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在不少人的眼中,WPS只是微软MS Office的免费低端版本,其功能也弱于MS Office。其实金山在办公软件上有三十多年的技术积淀,且国人设计的办公软件在操作习惯和功能上,更贴近国内办公用户的需求,如在最新的WPS 2019上,一体化和多选项框式的操作界面让人耳目一新,为用户带来不少方便。最近笔者试玩了WPS 2019,发现其不少功能非常好用,可为用户带来更高的办公效率。
智能格式调整
复制和粘贴,可以说是文档编辑过程中最常用的功能,不过如果需要复制网页内容的话,你会发现粘贴后的格式往往变得乱七八糟,出现莫名奇妙的换行、段落间距大、首行没有缩进等,虽然针对这一问题,MS Office也提供了“保留原格式”“合并格式”“只保留文本”等多种粘贴方式,但使用效果一般,在粘贴之后,用户往往还要进行复杂的格式调整才能满足需求。
而在WPS Office的“开始”菜单下,提供了“文字工具”选项,在这个菜单中,可以对首行缩进、空格、换行符、空段等进行操作,当然最简单的办法,还是选择“智能格式整理”选项(图1)。在选择这一选项后,WPS可以自动对全稿进行格式整理和匹配,以国内的常用标准格式对整篇文章进行排版,可以说,除了一些需要特殊格式的文稿之外,调整后的文稿都可以直接使用,大大节省了粘贴后文档的排版时间。
不需要设置的“聚光灯”效果
在电子表格中,进行数据校验是很费眼费神的一件事。毕竟密密麻麻的表格数据中,一不小心对错了行列,那整个数据就完全错了。这时候聚光灯效果就显得很有用了,用户只需要点击一个单元格,其对应的横纵单元格都会被加亮,这样就不容易出现对错行的情况。这样的聚光灯效果,在微软Excel中实现起来相当麻烦,不僅需要相应的函数公式,还需要输入复杂的代码。但在WPS 2019中,这样的操作就变得简单了,只需要在“视图”中选择阅读模式(图2),就可以轻松开启聚光灯效果,点击单元格后,其对应的纵横单元格也被点亮。当然,用户还可以在阅读模式中修改高亮单元格的颜色,这下再也不怕对错行了吧。
插入手机照片
在办公文档中插入手机拍摄的图片,已经成为文档处理时常用的操作。不过要是在MS Office中插入一张用手机拍摄的图片,操作就有些麻烦了,往往要借助USB线或第三方软件才能将照片拷入电脑,而繁琐的操作更是浪费不少时间。
而在WPS 2019的文档、表格、演示中,都有一个相当好用的功能——插入手机照片。用户只需要在WPS 2019中,选择“插入→图片”,找到“来自手机”,在WPS 2019的右侧界面,就会出现一个二维码(图3)。用手机微信扫描二维码后,就可以根据提示在手机中选择需要上传的照片(图4),再点击上传照片,就可以轻松地将照片上传到WPS中,大大降低了在文档中插入照片的难度。
大小写转换
对于国人来说,大小写转换一直是很常用的,但输入是很繁琐的事情,这种苦也许只有国人才有感受。因此,WPS 2019设置了颇为人性化的大小写转换功能。如在文档编辑中,在需要输入中文大写数字时,用户只需要输入阿拉伯数字,在输入完毕后,选择输入字符,右键选择翻译,或直接点击F6键,就可以在界面的右侧打开翻译功能,自动将输入的阿拉伯数字翻译为中文大写(图5),而在这一界面的底部快捷工具中间,则是插入键,点击后,就可以快速地用中文大写替代原有阿拉伯数字。怎么样,简单吧,又可以省去不少事。
而在微软的Excel中,倒是可将输入的阿拉伯数字改变格式,变成中文大写。不过对于财务人员来说还有一个需求,那就是财务的数字经常是要换成元角分这个标准格式的,这样微软的Excel就做不到,但WPS 2019的表格却可以轻松做到,只需要在单元格内输入阿拉伯数字后,选择单元格,点右键后,选择“设置单元格格式”或用Ctrl+1键,即可打开单元格设置,选中“特殊→人民币大写”(图6),这下就可以轻松地将数字变成人民币标准的元角分写法了。
实际上,这一字段依旧以数字方式存在,这样一些数据运算也可以轻松完成。但需要注意的是,如果这一个表格用微软Excel打开的话,那显示的还是阿拉伯数字哦。
特殊函数
对于国内的办公用户来说,还是有许多特殊需求的,比如说输入身份证号码后,提取生日信息、性别,输入工资后,计算个人所得税。这些常用的功能用微软Excel实现当然也毫无问题,但需要利用到函数,甚至还是较为复杂的函数,这会让不少人头疼的。
