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摘 要：照片档案是高校档案管理工作的重要组成部分，做好照片档案的收集、整理、保管与利用工作，是客观还原高校办学历程，展示学校办学成果的最佳途径。本文以吉首大学50周年校庆筹建《校史陈列馆》等经验与教训为例，阐明进一步加强高校照片档案工作的力度，客观真实的记录办学历程，尽可能的推动高校档案馆沿着正确、健康、积极向上的方向努力发展。
关键词：高校照片档案;收集;整理
国家标准对照片档案（photographic archives）的定义为“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。”据此，高校照片档案是高等院校在从事教学、科研、管理及其它社会实践活动直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案是高校档案管理中的重要组成部分，尤其是从二十世纪五十年代、七十年代后，全国各地高校如雨后春笋般的建立与发展。建国60多年，我国高校的办学历程越来越悠久，办学特色越来越明显。作为高校照片档案，具有客观、真实、简洁、直观的特点，它通过照片这一特殊的载体，客观真实的记载和反映了学校的在各个历史时期、重大历史变革中还原高校办学的真实面貌。要研究一个高校的办学历程，从该校的照片档案入手，往往更直观、更便捷，照片档案在学校的历史沿革、办学规律与特色研究等方面往往起着文字、数字、实物等方面不可代替的作用。 照片档案的收集与整理仍是许多普通高校档案管理的薄弱环节，没有引起高校领导与档案管理工作人员足够的重视，或者仅仅完成了部分照片档案的收集库存工作，没有对之进行充分的整理，更谈不上充分的利用。要做好照片档案工作，必须具备三个前提，一是学校办学的历史要有一定的年限，只有办学历史悠久后，才有多姿多彩的照片档案为这一办学历程来佐证；二是学校的档案管理工作发展到一定的高度，其它各类的档案管理工作规范到位后，照片档案的收集整理等工作方才提上工作议事日程，专职档案管理人员才有可能腾出手来对照片档案进行收集与整理；三是学校财力的支持，当档案馆在开展照片档案收集工作之前，就要考虑到照片档案的特殊性，要添置必要的设备来改善存放照片档案的库房条件。
吉首大学《校史陈列馆》的筹建是学校50周年校庆的一项重要工作。从开始筹建到建成开幕历史一年多，展出面积300平米，分序厅、主展示厅、成果展示厅及院系长廊等四个部分，投资60万元，。展出照片主要分为学校历史沿革、历任校领导、重大历史事件、教学、科研与管理、上级领导视察、友好往来与对外开放、教学名师、优秀毕业校友等多项，共计展出各类照片与实物近600张（个）。本文力图以吉首大学2008年50周年校庆筹建《校史陈列馆》为例，借此把我们对照片档案收集与整理的一些心得体会和经验得失同大家共享：
一是照片档案收集难度较大，照片档案太少，质量不高
吉首大学档案馆正式建馆为2004年7月，到2008年初学校领导决定筹建《校史陈列馆》不足4年时间，档案馆综合档案管理专职工作人员仅2人，基本健全完善的档案管理只党群、行政两大类，对于照片档案收集制度建设不健全或根本就没有。档案馆只是每年被动的接受学校宣传、学工、个别院系等主动转来的一些照片。照片不管多少，都集中摆放到几个大纸箱或散乱的普通相册中存放，没有对照片档案进行整理与规范保管。为筹建校史馆，笔者多次到档案馆查找、筛选照片，效果不佳。整过校史陈列馆展出的照片，通过学校档案馆查找获得的照片不足20%，80%左右的展出照片都是工作人员通过其它渠道或自己直接下各单位、各院系收集所得。档案馆库存照片数量少、质量不高、同一类事件照片重复太多，且没有及时加工整理。时间一久，照片有的已损坏，有的照片上谁是谁也无法分辨。个别校内人员利用过去工作职务便利拍摄的大量学校重大活动、校园风景等照片自己私人保管。学校要举办展览等需要这些珍贵的照片时，还得花钱从他手中购买明片，底片不提供。
二是照片档案整理难度更大，标示残缺或无标示
