场经济转型，这样对高校人才的要求就更加严格更加高标准。高校管理的核心是人力资源管理，当代高校应该做的就是充分的挖掘出人事档案管理中的各种重要信息，并对其进行科学有效的开发及利用、实施科学的配置，务必要做到人尽其用，人尽其才，用好人才，用足人才。
1 人事档案管理信息自动化的功效
1.1 提高劳动效率与质量，同时使信息得到充分的共享
人事档案管理信息以及多媒体网络系统可以为人事管理提供完整性的人事人员信息，并可以利用网络进行资源共享，这样可以有效的减少各部门录入相同信息的问题发生，避免工作重复，而且对于人事管理中产生的新情况，相关部门可利用网络进行随时更新，并可以为需要这些信息的领导及部门提供第一时间的信息，确保所提供材料的时效性及完整度，在进行信息共享后，相关部门可以在任意角度对员工进行全面了解，打破部门领导仅能从一个方面了解员工的局限性，提高了认识的深度，扩大了认识的广度。与此同时该系统可以从根本上改善手工管理人事时出现的种种问题，使用该系统进行周期性较长的工作时，可以在短时间内完成高质量的工作。
1.2 确保为各个部门所提供的人事信息的完整性
建立健全的人事信息数据库，不但可以使我们对于所要了解人员的自然情况，自身素质以及个人特点等方面有一个综合的了解，还可以从日常生活工作及学习等方面的声音资料和影像资料有一个全面的掌握，在需要的时候能够做出及时的查询，从而达到对该人员的全面掌握的目的。例如：在现阶段的高校，在提供所需数据方面人事管理已经可以做到更加快捷更加简便，并且在此基础上，其统计功能也已经非常完善。例如：下表我们可以对所要了解人员的基本信息做到清晰明了。
性别比例年龄结构学历层次职称
综合汇总
姓名性别年龄学历职称
张**男31本科工程师
刘**女40大专会计师
张**女34大专助理工程师
通过这个简单的环节展示，对于所要了解的人员资料可以一目了然。
1.3 加强人事任免的科学性，提高识人的深度并扩大识人的广度
以往很多单位对于人事任免一般都采取文字性材料叙述或者口头汇报的形式来完成，但是随着人事档案信息数据库的建立及运行后，可以将采集到的相关干部在学习、工作中的信息及声像，并将这些声像同文字材料结合起来并利用网络及多媒体设备，将动态的影像、声音资料以及文字叙述进行融会贯通，合成为一体，最后通过投影仪将图像显示出来。这样既可以完整的表现出被任用人的自然情况也可以将其实际清苦表现出来，对被任命人的形象、气质及表达能力一览无余。从而使得领导对于任选人有一个更加生动详细的了解，可以更好的对任用人作出评价。
2 建立健全人事档案管理信息自动化的重要性
在信息高度发展的当今社会，人事档案管理已发展成社会亟待解决的问题了。首先，随着科技的快速发展，一些组织及部门都采用了先进的办公自动化设备进行办公，特别是计算机的应用及信息化的工作都取得了很大的成果，但是在实际中依然或多或少的存在一些有待解决的问题，例如：应用计算机的水平不高、人员的技能影响了设备的充分利用、相关软件开发的及时性不够、对信息资源的共享不够充足等等问题，特别是有些地方对于人事档案管理工作依然依靠纸质来进行保存及管理，对工作效率及质量产生了很大的影响。这些因素的影响都使得信息管理系统的现代化建设显得尤为重要，务必做到充分利用有效的资源，使工作效率及技术水平得到全面提高，从而达到组织工作科学性及现代化目标的实现。
3 人事档案管理系统的建立和使用需要注意的问题
3.1 整体的人事管理信息系统需要以先进的电子信息技术为依托
建立多媒体信息网络系统主要涉及技术有：数据库信息技术、多媒体信息技术、网络共享技术等。在应用人事档案管理多媒体信息系统时首先要进行人事信息数据库的建立，该系统主要包含两方面，即：文字性信息数据库、多媒体信息数据库，这一部分被视作整体信息系统的基础。另外，数据库的信息内容要丰富，要具有全面的信息，以便供应的更加广泛的信息。然而进行多媒体数据库的建立是一个难点，主要是因为数据库里所需图像和视频具有容量大、不易管理、不易快速调动的特征，如果单凭文件形式存放，在日后数据增多时，其很难满足对数据进行管理、更新、调用及存储等操作方面的需求。着眼于未来，就需要对多媒体数据库采取分布式管理，从而确保数据的应用，可以有方向的搞好数据库建设。目前形势是档案信息自动化系统仍然处于过渡时期，其关键点就是数据库的建立。国家档案信息工程的工作核心及基础内容应侧重于开发和建设数据库系统，同时这也是工程进行的主体。由于数据库的建立是一个长期的任务，因此其具体实施需要经过一个循序渐进的过程。
3.2 对于多媒体信息系统的建设应该做到有计划、分步骤、分阶段的进行