而WPS 2019的表格则将这些常用的应用做成公式,用户只需要选择单元格后,点击上方的fx函数选项(图7),就可以打开插入函数,在选择常用公式后,就可以看到这些公式。如果选择计算个人所得税或提取生日日期,根据要求,点击需要提取数据的单元格,就可以自动生成你所需要的字段。这样的功能对于人事管理人员和财务管理人员来说,可以省好多事。
智能格式调整
复制和粘贴,可以说是文档编辑过程中最常用的功能,不过如果需要复制网页内容的话,你会发现粘贴后的格式往往变得乱七八糟,出现莫名奇妙的换行、段落间距大、首行没有缩进等,虽然针对这一问题,MS Office也提供了“保留原格式”“合并格式”“只保留文本”等多种粘贴方式,但使用效果一般,在粘贴之后,用户往往还要进行复杂的格式调整才能满足需求。
而在WPS Office的“开始”菜单下,提供了“文字工具”选项,在这个菜单中,可以对首行缩进、空格、换行符、空段等进行操作,当然最简单的办法,还是选择“智能格式整理”选项(图1)。在选择这一选项后,WPS可以自动对全稿进行格式整理和匹配,以国内的常用标准格式对整篇文章进行排版,可以说,除了一些需要特殊格式的文稿之外,调整后的文稿都可以直接使用,大大节省了粘贴后文档的排版时间。
不需要设置的“聚光灯”效果
在电子表格中,进行数据校验是很费眼费神的一件事。毕竟密密麻麻的表格数据中,一不小心对错了行列,那整个数据就完全错了。这时候聚光灯效果就显得很有用了,用户只需要点击一个单元格,其对应的横纵单元格都会被加亮,这样就不容易出现对错行的情况。这样的聚光灯效果,在微软Excel中实现起来相当麻烦,不僅需要相应的函数公式,还需要输入复杂的代码。但在WPS 2019中,这样的操作就变得简单了,只需要在“视图”中选择阅读模式(图2),就可以轻松开启聚光灯效果,点击单元格后,其对应的纵横单元格也被点亮。当然,用户还可以在阅读模式中修改高亮单元格的颜色,这下再也不怕对错行了吧。
插入手机照片
在办公文档中插入手机拍摄的图片,已经成为文档处理时常用的操作。不过要是在MS Office中插入一张用手机拍摄的图片,操作就有些麻烦了,往往要借助USB线或第三方软件才能将照片拷入电脑,而繁琐的操作更是浪费不少时间。
而在WPS 2019的文档、表格、演示中,都有一个相当好用的功能——插入手机照片。用户只需要在WPS 2019中,选择“插入→图片”,找到“来自手机”,在WPS 2019的右侧界面,就会出现一个二维码(图3)。用手机微信扫描二维码后,就可以根据提示在手机中选择需要上传的照片(图4),再点击上传照片,就可以轻松地将照片上传到WPS中,大大降低了在文档中插入照片的难度。
大小写转换
对于国人来说,大小写转换一直是很常用的,但输入是很繁琐的事情,这种苦也许只有国人才有感受。因此,WPS 2019设置了颇为人性化的大小写转换功能。如在文档编辑中,在需要输入中文大写数字时,用户只需要输入阿拉伯数字,在输入完毕后,选择输入字符,右键选择翻译,或直接点击F6键,就可以在界面的右侧打开翻译功能,自动将输入的阿拉伯数字翻译为中文大写(图5),而在这一界面的底部快捷工具中间,则是插入键,点击后,就可以快速地用中文大写替代原有阿拉伯数字。怎么样,简单吧,又可以省去不少事。
而在微软的Excel中,倒是可将输入的阿拉伯数字改变格式,变成中文大写。不过对于财务人员来说还有一个需求,那就是财务的数字经常是要换成元角分这个标准格式的,这样微软的Excel就做不到,但WPS 2019的表格却可以轻松做到,只需要在单元格内输入阿拉伯数字后,选择单元格,点右键后,选择“设置单元格格式”或用Ctrl+1键,即可打开单元格设置,选中“特殊→人民币大写”(图6),这下就可以轻松地将数字变成人民币标准的元角分写法了。
实际上,这一字段依旧以数字方式存在,这样一些数据运算也可以轻松完成。但需要注意的是,如果这一个表格用微软Excel打开的话,那显示的还是阿拉伯数字哦。
特殊函数
对于国内的办公用户来说,还是有许多特殊需求的,比如说输入身份证号码后,提取生日信息、性别,输入工资后,计算个人所得税。这些常用的功能用微软Excel实现当然也毫无问题,但需要利用到函数,甚至还是较为复杂的函数,这会让不少人头疼的。
而WPS 2019的表格则将这些常用的应用做成公式,用户只需要选择单元格后,点击上方的fx函数选项(图7),就可以打开插入函数,在选择常用公式后,就可以看到这些公式。如果选择计算个人所得税或提取生日日期,根据要求,点击需要提取数据的单元格,就可以自动生成你所需要的字段。这样的功能对于人事管理人员和财务管理人员来说,可以省好多事。