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进入21世纪以来,科学技术日新月异,社会对人才的需求日益多样化,所以高校的一切活动都要围绕培养高素质的应用型人才的目标而进行。其中,学生档案工作是高校管理工作的重要组成部分。它记载着学生在成长成才过程中的诸多信息,是反映素质教育成果的重要材料。由此一来,提高高校学生档案的服务与利用就成了高校管理部门一项极其重要的任务。在新形势背景下,学生档案必须服务于学生的教育、管理和就业,这样才能发挥应有的作用。
1 应用高校学生档案的重要性与必要性
1.1 应用学生档案能促进学校管理水平的提高
系统而完整的学生档案能够反映学生生活的全貌,是反映学生工作的重要形式。新生入学时,高校辅导员可以通过查阅学生的档案来了解其过往,进而以此为依据,帮助制定科学而合理的学习规划。在学生入学后,也可以及时收集有关学生各方面的信息,从而充实学生档案。这些工作的有序开展,都可以帮助学校提高管理水平。
1.2 应用学生档案能够为学生发展提供有力的凭证
一般而言,学生档案是由招生录检表、学籍卡(表)、新生入学登记表以及学生成绩单、学生学年表现等组成,包括学生在校生活的方方面面,能反映一个学生的德、智、体、美、劳多方面的能力。学生档案所反映的信息是高校开发学生潜力的重要依据之一。
1.3 应用学生档案能够用人单位提供信息
学生进入社会之后,除了学生自身的表现之外,用人单位还可以通过学生档案在最短时间内了解学生过往的表现,从而为企业选出合适的人才,进而为社会储备优秀的人力资源。
2 高校学生档案应用现状
从目前来看,高校学生档案一般是由学生部门负责管理,他们将学生在校期间的政治表现、学习经历以及奖惩材料等归入档案,再在学生毕业后移交给相关单位。虽然高校学生档案管理正趋于正规化,但还是存在一系列问题。
2.1 学生档案的信息含量不够全面
现阶段,学生档案服务和管理基本就是将学生在校期间形成的、分散于教育教学工作中的材料归类保存,一般包括入团、入党申请书,政审材料、家庭成员信息、奖惩情况和毕业鉴定等,还有高考成绩、大学成绩单、学位学历证明等。这些信息看似全面,其实不全。随着我国教育从应试教育转变为素质教育,原先的学生档案表现出了一系列的弊端,如政治色彩过浓、过于注重学生的学习成绩等,这些材料很难反映出学生的综合情况,不利于高校及以后的用人单位全面了解学生的信息。
2.2 学生档案管理制度不健全
从目前来看,仍旧有不少高校对学生档案没有给予应有的重视,档案管理比较混乱,也没有形成一套科学化、规范化的工作流程和管理制度。在这种形势下,高校学生档案管理往往会沦为某个行政部门,如招生就业处、学生处的附属品,学生入学后,档案往往就会被束之高阁,弃之不用。等到学生毕业时才想到突击管理一下,这种状况往往会导致学生档案材料积压,利用效率极其低下,难以发挥应有的作用。
2.3 学生档案开发利用的程度不高
新生入学后,学生档案就会传递到学校的各个学院或者系部存放起来,教师很少利用学生档案来了解学生的特点,并进行因材施教。学校进行教育教学改革也很少以学生档案以依据。在双向选择的就业过程中,学生档案也没有发挥毕业生“推荐表”的作用。因为档案中的材料内容匮乏,难以为用人单位提供充分的参考信息。这种种现状都导致学生档案的开发利用程度不够高。
综上所述,目前的学生档案利用已经严重落后于高等教育发展和改革的趋势,改革学生档案管理势在必行,刻不容缓。
3 如何提高高校学生档案的服务与利用
根据以上分析的高校学生档案管理与应用现状,要想提高高校学生档案的服务与利用,关键要做到以下几点。
3.1 规范学生档案管理工作
要想从根本上提高高校学生档案服务与利用的效率,高校首先就应该制定完善的学生档案管理制度和岗位职责。可要求各个学院或系部设置专门的学生档案管理科室,学院、系部更应该有根据各专业学生特点形成的学生档案管理的相关制度。因为学生在院系中成长、发展,院系对学生的成长状况了解得更为透彻,因此,高校的各学院或系部都应该有一个档案室,并配备人员负责收集、整理学生档案,同时要完善相应的监督措施,保障学生档案的完整性。
