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【摘要】档案数字化是档案管理工作的重要组成部分，档案管理机构在处理档案数字化工作时，经常采取的办法是业务外包，一方面提升了档案机构的工作效率，另一方面节约了档案管理的财务支出，但是，业务外包也存在安全、财物等方面的隐患。对此，本文将从外包前期准备、公司选择、安全防控、验收交接出发，对档案数字化业务外包给予一些建议。
【关键词】档案数字化；业务外包；研究
所谓档案数字化业务外包是指相关档案管理机构结合自身工作需求，将档案数字化业务委托给专业外包公司，外包公司利用计算机、多媒体、数字摄影存储等技术手段，对纸质、电子等档案资源进行扫描、加工、处理，档案管理机构对数字化成果直接利用的一种工作方式。我国于20世纪90年代开始正式推广档案数字化业务外包，经过几代人的努力，在外包公司业务能力、数字化技术、法律制度、信息化利用等方面积累了一定的成果。然而，在实际工作中，档案数字化业务外包工作也存在着潜在的风险，档案管理机构要高度重视，严格把控，推动档案数字化业务外包工作持续稳定发展。
一、做好档案数字化前期准备
档案管理机构确定档案数字化外包后，应积极部署，做好前期准备工作。首先，档案管理机构应成立档案数字化外包管理组织，明确组成人员及工作职责，做到任务清楚、责任明晰。其次，结合国家标准和本单位工作实际，系统整理本单位档案基本情况，包括档案数量、载体形式、档案类型、保存状况、保存期限、秘密等级等，综合考虑职能、成本、风险、利益等因素，对需要进行数字化管理的档案进行分类，根据分类情况来确定外包的业务范围。最后，走访调研、借鉴经验，制定一套切实可行、科学合理的业务外包工作方案，从转化流程、保密管理、风险防范预警等方面细化规章制度，为档案数字化业务外包工作提供方向指引、操作指南。
二、准确选择外包服务公司
（一）审核外包服务公司。档案数字化工作具有复杂性和专业性的特点，档案管理机构在选择外包公司时要综合考虑多方面因素。一方面，审查外包公司资质，外包公司是否具有工商管理部门核发的有效营业执照，档案数字化加工或数据处理类项目是否属于其业务范围，是否具有独立的法人资格，是否具有相关的专业技术人员、软硬件设备，评估公司的财务状况、信誉等级、成功案例等。另一方面，考察外包团队的业务能力及素质。从总体上讲，外包团队人员专业技能的高低决定了外包业务开展质量的好坏。所以，档案管理机构要选择高素质的外包人员及外包公司。这就需要档案机构在与外包公司签订外包合同的时候，就必须选择那些具有专业技能、较强责任心以及良好道德品质的外包人员，能够熟悉数字化工作流程，熟练操作数字化设备，不泄露档案信息资料秘密，确保工作保质保量地完成。
（二）签订合作协议。在选择出合适的外包公司后，需要制定合同和制度来明确外包业务范畴、责权以及外包公司的服务界限，内容要细致规范，合同中要详细记录外包模式、业务内容、完成时间、工作要求、服务报酬、产权归属、违约后果、后续服务等方面，使得外包公司明确自身的职责，并且保质保量地按时完成外包业务。除此之外，还需制定保密条款，双方签订保密合同，一旦出现档案信息泄露情况，按照保密条款，严肃追究相关责任人和责任单位。
三、全程监控档案数字化过程
（一）制定标准化业务流程。档案管理机构要结合外包工作事项制定相应规范和操作标准，使得外包公司有章可循，按照标准进行档案数字化转化工作。档案数字化转化工作程序复杂且繁琐，既包括转化前期的准备工作，如提卷、登记、检查档案、拆卷、组卷、编页码、拟标题、核标题、整理等，又包括转化中的扫描、图像处理、数据挂接、扫描数据质检、修改、二次质检、著录标引等，还包括转化后期的打印目录、 装订（装盒）、 还档、 登记、 归档、 备份、 抽检等。在具体项目实施过程中，要有效把握好每一个环节，使得业务流程的各环节之间有效衔接，避免发生错误。在提卷工作中，要注意形成数据表格，方便日后查证；在拟标题时，也要使拟定的条目表达清晰；在档案整理过程中，如发现一些损坏严重的档案影响扫描工作甚至无法进行扫描，需要先进行相应的处理，恢复档案内容以确保档案扫描工作可以高效地完成；在對档案进行扫描工作时，如果装订物的存在影响到被扫描档案的内容，这时需要拆除装订物以确保档案的完整性；在拆装过程中，要保证档案完好无损，并及时做好档案记录，以保证档案在装订后无错误情况；在装订过程中，要严格按照国家规定，确保合法合规。要确保每一项工作都有记录，每一天的工作都装订成档，方便日后查找问题出现的根源。
