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档案是保存起来以备查考的原始记录。那么档案信息资源便可以理解为“人们在科研、生产经营活动、文化活动和其他一切活动中所产生的成果和各种原始记录，以及对这些成果和原始记录加工整理所得的成品”。①将档案信息资源整合、分类，并在本行业（如煤炭、冶金、建筑等）以及本系统（一个企业或几个企业）内联合起来，实行整体规划、宏观管理、横向联合、分工协作，并根据档案资源的布局和专业性质等情况，将档案资源划分成若干属类；根据使用者的不同要求来编制各个门类的专题目录，为档案信息资源的共建、共享提供便捷性和可行性。
一、行业档案室实行档案资源共享的必要性
1、档案室建设与经济发展的速度不同步
虽然经济建设发展迅速，但企业在档案室建设中的投资仍然较少，这样就必然制约了档案室的建设和发展，使档案信息资源仅局限在本企业内，不能满足企业发展的要求，并且供需矛盾不断加剧。客观形势改变主观认识，资源共享成为亟待解决的课题。所以，为了充分开发、利用档案信息资源，必须加强档案室（馆）合作；分类采集，合理布局，走档案信息资源共享的道路。
2、行业内各企业的专业性质大致相同，但各有各的特点，所存档案各有侧重，互通有无已成为必要
一个企业档案室的档案信息可能比较丰富，但由于各个企业性质不同，专业有别，所保存档案的类别和内容也不尽相同，各有自己的重点；又因为各企业的历史和经历不同，档案内容的差别也很大，如设计院和工程建设企业、各生产企业，城建档案馆和专业院校，他们所存的档案都有自己明显的特点。如果建立档案信息资源共享，不但能解决一些专业院校及小企业、新企业在教学、科研、设计、施工、生产等方面在本企业档案室无法得到满足的问题，还能借助其他馆、室增加互相学习和交流的机会。尤其是一些设计和施工企业，不可能在短期同时涉及到新的项目、新的技术或其他亟待解决的问题时，而档案信息资源共享却能较大限度地满足这些需求。所以，行业内档案信息资源共享势在必行，它不仅能使更多的科研、设计、施工、生产企业和技术人员受益，还可以节约经费，充分利用和发挥档案资源的作用。
3、“封密式”档案室造成大量的档案信息资源浪费
在建筑行业内，不仅各大专院校、设计企业，而且施工、生产企业也同样设有档案室、资料室。他们的档案来源于本企业的工作经历，多为工作和实践的记录，因此，受到本企业的规模、发展历史以及专业的限制，档案资源的类别和内容不全面。另一方面是各档案室、资料室的室存档案和资料重复，甚至过期、无保存价值的案卷也没有销毁。这样，一方面造成重复和浪费，另一方面一些案卷长期滞架，无人问津。共建共享就可免除这些不必要的浪费，既节约人力、物力，又省去不少库房和柜架，档案资源也能得到充分利用，又使企业之间增强了合作，互惠共赢。
二、实现行业内档案室资源共享的对策
1、强化档案信息资源共享的意识
要实现行业内档案资源共享，不是个别企业的行为，甚至不是哪一个区域企业的行为。它涉及一些大专院校、科研、设计、施工、生产企业和专业档案馆及个人的合作问题；涉及著作权、知识产权、商业秘密；涉及各方面的近期和远期的利益。因此，从某种意义上来说，改变人们长期对档案资源的封密和占有的观念，强化档案信息资源共建共享的意识，是实行档案信息资源共建共享的必要前提。
2、建立行业的档案信息资源协调组织
由协调组织出面，会同院校、科研、设计、施工、生产等档案馆、室的负责人，协商统一管理工作；采取集中统一的原则，实行行业化管理，建立网络系统，形成有机整体，使共建共享在组织上有保障；制定发展规划、实施方案和共建共享章程，同时规定所有成员的权利和义务；运用经济手段平衡大小档案室的利益，调动各成员的积极性，各成员可以以室藏量、质量和技术含量等为依据，定期向协调组织缴纳一定数额的经费；在协调组织的统一管理下建立馆、室间互相借阅的制度和规定借阅范围，方便各成员对馆、室的使用，并提供必要的技术咨询。
3、建立档案工作标准化体系
档案信息资源标准化，是共建共享的基本条件。要实现共建共享就要建立强制的、全面的工作标准化体系，实行统一分类和编目，健全检索体系。首先，要编制企业全宗介绍、重大项目介绍、重点工程介绍和其他专题介绍，特别是要编制专题目录和专题介绍，方便使用者清楚地了解档案信息的比较准确的内容；其次，建立相应的网络平台，也可以利用企业办公网以及其他内部网站，为共建共享的试行及实施打下坚实的基础。
4、实现档案信息资源共建共享的模式
档案信息资源共建共享模式有三种。①集中型，指在本系统内对所有企业档案室的档案资源进行集中管理。所有检索目录共享，了解档案信息后利用互联网或者其他方法查阅档案。例如：淮北矿业集团以及其他集团型大企业的档案室实行共建共享。行业型是集中管理本地区同行业的档案资源，或者是案卷目录和专题目录业内共享，在了解档案信息后，商讨查阅档案的方法。例如：对一个城市所有的建设施工企业的档案室实行共建共享。网络型指将本地区或更大范围内的行业档案室进行集中管理，对分类目录、案卷目录、专题目录实行共享，做到能了解基本的信息源，再解决查档案的方法。例如：把本地区的大专院校、科研、设计、施工、生产等企、事业单位和城建档案馆联合起来，实行共建共享。
