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摘 要 认识不到位、投入不够、档案管理水平低是目前企业档案工作中存在的主要问题,在“建立覆盖人民群众的档案资源体系”,这体现了档案管理的社会化,也是笔者提出的对策之一。
关键词 企业档案 档案管理 问题 对策
中图分类号: F272文献标识码:A
随着各级档案管理部门工作的不断深化,企业档案工作取得了长足的进步,但由于企业所有制形式的多元化,管理体制和经济效益的不同,部分企业,尤其是中小施工企业领导或法人对档案意识淡薄、弱化或轻视档案工作的现象比较普遍,使企业档案工作出现了一些不容忽视的问题。
一、企业档案工作的问题
1、认识不到位。一些企业的领导层和职工对档案工作缺乏正确的认识,意识不到档案资料对企业经营管理和改革发展的重要性,甚至错误地认为档案工作是只见投入不见效益的“面子工程”,疏于对档案工作的管理和支持,致使档案工作处于比较薄弱或停顿状态。
2、投入不够。一些企业,特别是经济效益不佳的企业,对档案管理、人员配备、设施建设缺乏应有的投入,使企业档案资源得不到很好的利用和开发,甚至造成档案资产的流动失和损毁。
3、档案管理水平低。企业领导对档案工作重视和管理不到位,档案建设无目标、无规划,档案人员得不到应有的支持与指导,致使档案人员工作积极性不高,缺乏主动性和争创意识,造成企业档案部门仅限于归档保管,丧失了档案信息促进企业改革发展,提升企业管理水平,推进企业又好又快发展的基本功能。
二、“建立覆盖人民群众的档案资源体系”体现了档案管理的社会化
档案管理的社会化是指档案是全社会的共同财富,档案管理是一种社会各级各类组织、机构和个人的共同行为,其目的在于把全社会的档案以不同形式分层分类集中控制起来,形成一个社会性的开放管理系统。这种社会化的档案管理的实现是以方方面面的条件保证作为基础的。我国档案工作的基本原则和档案管理行政部门的执法权,是实现档案管理社会化的基本条件;较为完整的国家档案管理网络是档案管理社会化的可靠基础;档案馆是档案管理社会化的基本形式,而文件中心、档案事务所、档案寄存中心和其他商业化运作的案中介机构则是档案管理社会化的有效补充。
关于丰富馆藏的内涵,人们理解不同,有人认为是扩大馆藏档案的数量,有人认为不仅仅是增加数量,还应保证质量。所谓丰富馆藏是指在保证馆藏档案质量和结构合理的前提下,逐步增加馆藏档案的数量、种类和信息容量。可以从以下几个方面去努力:
1、拓宽档案收集范围,向收集多领域、多类型档案的方向发展,以改变馆藏档案内容上文书档案“单打一”和载体上暨表纸质档案“单打一”的局面。具体来说,一是定期接收按规定应当接收进馆的档案,但要拓宽视野,不能只接收文书档案,还学要注意收集在社会政治、经济、文化、生活等各大领域和范围形成的其他重要档案,从而改变馆藏档案内容上只有单一的文书档案的局面。二是在接收纸质档案的同时,注意收集照片、胶卷、磁盘、光盘乃至电子数据等新型载体形式的档案,从而改变馆藏档案载体上只有单一的纸质档案的局面。
2、到颐和解决好宏观与微观的关系,既要收集领导机(主要是直属一级领导单位)的档案,又要收集下属单位、基层单位档案;既要收集各级机关形成的具有综合性、领导性、指导性和政策性的“骨头型”档案.又要收集贯彻实施中形成的一是转具有典型性、代表性、局部性、成果性和经验性的“血肉型”档案。只有把二者有机地结合起来,才能使馆藏档案成为有血有肉的系统整体。
3、处理好档案与资料的关系,使档案馆有别于图书馆。也就是既要收集保存一些与馆藏档案有关的资料,但又不能像收存档案那样收存资料,使档案馆等同于图书馆、资料室。而应当从当前本馆的库房条件、经费开支、人力资源等实际情源况出发,确定资料的收集保存范围,避免重复庞杂,做到收者有用,不担包袱,以免影响档案的管理和利用。
三、解决的对策
1、加强宣传学习力度,增加企业档案意识。进一步加强对《档案法》和档案工作重要性的宣传学习,提升企业领导层和职工的档案法律、法规意识,使之确立“企业档案是财富,是效益,是现实生产力,是企业无形资产重要组成部分”的正确理念,增进企业领导和职工对档案工作的再认识,着力形成全企业上下共同关心和支持档案工作的良好氛围。
2、加强行政干预,推动企业档案建设。上级档案部门应加强对企业档案工作的指导和监督检查,把建立健全和发展企业档案工作作为依法治档的重点,将档案管理同企业生产经营、经济效益、干部绩效等考核挂钩。采取一切行之有效的措施,在企业领导层中确立“档案不直接创造经济效益,但它可以避免重复劳动,避免不必要的损失,可以间接为企业节约大量资金”和“管不好档案也是失职”的思想,督促企业对照《档案法》和《档案法实施办法》的规定以及相关业务建设标准,增加应有的投入,按规定配备专职人员,使档案工作跟上企业改革发展的步伐。
3.加强组织领导,促进企业档案管理上台阶。提高企业领导层和管理层对档案工作的重视,将档案工作纳入企业建设和发展规划,定期召开档案工作会议,对档案工作进行监督检查。加强对档案人员队伍的管理,不断提高队伍的政治理论素质和业务技术能力,建立健全各项管理制度,完善监督制约机制,进一步提高企业档案管理现代化水平。
