公文归档是指一个立档单位的文书处理部门或承办部门,将处理完毕的公文按照一定的原则进行整理后,定期移交给档案部门集中保存的工作。通过归档工作,可以妥善地保存公文,同时也可以使有价值的公文不断地输入到档案部门,为档案工作奠定基础。归档工作作为一项制度,各单位都必须贯彻执行。归档制度包括归档范围、归档时间、归档案卷质量要求等。
　　
　　一、公文的归档范围
　　
　　归档范围,即归档公文整理的范围。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,一般机关的公文归档范围主要包括:
　　(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
　　(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
　　(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;
　　(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
　　规定本机关归档范围时,应注意对以下情况的处理:
　　联合办理的公文,原件应由主办机关立卷归档,其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
　　本机关负责人兼任其他机关职务时,在履行所兼职职责过程中形成的公文,应有其兼职机关负责立卷归档。
　　本机关内部的公文,如工作计划、总结、会议记录、调查报告等,虽然没有正式公文的格式,但真实地记录了本机关的工作活动,应划入归档范围。
　　机关业务工作中接收和收集的有關资料,如重要的公文汇集、资料汇编、统计数字、有关书籍等,是日常机关工作的重要工具,其本身不属于归档范围,但为方便利用,可将其单独整理、保存。
　　根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,不归档范围包括:
　　(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
　　(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
　　(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
　　(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
　　以上归档范围和不归档范围,只是一个通用范围。在制定本单位归档范围时,应参照通用范围,结合本单位自身职能和业务活动的实际情况详细制定,以保证归档案卷的质量。同时,凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
　　对属于归档范围的公文,还要根据公文的内容,以及在日后保存过程中公文所产生的不同作用,确定档案的保管期限。公文的保存价值与档案的保管期限成正比。公文价值越大,保管期限应该越长。目前我国机关文书档案的保管期限分为永久和定期两种。定期一般分为30年、10年。
　　
　　二、公文的归档时间
　　
　　归档时间是指文书处理部门和业务部门将需要归档的公文向档案部门移交的时间。
　　办理完毕的公文一般应在第二年6月底之前向本单位档案部门移交;对于某些专业文件、特殊载体的档案或驻地分散在外的部门形成的文件,可另行规定切合实际的归档时间;对不设内部机构或内部机构简单的立档单位,文书处理和档案工作有一个人兼顾,则不需要专门规定归档时间,只需将处理完毕的公文归入卷夹,组成案卷,编制出案卷目录即可。
　　
　　三、公文的归档要求
　　
　　归档要求,主要是指归档案卷在质量上必须符合以下要求:
　　(一)应归档的公文材料其种类、份数以及每份文件的页数均应齐全、完整,并要进行分类、立卷,正确划分保管期限,使之达到系统有序。
　　(二)归档案卷封面的各个项目,均应填写清楚。案卷题名要简明确切,注明保管期限,卷内文件应有序排列、编页号、填写卷内文件目录和备考表。
　　(三)归档案卷要按一定次序系统排列,编制顺序号及案卷目录一式数份。交接案卷时,双方要根据目录清点核对,并履行签字手续。