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摘要：在社会信息化快速发展的背景下，高职档案管理面临着变革与发展，档案信息化建设成为社会发展的潮流，也是建设智慧档案馆和智慧城市的重要内容。然而高职院校在档案信息化建设过程中逐渐暴露出许多问题，增加了档案信息安全管理的难度，所以需要高职院校紧跟时代潮流，采取切实可行的优化对策来推进档案信息化建设，提高档案管理水平，实现自身的可持续发展。本文针对高职院校档案信息化建设的现状进行分析，并试探性提出几点优化对策，以便相关人士借鉴和参考。
关键词：高职院校;档案;信息化建设;现状;对策
档案是高职院校的重要资源，在高职院校的管理工作和发展建设中发挥着极其关键的作用，能充分反映出学校的财务状况、管理水平和科研成果。随着信息化时代的到来，高职院校要想适应时代的发展，必须要加强档案信息化建设，打破档案信息的“孤岛”现状，将档案资源的价值予以充分发挥，实现档案信息资源的传递与共享。目前如何加强档案信息化建设，成为高职院校的重要研究课题。
一、高职院校档案信息化建设的必要性
1.满足信息化教育的发展要求。新时期的档案与传统档案具有显著的差别，传统的档案存在信息大量缺失、数量少等问题，无法适应高职院校的实际发展需求。当前高职院校对档案建设提出了明确的要求，即：形式新颖、内容全面、数量加大，在档案管理中纳入文档收藏、文档资源共享、自动归纳、文档调用等技术，然而传统的文档管理模式无法满足这些要求。为满足信息化教育的发展要求，适应现代高等教育对档案管理的新标准、高要求，高职院校档案信息化建设显得尤为重要。
2.信息化发展的必然趋势。信息化的发展会在很大程度上推动社会的发展，而社会的发展与高职院校的支持密切相關。高职院校的发展带动了社会的发展，所以人们开始关注高职院校的档案建设，希望通过档案的信息化建设来提高档案管理效率，使档案信息化有效运用到档案管理工作中，最大限度发挥出其价值。由此可见，高职院校档案信息化建设成为信息化社会发展的必然趋势。
3.符合信息化和数字化的发展要求。对于传统的档案管理而言，其基本局限于纸质形式，将众多档案放置在一起，这样明显增加了档案管理和查询的难度。在信息技术快速发展的趋势下，对信息量的需求更高，虽然纸质档案有一定记载，但依旧无法满足信息量的需求，且纸质档案的查询需要翻阅，存在不便之处，获取信息少，造成时间的浪费。而计算机的保存和输入方便，储存量巨大，省时省力且查阅方便，还能实现档案资料的分享，这些都是纸质档案不具备的功能，因而高职院校加强档案信息化建设十分必要，能满足信息技术发展对档案管理的需求。
二、高职院校档案信息化建设的现状分析
1.理解不到位。高职院校在档案信息化建设过程中，还存在实施和理解方面的误解，具体包括：（1）严重忽视电子文件的管理及收集等工作，只关注档案的信息化和现代化，追求纸质档案数字化的完成量、进度和速度;同时档案管理工作基本停留于管理和建立档案的层面，未充分利用档案信息资源，影响信息化档案作用的发挥。（2）管理工作者对档案信息化的认识不到位，特别是其建设的适用范围和定义，片面地认为其是档案的数字化和电子化，不能将档案信息化建设与院校信息化建设相联系，更遑论与其他档案机构的合作与信息交流。
2.无法有效保护信息资源安全。随着大数据时代的到来，高职院校的网络信息数据被篡改、盗窃和丢失等问题时有发生，要想保障档案信息资源的可靠性和安全性，院校必须要保证技术服务的专业、网络软硬件设施的完善和信息技术的成熟。有些高职院校公开利用档案信息时，忽视对保密信息的加密，引发涉密信息泄露问题，加上电子文件自身的特殊性，如与载体相分离、数据易丢失性、内容易更改性等，致使电子信息的不安全因素增加，而目前缺乏有效的法律依据来鉴定电子档案的安全性、真实性、有效性和可靠性，制约着档案的信息化建设。