第一要建立一个基本框架，主导方向要明确，即：采集资料，并对数据进行录入、选择适合的软件、建立高速运转的网络系统等等，三方面同步进行，将信息资源的采集确定为重点并作为基础来进行。第二要在基础完成上进行系统细化，做到更加完善、提升全体应用水平，加大投入力度，使得整个系统趋于完善，能够在最大程度上满足各方面的需求。
3.3 以系统的应用为主要方向，实施全员参与的政策，从整体上提高系统的使用水平
在对人事信息系统进行运用的过程中会会涉及到许多管理部门，也会涉及到很多工作领域，其主要包含以下几方面：
人事信息系统
班子建设、人事管理、人事任免、人事档案、人事教育、人事统计、党员统计
由此可知，人事考核的主要依据就是这些信息，因此其内容与人事考核有着密切的关系。所整体系统的建立需要做到全员参加，明确职责，使采集信息明确，对各项工作的分工与权限要做到维护，使得系统的运行达到科学、有序、规范以及协调的目标。
3.4 要使用规范的应用软件
为了对信息实现进一步的共享，就必须要使用一套统一的信息系统及标准软件。国家颁发的《信息结构体系》就为人事信息标准化及共享信息确定了标准，以正确实施人员管理及机构管理的流程为原则，因为这一原其不仅标准化程度高而且规范化程度也很高，同时其权威性也很高。
4 结束语
办公自动化与信息系统的不断改进，因此对相关人员的计算机水平也提出了很高的要求，所以相关部门对使用者进行的教育培训要有计划性，要确保令他们成为办公自动化及人事信息系统真正的参与者与受益者，整体提高工作人员的业务水平及管理能力。
参考文献：
[1]姜志敏.浅谈人事档案信息数据库系统的建立和应用[J].才智，2011，22：336.
[2]周晓伟.人事档案信息管理系统开发及应用研究[D].山东大学，2008.
[3]苏国君.人事档案管理系统的设计与实现[D].华南理工大学，2012.
[4]杜玉兰.论高校人力资源管理中人事档案信息数据库的支撑功能[J].兰台世界，2011，04：63-64.
[5]张艳.人事档案信息化管理研究[D].华南理工大学，2011.
作者单位：吉林油田公司通信公司，吉林松原 138000
关键词：人事档案；信息数据库；注意问题
中图分类号：TP311
国家的强盛与否离不开人才，在所有资源中人力资源是首要资源，对其实施有效的管理是任何组织或企业都不可或缺的重要职能，此外人力资源管理有效性对于提高相关组织部门的竞争力有着重要作用。同时，人力资源管理的质量是决定社会的关键点，也是高校发展的核心内容。作为高等人才聚集的高校，其肩负着培育人才、创新知识及服务社会的重要使命。而我国的经济也由计划经济向市场经济转型，这样对高校人才的要求就更加严格更加高标准。高校管理的核心是人力资源管理，当代高校应该做的就是充分的挖掘出人事档案管理中的各种重要信息，并对其进行科学有效的开发及利用、实施科学的配置，务必要做到人尽其用，人尽其才，用好人才，用足人才。
1 人事档案管理信息自动化的功效
1.1 提高劳动效率与质量，同时使信息得到充分的共享
人事档案管理信息以及多媒体网络系统可以为人事管理提供完整性的人事人员信息，并可以利用网络进行资源共享，这样可以有效的减少各部门录入相同信息的问题发生，避免工作重复，而且对于人事管理中产生的新情况，相关部门可利用网络进行随时更新，并可以为需要这些信息的领导及部门提供第一时间的信息，确保所提供材料的时效性及完整度，在进行信息共享后，相关部门可以在任意角度对员工进行全面了解，打破部门领导仅能从一个方面了解员工的局限性，提高了认识的深度，扩大了认识的广度。与此同时该系统可以从根本上改善手工管理人事时出现的种种问题，使用该系统进行周期性较长的工作时，可以在短时间内完成高质量的工作。
1.2 确保为各个部门所提供的人事信息的完整性
建立健全的人事信息数据库，不但可以使我们对于所要了解人员的自然情况，自身素质以及个人特点等方面有一个综合的了解，还可以从日常生活工作及学习等方面的声音资料和影像资料有一个全面的掌握，在需要的时候能够做出及时的查询，从而达到对该人员的全面掌握的目的。例如：在现阶段的高校，在提供所需数据方面人事管理已经可以做到更加快捷更加简便，并且在此基础上，其统计功能也已经非常完善。例如：下表我们可以对所要了解人员的基本信息做到清晰明了。
性别比例年龄结构学历层次职称
综合汇总
姓名性别年龄学历职称
张**男31本科工程师
刘**女40大专会计师
张**女34大专助理工程师
通过这个简单的环节展示，对于所要了解的人员资料可以一目了然。
1.3 加强人事任免的科学性，提高识人的深度并扩大识人的广度
