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中图分类号：F270.7 文献标识码：A文章编号：1008-925X(2012)02-0051-01
摘要：公文是一种文书形式，是一种具有法定效力和规范体式的公务文书，每个单位都有公文，它是各单位实施管理的重要工具，能否对其进行规范化、制度化、科学化的管理，不仅体现着各单位的管理水平，而且直接影响到各单位管理职能的实现，同时还关系到单位良好对外形象的树立，因此，做好企业公文管理的规范化尤其重要，本文简要从公文管理的必要性、易发生的问题及原因，谈谈规范企业公文管理的方法。
关键词：公文管理；规范；方法
1 企业公文管理的必要性
企业公文和公文的概念差不多，它是企业在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，它同样是企业意志和规范管理的集中体现，关乎着企业形象，强化公文规范管理，势在必行，是绝对有必要的。
2 公文管理易发生的问题及原因
伴随着公文的管理，在管理过程中容易发生的问题也存在，如公文格式不规范，这表现在发文字号不规范（体现在发文机关代字不规范和公文编号不科学两个方面），公文标题不规范，标号使用不规范，数字使用不规范，主题词标识不规范，主送、抄送范围不规范等等一些格式上的不规范。在公文用语上也不规范，如语句模棱两可,易让人产生歧义，严重影响文件的庄严性。在结构上也不规范，如结构层次不清晰，思路不明，条理不清，观点不鲜，逻辑不强等，同时还会出现文种使用不规范的问题，表现在将“请示”一词误用成“请示报告”，这是两个不同的文种，不能放在一起使用，另外就是该用“通知”而误用“决定”。个别企业问题突出，与标准格式相差较大。
出现以上这些问题的原因在于，一是对公文格式掌握得不清楚，部分内容一知半解，导致公文格式不规范。二是公文规范管理意识不高，不能按照公文规范标准行事。三是未能执行公文归口综合部统一管理的规定。
3 规范企业公文管理的方法
前面讲到了企业公文管理的必要性及其产生的问题和原因，有问题，又找到了问题的原因，就要想办法解决，在强化公文规范管理的方法上，应该做到以下几点：
3.1 深化与企业实际的结合，加强公文运行制度化。要做到这点，企业必须不断加强制度化建设，与企业发展同步，才能使公文运行管理始终保持有章可循、平稳有序。
3.2 深化与办公自动化系统的结合，做到公文运行规范化。要做到这点，企业必须不断将公文运行管理工作与办公自动化系统相结合，只有这样，才能提高公文运行管理的科学性、促进规范化。
3.3 强化归口管理。企业公文必须归口到一个管理部门集中管理，具体从事文件管理的机要人员，必须强化责任意识和保密意识，认真负责地管好每一份文件，扎实细致地做好每一个环节，避免出现任何差错和疏漏。
3.4 严格落实制度。要做好公文保密工作，不要把重要的公文随手乱放，要及时上锁。同时要完善登记签字手续，另外还要规范文件的复制汇编和清退销毁。
3.5 抓好素质培训。文件管理工作是一份需要细致和谨慎的工作，又是一份繁琐的工作，很容易让人产生麻痹、懈怠心理，稍有不慎就会出错，一点小错可能就会酿成大祸，因此工作人员的素质对公文管理质量起到决定性的作用，企业应该抓好素质培训，经常组织公文管理的培训或开展研讨活动，提升公文管理和办理人员的综合素质，做到对文件运行的程序、范围、内容、方法等各个方面、各个环节都烂熟于心，了如指掌。同时公文管理人员还要积极主动地拓宽知识面，增加阅历，努力成为公文管理和办理工作的行家里手。
3.6 建立考核机制。要定期对公文规范情况进行综合分析，并根据实际情况给予通报、奖励和惩罚，奖优惩劣，这样可以有效激励企业和员工抓好公文规范管理，调动他们的积极性。
4 结束语
公文是具有法定效力和规范体式的公务文书，基于它的这个特性，在公文管理上，企业要下的功夫很大，能否成功规范化、制度化、科学化的管理公文，决定了一个企业、一个单位的实力，决定了企业是否能在众多企业中脱颖而出，树立良好的企业形象，可见公文管理对企业来说多么重要，尤其是规范化地对公文进行管理，这对企业来说是一个挑战，同时也是一个机遇，如果企业能够很好地规范化管理公文，它的各方面的指标都会有所提升，这对企业来说就是一个机遇，但是规范化、科学化、制度化地管理公文，这项工作不是一蹴而就的，它是细水长流，任重而道远的，伴随着公文规范化的管理，它会随之产生一些问题，这些产生的问题需要企业去找出原因并对症下药，而在这个对症下药的过程中，检验的是企业的综合实力，检验的是企业中员工的凝聚力和职业素质，上面讲到的企業规范公文管理的方法，作为一个企业，在具体实施公文规范化管理上都可以用来借鉴，总之，公文管理工作要有大局之眼，细致之心，责任之感，严格执行公文管理程序，不断探索公文管理工作的新途径、新方法，切实提高公文质量，只有这样，才能为公文规范化管理打下坚实的基础，才能充分发挥公文应有的效用，才能使公文管理为企业发展提供优质高效的服务，这些需要企业和员工的共同努力。
参考文献
[1] 王丽.公文管理的[两个结合]和[三个关系][J].中国石油企业，2010（10）