3.缺乏完善的制度体系。高职院校档案信息化建设中，没有制定科学的发展方向，缺乏有效的组织协调和周密的计划，导致院校整体发展与档案信息化发展不协调，无法从资金、技术和政策等层面支持档案信息化建设。同时档案信息化建设缺乏明确的目标，具体实施中存在方案与实际不相符、目标体系混乱、短期和中长期目标制定错位等问题，造成资源的浪费。
4.建设人才与建设需求不符。在教育体制深化改革的背景下，高职院校档案信息化建设对人才的需求量不断增大，要求相关从业人员不仅要具备良好的档案管理知识，对管理方法和流程加以熟悉，还要准确理解信息化技术与计算机设备，对相关系统操作的程序予以熟悉。然而许多从业人员的文化程度低，基本都是中专或高中，高素质和高学历的人才相对较少，既熟悉信息技术又懂管理的人才更少，造成档案信息化建设人才与实际建设需求不匹配。
三、高职院校档案信息化建设的有效对策
1.提高认识。对于档案信息资源的利用和开发而言，其明显不同于传统档案的利用和开发，档案管理的信息化是以互联网和计算机数据库为基础，在电子载体中储存音像、图片、文字等信息，然后借助网络终端、互联网络等手段来分享、利用档案信息，为用户提供便捷和准确的档案信息服务。高职院校的档案信息化指的是高职院校利用科学的管理经验和先进的信息技术，以档案资源为管理的重心，通过现代信息技术的支持来实现档案资源的利用、开发、共享等管理过程。当然档案的信息化要求高职院校强化网络基础设施的建设，通过构建全方位、多形式的档案服务体系，为用户提供优质的档案查询服务。为此，高职院校应该利用自身的科技优势，建设完善的局域网、档案数据库，加大对现有档案网站的开发和利用力度，使其具备多种服务和应用的功能，如档案的整理、储存、查询、收集、检索等。同时高职院校要积极开展档案信息的咨询工作，与用户相互交流信息，借助调查问卷、服务效果反馈等形式来构建系统、全面、完善的档案信息服务体系。
2.注重先进技术的应用。档案数字化和信息化是以数据库技术、网络技术、存储技术和扫描技术等先进技术为依托，转化不同载体的档案资源，使其变为数字资源，并通过数据库的形式进行管理和储存，进而实现档案资源的公开化、网络化，达到资源共享的目的。可以说，档案数字化是以信息技术为支撑，也是档案信息化的基础性工作。高职院校要想加快档案信息化建设的步伐，必须要开发与本校情况相适应的数据库，积极建设不同类别档案目录的数据库，提高档案信息数据库质量以及档案资源的开发效率，确保信息资源的安全，满足院校发展中对档案资源的利用需求。除此之外，档案管理工作者应该严格按照相关的法律法规开展工作，制定科学的档案信息安全应急预案和完善的安全维护及监控方案，以免出现数据泄密、丢失等事件;或者是树立信息网络保密意识、安全意识和责任意识，借助网络安全防护技术来保障网络环境的安全性，如网络安全监测、杀毒软件、防火墙技术等。 3.出台相关标准规范，加大投入力度。高职院校推进档案信息化建设过程中，应该对国家颁布的有关指导标准进行深入研究，立足自身实际情况，制定适用于自身的相关标准规范，规范化管理档案的使用流程和工作，如电子文件的利用、整理、归档、组成等，以便有效管理档案信息化进程，提高档案信息化管理制度的系统性、有效性和权威性。此外，领导部门应该加大对高职院校档案信息化建设的投入，使其有足够的资金来配置基础设施;而高职院校则应根据实际来合理利用划拨的资金，提高资金利用率，提升档案信息化建设水平。例如，高职院校要对老旧设备进行充分利用，将其用于录入档案目录信息等工作;或者是根据自身的资金能力和实际需要来更新相关设备，做到物尽其用、价廉质优。
