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【摘要】本文在介绍协同办公系统及业务审批流程的基础上，阐述了高校开展业务审批流程建设的必要性，结合本校情况提出流程建设的相关举措。
【关键词】协同办公系统；业务审批流程；高校
随着信息技术的发展与成熟，高校对办公自动化系统提出新的要求，系统不单是完成公文运转的功能，高校的很多应用、业务都希望整合到系统中，逐步形成一个集教职员工办公、部门信息共享、学院领导管理与决策的协同办公平台。高校好比一个小型社会，校内各业务部门根据工作职能，有一些审批事务，部分业务是需要多个部门共同完成的，各个部门之间如何交流、协调和协作，如何更好地获取、共享信息，如何快速地反映情况，掌握每各项业务流程的进度，领导如何进行决策成为高校综合管理的重要问题。
一、相关概念
协同办公系統（以下简称“协同OA”）是办公自动化系统的新发展，通过计算机和网络技术，快速地传递信息，高效地协同工作，其核心是工作流和协同。工作流能实现在多个参与者之间，利用计算机，按某种预定规则自动传递文档、信息等。协同是通过柔性协作流程的使用，各参与者以网状沟通为技术基础，协同一致地完成某一目标的过程。
高校业务审批流程是为了完成一项审批目标，一个或多个部门相互协同合作，根据相关规章制度对审批对象的程序合法性、内容真实性等进行审核的过程。
与传统的公文运转相比，业务审批流程具有以下特点：一是流程相对固化，审批流程是根据学校相关的管理规定而设计的，因此每个流程的审批节点都能确定具体的责任人、审批权限。二是流程跨部门，一项业务审批通常涉及学校多个部门的职能，各部门为完成同一目标工作协同合作，各司其职，跨部门、跨企业是协同审批的组织特性。三是审批的协同性，协同的主要目的是整体审批目标的最优化。参与协同的部门各自拥有资源和职能管理规则，在整个审批流程中，它们不是独立工作的，而是相互沟通、协作，从而达到目标一致性和资源互补性。
二、 业务审批流程建设的必要性
高校开展业务审批流程建设，是转变管理方式、提高工作效率的重要举措，具有重要的现实意义。
（一）有利于促进学校管理规范化。学校的管理涉及教学、人事、财务、设备、后勤等众多部门，在传统的管理模式下，业务办理的混乱、推诿、低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，这不但带来了沉重的经济负担，而且也不利于营造一个和谐的管理环境。使用协同办公系统后，根据各部门的业务需求搭建业务审批流程，通过流程、数据的科学高效管理，可以将差错率降低为零，同时，能使学校的各项管理规定、规章制度通过业务流程来实现，实现电子化的“有法可依”。
（二）有助于提高各部门协同工作的效率。高校管理工作主要是实现对资源合理有效的配置，即对日常教学、科研、后勤等方面的工作状态和进程进行检查、反馈和协调，而高校涉及的学院、单位部门较多，涉及的工作面较广，工作间的关联性强，管理难度较大。通过在协同办公系统实现各部门的业务审批流程，比如公文流转、人事事务审批、科研项目申请、教学业务办理、后勤业务申请等，这些业务的实现都需要经过不同的部门和教职工，经过多方协作才能完成整个业务的流转。因此，可设计开发一个灵活的、通用的系统，它能够自主定义业务过程并且能够定义哪些部门的人员需要参与协同完成这些业务过程，改变传统的纸质办公的模式，办公人员不用拿着文件在不同办公室之间传送、请相关人员审阅，流程化的管理直接将电子文件传送给相关人员，并依照办事顺序依次执行，规范了公文流转、申报审批的处理方式，减少了中间环节的人为失误，提高各部门协同工作的效率。
（三）有助于促进高校管理的科学决策。科学的决策来源于信息数据，业务审批流程通过无纸化进行网络运转，协同OA能收集各类信息数据，通过对系统中各种审批流程的信息统计和数据分析，找出业务流程存在的瓶颈，并分析原因；对学校的科研项目自动进行分类统计；分析部分流程办理缓慢存在的问题，为领导提供相关决策，提升管理水平。