（二）加强数字化场所安全防控。档案数字化外包工作开展较为复杂，涉及到的人员较多，无形之中增加了不安全风险因素的可能性。由于历史沿革等客观原因，档案总有可能存在编号错误、文件损毁等现象，在档案数字化过程中，档案机构人员也要参与其中，如果发生问题及时处理，避免发生较大失误。档案机构完善制度防线，制定相应的监管制度，将各项规章制度张贴上墙，要求外包人员时刻遵守，加强监督检查，确保制度落实到位。加强档案加工人员安全教育，明确规定不得擅自翻印、复印档案机密文件或资料，不得在日常通信或普通电话中泄露档案机密。要加强对数字化现场加工转化的管理，安装视频摄像设备控制系统进行实时监控，做好防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护工作，每天检查门窗电的开关情况。在技术层面，为了禁止电子档案的肆意传播，可以针对USB接口进行密码设置，禁止外包人员私自携带手机、相机以及U盘等电子设备进入加工场所，非档案工作人员不得进入加工场所。配备专人负责办理交接手续，使得档案数字化交接离不开责任人，每天对工作进行整理统计，将扫描完毕的档案资料存放于专用橱柜内，分类归档，在数字化转化过程中形成的各种草稿、图像、废纸等一律按保密纸处理或销毁，不得携带出加工场所。
（三）引入第三方监理机构。俗话说“招标保证经济，监理保证效率”，档案管理机构与外包公司之间也需要这样的第三方团体，一个优秀的监理机构可以提供档案数字化全过程、全方面的服务。一般情况下，监理机构可以选择具备档案数字化业务指导能力的团体或者个人，可以是档案行政业务人员、档案学专业人员或者信息管理专业人员，也可以是一些档案培训组织、学会等。在档案数字化项目确立之后，监理机构为档案管理部门提供设计管理、招标投标、设备采购、实施推进、安全防控、验收评估等服务，代表档案管理机构对项目进度、质量、经费、安全、信息等进行管理和控制，第三方需要在监督和管理过程中及时发现问题、解决问题，统筹协调档案机构与外包公司之间的管理、组织、奖惩、验收等工作，确保数字化工作按照时间节点稳步推进、按期完成。
四、接收与维护档案数字化成果
外包公司档案数字化工作完成后，档案管理机构应及时对数字化成果进行系统评估验收，组织专业技术人员对数字化原始资料、成果、存储设备、移动备份介质进行检查。对照移交项目表，对实体档案数量、顺序、状况等进行清点、核对，重点检查档案有无损毁、丢失、涂改等情况，确保完好无损。对数字化图像数据进行检查，主要包括图像是否清晰完整、是否偏斜、方向是否正确、顺序是否连贯。对数据备份进行验收，检查硬盘、光盘等存储备份设备是否能阅览、内容是否正确、有无遗漏、标号种类等信息是否完备。凡验收不合格的，由外包公司进行补充修正，验收合格后方可办理交接手续。同时，增进档案机构与外包公司之间的联系，定期组织开展双方面的培训，学习档案数字化的整理方法、操作流程、前沿技术等，不断提升外包人员的业务技能，增进档案机构工作人员的档案管理水平，实现档案数字化业务工作长效化。
综上所述，档案数字化业务外包工作是复杂性、系统性的大工程，业务外包为档案管理机构提供了便利，促进了档案信息化的发展，但是，业务外包也存在一定的风险。档案管理机构要防控外包过程中的风险点，选择专业的外包公司，加强事前、事中以及事后的监督和控制，只有这样，才能真正提升档案数字化效率，提高档案管理水平，推动档案数字化事业繁荣发展。
【参考文献】
[1] 冯惠玲，张辑哲.档案学概论 [M] .北京：中国人民大学出版社，2015：126一127.
