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精细化管理的文化理念源于发达国家的企业管理理念，其本质内涵是战略和目标分解细化并落实，将管理责任具体化、明细化，它要求相应管理工作切实做到制度化、格式化、程式化同时强调执行力。“细节决定成败”，注重高校档案管理的“精”、“细”两点，促进形成管理层次，即：档案管理规范化、档案管理精细化、档案管理个性化。以精细化管理模式为基础，完善高校档案管理工作，笔者认为应从以下几方面入手。
1.建立档案馆
“档案馆”是指具有一定专业人员和固定设施配备的独立机构，将高校档案管理专业化，使之成为并行于学校管理而又单独存在的管理机构。档案馆的建立过程中要注重两个方面的要求：一方面，人员配备要专业。档案管理工作人员，既要精通专业知识，又要有管理经验，可通过人才招聘的形式，竞争上岗。另一方面，硬件要齐全。合理建设档案馆硬件配置，如成立“档案管理工作室”、购进相关机械设备等。在保证一定物质需求的前提下，建立完善的档案管理体制，以促进档案管理工作的开展。
2.强化精细化管理意识
强化相关工作人员的精细化管理意识，统一思想，明确档案馆精细化管理的实质和目标。深化各级领导和执行人员的精细化管理思想，在全员接受认同的情况下，统一思想认识和观念，使档案馆切实做到管理精准细化、服务精耕细作、技术精益求精，从而更为细致的服务于各项教学工作，促进校园发展。
3.完善管理机制，规范操作行为，细化管理制度
高校档案精细化管理使档案管理规范化、精细化、个性化。完善管理机制，规范操作行为，细化管理制度，就要求制定具体的系统业务处理流程，明确各岗位职责，划分责任，实现岗位、程序间的统一和互动，建设标准、规范的高校档案管理系统。
而一个系统的正常运转，必须有相应的管理制度作为保障。高校档案管理制度主要由五部分构成：一是相关法律法规。由国家相关部门颁发、制定针对高校档案管理的工作目标、工作途径以及工作方法等，包括管理机构和业务部门的设置原则、职责划分、隶属关系、权力范围和材料编制等。二是岗位制度。此项制度应包括对馆长、副馆长和馆员的岗位要求、职责认定、权力范畴等多项内容的说明，以此为标准，确保高校档案管理工作的正常开展。三是行政管理制度。行政管理事务主要包括奖惩措施、考评标准、晋升条件、设备使用准则、经费申请程序等，并依据人、物、财、环境等进行细致划分，制定相应的管理制度，切实做到有据可查，规范操作行为。四是业务流程制度。它是指针对具体的业务操作流程制定的行为标准，涵盖了日常教学情况、教研成果、校园规划、测试结果、人文历史、资金投入等相关文献的收录、编辑、整理工作。由于高校档案的多样性和可连续性，需要工作人员投入更多的精力和时间开展该项工作，因此业务流程制度在管理制度当中占有较重的分量。五是利用服务制度。档案馆建设的最终目的是服务于实际，制定服务制度，应从两个方面着手：一方面，明确查阅者的权力和义务，解除档案馆神秘不可侵犯的错误思想，公示档案馆职责，以发挥其应有的作用。另一方面，制定工作人员服务标准，以服务至上为根本，统一派发工作制服，提高人员素质，使高校档案管理专业化，以求更好的解决实际问题。
4.加强信息化建设，科技引领管理潮流
相对传统的档案管理方式而言，信息化档案管理具有传输速度快、存储空间大、可保留时间长、易管理、易查询等特点，因此，信息化成为完善现代高校档案管理的必要途径，以先进科技为辅助手段，精益化档案管理方式，实现档案管理网络化，具体应从以下几点入手。
（1）增强相关人员信息化建设紧迫感，促进形成信息化建设责任意识
