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摘要：在OFFICE办公软件中，运用WORD和EXCEL的高级功能在信函、信封、准考证、成绩通知单、毕业证、工资条的制作以及成绩工资数据汇总分析等方面有着丰富的应用。本文通过运用EXCEL作为用户界面和数据库，以WORD做行政许可文书模板，用WORD的邮件合并功能并结合WORD域的设计，以及利用EXCEL函数，轻松、准确、快速地完成林木采伐许可证件的自动化制作以及相关数据自动化统计分析管理，提高了林业工作办公效率。
关键词：林业；林木采伐；管理；自动化
中图分类号： F307 文献标识码： A 文章编号： 1674-0432（2013）-14-73-2
在日常的林业行政许可工作中，我们经常使用各式各样的法律文书，例如《林木采伐许可证》的审核签发，需使用指标文件作签发依据，同时需要根据文件的各项指标监控制作。至今广西仍未有统一的管理软件，由于各市、县采伐证的签发也不尽相同，目前，很多市、县林业主管部门依然使用电子表格等文档来制作、记录和统计数据，统计报表与原始数据表之间没有公式关联。上级下达的采伐指标、使用及结余情况不能及时掌握，监管工作难度大，不能减轻管理者的统计分析难度。随着速丰桉树的推广，广西林业得以快速发展，“十二五”期间，广西采伐限额跃居全国榜首，申请采伐的单位或个人大幅增加。面对繁杂的数据，重复录入，容易出错，增加了操作人员的工作量。笔者结合本县的实际工作，经过摸索研究和实践应用，找到了一种能够有效解决上述问题的便捷方法，实现了对林木采伐许可法律文书的制作以及相关数据的自动化统计分析管理。这里笔者介绍其部分制作方法，供大家参考。
1材料准备
计算机、打印机、林木采伐许可证式样、木材生产计划表等各种统计报表式样、Microsoft office2003中的Word和Excel软件。
2制作思路
用Excel表作数据库、录入界面和统计报表，用Word文档来设计《林木采伐许可证》模板和打印。
操作流程：将上级下达的木材生产计划的各项指标录入Excel采伐指标数据库，在用作采伐原始数据库的Excel电子表中输入一条采伐数据记录，保存后打开Word林木采伐许可证模板文件，把记录号指向刚刚输入采伐原始数据库的EXCEL表中的需打印的那条记录，打印出该条记录的《林木采伐许可证》。打开EXCEL报表，查看、打印木材采伐计划使用情况统计表和木材采伐计划剩余表等统计报表。
实现效果：一次录入记录，Word模板文件和EXCEL报表模板文件共同调用采伐原始数据库EXCEL电子表记录，数据库表与报表之间、报表与报表之间通过公式关联，实现快速制作证件和自动生成查询及打印各种统计报表。如下图：
3 制作步骤
3.1 建立数据库、各项统计报表
根据林木采伐许可证签发与管理的有关规定，按照林木采伐证上所有栏目因子，用Excel新建一个电子表作为数据库，并取名为“XX年XX县林木采伐许可信息数据库”，结合制作林木采伐许可证文书及统计的需要增加一些字段，并在该列单元格中输入相应的自动计算公式，以实现自动统计功能，表的第一行作为字段（如果是复式表头的可以用多行），第二行起输入相关数据记录。同时，根据相关的需求，依据上级下达的木材生产计划文件，分别新建下达采伐指标数据库、木材采伐计划使用表、木材采伐计划剩余表和全区木材采伐计划执行情况统计表等各种报表，分别取名为“下达”、“使用”、“结余”和“采执”等。为了便于提示数据信息输入，笔者将表头冻结，隐藏自动计算字段，并设置密码保护工作表以保护表结构。
图2.Excel数据库
3.2制作采伐证模板
按照林木采伐许可证的式样，用Word新建一个林木采伐许可证空白模板，为了更直观检查校对打印信息，可以在模板内插入空白采伐证图像，并打印选项设置为不打印背景色和图像，并选中视图选项中的隐藏文字（I）（实现只显示而不打印图片），要求图片大小、位置与采伐许可证式样一致。
打开林木采伐证Word空白模板，在相应位置插入文本框，运用“邮件合并”功能，打开数据源，调用数据库表中的数据字段到相应位置的文本框内，调整好后保存。
（1）首先，启动菜单栏：工具（T）→信函与邮件（E）→显示邮件合并工具栏（T），快捷工具栏中显示邮件合并工具相关按钮。