4.加强人才队伍建设。高职院校应该大力引进优秀的檔案管理人才，特别是具有较强实践操作能力、理论基础扎实、信息处理快速且敏感的人才，进而构建起一支强大的人才队伍。同时高职院校应该注重对管理工作者的继续教育和培训，如针对现有档案管理人员，组织针对性强的技能操作培训和信息化建设教育，使其能与时俱进，掌握最前沿的技术技能和知识信息，提高信息技术与档案资源的运用能力，更好地适应信息化社会的发展。另外，高职院校要根据行政管理要求和档案管理规范，制定完善且科学的绩效考核标准及制度，将考核成绩纳入到管理工作者的职称评定和晋升工作中，使其与薪资报酬挂钩，进一步量化管理工作者的行为。值得注意的是，档案管理绩效考核要以档案信息化建设的进度和档案管理创新力度为重点，在此基础上考察与评估相关人员，使其满足档案事业发展需求。
四、结束语
综上所述，档案信息化建设是高职院校创新发展的重中之重，然而高职院校在档案信息化建设过程中受诸多因素的影响，还存在这样或那样的问题，如理解不到位、无法有效保护信息资源安全、缺乏完善的制度体系、建设人才与建设需求不匹配等，影响档案信息化建设水平的提高。鉴于此，高职院校应该根据实际情况，提高对档案信息化建设的认识，注重先进技术的应用，出台相关标准规范，加大投入力度，加强人才队伍建设，从而提高档案资源利用和管理的信息化、现代化水平，推动档案管理事业的良性发展。
参考文献：
[1]魏晓琳.新时代高职院校档案信息化建设实证研究——以辽宁金融职业学院为例[J].城建档案，2019
[2]姚丽丽，邢艳娟.基于大数据时代高职院档案信息化建设的探究[J].辽宁高职学报，2019，21（02）：98-101.
[3]曾小玲.浅谈高职院校档案信息化建设[J].兰台内外，2018（12）：15-16.
[4]吴晖.大数据时代高职院校档案信息化建设思考[J].办公室业务，2018（19）：67+70.
[5]吴发娟.大数据时代高职院校档案信息化建设的思考[J].才智，2018（26）：52.
[6]刘平.新时期高职院校档案信息化建设探析[J].中外企业家，2018（24）：102.
作者简介：涂晓英（1972-），女，四川射洪人，毕业于四川师范大学，大学本科，副研究馆员。
关键词：高职院校;档案;信息化建设;现状;对策
档案是高职院校的重要资源，在高职院校的管理工作和发展建设中发挥着极其关键的作用，能充分反映出学校的财务状况、管理水平和科研成果。随着信息化时代的到来，高职院校要想适应时代的发展，必须要加强档案信息化建设，打破档案信息的“孤岛”现状，将档案资源的价值予以充分发挥，实现档案信息资源的传递与共享。目前如何加强档案信息化建设，成为高职院校的重要研究课题。
一、高职院校档案信息化建设的必要性
1.满足信息化教育的发展要求。新时期的档案与传统档案具有显著的差别，传统的档案存在信息大量缺失、数量少等问题，无法适应高职院校的实际发展需求。当前高职院校对档案建设提出了明确的要求，即：形式新颖、内容全面、数量加大，在档案管理中纳入文档收藏、文档资源共享、自动归纳、文档调用等技术，然而传统的文档管理模式无法满足这些要求。为满足信息化教育的发展要求，适应现代高等教育对档案管理的新标准、高要求，高职院校档案信息化建设显得尤为重要。
2.信息化发展的必然趋势。信息化的发展会在很大程度上推动社会的发展，而社会的发展与高职院校的支持密切相關。高职院校的发展带动了社会的发展，所以人们开始关注高职院校的档案建设，希望通过档案的信息化建设来提高档案管理效率，使档案信息化有效运用到档案管理工作中，最大限度发挥出其价值。由此可见，高职院校档案信息化建设成为信息化社会发展的必然趋势。