总之，随着社会的发展，只靠企业内的档案信息资源不能满足使用者的需求。除了做好档案信息资源的开发利用工作外，行业内档案信息资源共建共享也是促进科技发展的必要手段之一。
参考文献
①马费成 等：《信息管理学基础》，武汉大学出版社，2000：104
（作者：淮北矿业集团工程建设有限责任公司馆员）
责编：叶水茂
一、行业档案室实行档案资源共享的必要性
1、档案室建设与经济发展的速度不同步
虽然经济建设发展迅速，但企业在档案室建设中的投资仍然较少，这样就必然制约了档案室的建设和发展，使档案信息资源仅局限在本企业内，不能满足企业发展的要求，并且供需矛盾不断加剧。客观形势改变主观认识，资源共享成为亟待解决的课题。所以，为了充分开发、利用档案信息资源，必须加强档案室（馆）合作；分类采集，合理布局，走档案信息资源共享的道路。
2、行业内各企业的专业性质大致相同，但各有各的特点，所存档案各有侧重，互通有无已成为必要
一个企业档案室的档案信息可能比较丰富，但由于各个企业性质不同，专业有别，所保存档案的类别和内容也不尽相同，各有自己的重点；又因为各企业的历史和经历不同，档案内容的差别也很大，如设计院和工程建设企业、各生产企业，城建档案馆和专业院校，他们所存的档案都有自己明显的特点。如果建立档案信息资源共享，不但能解决一些专业院校及小企业、新企业在教学、科研、设计、施工、生产等方面在本企业档案室无法得到满足的问题，还能借助其他馆、室增加互相学习和交流的机会。尤其是一些设计和施工企业，不可能在短期同时涉及到新的项目、新的技术或其他亟待解决的问题时，而档案信息资源共享却能较大限度地满足这些需求。所以，行业内档案信息资源共享势在必行，它不仅能使更多的科研、设计、施工、生产企业和技术人员受益，还可以节约经费，充分利用和发挥档案资源的作用。
3、“封密式”档案室造成大量的档案信息资源浪费
在建筑行业内，不仅各大专院校、设计企业，而且施工、生产企业也同样设有档案室、资料室。他们的档案来源于本企业的工作经历，多为工作和实践的记录，因此，受到本企业的规模、发展历史以及专业的限制，档案资源的类别和内容不全面。另一方面是各档案室、资料室的室存档案和资料重复，甚至过期、无保存价值的案卷也没有销毁。这样，一方面造成重复和浪费，另一方面一些案卷长期滞架，无人问津。共建共享就可免除这些不必要的浪费，既节约人力、物力，又省去不少库房和柜架，档案资源也能得到充分利用，又使企业之间增强了合作，互惠共赢。
二、实现行业内档案室资源共享的对策
1、强化档案信息资源共享的意识
要实现行业内档案资源共享，不是个别企业的行为，甚至不是哪一个区域企业的行为。它涉及一些大专院校、科研、设计、施工、生产企业和专业档案馆及个人的合作问题；涉及著作权、知识产权、商业秘密；涉及各方面的近期和远期的利益。因此，从某种意义上来说，改变人们长期对档案资源的封密和占有的观念，强化档案信息资源共建共享的意识，是实行档案信息资源共建共享的必要前提。
2、建立行业的档案信息资源协调组织
由协调组织出面，会同院校、科研、设计、施工、生产等档案馆、室的负责人，协商统一管理工作；采取集中统一的原则，实行行业化管理，建立网络系统，形成有机整体，使共建共享在组织上有保障；制定发展规划、实施方案和共建共享章程，同时规定所有成员的权利和义务；运用经济手段平衡大小档案室的利益，调动各成员的积极性，各成员可以以室藏量、质量和技术含量等为依据，定期向协调组织缴纳一定数额的经费；在协调组织的统一管理下建立馆、室间互相借阅的制度和规定借阅范围，方便各成员对馆、室的使用，并提供必要的技术咨询。
3、建立档案工作标准化体系
档案信息资源标准化，是共建共享的基本条件。要实现共建共享就要建立强制的、全面的工作标准化体系，实行统一分类和编目，健全检索体系。首先，要编制企业全宗介绍、重大项目介绍、重点工程介绍和其他专题介绍，特别是要编制专题目录和专题介绍，方便使用者清楚地了解档案信息的比较准确的内容；其次，建立相应的网络平台，也可以利用企业办公网以及其他内部网站，为共建共享的试行及实施打下坚实的基础。
4、实现档案信息资源共建共享的模式
档案信息资源共建共享模式有三种。①集中型，指在本系统内对所有企业档案室的档案资源进行集中管理。所有检索目录共享，了解档案信息后利用互联网或者其他方法查阅档案。例如：淮北矿业集团以及其他集团型大企业的档案室实行共建共享。行业型是集中管理本地区同行业的档案资源，或者是案卷目录和专题目录业内共享，在了解档案信息后，商讨查阅档案的方法。例如：对一个城市所有的建设施工企业的档案室实行共建共享。网络型指将本地区或更大范围内的行业档案室进行集中管理，对分类目录、案卷目录、专题目录实行共享，做到能了解基本的信息源，再解决查档案的方法。例如：把本地区的大专院校、科研、设计、施工、生产等企、事业单位和城建档案馆联合起来，实行共建共享。
总之，随着社会的发展，只靠企业内的档案信息资源不能满足使用者的需求。除了做好档案信息资源的开发利用工作外，行业内档案信息资源共建共享也是促进科技发展的必要手段之一。
参考文献
①马费成 等：《信息管理学基础》，武汉大学出版社，2000：104
（作者：淮北矿业集团工程建设有限责任公司馆员）
责编：叶水茂