[2]李云平，张红霞.档案信息化外包带来的外部接入风险及防范[J].开封大学学报， 2010（2）.
[3]王凤敏.纸质档案数字化工作的实践与思考[J].黑龙江档案，2012（1）.
【关键词】档案数字化；业务外包；研究
所谓档案数字化业务外包是指相关档案管理机构结合自身工作需求，将档案数字化业务委托给专业外包公司，外包公司利用计算机、多媒体、数字摄影存储等技术手段，对纸质、电子等档案资源进行扫描、加工、处理，档案管理机构对数字化成果直接利用的一种工作方式。我国于20世纪90年代开始正式推广档案数字化业务外包，经过几代人的努力，在外包公司业务能力、数字化技术、法律制度、信息化利用等方面积累了一定的成果。然而，在实际工作中，档案数字化业务外包工作也存在着潜在的风险，档案管理机构要高度重视，严格把控，推动档案数字化业务外包工作持续稳定发展。
一、做好档案数字化前期准备
档案管理机构确定档案数字化外包后，应积极部署，做好前期准备工作。首先，档案管理机构应成立档案数字化外包管理组织，明确组成人员及工作职责，做到任务清楚、责任明晰。其次，结合国家标准和本单位工作实际，系统整理本单位档案基本情况，包括档案数量、载体形式、档案类型、保存状况、保存期限、秘密等级等，综合考虑职能、成本、风险、利益等因素，对需要进行数字化管理的档案进行分类，根据分类情况来确定外包的业务范围。最后，走访调研、借鉴经验，制定一套切实可行、科学合理的业务外包工作方案，从转化流程、保密管理、风险防范预警等方面细化规章制度，为档案数字化业务外包工作提供方向指引、操作指南。
二、准确选择外包服务公司
（一）审核外包服务公司。档案数字化工作具有复杂性和专业性的特点，档案管理机构在选择外包公司时要综合考虑多方面因素。一方面，审查外包公司资质，外包公司是否具有工商管理部门核发的有效营业执照，档案数字化加工或数据处理类项目是否属于其业务范围，是否具有独立的法人资格，是否具有相关的专业技术人员、软硬件设备，评估公司的财务状况、信誉等级、成功案例等。另一方面，考察外包团队的业务能力及素质。从总体上讲，外包团队人员专业技能的高低决定了外包业务开展质量的好坏。所以，档案管理机构要选择高素质的外包人员及外包公司。这就需要档案机构在与外包公司签订外包合同的时候，就必须选择那些具有专业技能、较强责任心以及良好道德品质的外包人员，能够熟悉数字化工作流程，熟练操作数字化设备，不泄露档案信息资料秘密，确保工作保质保量地完成。
（二）签订合作协议。在选择出合适的外包公司后，需要制定合同和制度来明确外包业务范畴、责权以及外包公司的服务界限，内容要细致规范，合同中要详细记录外包模式、业务内容、完成时间、工作要求、服务报酬、产权归属、违约后果、后续服务等方面，使得外包公司明确自身的职责，并且保质保量地按时完成外包业务。除此之外，还需制定保密条款，双方签订保密合同，一旦出现档案信息泄露情况，按照保密条款，严肃追究相关责任人和责任单位。
三、全程监控档案数字化过程
（一）制定标准化业务流程。档案管理机构要结合外包工作事项制定相应规范和操作标准，使得外包公司有章可循，按照标准进行档案数字化转化工作。档案数字化转化工作程序复杂且繁琐，既包括转化前期的准备工作，如提卷、登记、检查档案、拆卷、组卷、编页码、拟标题、核标题、整理等，又包括转化中的扫描、图像处理、数据挂接、扫描数据质检、修改、二次质检、著录标引等，还包括转化后期的打印目录、 装订（装盒）、 还档、 登记、 归档、 备份、 抽检等。在具体项目实施过程中，要有效把握好每一个环节，使得业务流程的各环节之间有效衔接，避免发生错误。在提卷工作中，要注意形成数据表格，方便日后查证；在拟标题时，也要使拟定的条目表达清晰；在档案整理过程中，如发现一些损坏严重的档案影响扫描工作甚至无法进行扫描，需要先进行相应的处理，恢复档案内容以确保档案扫描工作可以高效地完成；在對档案进行扫描工作时，如果装订物的存在影响到被扫描档案的内容，这时需要拆除装订物以确保档案的完整性；在拆装过程中，要保证档案完好无损，并及时做好档案记录，以保证档案在装订后无错误情况；在装订过程中，要严格按照国家规定，确保合法合规。要确保每一项工作都有记录，每一天的工作都装订成档，方便日后查找问题出现的根源。