随着高校档案种类和数量的不断增长，传统的手工记载方式已不能满足现代高校对档案分类、编排、检索、更新等各方面的要求，出现了管理过程繁琐、查找速度慢、准确性差等众多问题。因此实现高校档案管理信息化显现的尤为迫切，各级管理者应引起充分的重视。同时，应培养档案管理人员的责任意识，鼓励他们积极参与各项信息化建设研讨工作，听取各方面意见，制定相应的建设计划，以促进高校档案管理的进步，从而全方位推动校园建设和教育事业的发展。
（2）加大高校档案信息化管理的建设投入
依据学校资源状况，将高校档案信息化管理建设纳入学校基建项目，合理分配建设投入比率，制定精细化的建设计划。信息化管理的建设投入应包括“软件”建设投入和“硬件”建设投入两个方面。其中，“软件”建设投入是指相关管理人员的培训和技术交流。在此过程中，校方应定期或不定期的组织管理人员参加专业培训、同行技术交流会等，并要求相关人员做好会后总结工作，以确保管理者及时更新高校档案管理理念，改进管理机制，提高工作效率及成果。“硬件”建设投入是指校方以相关管理规定和资金预算状况为依据，所开展的物质建设工作，如机械设备采购、管理软件更新、工作室面积扩大等。只有“软件”、“硬件”两手抓，合理协调两方面投入配比，坚持两者并重原则，才能使得高校档案信息化管理建设投入利益最大化，实现完善高校档案管理工作的目标。
（3）开设高校档案网络平台
开设高校档案网络平台可以精简管理工作者工作量、提高工作效率、降低管理成本，真正实现精细化管理。高校档案网络平台的构建可以以校园网站为基础，划分为独立版块，将档案内容制作成电子文档并进行分类、编辑、排版、整理后予以公示。其中，平台内容可以关键词或关键字键入的形式进行搜索。在此过程中，还应注意两个“更新”：一是内容更新。因高校档案的可连续性，管理者应对档案内容做到及时更新，以确保各项校园工作的正常开展。二是防御软件更新。针对部分档案存在一定的保密性，可利用杀毒软件、电子身份认证、数据加密等安全技术，并做好防御软件更新工作，以确保档案信息的安全。
（作者单位：河北外国语职业学院）
1.建立档案馆
“档案馆”是指具有一定专业人员和固定设施配备的独立机构，将高校档案管理专业化，使之成为并行于学校管理而又单独存在的管理机构。档案馆的建立过程中要注重两个方面的要求：一方面，人员配备要专业。档案管理工作人员，既要精通专业知识，又要有管理经验，可通过人才招聘的形式，竞争上岗。另一方面，硬件要齐全。合理建设档案馆硬件配置，如成立“档案管理工作室”、购进相关机械设备等。在保证一定物质需求的前提下，建立完善的档案管理体制，以促进档案管理工作的开展。
2.强化精细化管理意识
强化相关工作人员的精细化管理意识，统一思想，明确档案馆精细化管理的实质和目标。深化各级领导和执行人员的精细化管理思想，在全员接受认同的情况下，统一思想认识和观念，使档案馆切实做到管理精准细化、服务精耕细作、技术精益求精，从而更为细致的服务于各项教学工作，促进校园发展。
3.完善管理机制，规范操作行为，细化管理制度
高校档案精细化管理使档案管理规范化、精细化、个性化。完善管理机制，规范操作行为，细化管理制度，就要求制定具体的系统业务处理流程，明确各岗位职责，划分责任，实现岗位、程序间的统一和互动，建设标准、规范的高校档案管理系统。