（2）在快捷工具栏中，选中“打开数据源”按钮，在弹出的“选取数据源”对话框中，找到“XX县林木采伐许可信息数据库”EXCEL表，并打开它，在弹出的“选择表格”中选取“原始数据$”并选中“数据首行包含列标题（F）”。 （3）点击word菜单栏：插入（V）→文本框（X）→横排（H），参照背景图，逐一在相应位置插入文本框，然后点击“邮件合并”快捷工具条中的“插入域”按钮，选中“插入合并域”对话框中对应域，将其插入到相应文本框中，设置字体、字号，并调整文本框位置。 （4）域的显示格式编辑。因为采伐证的格式是固定的，在插入文本框中的域中，如采伐起止日期、发证日期中的年、月、日要独立显示；多个采伐树种需要用符号隔开；采伐蓄积、出材量要求显示大小写，数量没有则不显示等等，域的显示格式需要编辑调整。在日期域中，系统默认显示格式为：“5/25/2012”，如只要显示月“5”，可以在该域后加入“＼@M”来控制，大写“五”则用“＼@O”；而采伐树种和采伐蓄积、出材等复杂的则要运用“If…Then…Else…”域函数进行嵌套，如商品材蓄积量“壹佰肆拾贰（142）”可编辑为：“{ IF { MERGEFIELD ”商品材畜积“}= ”0“ ”--“{ MERGEFIELD ”商品材畜积“＼*CHINESENUM2}}{ IF { MERGEFIELD ”商品材畜积“}= ”0“ ”--“（}{ IF { MERGEFIELD ”商品材畜积“}= ”0“ ”--“{ MERGEFIELD ”商品材畜积“ }}{ IF { MERGEFIELD ”商品材畜积“}= ”0“ ”--“）}”。制作完成后保存文档，点击邮件合并工具栏上的“查看合并数据”按钮，Excel表数据库中的记录信息会自动调入到相应域位置上，记录切换，域内容就会随记录内容的变化而变化。如需打印，只要将指针移到需打印记录，校正无误后，点击打印即可。 如签发混交林采伐证则需要在备注栏分别说明各树种的蓄积、出材。首先在“原始数据”表后增加一列，套嵌IF函数，编辑为“=IF（AR3<>”“，AF3&”蓄积“&AG3&”立方米，出材“&AH3&”立方米；“&AI3&”蓄积“&AJ3&”立方米，出材“&AK3&”立方米；“&AL3&”蓄积“&AM3&”立方米，出材“&AN3&”立方米；“&AO3&”蓄积“&AP3&”立方米，出材“&AQ3&”立方米；“&AR3&”蓄积“&AS3&”立方米，出材“&AT3&”立方米“，IF（AO3<>”“，…，IF（AL3<>”“，…，IF（AI3<>”“，…，”“））））&”东南西北采伐界至以伐区设计图为准。“”，再将这一域插入到WORD模板对应的备注栏即可。
3.3链接数据-制作统计报表
打开Excel统计报表模板，在相应单元格中输入相应的统计函数，调整后保存。
（1）设计采伐计划使用情况表、剩余表。运用Excel的“SUMIF（range，criteria，sum_range）”函数，按条件求和（条件可以是一个或多个），将林木采伐许可信息数据库和统计报表关联。首先根据统计条件的不同，在“原始数据”表后添加列，并按需统计条件将原始数据中相应的因子按顺序合并添加到该列中，以满足统计需要。然后打开木材采伐计划使用情况统计表-“使用”，逐个在相应单元格中，启动Excel表菜单栏“插入（I）”→“函数（F）”，在弹出“插入函数”对话框中选择“SUMIF”，在弹出的“函数参数”对话框中分别输入要计算的“原始数据”的单元格区域、计算条件和用于求和计算的“原始数据”的实际单元格后，并确定完成函数插入（如图7）。计算条件是统计报表上的一个或多个单元格、文本或表达式（报表的统计记录行数可按各地的实际情况而定），完成后保存表格。（2）设计采伐计划使用剩余表。用Excel最常用的减法运算公式就能计算出结果。在采伐计划剩余表需要计算单元格中输入“=”，选中采伐计划下达统计表中与剩余表相对单元格，接着输入“-”，再选中采伐计划使用情况表中与剩余表相对单元格，回车确认。也可以在剩余表单元格中直接输入公式实现，如：“=下达！R15-使用！R15”。至此“林木采伐许可文书管理自动化系统”设计完成。依此，我们还可以根据各市、县的采伐管理实际情况，制作《伐区监督卡》Word文书和《年度木材采伐计划执行情况统计表》Excel报表等。
4小结
（1）运用了Word的邮件合并功能和Excel的“COUNTIF”、“SUMIF”和“IF”函数及函数嵌套，并在邮件合并功能使用了嵌套“if”域。（2）避免数据重复输入，减少工作量，提高办事效率。（3）该设计方法可批量制作林木采伐许可证，建立数据库，自动生成各种报表，便于数据统计、查询、分析。（4）该设计方法方便灵活，适用范围广，亦可以用来制作木材经营加工许可证、行政许可档案管理等。
