论文部分内容阅读
随着我国经济的发展和科学技术的进步，重点水利工程在县区防洪、灌溉、航运等方面发挥了巨大的社会与经济效应。同时，它对社会经济和生态环境的影响也正在引起人们的高度重视。水利行业自2009年开始已迈入了加速通道，上行趋势已经确立。党的十八大报告继续对水利工作给予高度重视，并将水利放在生态文明建设的突出位置，提出新的明确要求。在水利基础设施建设方面，强调要加快水利建设，增强城乡防洪抗旱排涝能力，强化水、大气、土壤等污染防治。因此规范、科学、系统地做好水利工程建设档案管理工作，对工程建设过程中形成的材料进行科学、规范的整理、归档，并实现水利工程档案管理规范化、标准化、科学化，可为水利工程的建设和管理提供真实丰富的信息资源，成为水利工程档案管理中一个不可或缺的重要环节。
一、重点水利工程建设档案管理的现状
1.相关部门对档案管理制度重视不足，落实不够
在水利工程建设过程中，档案管理工作往往不会被纳入工程建设的同布置、同检查，档案管理与工程建设质量、进度、安全等问题相比，重视程度不够。在工程建设之初各参建单位在工程建设各阶段对档案资料管理应承担的工作职责没有进行明确，造成了档案资料管理职责不清。在日常的文件材料管理方面各单位的岗位责任制、文件归档制度、文件保管制度、档案鉴定制度等大多是流于形式，没有形成有效的管理体制，也就使得水利工程建设档案管理工作无明确的办事规程和行动准则。在实际建设施工过程中，各参建单位对文件材料的管理仍旧是以水利工程建设的实施为主，侧重于科技档案的收集、整理。再加之水利工程建设周期较长、文件材料交接手续不到位，档案验收无档案部门参加等因素，使得档案管理工作的开展未能达到有关规定要求的深度。
2.档案管理人员非专业，保管环境不达标
调查中的重点水利工程内容大多涉及多领域多专业。工程中的各个单项工程会被分成多个标段，标段内又会分包。参与施工的单位多而杂，素质参差不齐。这些施工单位一般重视技术工作，档案收集管理意识薄弱，片面的认为工程质量和按时完工才是主要工作内容，对档案收集管理工作不重视，普遍没有设置专门的档案管理机构和岗位。对于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人员、技术人员兼职管理，这部分人员中又以参加工作时间不长的青年居多，他们经验不足，又没有经过专业档案培训，且身兼数职、精力有限。所谓的档案管理工作只是被动的接受并保存文件资料。再加上工程工期长、临时机构解散、人员流动性等不确定性因素，还会发生文件材料遗失、缺项漏项、签章手续不全等问题。这就造成了档案管理工作明显滞后于水利工程建设工作的情况，还会出现工程面临竣工验收时才会想到档案收集整理工作的现象。于是，为了能顺利完成验收，就会突击补材料，这样材料的真实性就无法保证。此外，水利工程项目在施工建设时都会成立项目部，选址一般都在工程所在地，房屋结构为彩钢瓦。由于场地和条件的限制，项目部无集中统一管理档案的档案室，各参建单位的档案会放在办公室的铁皮柜中保存，项目部环境杂乱，档案保管的“八防”标准无法达到。
3.档案收集整理不规范
一是原始资料收集不齐全，整理归类不合理。因档案管理人员缺乏档案专业知识，导致文件资料收集不及时、内容不齐全、整理不规范、分类不准确、卷内文件联系不紧密，组合不合理，案卷书写不规范。如工程建设中，各单位只顾及工程数据资料的收集，往往不会留存施工建设场面的影像资料。有的工程连基本的工程施工前后的对比照片都不齐全。有照片的也没有按档案整理的要求放入档案专用照片册中，并配以详细的文字说明有。二是案卷内容不完整。工程建设档案的形成与收集整理没有系统的流程，归档范围也没有严格的界定，再加上工程建设档案资料内容繁杂，涉及的单位部门较多，受时间约束较大，造成归档材料不完整。