在筹建《校史陈列馆》过程中，好不容易找到一张反映学校某个特定历史时期的办学或上级领导视察指导的珍贵照片，由于年代久远，我们后人无法辨别照片中的场景与人物，就像考古一样，确定照片拍摄的年代都成了难题，最后在正式展出时，只好忍痛割爱。随着社会的不断进步，照相机的普及，数码相机的大量使用，不管是纸质照片还是数码照片都大量产生。各单位、各院系由于人手紧张，常常安排并非较为专业人员拍摄，照片档次不高，且根本没按归档方法整理归档，把一堆堆照片送到学校档案部门了事。而学校档案室工作人员不够，又不清楚照片的相关信息，没有及时整理，使目前整理工作难度过大，难于整理，久而久之，馆藏照片无标识或标识不全。截止2008年10月，我校档案馆馆藏照片达到照片整理标准几乎为零，数码照片档案保存还刚刚起步。
有鉴于此，提出高校照片档案管理工作的几点建议，共大家商榷：
一、建章立制，加强高校照片档案收集工作力度
1、建立规章制度。按照国家《档案法》、《照片档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》等有关规定，制订切实可行的学校照片档案管理制度，明确归档范围、归档时间及归档照片质量要求等，使照片档案收集工作有章可循，确保收集渠道畅通。
2、普及档案知识。学校主管档案工作领导、档案工作人员与各兼职档案管理员要在全校范围内普及宣传照片档案知识、照片档案价值，提高全校师生员工的对照片档案意识和档案法制观念，使档案工作人员能顺利地收集各类应归档材料。提高教职工对照片档案的归档意识，让教职工主动地移交照片档案。
3、强化部门归档。以学校宣传部为例，是照片档案产生的重要部门，有专人或多人负责拍摄学校的重大事件，且摄影水平较高、设备较为先进。我们要做的就是增强他们照片档案管理意识，并随时跟踪、督促照片档案每年按时按质归档，方能有效保证学校重大事件的照片完整归档。只有这样，才能保证我校建校60周年庆典活动照片的需求量，杜绝学校向个人手中购买明片等现象。
4、主动收集归档。档案工作人员要善于抓住学校重大事件、重点部门与院系主动上门收集，并随时关注校园网上的各单位、各院系的新闻。各单位、院系在校园网上发布新闻报道一般配有图片，可以直接从网上下载保存。如果下载的照片象素太低不利于保存与利用，及时与照片摄影者联系。学校档案馆可以针对馆藏照片欠缺的部分，利用相关媒体，通过通告、公示等公开方式向全校师生、毕业校友等有偿收集或无偿提供。为确保证照片档案的完整性，学校档案馆及时跟踪、主动参与报道学校的重大事件与活动；主动将一些没有照片档案只有实物档案的种种奖牌、奖旗、证书、领导题词等都及时扫描或拍摄。
二、分门别类，做好高校照片档案整理工作
1、专人负责。照片档案的整理是一项时间跨度大、头绪杂、任务多、责任重的工作，必须专人负责。以我校为例，过去工作人员仅2名，人员配备远远不够，兼职档案管理员队伍没有建立，各项工作还刚刚起步，对照片档案管理的工作无法开展。目前，工作人员配备4人，有条件派专人负责照片档案管理工作。一所高校照片档案收集与利用的多与少、好与坏，直接反映一个学校的办学历史与办学水平。
2、准确鉴定。纸质照片归档的原则必须少而精，选择能反映学校发展的典型照片归档，如反映学校教育教学活动、科研成果与管理创新的照片、上级领导视察、学校重大事件照片、学校校园风光、历届毕业生合影、典型校友照片等，每次事件主题照片选择1-3张有代表性的照片归档即可，特别重大活动照片最多也不超过4张。数码照片相对占用物理空间小，方便收集、储存，数量和范围可略多于纸质照片。
3、及时整理。照片档案整理应遵循有利于保管、便于提供利用的原则，及时整理归档。认真填写照片说明六要素：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者。主题文字说明编写要简洁明了，每一次事件有总说明，每一张照片再配分说明，重大事件照片中关键人物必须标示姓名、职务、照片中所处位置。数码照片整理参照《电子文件归档与管理规范》整理，选择主要的输出明片，纸质照片与数码照片同步整理。