3.2 增加学生档案信息的内容与类别
现行的学生档案内容已经明显跟不上时代发展的步伐,不仅不利于高校对学生开展教育,也不能为日后的用人单位提供有效的参考信息。所以,高校要增加学生档案信息的内容与类别。第一,可以增强学生的信用档案,因为诚实守信是个人发展的重要品德,同时也是用人单位最为关注的基本要求,在学生档案中增加信用内容,可以对学生的行为起到一定的引导作用。第二,可以增加学生的心理档案,近些年来,不少高校都开展了心理健康课程,形成了不少关于学生心理素质的材料,档案管理部门要充分重视这些材料,对这些材料加以分类,以此为依据寻找相应的心理辅导措施来引导大学生健康的成长发展。第三,增加学生参加实践活动的相关材料,例如学生参加校内外各种比赛的成绩、证书和视频资料等,丰富学生档案的内容。
3.3 注重学生档案的开发与利用
学生档案对高校发展、学生发展有着极其重要的作用。如果高校只是将它锁在柜子里,束之高阁,就会成为“死档案”,不能发挥其应有的作用。所以高校的档案管理人员要大力开发档案资源,关注学生的成长和发展,及时对学生档案内容进行深入的再加工,将静态信息转为动态内容,通过对信息进行分析、研究、筛选和编研,将原始的、零碎的、分散的学生档案开发成为完整的、系统的档案信息,为高校教育教学工作提供有力的依据。
我国著名的档案学家吴宝康教授曾经说过:“档案必须利用起来,通过利用发挥其价值,为社会服务,并与政治、经济、文化等联系起来,实现其作用。”因此,高校必须重视起学生档案的作用,规范学生档案管理工作、增加学生档案信息的内容与类别,并注重学生档案的开发与利用,只有这样,才能将高校、学生与用人单位通过学生档案紧密联系起来,为学生走上社会奠定坚实的基础。
参考文献
[1] 颜培珍.坚持以人为本,做好高校学生档案工作[J].上海档案,2009(6).
[2] 魏杰.浅谈学院学生档案的管理和利用[J].达州职业技术学院学报,2007(Z1).
[3] 陈巍巍,徐益.浅谈高校学生档案管理[J].上海工程技术大学教育研究,2007(2).
[4] 李凤琴.高校学生档案管理中存在的问题及对策[J].档案,2008(4).
[5] 侯英杰.新时期高校学生档案管理改革初探[J].兰台世界,2008(4).
1 应用高校学生档案的重要性与必要性
1.1 应用学生档案能促进学校管理水平的提高
系统而完整的学生档案能够反映学生生活的全貌,是反映学生工作的重要形式。新生入学时,高校辅导员可以通过查阅学生的档案来了解其过往,进而以此为依据,帮助制定科学而合理的学习规划。在学生入学后,也可以及时收集有关学生各方面的信息,从而充实学生档案。这些工作的有序开展,都可以帮助学校提高管理水平。
1.2 应用学生档案能够为学生发展提供有力的凭证
一般而言,学生档案是由招生录检表、学籍卡(表)、新生入学登记表以及学生成绩单、学生学年表现等组成,包括学生在校生活的方方面面,能反映一个学生的德、智、体、美、劳多方面的能力。学生档案所反映的信息是高校开发学生潜力的重要依据之一。
1.3 应用学生档案能够用人单位提供信息
学生进入社会之后,除了学生自身的表现之外,用人单位还可以通过学生档案在最短时间内了解学生过往的表现,从而为企业选出合适的人才,进而为社会储备优秀的人力资源。
2 高校学生档案应用现状
从目前来看,高校学生档案一般是由学生部门负责管理,他们将学生在校期间的政治表现、学习经历以及奖惩材料等归入档案,再在学生毕业后移交给相关单位。虽然高校学生档案管理正趋于正规化,但还是存在一系列问题。
2.1 学生档案的信息含量不够全面
现阶段,学生档案服务和管理基本就是将学生在校期间形成的、分散于教育教学工作中的材料归类保存,一般包括入团、入党申请书,政审材料、家庭成员信息、奖惩情况和毕业鉴定等,还有高考成绩、大学成绩单、学位学历证明等。这些信息看似全面,其实不全。随着我国教育从应试教育转变为素质教育,原先的学生档案表现出了一系列的弊端,如政治色彩过浓、过于注重学生的学习成绩等,这些材料很难反映出学生的综合情况,不利于高校及以后的用人单位全面了解学生的信息。