如工程施工、监理日志做不到一日一记，出现对应不上的情况；工程的监理，往往只有监理员在工程现场，监理总监不到位，需监理签字的资料会由他人替签或集中补签。三是文件材料的搜集整理与移交接收工作严重脱节，造成档案的缺失。目前，档案行政管理部门一般不直接参与到水利工程建设实施过程中，这样就造成水利工程建设过程中文件材料收集和整理工作中出现的问题不能及时被档案行政管理部门发现，有些因遗漏而未被整理入卷的应归档的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性几乎为零，从而导致水利工程档案不可逆转的缺失，对今后的保管利用都造成很大的影响。
4.档案信息化程度不高
随着水利事业的不断发展，作为水利工程建设主体的地方水务部门的水利工程档案的数量也在不断增多。从目前调查的情况来看，水务部门及工程参建单位的水利工程建设档案管理工作仍然保留着传统的纸质档案管理模式。计算机的运用主要是进行登记，检索工具只有“目录检索”一种，档案信息化程度低。
二、重点水利工程建设档案规范化管理的建议
1.增强档案意识，建立完善的档案管理网络与制度
长期以来，地方政府以及工程参建单位都视重点水利工程建设档案管理工作是水利工程建设中一项基础性和边缘性的工作。要想规范重点水利工程建设档案的管理工作，首先要对水利工程建设档案的意义有正确的认识，同时将档案管理工作质量纳入工程建设的同布置、同检查。地方档案行政管理部门要发挥其职能，主动上位，与水利行政管理部门相互配合，从工程立项之初对项目档案管理工作进行监督与指导。项目从建设初期要逐步设立由各参建单位领导组成的档案管理领导小组，形成领导挂帅、各参建单位分管，档案管理人员负责，各岗位工作人员同参与的档案管理网络。
俗话说“没有规矩不能成方圆”，要规范项目档案管理，就必须健全各项档案管理制度，各参建单位要根据自身的特点，建立符合自己单位的文件材料的收集整理制度，文件材料的利用管理制度，档案管理人员的岗位责任制度等档案管理的规章制度，以此来规范水利工程建设过程中文件材料的管理工作，使水利工程建设档案从形成、收集、整理、保管等阶段均有明确规定和相应的制约措施。实现用制度管人，按制度办事，只有这样，项目档案管理工作才能走上良性循环的可持续发展道路。 2.多措并举，提高档案管理人员的素质
“人”是重点水利工程建设档案管理工作的核心，贯穿于档案管理的每个环节，没有“人”，一切都是空谈。水利工程建设档案管理需要综合能力强的人才。一是提高档案管理人员的法律意识。档案行政管理部门可以有针对性组织他们全面学习国家和各部门颁发的有关水利工程档案管理方面的法律、法规、规定、行业标准等。二是增强档案管理人员的专业知识。各单位要创造条件让他们不断学习掌握水利工程建设的专业知识和技能，如水利、建筑、市政、测绘等，鼓励他们参加专业技能资格考试，争取做到持证上岗。三是强化档案管理知识技能培训。水利行政主管部门联合档案行政管理部门举办档案管理工作知识培训，使他们能够了解并熟悉水利工程建设过程中文件材料的收集、整理工作。
3.跟踪管理，做好档案的收集、整理、移交等工作