三、业务审批流程建设的举措
高校各部门涉及的业务范围广，数量多，在审批流程建设过程中主要做好以下几点：
（一）施行流程建设规范化。通过施行一系列的措施，确保流程建设的规范化。一是建立流程建设进度跟踪表，实现精细化管理，将流程建设划分为需求调研、表单制作、流程图设计、流程测试、流程上线5个阶段，每个阶段记录实施的时间、重要信息等。二是统一表单样式，表单的表头标题、表单底纹颜色、字体大小等进行统一要求。三是统一设置流程节点的提示功能，让系统操作更加人性化，在每个节点设置了当前节点处理人的提示信息，方便用户正确地将流程发给下一节点的处理人员。四是将流程名称的缩写整合到待办事项的显示标题中，方便用户通过标题判断流程类别。
（二）实现流程运转智能化。目前协同OA的工作流应用技术已相当成熟，在建设中可充分发挥系统的流程智能化功能，通过表单的数据，自动进行流程分支选择，加大了流程自动化的程度。比如，通过金额大小、类别选择等数据项来自动选择相应的职能部门审批。另外，通过岗位绑定功能，设置流程节点的指定接收人或科室，减少用户选择节点接收人的工作量，提高流程智能化。
（三）开展实地调研，充分了解需求。仅仅通过各部门提交的需求报告书开展流程建设工作是远远不够的，许多细节及实际的情况难以体现在需求书中。因此，必须通过实地调研的方式，将各单位深层次的需求进行挖掘，了解业务流程的工作目标。一是优化整合流程，将部分流程进行优化整合，由原来仅局限于单位内部使用的流程，经优化后，扩展至可协同其他部门共同使用的校级流程。二是改串行为并行，将纸质运转时的串行式流程审批优化为并行式流程审批，比如，我校的外聘教师计划审批表，教学部门和研究生管理部门的审核可同时进行。三是理顺工作关系，通过沟通协调，多部门相关业务的讨论交流，明确了流程的责任单位，理顺了工作关系，减少了部门之间传递的间隙，提高了单位之间协同工作的效率。
（四）积极互动，共同做好测试。流程测试工作分三个阶段进行，第一阶段为建设人员测试，可针对逻辑错误和技术中出现的问题进行修正。第二阶段为学校办公室测试，根据对用户需求的理解，进行模拟测试，对与需求出现偏差的错误进行修正。第三阶段为业务部门测试，相关部门的用户参与测试，一般经过2-3次反复测试，即对实际的需求进行测试，每次测试都是对流程的修正和优化。
四、小结
高校业务审批流程的建设，是充分利用协同办公系统的功能，将校级文件的无纸化向全校的无纸化办公推进，是促进学校规范化管理、提高工作效率、提升管理水平的重要抓手。本校于今年初开展全校范围的业务审批流程建设工作，各部门高度重视，积极上报流程，征集流程需求30余份，经过近半年的建设，取得一定进展，来自学校教务部门、学生管理部门、后勤部门、人事部门等22个流程投入使用，在提高工作效率的同时，得到全校师生员工的一致好评。
本文系2015年华南农业大学教育教学改革重点项目“协同办公系统助推高校教育管理服务”成果之一，主持人：苏冠贤，项目编号：JG15033。
【参考文献】
[1]张锐昕.办公自动化概论（第二版）[M].北京：清华大学出版社，2012.
[2]李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略[J].计算机应用研究，2000，17（7）：47-50.
[3]国网信息通信有限公司.协同办公系统[J].办公自动化，2010（9）：9-12.
[4]宋锋，张春海.一种基于web服务的工作流过程模型[J].计算机应用，2008，28（6）：315-317.
[5]张勇，黄涛.基于工作流的网上协同办公系统的设计与实现[J].计算机应用研究，2004（09）：196-198.
[6]苏冠贤，马骏，孙凌洁.高校协同办公系统建设研究与实践[J].办公自动化，2015（24）：24，39-40.