3.符合信息化和数字化的发展要求。对于传统的档案管理而言，其基本局限于纸质形式，将众多档案放置在一起，这样明显增加了档案管理和查询的难度。在信息技术快速发展的趋势下，对信息量的需求更高，虽然纸质档案有一定记载，但依旧无法满足信息量的需求，且纸质档案的查询需要翻阅，存在不便之处，获取信息少，造成时间的浪费。而计算机的保存和输入方便，储存量巨大，省时省力且查阅方便，还能实现档案资料的分享，这些都是纸质档案不具备的功能，因而高职院校加强档案信息化建设十分必要，能满足信息技术发展对档案管理的需求。
二、高职院校档案信息化建设的现状分析
1.理解不到位。高职院校在档案信息化建设过程中，还存在实施和理解方面的误解，具体包括：（1）严重忽视电子文件的管理及收集等工作，只关注档案的信息化和现代化，追求纸质档案数字化的完成量、进度和速度;同时档案管理工作基本停留于管理和建立档案的层面，未充分利用档案信息资源，影响信息化档案作用的发挥。（2）管理工作者对档案信息化的认识不到位，特别是其建设的适用范围和定义，片面地认为其是档案的数字化和电子化，不能将档案信息化建设与院校信息化建设相联系，更遑论与其他档案机构的合作与信息交流。
2.无法有效保护信息资源安全。随着大数据时代的到来，高职院校的网络信息数据被篡改、盗窃和丢失等问题时有发生，要想保障档案信息资源的可靠性和安全性，院校必须要保证技术服务的专业、网络软硬件设施的完善和信息技术的成熟。有些高职院校公开利用档案信息时，忽视对保密信息的加密，引发涉密信息泄露问题，加上电子文件自身的特殊性，如与载体相分离、数据易丢失性、内容易更改性等，致使电子信息的不安全因素增加，而目前缺乏有效的法律依据来鉴定电子档案的安全性、真实性、有效性和可靠性，制约着档案的信息化建设。
3.缺乏完善的制度体系。高职院校档案信息化建设中，没有制定科学的发展方向，缺乏有效的组织协调和周密的计划，导致院校整体发展与档案信息化发展不协调，无法从资金、技术和政策等层面支持档案信息化建设。同时档案信息化建设缺乏明确的目标，具体实施中存在方案与实际不相符、目标体系混乱、短期和中长期目标制定错位等问题，造成资源的浪费。
4.建设人才与建设需求不符。在教育体制深化改革的背景下，高职院校档案信息化建设对人才的需求量不断增大，要求相关从业人员不仅要具备良好的档案管理知识，对管理方法和流程加以熟悉，还要准确理解信息化技术与计算机设备，对相关系统操作的程序予以熟悉。然而许多从业人员的文化程度低，基本都是中专或高中，高素质和高学历的人才相对较少，既熟悉信息技术又懂管理的人才更少，造成档案信息化建设人才与实际建设需求不匹配。
三、高职院校档案信息化建设的有效对策
1.提高认识。对于档案信息资源的利用和开发而言，其明显不同于传统档案的利用和开发，档案管理的信息化是以互联网和计算机数据库为基础，在电子载体中储存音像、图片、文字等信息，然后借助网络终端、互联网络等手段来分享、利用档案信息，为用户提供便捷和准确的档案信息服务。高职院校的档案信息化指的是高职院校利用科学的管理经验和先进的信息技术，以档案资源为管理的重心，通过现代信息技术的支持来实现档案资源的利用、开发、共享等管理过程。当然档案的信息化要求高职院校强化网络基础设施的建设，通过构建全方位、多形式的档案服务体系，为用户提供优质的档案查询服务。为此，高职院校应该利用自身的科技优势，建设完善的局域网、档案数据库，加大对现有档案网站的开发和利用力度，使其具备多种服务和应用的功能，如档案的整理、储存、查询、收集、检索等。同时高职院校要积极开展档案信息的咨询工作，与用户相互交流信息，借助调查问卷、服务效果反馈等形式来构建系统、全面、完善的档案信息服务体系。