目前县区各重点水利工程项目普遍采用 “谁形成，谁整理”的原则管理档案，导致档案材料比较分散。为此可在四个阶段抓紧档案的管理工作。一是工程建设前期阶段。档案及水务行政管理部门可以在了解工程建设各个环节的工作内容后，协助各参建单位根据其参与水利工程建设的内容制定文件材料归档范围，并确定不同类别文件材料的保管单位。二是工程施工阶段。这是文件材料形成、传递最多的阶段，工程建设单位和水利行政管理部门应定期深入项目建设施工现场，对各单位的档案材料进行跟踪管理，重点监控各参建单位文件材料的流转、使用、整理质量。水利工程建设通常由多个企业共同完成，并非所有的施工单位都是在工程整体竣工的时候完工，为了把这些单位的工程档案及时归档，保障这些档案不出现缺失或错漏，建议采取“分段完工，分段建档，分段移交”的管理模式。此外，水利工程项目都会不同程度的出现因为征地拆迁、资金不到位等因素制约而导致工程进度滞缓的状况，其中有严重些的项目会停工几个月甚至几年，在项目停工期间，已形成的项目资料往往得不到有效保管，会造成档案资料的流失、损毁。这种情况，也可采取上述的管理模式，以确保工程建设档案的齐全、完整。三是工程竣工验收阶段。水利工程档案行政管理部门要主动参与，协助做好竣工文件材料的收集、整理、审核工作，为工程竣工验收做准备。在工程竣工验收后，整个项目的档案要按照《水利工程建设项目档案管理规定》向项目法人单位移交。四是工程质保期阶段。重点水利工程建设档案经过前面三个阶段的管理，其质量基本上可以保证。在工程竣工验收备案后，工程备案资料、各种文书资料以及其他因故缓交的档案材料要交由项目法人单位进行集中统一保管。结合多方考虑，建议项目法人单位在工程过质保期后三个月内，向县区档案馆报送符合规定的建设工程档案。一是可以缓解项目法人单位无档案室，或档案室空间有限不能妥善保存档案资料的局面；二是可以加快档案馆档案资源的整合；三是可以促进水利工程档案更高效提供利用。
4.加大投入，促进档案信息化工作稳步开展
当今社会是知识经济和信息时代，随着计算机和网络的普及，水利工程建设档案的现代化档案管理也是势在必行。课题中所调查的几项重点水利工程建设档案的管理仍旧是以纸质办公为主，信息化管理程度低。不得不说与档案管理费用低有很大的关系。档案资源信息化就是要在档案管理的总体规划、分类设置、材料收集整理以及扫描、建立目录等方面形成一个集成化的系统。因此要加大投入，增加设施设备，在保管条件、载体材料、翻拍、复印和装订手段等方面实现现代化。
重点水利工程建设档案管理是一项长期的基础性工作，做好档案管理有利于工程的养护、维修及加固；有利于工程的改扩建工作。合理地发挥其积极作用，能够在一定程度上提高员工的工作效率，能够很好的提高水利工程的经济效益。
（作者单位：秦皇岛市山海关区档案馆 ）
一、重点水利工程建设档案管理的现状
1.相关部门对档案管理制度重视不足，落实不够
在水利工程建设过程中，档案管理工作往往不会被纳入工程建设的同布置、同检查，档案管理与工程建设质量、进度、安全等问题相比，重视程度不够。在工程建设之初各参建单位在工程建设各阶段对档案资料管理应承担的工作职责没有进行明确，造成了档案资料管理职责不清。在日常的文件材料管理方面各单位的岗位责任制、文件归档制度、文件保管制度、档案鉴定制度等大多是流于形式，没有形成有效的管理体制，也就使得水利工程建设档案管理工作无明确的办事规程和行动准则。在实际建设施工过程中，各参建单位对文件材料的管理仍旧是以水利工程建设的实施为主，侧重于科技档案的收集、整理。再加之水利工程建设周期较长、文件材料交接手续不到位，档案验收无档案部门参加等因素，使得档案管理工作的开展未能达到有关规定要求的深度。
2.档案管理人员非专业，保管环境不达标