[7]余力，左美云.协同管理模式理论框架研究[J].中国人民大学学报，2006（3）：68-73.
【关键词】协同办公系统；业务审批流程；高校
随着信息技术的发展与成熟，高校对办公自动化系统提出新的要求，系统不单是完成公文运转的功能，高校的很多应用、业务都希望整合到系统中，逐步形成一个集教职员工办公、部门信息共享、学院领导管理与决策的协同办公平台。高校好比一个小型社会，校内各业务部门根据工作职能，有一些审批事务，部分业务是需要多个部门共同完成的，各个部门之间如何交流、协调和协作，如何更好地获取、共享信息，如何快速地反映情况，掌握每各项业务流程的进度，领导如何进行决策成为高校综合管理的重要问题。
一、相关概念
协同办公系統（以下简称“协同OA”）是办公自动化系统的新发展，通过计算机和网络技术，快速地传递信息，高效地协同工作，其核心是工作流和协同。工作流能实现在多个参与者之间，利用计算机，按某种预定规则自动传递文档、信息等。协同是通过柔性协作流程的使用，各参与者以网状沟通为技术基础，协同一致地完成某一目标的过程。
高校业务审批流程是为了完成一项审批目标，一个或多个部门相互协同合作，根据相关规章制度对审批对象的程序合法性、内容真实性等进行审核的过程。
与传统的公文运转相比，业务审批流程具有以下特点：一是流程相对固化，审批流程是根据学校相关的管理规定而设计的，因此每个流程的审批节点都能确定具体的责任人、审批权限。二是流程跨部门，一项业务审批通常涉及学校多个部门的职能，各部门为完成同一目标工作协同合作，各司其职，跨部门、跨企业是协同审批的组织特性。三是审批的协同性，协同的主要目的是整体审批目标的最优化。参与协同的部门各自拥有资源和职能管理规则，在整个审批流程中，它们不是独立工作的，而是相互沟通、协作，从而达到目标一致性和资源互补性。
二、 业务审批流程建设的必要性
高校开展业务审批流程建设，是转变管理方式、提高工作效率的重要举措，具有重要的现实意义。
（一）有利于促进学校管理规范化。学校的管理涉及教学、人事、财务、设备、后勤等众多部门，在传统的管理模式下，业务办理的混乱、推诿、低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，这不但带来了沉重的经济负担，而且也不利于营造一个和谐的管理环境。使用协同办公系统后，根据各部门的业务需求搭建业务审批流程，通过流程、数据的科学高效管理，可以将差错率降低为零，同时，能使学校的各项管理规定、规章制度通过业务流程来实现，实现电子化的“有法可依”。
（二）有助于提高各部门协同工作的效率。高校管理工作主要是实现对资源合理有效的配置，即对日常教学、科研、后勤等方面的工作状态和进程进行检查、反馈和协调，而高校涉及的学院、单位部门较多，涉及的工作面较广，工作间的关联性强，管理难度较大。通过在协同办公系统实现各部门的业务审批流程，比如公文流转、人事事务审批、科研项目申请、教学业务办理、后勤业务申请等，这些业务的实现都需要经过不同的部门和教职工，经过多方协作才能完成整个业务的流转。因此，可设计开发一个灵活的、通用的系统，它能够自主定义业务过程并且能够定义哪些部门的人员需要参与协同完成这些业务过程，改变传统的纸质办公的模式，办公人员不用拿着文件在不同办公室之间传送、请相关人员审阅，流程化的管理直接将电子文件传送给相关人员，并依照办事顺序依次执行，规范了公文流转、申报审批的处理方式，减少了中间环节的人为失误，提高各部门协同工作的效率。
（三）有助于促进高校管理的科学决策。科学的决策来源于信息数据，业务审批流程通过无纸化进行网络运转，协同OA能收集各类信息数据，通过对系统中各种审批流程的信息统计和数据分析，找出业务流程存在的瓶颈，并分析原因；对学校的科研项目自动进行分类统计；分析部分流程办理缓慢存在的问题，为领导提供相关决策，提升管理水平。
三、业务审批流程建设的举措