（二）加强数字化场所安全防控。档案数字化外包工作开展较为复杂，涉及到的人员较多，无形之中增加了不安全风险因素的可能性。由于历史沿革等客观原因，档案总有可能存在编号错误、文件损毁等现象，在档案数字化过程中，档案机构人员也要参与其中，如果发生问题及时处理，避免发生较大失误。档案机构完善制度防线，制定相应的监管制度，将各项规章制度张贴上墙，要求外包人员时刻遵守，加强监督检查，确保制度落实到位。加强档案加工人员安全教育，明确规定不得擅自翻印、复印档案机密文件或资料，不得在日常通信或普通电话中泄露档案机密。要加强对数字化现场加工转化的管理，安装视频摄像设备控制系统进行实时监控，做好防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护工作，每天检查门窗电的开关情况。在技术层面，为了禁止电子档案的肆意传播，可以针对USB接口进行密码设置，禁止外包人员私自携带手机、相机以及U盘等电子设备进入加工场所，非档案工作人员不得进入加工场所。配备专人负责办理交接手续，使得档案数字化交接离不开责任人，每天对工作进行整理统计，将扫描完毕的档案资料存放于专用橱柜内，分类归档，在数字化转化过程中形成的各种草稿、图像、废纸等一律按保密纸处理或销毁，不得携带出加工场所。
（三）引入第三方监理机构。俗话说“招标保证经济，监理保证效率”，档案管理机构与外包公司之间也需要这样的第三方团体，一个优秀的监理机构可以提供档案数字化全过程、全方面的服务。一般情况下，监理机构可以选择具备档案数字化业务指导能力的团体或者个人，可以是档案行政业务人员、档案学专业人员或者信息管理专业人员，也可以是一些档案培训组织、学会等。在档案数字化项目确立之后，监理机构为档案管理部门提供设计管理、招标投标、设备采购、实施推进、安全防控、验收评估等服务，代表档案管理机构对项目进度、质量、经费、安全、信息等进行管理和控制，第三方需要在监督和管理过程中及时发现问题、解决问题，统筹协调档案机构与外包公司之间的管理、组织、奖惩、验收等工作，确保数字化工作按照时间节点稳步推进、按期完成。
四、接收与维护档案数字化成果
外包公司档案数字化工作完成后，档案管理机构应及时对数字化成果进行系统评估验收，组织专业技术人员对数字化原始资料、成果、存储设备、移动备份介质进行检查。对照移交项目表，对实体档案数量、顺序、状况等进行清点、核对，重点检查档案有无损毁、丢失、涂改等情况，确保完好无损。对数字化图像数据进行检查，主要包括图像是否清晰完整、是否偏斜、方向是否正确、顺序是否连贯。对数据备份进行验收，检查硬盘、光盘等存储备份设备是否能阅览、内容是否正确、有无遗漏、标号种类等信息是否完备。凡验收不合格的，由外包公司进行补充修正，验收合格后方可办理交接手续。同时，增进档案机构与外包公司之间的联系，定期组织开展双方面的培训，学习档案数字化的整理方法、操作流程、前沿技术等，不断提升外包人员的业务技能，增进档案机构工作人员的档案管理水平，实现档案数字化业务工作长效化。
综上所述，档案数字化业务外包工作是复杂性、系统性的大工程，业务外包为档案管理机构提供了便利，促进了档案信息化的发展，但是，业务外包也存在一定的风险。档案管理机构要防控外包过程中的风险点，选择专业的外包公司，加强事前、事中以及事后的监督和控制，只有这样，才能真正提升档案数字化效率，提高档案管理水平，推动档案数字化事业繁荣发展。
【参考文献】
[1] 冯惠玲，张辑哲.档案学概论 [M] .北京：中国人民大学出版社，2015：126一127.
[2]李云平，张红霞.档案信息化外包带来的外部接入风险及防范[J].开封大学学报， 2010（2）.
[3]王凤敏.纸质档案数字化工作的实践与思考[J].黑龙江档案，2012（1）.