4、添置必要的存放设备。由于照片档案的制成材料是银盐和磁性介质，在保管的时候一旦损坏或发霉都是不可弥补，所以在保管的时候对库房的环境、设备有着非常高的要求，有条件的高校尽可能使用质量优良的档案装具，磁性的要使用防磁柜。
5、定期检查，及时备份。每隔1-2年应对照片底片进行一次检查，若发现问题应及时采取补救措施。如数码照片刻录在光盘上磁性很难长期保存，须在5年内对其进行转录，为防万一电脑中毒或系统崩溃，而导致数据丢失，所有的照片都必须刻录到光盘等备份三份，并异地保存。
三、建立照片档案信息库，强化照片档案管理工作：
1、建立照片档案信息库。利用网络资源将所有整理好的信息库照片上传到学校档案馆网络平台，以电子文件的形式在学校网上传阅，实现照片档案的资源共享，还方便了师生随时随地进行浏览。只有积极开发照片档案的利用价值 才能更好地为学校各项工作服务 才能充分体现出照片的珍贵和档案本身所具有的历史价值。
2、根据照片档案的直观性、生动性、真实性等特点，为学校的中心工作服务。如我校50周年校庆，通过编辑大
型《凤飞千仞、薪传八方》校庆画册、筹办吉首大学《校史陈列馆》等方式，既服务于学校校庆主题工作，又为我校更好、更快发展做了大量的宣传工作，有助于提高学校的知名度。其它诸如整理和举办多种形式的专题照片展，展示不同时期的校园风貌、学生体育运动与课外活动、共青团活动、学生社团活动、名师荟萃、毕业校友风采等等。
3、照片档案与其它载体形式的档案结合，多角度为师生提供服务利用。照片档案和文书档案是两种不同的载体,所反映的内容和信息又往往是同一事物或事件。只有照片档案与其它各种档案结合利用，档案利用功能效果会更好。
综上所述，照片档案是高校档案管理工作的重要组成部分。做好照片档案的收集、整理、保管与利用工作，是客观还原高校办学历程，展示学校办学成果的最佳途径。进一步加强高校照片档案工作的力度，客观真实的记录办学历程，尽可能的推动高校档案管理工作沿着正确、健康、积极向上的方向努力发展。
参考文献:
［1］刘伯俊.论高校照片档案的收集保管与利用.《山东档案》2008 年第 3 期
［2］张韵. 高校照片档案管理存在的问题及对策《科技信息》2009年第29期
该文为吉首大学校级科研项目资助（编号：10JD033）
关键词：高校照片档案;收集;整理
国家标准对照片档案（photographic archives）的定义为“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。”据此，高校照片档案是高等院校在从事教学、科研、管理及其它社会实践活动直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案是高校档案管理中的重要组成部分，尤其是从二十世纪五十年代、七十年代后，全国各地高校如雨后春笋般的建立与发展。建国60多年，我国高校的办学历程越来越悠久，办学特色越来越明显。作为高校照片档案，具有客观、真实、简洁、直观的特点，它通过照片这一特殊的载体，客观真实的记载和反映了学校的在各个历史时期、重大历史变革中还原高校办学的真实面貌。要研究一个高校的办学历程，从该校的照片档案入手，往往更直观、更便捷，照片档案在学校的历史沿革、办学规律与特色研究等方面往往起着文字、数字、实物等方面不可代替的作用。 照片档案的收集与整理仍是许多普通高校档案管理的薄弱环节，没有引起高校领导与档案管理工作人员足够的重视，或者仅仅完成了部分照片档案的收集库存工作，没有对之进行充分的整理，更谈不上充分的利用。要做好照片档案工作，必须具备三个前提，一是学校办学的历史要有一定的年限，只有办学历史悠久后，才有多姿多彩的照片档案为这一办学历程来佐证；二是学校的档案管理工作发展到一定的高度，其它各类的档案管理工作规范到位后，照片档案的收集整理等工作方才提上工作议事日程，专职档案管理人员才有可能腾出手来对照片档案进行收集与整理；三是学校财力的支持，当档案馆在开展照片档案收集工作之前，就要考虑到照片档案的特殊性，要添置必要的设备来改善存放照片档案的库房条件。
