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随着计算机网络技术的飞速发展，电子政务已成为办公现代化的主要内容，越来越多的电子文件不断产生，有的甚至超过了纸质文件，电子文件的档案化管理，已成为档案部门面临的一项重要任务。本文结合笔者的工作实践，就当前电子文件的特性与档案化管理问题谈一谈自己的认识。
一、电子文件的特性
电子文件某些特性与纸质文件有很大区别。要管理好电子文件，就必须了解其特性。电子文件的主要特性可概括为：
（一）电子文件是数字化信息技术的产物
电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件形态只不过是电子文件的某种输出形式而已。而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。电子文件从一个载体复制到另一个载体，或者从一台计算机传递到另一台计算机，实质上是在计算机内进行数字信号的传输处理。只要技术方法得当，就可以完全恢复到与原信号一样。
（二）电子文件对设备的依赖性
电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。其对设备依赖性主要体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。例如电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。
（三）电子文件载体的非直读性
电子文件的非直读性体现在很多方面。一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨，何况磁载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本不可能看到。此外，载体上的信息记录密度极大，例如一张容量可达600MB-4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。即使在高倍显微镜下可以看见光盘上的记录痕迹，也不可能读懂那些小点表示什么。另外，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取其内容。以上种种因素均决定了电子文件载体的非直读性。
（四）电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性
文件的物理结构是指其信息存诸于载体上的位置及分布情况，例如文件的正文、图形、批示、附件等部分各自在载体上的存诸位置。文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图、标号等。纸质文件的信息物理结构与逻辑结构是一致的，而且是直观的。例如，排错了文件页码，就不仅破坏文件信息物理结构也同时破坏其逻辑结构。电子文件的信息物理结构和逻辑结构往往是不一致的。同一份电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以存放在不同的载体上，而不影响其正常地显示输出。
（五）电子文件信息与载体的相分离性
电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化。同样，还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，只是在需要时才临时把文件装配起来。这些情况，不仅造成电子文件与载体的分离性，也使长期处于共享计算机网络资源环境的使用者淡漠了对电子文件存储于哪台计算机、哪个载体以及什么位置的关心。这个特征给电子文件的保管带来许多新的问题，处理不好，会直接影响其真实性、完整性和可靠性。
二、电子文件档案化管理
电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程才能提供利用，与载体没有必然的联系。它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应当前的工作需要，因此，为适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
（一）电子文件档案化管理特点
电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式的基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆。本着服务社会回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的电子档案信息服务。
（二）电子文件档案化管理模式
电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段，对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案。电子文件形成部门以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里。在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息，采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
（三）电子文件档案和传统档案管理的区别
电子文件档案化管理，是由档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取系统化、自动化、标准化、网络化管理，它既不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
一是电子档案的归档时间与传统不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名认证，由档案工作人员接受登记，按事由原则给出档案分类号设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
二是电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别原始凭证性的关键信息也可以改变，这些都使电子文件原始凭证性辨别困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不出错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性。
三是电子文件在管理方式上和传统档案有差异。电子文件的载体易老化变质及信息多媒体、新储存介质的产生和发展，都会影响电子文件的可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式储存接收到的电子文件档案，以保证信息资源的方便利用。
四是电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件的同时，要马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号。根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。也可以编制多角度、全方位的检索工具，以方便检索查询信息，用户只需给出文件分类号或主题词，即可找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而减轻了档案工作人员的劳动强度，提高了工作效率。
电子文件档案化管理，对档案管理部门、电子文件形成部门都具有现实意义。档案管理部门在积极参与电子文件档案化管理的同时，要和技术部门和文件形成单位等各行业人士密切配合，共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展，为电子文件档案信息资源共享作出应有的贡献。
一、电子文件的特性
电子文件某些特性与纸质文件有很大区别。要管理好电子文件，就必须了解其特性。电子文件的主要特性可概括为：
（一）电子文件是数字化信息技术的产物
电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件形态只不过是电子文件的某种输出形式而已。而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。电子文件从一个载体复制到另一个载体，或者从一台计算机传递到另一台计算机，实质上是在计算机内进行数字信号的传输处理。只要技术方法得当，就可以完全恢复到与原信号一样。
（二）电子文件对设备的依赖性
电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。其对设备依赖性主要体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。例如电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。
（三）电子文件载体的非直读性
电子文件的非直读性体现在很多方面。一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨，何况磁载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本不可能看到。此外，载体上的信息记录密度极大，例如一张容量可达600MB-4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。即使在高倍显微镜下可以看见光盘上的记录痕迹，也不可能读懂那些小点表示什么。另外，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取其内容。以上种种因素均决定了电子文件载体的非直读性。
（四）电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性
文件的物理结构是指其信息存诸于载体上的位置及分布情况，例如文件的正文、图形、批示、附件等部分各自在载体上的存诸位置。文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图、标号等。纸质文件的信息物理结构与逻辑结构是一致的，而且是直观的。例如，排错了文件页码，就不仅破坏文件信息物理结构也同时破坏其逻辑结构。电子文件的信息物理结构和逻辑结构往往是不一致的。同一份电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以存放在不同的载体上，而不影响其正常地显示输出。
（五）电子文件信息与载体的相分离性
电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化。同样，还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，只是在需要时才临时把文件装配起来。这些情况，不仅造成电子文件与载体的分离性，也使长期处于共享计算机网络资源环境的使用者淡漠了对电子文件存储于哪台计算机、哪个载体以及什么位置的关心。这个特征给电子文件的保管带来许多新的问题，处理不好，会直接影响其真实性、完整性和可靠性。
二、电子文件档案化管理
电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程才能提供利用，与载体没有必然的联系。它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应当前的工作需要，因此，为适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
（一）电子文件档案化管理特点
电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式的基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆。本着服务社会回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的电子档案信息服务。
（二）电子文件档案化管理模式
电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段，对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案。电子文件形成部门以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里。在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息，采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
（三）电子文件档案和传统档案管理的区别
电子文件档案化管理，是由档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取系统化、自动化、标准化、网络化管理，它既不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
一是电子档案的归档时间与传统不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名认证，由档案工作人员接受登记，按事由原则给出档案分类号设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
二是电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别原始凭证性的关键信息也可以改变，这些都使电子文件原始凭证性辨别困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不出错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性。
三是电子文件在管理方式上和传统档案有差异。电子文件的载体易老化变质及信息多媒体、新储存介质的产生和发展，都会影响电子文件的可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式储存接收到的电子文件档案，以保证信息资源的方便利用。
四是电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件的同时，要马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号。根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。也可以编制多角度、全方位的检索工具，以方便检索查询信息，用户只需给出文件分类号或主题词，即可找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而减轻了档案工作人员的劳动强度，提高了工作效率。
电子文件档案化管理，对档案管理部门、电子文件形成部门都具有现实意义。档案管理部门在积极参与电子文件档案化管理的同时，要和技术部门和文件形成单位等各行业人士密切配合，共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展，为电子文件档案信息资源共享作出应有的贡献。