2.2 学生档案管理制度不健全
从目前来看,仍旧有不少高校对学生档案没有给予应有的重视,档案管理比较混乱,也没有形成一套科学化、规范化的工作流程和管理制度。在这种形势下,高校学生档案管理往往会沦为某个行政部门,如招生就业处、学生处的附属品,学生入学后,档案往往就会被束之高阁,弃之不用。等到学生毕业时才想到突击管理一下,这种状况往往会导致学生档案材料积压,利用效率极其低下,难以发挥应有的作用。
2.3 学生档案开发利用的程度不高
新生入学后,学生档案就会传递到学校的各个学院或者系部存放起来,教师很少利用学生档案来了解学生的特点,并进行因材施教。学校进行教育教学改革也很少以学生档案以依据。在双向选择的就业过程中,学生档案也没有发挥毕业生“推荐表”的作用。因为档案中的材料内容匮乏,难以为用人单位提供充分的参考信息。这种种现状都导致学生档案的开发利用程度不够高。
综上所述,目前的学生档案利用已经严重落后于高等教育发展和改革的趋势,改革学生档案管理势在必行,刻不容缓。
3 如何提高高校学生档案的服务与利用
根据以上分析的高校学生档案管理与应用现状,要想提高高校学生档案的服务与利用,关键要做到以下几点。
3.1 规范学生档案管理工作
要想从根本上提高高校学生档案服务与利用的效率,高校首先就应该制定完善的学生档案管理制度和岗位职责。可要求各个学院或系部设置专门的学生档案管理科室,学院、系部更应该有根据各专业学生特点形成的学生档案管理的相关制度。因为学生在院系中成长、发展,院系对学生的成长状况了解得更为透彻,因此,高校的各学院或系部都应该有一个档案室,并配备人员负责收集、整理学生档案,同时要完善相应的监督措施,保障学生档案的完整性。
3.2 增加学生档案信息的内容与类别
现行的学生档案内容已经明显跟不上时代发展的步伐,不仅不利于高校对学生开展教育,也不能为日后的用人单位提供有效的参考信息。所以,高校要增加学生档案信息的内容与类别。第一,可以增强学生的信用档案,因为诚实守信是个人发展的重要品德,同时也是用人单位最为关注的基本要求,在学生档案中增加信用内容,可以对学生的行为起到一定的引导作用。第二,可以增加学生的心理档案,近些年来,不少高校都开展了心理健康课程,形成了不少关于学生心理素质的材料,档案管理部门要充分重视这些材料,对这些材料加以分类,以此为依据寻找相应的心理辅导措施来引导大学生健康的成长发展。第三,增加学生参加实践活动的相关材料,例如学生参加校内外各种比赛的成绩、证书和视频资料等,丰富学生档案的内容。
3.3 注重学生档案的开发与利用
学生档案对高校发展、学生发展有着极其重要的作用。如果高校只是将它锁在柜子里,束之高阁,就会成为“死档案”,不能发挥其应有的作用。所以高校的档案管理人员要大力开发档案资源,关注学生的成长和发展,及时对学生档案内容进行深入的再加工,将静态信息转为动态内容,通过对信息进行分析、研究、筛选和编研,将原始的、零碎的、分散的学生档案开发成为完整的、系统的档案信息,为高校教育教学工作提供有力的依据。
我国著名的档案学家吴宝康教授曾经说过:“档案必须利用起来,通过利用发挥其价值,为社会服务,并与政治、经济、文化等联系起来,实现其作用。”因此,高校必须重视起学生档案的作用,规范学生档案管理工作、增加学生档案信息的内容与类别,并注重学生档案的开发与利用,只有这样,才能将高校、学生与用人单位通过学生档案紧密联系起来,为学生走上社会奠定坚实的基础。
参考文献
[1] 颜培珍.坚持以人为本,做好高校学生档案工作[J].上海档案,2009(6).
[2] 魏杰.浅谈学院学生档案的管理和利用[J].达州职业技术学院学报,2007(Z1).
[3] 陈巍巍,徐益.浅谈高校学生档案管理[J].上海工程技术大学教育研究,2007(2).
[4] 李凤琴.高校学生档案管理中存在的问题及对策[J].档案,2008(4).
[5] 侯英杰.新时期高校学生档案管理改革初探[J].兰台世界,2008(4).