[2] 王伟丽.规范企业公文管理之我见[J].大陆桥视野，2010（21）
摘要：公文是一种文书形式，是一种具有法定效力和规范体式的公务文书，每个单位都有公文，它是各单位实施管理的重要工具，能否对其进行规范化、制度化、科学化的管理，不仅体现着各单位的管理水平，而且直接影响到各单位管理职能的实现，同时还关系到单位良好对外形象的树立，因此，做好企业公文管理的规范化尤其重要，本文简要从公文管理的必要性、易发生的问题及原因，谈谈规范企业公文管理的方法。
关键词：公文管理；规范；方法
1 企业公文管理的必要性
企业公文和公文的概念差不多，它是企业在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，它同样是企业意志和规范管理的集中体现，关乎着企业形象，强化公文规范管理，势在必行，是绝对有必要的。
2 公文管理易发生的问题及原因
伴随着公文的管理，在管理过程中容易发生的问题也存在，如公文格式不规范，这表现在发文字号不规范（体现在发文机关代字不规范和公文编号不科学两个方面），公文标题不规范，标号使用不规范，数字使用不规范，主题词标识不规范，主送、抄送范围不规范等等一些格式上的不规范。在公文用语上也不规范，如语句模棱两可,易让人产生歧义，严重影响文件的庄严性。在结构上也不规范，如结构层次不清晰，思路不明，条理不清，观点不鲜，逻辑不强等，同时还会出现文种使用不规范的问题，表现在将“请示”一词误用成“请示报告”，这是两个不同的文种，不能放在一起使用，另外就是该用“通知”而误用“决定”。个别企业问题突出，与标准格式相差较大。
出现以上这些问题的原因在于，一是对公文格式掌握得不清楚，部分内容一知半解，导致公文格式不规范。二是公文规范管理意识不高，不能按照公文规范标准行事。三是未能执行公文归口综合部统一管理的规定。
3 规范企业公文管理的方法
前面讲到了企业公文管理的必要性及其产生的问题和原因，有问题，又找到了问题的原因，就要想办法解决，在强化公文规范管理的方法上，应该做到以下几点：
3.1 深化与企业实际的结合，加强公文运行制度化。要做到这点，企业必须不断加强制度化建设，与企业发展同步，才能使公文运行管理始终保持有章可循、平稳有序。
3.2 深化与办公自动化系统的结合，做到公文运行规范化。要做到这点，企业必须不断将公文运行管理工作与办公自动化系统相结合，只有这样，才能提高公文运行管理的科学性、促进规范化。
3.3 强化归口管理。企业公文必须归口到一个管理部门集中管理，具体从事文件管理的机要人员，必须强化责任意识和保密意识，认真负责地管好每一份文件，扎实细致地做好每一个环节，避免出现任何差错和疏漏。
3.4 严格落实制度。要做好公文保密工作，不要把重要的公文随手乱放，要及时上锁。同时要完善登记签字手续，另外还要规范文件的复制汇编和清退销毁。
3.5 抓好素质培训。文件管理工作是一份需要细致和谨慎的工作，又是一份繁琐的工作，很容易让人产生麻痹、懈怠心理，稍有不慎就会出错，一点小错可能就会酿成大祸，因此工作人员的素质对公文管理质量起到决定性的作用，企业应该抓好素质培训，经常组织公文管理的培训或开展研讨活动，提升公文管理和办理人员的综合素质，做到对文件运行的程序、范围、内容、方法等各个方面、各个环节都烂熟于心，了如指掌。同时公文管理人员还要积极主动地拓宽知识面，增加阅历，努力成为公文管理和办理工作的行家里手。
3.6 建立考核机制。要定期对公文规范情况进行综合分析，并根据实际情况给予通报、奖励和惩罚，奖优惩劣，这样可以有效激励企业和员工抓好公文规范管理，调动他们的积极性。
4 结束语
公文是具有法定效力和规范体式的公务文书，基于它的这个特性，在公文管理上，企业要下的功夫很大，能否成功规范化、制度化、科学化的管理公文，决定了一个企业、一个单位的实力，决定了企业是否能在众多企业中脱颖而出，树立良好的企业形象，可见公文管理对企业来说多么重要，尤其是规范化地对公文进行管理，这对企业来说是一个挑战，同时也是一个机遇，如果企业能够很好地规范化管理公文，它的各方面的指标都会有所提升，这对企业来说就是一个机遇，但是规范化、科学化、制度化地管理公文，这项工作不是一蹴而就的，它是细水长流，任重而道远的，伴随着公文规范化的管理，它会随之产生一些问题，这些产生的问题需要企业去找出原因并对症下药，而在这个对症下药的过程中，检验的是企业的综合实力，检验的是企业中员工的凝聚力和职业素质，上面讲到的企業规范公文管理的方法，作为一个企业，在具体实施公文规范化管理上都可以用来借鉴，总之，公文管理工作要有大局之眼，细致之心，责任之感，严格执行公文管理程序，不断探索公文管理工作的新途径、新方法，切实提高公文质量，只有这样，才能为公文规范化管理打下坚实的基础，才能充分发挥公文应有的效用，才能使公文管理为企业发展提供优质高效的服务，这些需要企业和员工的共同努力。
参考文献
[1] 王丽.公文管理的[两个结合]和[三个关系][J].中国石油企业，2010（10）
[2] 王伟丽.规范企业公文管理之我见[J].大陆桥视野，2010（21）