吉首大学《校史陈列馆》的筹建是学校50周年校庆的一项重要工作。从开始筹建到建成开幕历史一年多，展出面积300平米，分序厅、主展示厅、成果展示厅及院系长廊等四个部分，投资60万元，。展出照片主要分为学校历史沿革、历任校领导、重大历史事件、教学、科研与管理、上级领导视察、友好往来与对外开放、教学名师、优秀毕业校友等多项，共计展出各类照片与实物近600张（个）。本文力图以吉首大学2008年50周年校庆筹建《校史陈列馆》为例，借此把我们对照片档案收集与整理的一些心得体会和经验得失同大家共享：
一是照片档案收集难度较大，照片档案太少，质量不高
吉首大学档案馆正式建馆为2004年7月，到2008年初学校领导决定筹建《校史陈列馆》不足4年时间，档案馆综合档案管理专职工作人员仅2人，基本健全完善的档案管理只党群、行政两大类，对于照片档案收集制度建设不健全或根本就没有。档案馆只是每年被动的接受学校宣传、学工、个别院系等主动转来的一些照片。照片不管多少，都集中摆放到几个大纸箱或散乱的普通相册中存放，没有对照片档案进行整理与规范保管。为筹建校史馆，笔者多次到档案馆查找、筛选照片，效果不佳。整过校史陈列馆展出的照片，通过学校档案馆查找获得的照片不足20%，80%左右的展出照片都是工作人员通过其它渠道或自己直接下各单位、各院系收集所得。档案馆库存照片数量少、质量不高、同一类事件照片重复太多，且没有及时加工整理。时间一久，照片有的已损坏，有的照片上谁是谁也无法分辨。个别校内人员利用过去工作职务便利拍摄的大量学校重大活动、校园风景等照片自己私人保管。学校要举办展览等需要这些珍贵的照片时，还得花钱从他手中购买明片，底片不提供。
二是照片档案整理难度更大，标示残缺或无标示
在筹建《校史陈列馆》过程中，好不容易找到一张反映学校某个特定历史时期的办学或上级领导视察指导的珍贵照片，由于年代久远，我们后人无法辨别照片中的场景与人物，就像考古一样，确定照片拍摄的年代都成了难题，最后在正式展出时，只好忍痛割爱。随着社会的不断进步，照相机的普及，数码相机的大量使用，不管是纸质照片还是数码照片都大量产生。各单位、各院系由于人手紧张，常常安排并非较为专业人员拍摄，照片档次不高，且根本没按归档方法整理归档，把一堆堆照片送到学校档案部门了事。而学校档案室工作人员不够，又不清楚照片的相关信息，没有及时整理，使目前整理工作难度过大，难于整理，久而久之，馆藏照片无标识或标识不全。截止2008年10月，我校档案馆馆藏照片达到照片整理标准几乎为零，数码照片档案保存还刚刚起步。
有鉴于此，提出高校照片档案管理工作的几点建议，共大家商榷：
一、建章立制，加强高校照片档案收集工作力度
1、建立规章制度。按照国家《档案法》、《照片档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》等有关规定，制订切实可行的学校照片档案管理制度，明确归档范围、归档时间及归档照片质量要求等，使照片档案收集工作有章可循，确保收集渠道畅通。
2、普及档案知识。学校主管档案工作领导、档案工作人员与各兼职档案管理员要在全校范围内普及宣传照片档案知识、照片档案价值，提高全校师生员工的对照片档案意识和档案法制观念，使档案工作人员能顺利地收集各类应归档材料。提高教职工对照片档案的归档意识，让教职工主动地移交照片档案。
3、强化部门归档。以学校宣传部为例，是照片档案产生的重要部门，有专人或多人负责拍摄学校的重大事件，且摄影水平较高、设备较为先进。我们要做的就是增强他们照片档案管理意识，并随时跟踪、督促照片档案每年按时按质归档，方能有效保证学校重大事件的照片完整归档。只有这样，才能保证我校建校60周年庆典活动照片的需求量，杜绝学校向个人手中购买明片等现象。