以往很多单位对于人事任免一般都采取文字性材料叙述或者口头汇报的形式来完成，但是随着人事档案信息数据库的建立及运行后，可以将采集到的相关干部在学习、工作中的信息及声像，并将这些声像同文字材料结合起来并利用网络及多媒体设备，将动态的影像、声音资料以及文字叙述进行融会贯通，合成为一体，最后通过投影仪将图像显示出来。这样既可以完整的表现出被任用人的自然情况也可以将其实际清苦表现出来，对被任命人的形象、气质及表达能力一览无余。从而使得领导对于任选人有一个更加生动详细的了解，可以更好的对任用人作出评价。
2 建立健全人事档案管理信息自动化的重要性
在信息高度发展的当今社会，人事档案管理已发展成社会亟待解决的问题了。首先，随着科技的快速发展，一些组织及部门都采用了先进的办公自动化设备进行办公，特别是计算机的应用及信息化的工作都取得了很大的成果，但是在实际中依然或多或少的存在一些有待解决的问题，例如：应用计算机的水平不高、人员的技能影响了设备的充分利用、相关软件开发的及时性不够、对信息资源的共享不够充足等等问题，特别是有些地方对于人事档案管理工作依然依靠纸质来进行保存及管理，对工作效率及质量产生了很大的影响。这些因素的影响都使得信息管理系统的现代化建设显得尤为重要，务必做到充分利用有效的资源，使工作效率及技术水平得到全面提高，从而达到组织工作科学性及现代化目标的实现。
3 人事档案管理系统的建立和使用需要注意的问题
3.1 整体的人事管理信息系统需要以先进的电子信息技术为依托
建立多媒体信息网络系统主要涉及技术有：数据库信息技术、多媒体信息技术、网络共享技术等。在应用人事档案管理多媒体信息系统时首先要进行人事信息数据库的建立，该系统主要包含两方面，即：文字性信息数据库、多媒体信息数据库，这一部分被视作整体信息系统的基础。另外，数据库的信息内容要丰富，要具有全面的信息，以便供应的更加广泛的信息。然而进行多媒体数据库的建立是一个难点，主要是因为数据库里所需图像和视频具有容量大、不易管理、不易快速调动的特征，如果单凭文件形式存放，在日后数据增多时，其很难满足对数据进行管理、更新、调用及存储等操作方面的需求。着眼于未来，就需要对多媒体数据库采取分布式管理，从而确保数据的应用，可以有方向的搞好数据库建设。目前形势是档案信息自动化系统仍然处于过渡时期，其关键点就是数据库的建立。国家档案信息工程的工作核心及基础内容应侧重于开发和建设数据库系统，同时这也是工程进行的主体。由于数据库的建立是一个长期的任务，因此其具体实施需要经过一个循序渐进的过程。
3.2 对于多媒体信息系统的建设应该做到有计划、分步骤、分阶段的进行
第一要建立一个基本框架，主导方向要明确，即：采集资料，并对数据进行录入、选择适合的软件、建立高速运转的网络系统等等，三方面同步进行，将信息资源的采集确定为重点并作为基础来进行。第二要在基础完成上进行系统细化，做到更加完善、提升全体应用水平，加大投入力度，使得整个系统趋于完善，能够在最大程度上满足各方面的需求。
3.3 以系统的应用为主要方向，实施全员参与的政策，从整体上提高系统的使用水平
在对人事信息系统进行运用的过程中会会涉及到许多管理部门，也会涉及到很多工作领域，其主要包含以下几方面：
人事信息系统
班子建设、人事管理、人事任免、人事档案、人事教育、人事统计、党员统计
由此可知，人事考核的主要依据就是这些信息，因此其内容与人事考核有着密切的关系。所整体系统的建立需要做到全员参加，明确职责，使采集信息明确，对各项工作的分工与权限要做到维护，使得系统的运行达到科学、有序、规范以及协调的目标。
3.4 要使用规范的应用软件
为了对信息实现进一步的共享，就必须要使用一套统一的信息系统及标准软件。国家颁发的《信息结构体系》就为人事信息标准化及共享信息确定了标准，以正确实施人员管理及机构管理的流程为原则，因为这一原其不仅标准化程度高而且规范化程度也很高，同时其权威性也很高。
4 结束语
办公自动化与信息系统的不断改进，因此对相关人员的计算机水平也提出了很高的要求，所以相关部门对使用者进行的教育培训要有计划性，要确保令他们成为办公自动化及人事信息系统真正的参与者与受益者，整体提高工作人员的业务水平及管理能力。
参考文献：
[1]姜志敏.浅谈人事档案信息数据库系统的建立和应用[J].才智，2011，22：336.
[2]周晓伟.人事档案信息管理系统开发及应用研究[D].山东大学，2008.
[3]苏国君.人事档案管理系统的设计与实现[D].华南理工大学，2012.
[4]杜玉兰.论高校人力资源管理中人事档案信息数据库的支撑功能[J].兰台世界，2011，04：63-64.
[5]张艳.人事档案信息化管理研究[D].华南理工大学，2011.
作者单位：吉林油田公司通信公司，吉林松原 138000