而一个系统的正常运转，必须有相应的管理制度作为保障。高校档案管理制度主要由五部分构成：一是相关法律法规。由国家相关部门颁发、制定针对高校档案管理的工作目标、工作途径以及工作方法等，包括管理机构和业务部门的设置原则、职责划分、隶属关系、权力范围和材料编制等。二是岗位制度。此项制度应包括对馆长、副馆长和馆员的岗位要求、职责认定、权力范畴等多项内容的说明，以此为标准，确保高校档案管理工作的正常开展。三是行政管理制度。行政管理事务主要包括奖惩措施、考评标准、晋升条件、设备使用准则、经费申请程序等，并依据人、物、财、环境等进行细致划分，制定相应的管理制度，切实做到有据可查，规范操作行为。四是业务流程制度。它是指针对具体的业务操作流程制定的行为标准，涵盖了日常教学情况、教研成果、校园规划、测试结果、人文历史、资金投入等相关文献的收录、编辑、整理工作。由于高校档案的多样性和可连续性，需要工作人员投入更多的精力和时间开展该项工作，因此业务流程制度在管理制度当中占有较重的分量。五是利用服务制度。档案馆建设的最终目的是服务于实际，制定服务制度，应从两个方面着手：一方面，明确查阅者的权力和义务，解除档案馆神秘不可侵犯的错误思想，公示档案馆职责，以发挥其应有的作用。另一方面，制定工作人员服务标准，以服务至上为根本，统一派发工作制服，提高人员素质，使高校档案管理专业化，以求更好的解决实际问题。
4.加强信息化建设，科技引领管理潮流
相对传统的档案管理方式而言，信息化档案管理具有传输速度快、存储空间大、可保留时间长、易管理、易查询等特点，因此，信息化成为完善现代高校档案管理的必要途径，以先进科技为辅助手段，精益化档案管理方式，实现档案管理网络化，具体应从以下几点入手。
（1）增强相关人员信息化建设紧迫感，促进形成信息化建设责任意识
随着高校档案种类和数量的不断增长，传统的手工记载方式已不能满足现代高校对档案分类、编排、检索、更新等各方面的要求，出现了管理过程繁琐、查找速度慢、准确性差等众多问题。因此实现高校档案管理信息化显现的尤为迫切，各级管理者应引起充分的重视。同时，应培养档案管理人员的责任意识，鼓励他们积极参与各项信息化建设研讨工作，听取各方面意见，制定相应的建设计划，以促进高校档案管理的进步，从而全方位推动校园建设和教育事业的发展。
（2）加大高校档案信息化管理的建设投入
依据学校资源状况，将高校档案信息化管理建设纳入学校基建项目，合理分配建设投入比率，制定精细化的建设计划。信息化管理的建设投入应包括“软件”建设投入和“硬件”建设投入两个方面。其中，“软件”建设投入是指相关管理人员的培训和技术交流。在此过程中，校方应定期或不定期的组织管理人员参加专业培训、同行技术交流会等，并要求相关人员做好会后总结工作，以确保管理者及时更新高校档案管理理念，改进管理机制，提高工作效率及成果。“硬件”建设投入是指校方以相关管理规定和资金预算状况为依据，所开展的物质建设工作，如机械设备采购、管理软件更新、工作室面积扩大等。只有“软件”、“硬件”两手抓，合理协调两方面投入配比，坚持两者并重原则，才能使得高校档案信息化管理建设投入利益最大化，实现完善高校档案管理工作的目标。
（3）开设高校档案网络平台
开设高校档案网络平台可以精简管理工作者工作量、提高工作效率、降低管理成本，真正实现精细化管理。高校档案网络平台的构建可以以校园网站为基础，划分为独立版块，将档案内容制作成电子文档并进行分类、编辑、排版、整理后予以公示。其中，平台内容可以关键词或关键字键入的形式进行搜索。在此过程中，还应注意两个“更新”：一是内容更新。因高校档案的可连续性，管理者应对档案内容做到及时更新，以确保各项校园工作的正常开展。二是防御软件更新。针对部分档案存在一定的保密性，可利用杀毒软件、电子身份认证、数据加密等安全技术，并做好防御软件更新工作，以确保档案信息的安全。
（作者单位：河北外国语职业学院）