作者简介：宁开平，男，广西灵山县人，广西灵山县林业局工程师，研究方向：林业技术推广。
关键词：林业；林木采伐；管理；自动化
中图分类号： F307 文献标识码： A 文章编号： 1674-0432（2013）-14-73-2
在日常的林业行政许可工作中，我们经常使用各式各样的法律文书，例如《林木采伐许可证》的审核签发，需使用指标文件作签发依据，同时需要根据文件的各项指标监控制作。至今广西仍未有统一的管理软件，由于各市、县采伐证的签发也不尽相同，目前，很多市、县林业主管部门依然使用电子表格等文档来制作、记录和统计数据，统计报表与原始数据表之间没有公式关联。上级下达的采伐指标、使用及结余情况不能及时掌握，监管工作难度大，不能减轻管理者的统计分析难度。随着速丰桉树的推广，广西林业得以快速发展，“十二五”期间，广西采伐限额跃居全国榜首，申请采伐的单位或个人大幅增加。面对繁杂的数据，重复录入，容易出错，增加了操作人员的工作量。笔者结合本县的实际工作，经过摸索研究和实践应用，找到了一种能够有效解决上述问题的便捷方法，实现了对林木采伐许可法律文书的制作以及相关数据的自动化统计分析管理。这里笔者介绍其部分制作方法，供大家参考。
1材料准备
计算机、打印机、林木采伐许可证式样、木材生产计划表等各种统计报表式样、Microsoft office2003中的Word和Excel软件。
2制作思路
用Excel表作数据库、录入界面和统计报表，用Word文档来设计《林木采伐许可证》模板和打印。
操作流程：将上级下达的木材生产计划的各项指标录入Excel采伐指标数据库，在用作采伐原始数据库的Excel电子表中输入一条采伐数据记录，保存后打开Word林木采伐许可证模板文件，把记录号指向刚刚输入采伐原始数据库的EXCEL表中的需打印的那条记录，打印出该条记录的《林木采伐许可证》。打开EXCEL报表，查看、打印木材采伐计划使用情况统计表和木材采伐计划剩余表等统计报表。
实现效果：一次录入记录，Word模板文件和EXCEL报表模板文件共同调用采伐原始数据库EXCEL电子表记录，数据库表与报表之间、报表与报表之间通过公式关联，实现快速制作证件和自动生成查询及打印各种统计报表。如下图：
3 制作步骤
3.1 建立数据库、各项统计报表
根据林木采伐许可证签发与管理的有关规定，按照林木采伐证上所有栏目因子，用Excel新建一个电子表作为数据库，并取名为“XX年XX县林木采伐许可信息数据库”，结合制作林木采伐许可证文书及统计的需要增加一些字段，并在该列单元格中输入相应的自动计算公式，以实现自动统计功能，表的第一行作为字段（如果是复式表头的可以用多行），第二行起输入相关数据记录。同时，根据相关的需求，依据上级下达的木材生产计划文件，分别新建下达采伐指标数据库、木材采伐计划使用表、木材采伐计划剩余表和全区木材采伐计划执行情况统计表等各种报表，分别取名为“下达”、“使用”、“结余”和“采执”等。为了便于提示数据信息输入，笔者将表头冻结，隐藏自动计算字段，并设置密码保护工作表以保护表结构。
图2.Excel数据库
3.2制作采伐证模板
按照林木采伐许可证的式样，用Word新建一个林木采伐许可证空白模板，为了更直观检查校对打印信息，可以在模板内插入空白采伐证图像，并打印选项设置为不打印背景色和图像，并选中视图选项中的隐藏文字（I）（实现只显示而不打印图片），要求图片大小、位置与采伐许可证式样一致。
打开林木采伐证Word空白模板，在相应位置插入文本框，运用“邮件合并”功能，打开数据源，调用数据库表中的数据字段到相应位置的文本框内，调整好后保存。
（1）首先，启动菜单栏：工具（T）→信函与邮件（E）→显示邮件合并工具栏（T），快捷工具栏中显示邮件合并工具相关按钮。