调查中的重点水利工程内容大多涉及多领域多专业。工程中的各个单项工程会被分成多个标段，标段内又会分包。参与施工的单位多而杂，素质参差不齐。这些施工单位一般重视技术工作，档案收集管理意识薄弱，片面的认为工程质量和按时完工才是主要工作内容，对档案收集管理工作不重视，普遍没有设置专门的档案管理机构和岗位。对于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人员、技术人员兼职管理，这部分人员中又以参加工作时间不长的青年居多，他们经验不足，又没有经过专业档案培训，且身兼数职、精力有限。所谓的档案管理工作只是被动的接受并保存文件资料。再加上工程工期长、临时机构解散、人员流动性等不确定性因素，还会发生文件材料遗失、缺项漏项、签章手续不全等问题。这就造成了档案管理工作明显滞后于水利工程建设工作的情况，还会出现工程面临竣工验收时才会想到档案收集整理工作的现象。于是，为了能顺利完成验收，就会突击补材料，这样材料的真实性就无法保证。此外，水利工程项目在施工建设时都会成立项目部，选址一般都在工程所在地，房屋结构为彩钢瓦。由于场地和条件的限制，项目部无集中统一管理档案的档案室，各参建单位的档案会放在办公室的铁皮柜中保存，项目部环境杂乱，档案保管的“八防”标准无法达到。
3.档案收集整理不规范
一是原始资料收集不齐全，整理归类不合理。因档案管理人员缺乏档案专业知识，导致文件资料收集不及时、内容不齐全、整理不规范、分类不准确、卷内文件联系不紧密，组合不合理，案卷书写不规范。如工程建设中，各单位只顾及工程数据资料的收集，往往不会留存施工建设场面的影像资料。有的工程连基本的工程施工前后的对比照片都不齐全。有照片的也没有按档案整理的要求放入档案专用照片册中，并配以详细的文字说明有。二是案卷内容不完整。工程建设档案的形成与收集整理没有系统的流程，归档范围也没有严格的界定，再加上工程建设档案资料内容繁杂，涉及的单位部门较多，受时间约束较大，造成归档材料不完整。如工程施工、监理日志做不到一日一记，出现对应不上的情况；工程的监理，往往只有监理员在工程现场，监理总监不到位，需监理签字的资料会由他人替签或集中补签。三是文件材料的搜集整理与移交接收工作严重脱节，造成档案的缺失。目前，档案行政管理部门一般不直接参与到水利工程建设实施过程中，这样就造成水利工程建设过程中文件材料收集和整理工作中出现的问题不能及时被档案行政管理部门发现，有些因遗漏而未被整理入卷的应归档的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性几乎为零，从而导致水利工程档案不可逆转的缺失，对今后的保管利用都造成很大的影响。
4.档案信息化程度不高
随着水利事业的不断发展，作为水利工程建设主体的地方水务部门的水利工程档案的数量也在不断增多。从目前调查的情况来看，水务部门及工程参建单位的水利工程建设档案管理工作仍然保留着传统的纸质档案管理模式。计算机的运用主要是进行登记，检索工具只有“目录检索”一种，档案信息化程度低。
二、重点水利工程建设档案规范化管理的建议
1.增强档案意识，建立完善的档案管理网络与制度
长期以来，地方政府以及工程参建单位都视重点水利工程建设档案管理工作是水利工程建设中一项基础性和边缘性的工作。要想规范重点水利工程建设档案的管理工作，首先要对水利工程建设档案的意义有正确的认识，同时将档案管理工作质量纳入工程建设的同布置、同检查。地方档案行政管理部门要发挥其职能，主动上位，与水利行政管理部门相互配合，从工程立项之初对项目档案管理工作进行监督与指导。项目从建设初期要逐步设立由各参建单位领导组成的档案管理领导小组，形成领导挂帅、各参建单位分管，档案管理人员负责，各岗位工作人员同参与的档案管理网络。
俗话说“没有规矩不能成方圆”，要规范项目档案管理，就必须健全各项档案管理制度，各参建单位要根据自身的特点，建立符合自己单位的文件材料的收集整理制度，文件材料的利用管理制度，档案管理人员的岗位责任制度等档案管理的规章制度，以此来规范水利工程建设过程中文件材料的管理工作，使水利工程建设档案从形成、收集、整理、保管等阶段均有明确规定和相应的制约措施。实现用制度管人，按制度办事，只有这样，项目档案管理工作才能走上良性循环的可持续发展道路。 2.多措并举，提高档案管理人员的素质