4、主动收集归档。档案工作人员要善于抓住学校重大事件、重点部门与院系主动上门收集，并随时关注校园网上的各单位、各院系的新闻。各单位、院系在校园网上发布新闻报道一般配有图片，可以直接从网上下载保存。如果下载的照片象素太低不利于保存与利用，及时与照片摄影者联系。学校档案馆可以针对馆藏照片欠缺的部分，利用相关媒体，通过通告、公示等公开方式向全校师生、毕业校友等有偿收集或无偿提供。为确保证照片档案的完整性，学校档案馆及时跟踪、主动参与报道学校的重大事件与活动；主动将一些没有照片档案只有实物档案的种种奖牌、奖旗、证书、领导题词等都及时扫描或拍摄。
二、分门别类，做好高校照片档案整理工作
1、专人负责。照片档案的整理是一项时间跨度大、头绪杂、任务多、责任重的工作，必须专人负责。以我校为例，过去工作人员仅2名，人员配备远远不够，兼职档案管理员队伍没有建立，各项工作还刚刚起步，对照片档案管理的工作无法开展。目前，工作人员配备4人，有条件派专人负责照片档案管理工作。一所高校照片档案收集与利用的多与少、好与坏，直接反映一个学校的办学历史与办学水平。
2、准确鉴定。纸质照片归档的原则必须少而精，选择能反映学校发展的典型照片归档，如反映学校教育教学活动、科研成果与管理创新的照片、上级领导视察、学校重大事件照片、学校校园风光、历届毕业生合影、典型校友照片等，每次事件主题照片选择1-3张有代表性的照片归档即可，特别重大活动照片最多也不超过4张。数码照片相对占用物理空间小，方便收集、储存，数量和范围可略多于纸质照片。
3、及时整理。照片档案整理应遵循有利于保管、便于提供利用的原则，及时整理归档。认真填写照片说明六要素：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者。主题文字说明编写要简洁明了，每一次事件有总说明，每一张照片再配分说明，重大事件照片中关键人物必须标示姓名、职务、照片中所处位置。数码照片整理参照《电子文件归档与管理规范》整理，选择主要的输出明片，纸质照片与数码照片同步整理。
4、添置必要的存放设备。由于照片档案的制成材料是银盐和磁性介质，在保管的时候一旦损坏或发霉都是不可弥补，所以在保管的时候对库房的环境、设备有着非常高的要求，有条件的高校尽可能使用质量优良的档案装具，磁性的要使用防磁柜。
5、定期检查，及时备份。每隔1-2年应对照片底片进行一次检查，若发现问题应及时采取补救措施。如数码照片刻录在光盘上磁性很难长期保存，须在5年内对其进行转录，为防万一电脑中毒或系统崩溃，而导致数据丢失，所有的照片都必须刻录到光盘等备份三份，并异地保存。
三、建立照片档案信息库，强化照片档案管理工作：
1、建立照片档案信息库。利用网络资源将所有整理好的信息库照片上传到学校档案馆网络平台，以电子文件的形式在学校网上传阅，实现照片档案的资源共享，还方便了师生随时随地进行浏览。只有积极开发照片档案的利用价值 才能更好地为学校各项工作服务 才能充分体现出照片的珍贵和档案本身所具有的历史价值。
2、根据照片档案的直观性、生动性、真实性等特点，为学校的中心工作服务。如我校50周年校庆，通过编辑大
型《凤飞千仞、薪传八方》校庆画册、筹办吉首大学《校史陈列馆》等方式，既服务于学校校庆主题工作，又为我校更好、更快发展做了大量的宣传工作，有助于提高学校的知名度。其它诸如整理和举办多种形式的专题照片展，展示不同时期的校园风貌、学生体育运动与课外活动、共青团活动、学生社团活动、名师荟萃、毕业校友风采等等。
3、照片档案与其它载体形式的档案结合，多角度为师生提供服务利用。照片档案和文书档案是两种不同的载体,所反映的内容和信息又往往是同一事物或事件。只有照片档案与其它各种档案结合利用，档案利用功能效果会更好。
综上所述，照片档案是高校档案管理工作的重要组成部分。做好照片档案的收集、整理、保管与利用工作，是客观还原高校办学历程，展示学校办学成果的最佳途径。进一步加强高校照片档案工作的力度，客观真实的记录办学历程，尽可能的推动高校档案管理工作沿着正确、健康、积极向上的方向努力发展。
参考文献:
［1］刘伯俊.论高校照片档案的收集保管与利用.《山东档案》2008 年第 3 期
［2］张韵. 高校照片档案管理存在的问题及对策《科技信息》2009年第29期
该文为吉首大学校级科研项目资助（编号：10JD033）