（2）在快捷工具栏中，选中“打开数据源”按钮，在弹出的“选取数据源”对话框中，找到“XX县林木采伐许可信息数据库”EXCEL表，并打开它，在弹出的“选择表格”中选取“原始数据$”并选中“数据首行包含列标题（F）”。 （3）点击word菜单栏：插入（V）→文本框（X）→横排（H），参照背景图，逐一在相应位置插入文本框，然后点击“邮件合并”快捷工具条中的“插入域”按钮，选中“插入合并域”对话框中对应域，将其插入到相应文本框中，设置字体、字号，并调整文本框位置。 （4）域的显示格式编辑。因为采伐证的格式是固定的，在插入文本框中的域中，如采伐起止日期、发证日期中的年、月、日要独立显示；多个采伐树种需要用符号隔开；采伐蓄积、出材量要求显示大小写，数量没有则不显示等等，域的显示格式需要编辑调整。在日期域中，系统默认显示格式为：“5/25/2012”，如只要显示月“5”，可以在该域后加入“＼@M”来控制，大写“五”则用“＼@O”；而采伐树种和采伐蓄积、出材等复杂的则要运用“If…Then…Else…”域函数进行嵌套，如商品材蓄积量“壹佰肆拾贰（142）”可编辑为：“{ IF { MERGEFIELD ”商品材畜积“}= ”0“ ”--“{ MERGEFIELD ”商品材畜积“＼*CHINESENUM2}}{ IF { MERGEFIELD ”商品材畜积“}= ”0“ ”--“（}{ IF { MERGEFIELD ”商品材畜积“}= ”0“ ”--“{ MERGEFIELD ”商品材畜积“ }}{ IF { MERGEFIELD ”商品材畜积“}= ”0“ ”--“）}”。制作完成后保存文档，点击邮件合并工具栏上的“查看合并数据”按钮，Excel表数据库中的记录信息会自动调入到相应域位置上，记录切换，域内容就会随记录内容的变化而变化。如需打印，只要将指针移到需打印记录，校正无误后，点击打印即可。 如签发混交林采伐证则需要在备注栏分别说明各树种的蓄积、出材。首先在“原始数据”表后增加一列，套嵌IF函数，编辑为“=IF（AR3<>”“，AF3&”蓄积“&AG3&”立方米，出材“&AH3&”立方米；“&AI3&”蓄积“&AJ3&”立方米，出材“&AK3&”立方米；“&AL3&”蓄积“&AM3&”立方米，出材“&AN3&”立方米；“&AO3&”蓄积“&AP3&”立方米，出材“&AQ3&”立方米；“&AR3&”蓄积“&AS3&”立方米，出材“&AT3&”立方米“，IF（AO3<>”“，…，IF（AL3<>”“，…，IF（AI3<>”“，…，”“））））&”东南西北采伐界至以伐区设计图为准。“”，再将这一域插入到WORD模板对应的备注栏即可。
3.3链接数据-制作统计报表
打开Excel统计报表模板，在相应单元格中输入相应的统计函数，调整后保存。
（1）设计采伐计划使用情况表、剩余表。运用Excel的“SUMIF（range，criteria，sum_range）”函数，按条件求和（条件可以是一个或多个），将林木采伐许可信息数据库和统计报表关联。首先根据统计条件的不同，在“原始数据”表后添加列，并按需统计条件将原始数据中相应的因子按顺序合并添加到该列中，以满足统计需要。然后打开木材采伐计划使用情况统计表-“使用”，逐个在相应单元格中，启动Excel表菜单栏“插入（I）”→“函数（F）”，在弹出“插入函数”对话框中选择“SUMIF”，在弹出的“函数参数”对话框中分别输入要计算的“原始数据”的单元格区域、计算条件和用于求和计算的“原始数据”的实际单元格后，并确定完成函数插入（如图7）。计算条件是统计报表上的一个或多个单元格、文本或表达式（报表的统计记录行数可按各地的实际情况而定），完成后保存表格。（2）设计采伐计划使用剩余表。用Excel最常用的减法运算公式就能计算出结果。在采伐计划剩余表需要计算单元格中输入“=”，选中采伐计划下达统计表中与剩余表相对单元格，接着输入“-”，再选中采伐计划使用情况表中与剩余表相对单元格，回车确认。也可以在剩余表单元格中直接输入公式实现，如：“=下达！R15-使用！R15”。至此“林木采伐许可文书管理自动化系统”设计完成。依此，我们还可以根据各市、县的采伐管理实际情况，制作《伐区监督卡》Word文书和《年度木材采伐计划执行情况统计表》Excel报表等。
4小结
（1）运用了Word的邮件合并功能和Excel的“COUNTIF”、“SUMIF”和“IF”函数及函数嵌套，并在邮件合并功能使用了嵌套“if”域。（2）避免数据重复输入，减少工作量，提高办事效率。（3）该设计方法可批量制作林木采伐许可证，建立数据库，自动生成各种报表，便于数据统计、查询、分析。（4）该设计方法方便灵活，适用范围广，亦可以用来制作木材经营加工许可证、行政许可档案管理等。
作者简介：宁开平，男，广西灵山县人，广西灵山县林业局工程师，研究方向：林业技术推广。