“人”是重点水利工程建设档案管理工作的核心，贯穿于档案管理的每个环节，没有“人”，一切都是空谈。水利工程建设档案管理需要综合能力强的人才。一是提高档案管理人员的法律意识。档案行政管理部门可以有针对性组织他们全面学习国家和各部门颁发的有关水利工程档案管理方面的法律、法规、规定、行业标准等。二是增强档案管理人员的专业知识。各单位要创造条件让他们不断学习掌握水利工程建设的专业知识和技能，如水利、建筑、市政、测绘等，鼓励他们参加专业技能资格考试，争取做到持证上岗。三是强化档案管理知识技能培训。水利行政主管部门联合档案行政管理部门举办档案管理工作知识培训，使他们能够了解并熟悉水利工程建设过程中文件材料的收集、整理工作。
3.跟踪管理，做好档案的收集、整理、移交等工作
目前县区各重点水利工程项目普遍采用 “谁形成，谁整理”的原则管理档案，导致档案材料比较分散。为此可在四个阶段抓紧档案的管理工作。一是工程建设前期阶段。档案及水务行政管理部门可以在了解工程建设各个环节的工作内容后，协助各参建单位根据其参与水利工程建设的内容制定文件材料归档范围，并确定不同类别文件材料的保管单位。二是工程施工阶段。这是文件材料形成、传递最多的阶段，工程建设单位和水利行政管理部门应定期深入项目建设施工现场，对各单位的档案材料进行跟踪管理，重点监控各参建单位文件材料的流转、使用、整理质量。水利工程建设通常由多个企业共同完成，并非所有的施工单位都是在工程整体竣工的时候完工，为了把这些单位的工程档案及时归档，保障这些档案不出现缺失或错漏，建议采取“分段完工，分段建档，分段移交”的管理模式。此外，水利工程项目都会不同程度的出现因为征地拆迁、资金不到位等因素制约而导致工程进度滞缓的状况，其中有严重些的项目会停工几个月甚至几年，在项目停工期间，已形成的项目资料往往得不到有效保管，会造成档案资料的流失、损毁。这种情况，也可采取上述的管理模式，以确保工程建设档案的齐全、完整。三是工程竣工验收阶段。水利工程档案行政管理部门要主动参与，协助做好竣工文件材料的收集、整理、审核工作，为工程竣工验收做准备。在工程竣工验收后，整个项目的档案要按照《水利工程建设项目档案管理规定》向项目法人单位移交。四是工程质保期阶段。重点水利工程建设档案经过前面三个阶段的管理，其质量基本上可以保证。在工程竣工验收备案后，工程备案资料、各种文书资料以及其他因故缓交的档案材料要交由项目法人单位进行集中统一保管。结合多方考虑，建议项目法人单位在工程过质保期后三个月内，向县区档案馆报送符合规定的建设工程档案。一是可以缓解项目法人单位无档案室，或档案室空间有限不能妥善保存档案资料的局面；二是可以加快档案馆档案资源的整合；三是可以促进水利工程档案更高效提供利用。
4.加大投入，促进档案信息化工作稳步开展
当今社会是知识经济和信息时代，随着计算机和网络的普及，水利工程建设档案的现代化档案管理也是势在必行。课题中所调查的几项重点水利工程建设档案的管理仍旧是以纸质办公为主，信息化管理程度低。不得不说与档案管理费用低有很大的关系。档案资源信息化就是要在档案管理的总体规划、分类设置、材料收集整理以及扫描、建立目录等方面形成一个集成化的系统。因此要加大投入，增加设施设备，在保管条件、载体材料、翻拍、复印和装订手段等方面实现现代化。
重点水利工程建设档案管理是一项长期的基础性工作，做好档案管理有利于工程的养护、维修及加固；有利于工程的改扩建工作。合理地发挥其积极作用，能够在一定程度上提高员工的工作效率，能够很好的提高水利工程的经济效益。
（作者单位：秦皇岛市山海关区档案馆 ）