(作者:中共河南省委党校,研究方向:企业管理)
关键词 企业档案 档案管理 问题 对策
中图分类号: F272文献标识码:A
随着各级档案管理部门工作的不断深化,企业档案工作取得了长足的进步,但由于企业所有制形式的多元化,管理体制和经济效益的不同,部分企业,尤其是中小施工企业领导或法人对档案意识淡薄、弱化或轻视档案工作的现象比较普遍,使企业档案工作出现了一些不容忽视的问题。
一、企业档案工作的问题
1、认识不到位。一些企业的领导层和职工对档案工作缺乏正确的认识,意识不到档案资料对企业经营管理和改革发展的重要性,甚至错误地认为档案工作是只见投入不见效益的“面子工程”,疏于对档案工作的管理和支持,致使档案工作处于比较薄弱或停顿状态。
2、投入不够。一些企业,特别是经济效益不佳的企业,对档案管理、人员配备、设施建设缺乏应有的投入,使企业档案资源得不到很好的利用和开发,甚至造成档案资产的流动失和损毁。
3、档案管理水平低。企业领导对档案工作重视和管理不到位,档案建设无目标、无规划,档案人员得不到应有的支持与指导,致使档案人员工作积极性不高,缺乏主动性和争创意识,造成企业档案部门仅限于归档保管,丧失了档案信息促进企业改革发展,提升企业管理水平,推进企业又好又快发展的基本功能。
二、“建立覆盖人民群众的档案资源体系”体现了档案管理的社会化
档案管理的社会化是指档案是全社会的共同财富,档案管理是一种社会各级各类组织、机构和个人的共同行为,其目的在于把全社会的档案以不同形式分层分类集中控制起来,形成一个社会性的开放管理系统。这种社会化的档案管理的实现是以方方面面的条件保证作为基础的。我国档案工作的基本原则和档案管理行政部门的执法权,是实现档案管理社会化的基本条件;较为完整的国家档案管理网络是档案管理社会化的可靠基础;档案馆是档案管理社会化的基本形式,而文件中心、档案事务所、档案寄存中心和其他商业化运作的案中介机构则是档案管理社会化的有效补充。
关于丰富馆藏的内涵,人们理解不同,有人认为是扩大馆藏档案的数量,有人认为不仅仅是增加数量,还应保证质量。所谓丰富馆藏是指在保证馆藏档案质量和结构合理的前提下,逐步增加馆藏档案的数量、种类和信息容量。可以从以下几个方面去努力:
1、拓宽档案收集范围,向收集多领域、多类型档案的方向发展,以改变馆藏档案内容上文书档案“单打一”和载体上暨表纸质档案“单打一”的局面。具体来说,一是定期接收按规定应当接收进馆的档案,但要拓宽视野,不能只接收文书档案,还学要注意收集在社会政治、经济、文化、生活等各大领域和范围形成的其他重要档案,从而改变馆藏档案内容上只有单一的文书档案的局面。二是在接收纸质档案的同时,注意收集照片、胶卷、磁盘、光盘乃至电子数据等新型载体形式的档案,从而改变馆藏档案载体上只有单一的纸质档案的局面。
2、到颐和解决好宏观与微观的关系,既要收集领导机(主要是直属一级领导单位)的档案,又要收集下属单位、基层单位档案;既要收集各级机关形成的具有综合性、领导性、指导性和政策性的“骨头型”档案.又要收集贯彻实施中形成的一是转具有典型性、代表性、局部性、成果性和经验性的“血肉型”档案。只有把二者有机地结合起来,才能使馆藏档案成为有血有肉的系统整体。
3、处理好档案与资料的关系,使档案馆有别于图书馆。也就是既要收集保存一些与馆藏档案有关的资料,但又不能像收存档案那样收存资料,使档案馆等同于图书馆、资料室。而应当从当前本馆的库房条件、经费开支、人力资源等实际情源况出发,确定资料的收集保存范围,避免重复庞杂,做到收者有用,不担包袱,以免影响档案的管理和利用。
三、解决的对策
1、加强宣传学习力度,增加企业档案意识。进一步加强对《档案法》和档案工作重要性的宣传学习,提升企业领导层和职工的档案法律、法规意识,使之确立“企业档案是财富,是效益,是现实生产力,是企业无形资产重要组成部分”的正确理念,增进企业领导和职工对档案工作的再认识,着力形成全企业上下共同关心和支持档案工作的良好氛围。
2、加强行政干预,推动企业档案建设。上级档案部门应加强对企业档案工作的指导和监督检查,把建立健全和发展企业档案工作作为依法治档的重点,将档案管理同企业生产经营、经济效益、干部绩效等考核挂钩。采取一切行之有效的措施,在企业领导层中确立“档案不直接创造经济效益,但它可以避免重复劳动,避免不必要的损失,可以间接为企业节约大量资金”和“管不好档案也是失职”的思想,督促企业对照《档案法》和《档案法实施办法》的规定以及相关业务建设标准,增加应有的投入,按规定配备专职人员,使档案工作跟上企业改革发展的步伐。
3.加强组织领导,促进企业档案管理上台阶。提高企业领导层和管理层对档案工作的重视,将档案工作纳入企业建设和发展规划,定期召开档案工作会议,对档案工作进行监督检查。加强对档案人员队伍的管理,不断提高队伍的政治理论素质和业务技术能力,建立健全各项管理制度,完善监督制约机制,进一步提高企业档案管理现代化水平。
(作者:中共河南省委党校,研究方向:企业管理)