2.注重先进技术的应用。档案数字化和信息化是以数据库技术、网络技术、存储技术和扫描技术等先进技术为依托，转化不同载体的档案资源，使其变为数字资源，并通过数据库的形式进行管理和储存，进而实现档案资源的公开化、网络化，达到资源共享的目的。可以说，档案数字化是以信息技术为支撑，也是档案信息化的基础性工作。高职院校要想加快档案信息化建设的步伐，必须要开发与本校情况相适应的数据库，积极建设不同类别档案目录的数据库，提高档案信息数据库质量以及档案资源的开发效率，确保信息资源的安全，满足院校发展中对档案资源的利用需求。除此之外，档案管理工作者应该严格按照相关的法律法规开展工作，制定科学的档案信息安全应急预案和完善的安全维护及监控方案，以免出现数据泄密、丢失等事件;或者是树立信息网络保密意识、安全意识和责任意识，借助网络安全防护技术来保障网络环境的安全性，如网络安全监测、杀毒软件、防火墙技术等。 3.出台相关标准规范，加大投入力度。高职院校推进档案信息化建设过程中，应该对国家颁布的有关指导标准进行深入研究，立足自身实际情况，制定适用于自身的相关标准规范，规范化管理档案的使用流程和工作，如电子文件的利用、整理、归档、组成等，以便有效管理档案信息化进程，提高档案信息化管理制度的系统性、有效性和权威性。此外，领导部门应该加大对高职院校档案信息化建设的投入，使其有足够的资金来配置基础设施;而高职院校则应根据实际来合理利用划拨的资金，提高资金利用率，提升档案信息化建设水平。例如，高职院校要对老旧设备进行充分利用，将其用于录入档案目录信息等工作;或者是根据自身的资金能力和实际需要来更新相关设备，做到物尽其用、价廉质优。
4.加强人才队伍建设。高职院校应该大力引进优秀的檔案管理人才，特别是具有较强实践操作能力、理论基础扎实、信息处理快速且敏感的人才，进而构建起一支强大的人才队伍。同时高职院校应该注重对管理工作者的继续教育和培训，如针对现有档案管理人员，组织针对性强的技能操作培训和信息化建设教育，使其能与时俱进，掌握最前沿的技术技能和知识信息，提高信息技术与档案资源的运用能力，更好地适应信息化社会的发展。另外，高职院校要根据行政管理要求和档案管理规范，制定完善且科学的绩效考核标准及制度，将考核成绩纳入到管理工作者的职称评定和晋升工作中，使其与薪资报酬挂钩，进一步量化管理工作者的行为。值得注意的是，档案管理绩效考核要以档案信息化建设的进度和档案管理创新力度为重点，在此基础上考察与评估相关人员，使其满足档案事业发展需求。
四、结束语
综上所述，档案信息化建设是高职院校创新发展的重中之重，然而高职院校在档案信息化建设过程中受诸多因素的影响，还存在这样或那样的问题，如理解不到位、无法有效保护信息资源安全、缺乏完善的制度体系、建设人才与建设需求不匹配等，影响档案信息化建设水平的提高。鉴于此，高职院校应该根据实际情况，提高对档案信息化建设的认识，注重先进技术的应用，出台相关标准规范，加大投入力度，加强人才队伍建设，从而提高档案资源利用和管理的信息化、现代化水平，推动档案管理事业的良性发展。
参考文献：
[1]魏晓琳.新时代高职院校档案信息化建设实证研究——以辽宁金融职业学院为例[J].城建档案，2019
[2]姚丽丽，邢艳娟.基于大数据时代高职院档案信息化建设的探究[J].辽宁高职学报，2019，21（02）：98-101.
[3]曾小玲.浅谈高职院校档案信息化建设[J].兰台内外，2018（12）：15-16.
[4]吴晖.大数据时代高职院校档案信息化建设思考[J].办公室业务，2018（19）：67+70.
[5]吴发娟.大数据时代高职院校档案信息化建设的思考[J].才智，2018（26）：52.
[6]刘平.新时期高职院校档案信息化建设探析[J].中外企业家，2018（24）：102.
作者简介：涂晓英（1972-），女，四川射洪人，毕业于四川师范大学，大学本科，副研究馆员。