高校各部门涉及的业务范围广，数量多，在审批流程建设过程中主要做好以下几点：
（一）施行流程建设规范化。通过施行一系列的措施，确保流程建设的规范化。一是建立流程建设进度跟踪表，实现精细化管理，将流程建设划分为需求调研、表单制作、流程图设计、流程测试、流程上线5个阶段，每个阶段记录实施的时间、重要信息等。二是统一表单样式，表单的表头标题、表单底纹颜色、字体大小等进行统一要求。三是统一设置流程节点的提示功能，让系统操作更加人性化，在每个节点设置了当前节点处理人的提示信息，方便用户正确地将流程发给下一节点的处理人员。四是将流程名称的缩写整合到待办事项的显示标题中，方便用户通过标题判断流程类别。
（二）实现流程运转智能化。目前协同OA的工作流应用技术已相当成熟，在建设中可充分发挥系统的流程智能化功能，通过表单的数据，自动进行流程分支选择，加大了流程自动化的程度。比如，通过金额大小、类别选择等数据项来自动选择相应的职能部门审批。另外，通过岗位绑定功能，设置流程节点的指定接收人或科室，减少用户选择节点接收人的工作量，提高流程智能化。
（三）开展实地调研，充分了解需求。仅仅通过各部门提交的需求报告书开展流程建设工作是远远不够的，许多细节及实际的情况难以体现在需求书中。因此，必须通过实地调研的方式，将各单位深层次的需求进行挖掘，了解业务流程的工作目标。一是优化整合流程，将部分流程进行优化整合，由原来仅局限于单位内部使用的流程，经优化后，扩展至可协同其他部门共同使用的校级流程。二是改串行为并行，将纸质运转时的串行式流程审批优化为并行式流程审批，比如，我校的外聘教师计划审批表，教学部门和研究生管理部门的审核可同时进行。三是理顺工作关系，通过沟通协调，多部门相关业务的讨论交流，明确了流程的责任单位，理顺了工作关系，减少了部门之间传递的间隙，提高了单位之间协同工作的效率。
（四）积极互动，共同做好测试。流程测试工作分三个阶段进行，第一阶段为建设人员测试，可针对逻辑错误和技术中出现的问题进行修正。第二阶段为学校办公室测试，根据对用户需求的理解，进行模拟测试，对与需求出现偏差的错误进行修正。第三阶段为业务部门测试，相关部门的用户参与测试，一般经过2-3次反复测试，即对实际的需求进行测试，每次测试都是对流程的修正和优化。
四、小结
高校业务审批流程的建设，是充分利用协同办公系统的功能，将校级文件的无纸化向全校的无纸化办公推进，是促进学校规范化管理、提高工作效率、提升管理水平的重要抓手。本校于今年初开展全校范围的业务审批流程建设工作，各部门高度重视，积极上报流程，征集流程需求30余份，经过近半年的建设，取得一定进展，来自学校教务部门、学生管理部门、后勤部门、人事部门等22个流程投入使用，在提高工作效率的同时，得到全校师生员工的一致好评。
本文系2015年华南农业大学教育教学改革重点项目“协同办公系统助推高校教育管理服务”成果之一，主持人：苏冠贤，项目编号：JG15033。
【参考文献】
[1]张锐昕.办公自动化概论（第二版）[M].北京：清华大学出版社，2012.
[2]李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略[J].计算机应用研究，2000，17（7）：47-50.
[3]国网信息通信有限公司.协同办公系统[J].办公自动化，2010（9）：9-12.
[4]宋锋，张春海.一种基于web服务的工作流过程模型[J].计算机应用，2008，28（6）：315-317.
[5]张勇，黄涛.基于工作流的网上协同办公系统的设计与实现[J].计算机应用研究，2004（09）：196-198.
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[7]余力，左美云.协同管理模式理论框架研究[J].中国人民大学学报，2006（3）：68-73.