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摘要 本文论述了建立和完善医用检测设备档案管理，对于保障检测质量起到重要作用。阐述了如何建立医用设备档案和如何进行医用设备档案的动态管理，最后强调医用设备档案需要全员参与。
关键词 检测设备 档案 动态管理
中图分类号:R197.39文献标识码：A
一、引言
随着现代科技的发展，医用检测设备的功能越来越强大，自动化程度越来越高，人们更加依赖检测设备。因而，对维护设备完好的技术难度越来越大，越来越重要。
医用检测设备档案的建立和管理就是为了保证医用检测设备完好，保障检测工作正常开展。
本文主要根据实际医用检测设备档案工作情况，论述医用检测设备档案的建立和管理，有利于提高医用检测设备档案的管理水平。
1. 建立检测设备档案的重要性
医用检测设备的完整性，直接关系到检测数据的可靠性，因而，直接关系到人民生命安全。医用检测设备档案的建立和管理是科学保障医用检测设备完整性的重要手段。
通过医用检测设备档案管理，使单位领导及时了解设备的使用率和完好率，从而规划新设备的引进工作。因此，建立和完善检测设备档案，加强档案管理工作是检测工作中重要的环节。
医用检测设备的购买规划，技术指标的制定，购买设备质量验收，操作和复核程序，操作记录，每次使用前后的校验，设备的定期检验，设备的报废和更新程序等全过程的规范化管理，是保证检测数据可靠，检测数据具有法律依据的前提。不仅保证了人民生命安全，同时，也保障了医用检测设备的使用人员和使用单位的根本利益。
检测设备的引进从提出申请、考察论证、招标谈判、签订合同、安装验收、验收后付款、使用维修保养到淘汰报废是一个动态管理过程，在这个过程中还有设备的周期检定/校准。这些环节是不可缺少的，而每个环节的相应资料都应存入档案，其目的是保证检测设备采购的合理，提高完好率和使用率，使检测工作顺利进行，为社会提供有价值的检测数据。
检测设备属于检测机构的固定资产，对检测设备实施定期检查和登记入档，严格账物清查、核对，对保证固定资产的完整可起到有效的促进作用；建立档案，可防止技术资料的流失，方便技术人员和维修人员查阅资料来使用和维修设备；同时，档案中的合同、资质材料是合法引进与使用设备的重要依据。尽可能完整的档案资料可防止对同功能的检测设备的重复引进，又能充分利用设备，有利于宏观调控；根据档案中对检测设备的检修记录及周期检定/校准资料，可以知道该设备的工作状态，从而为设备以后的淘汰报废提供依据，减少不必要的浪费。
三、新置检测设备档案的建立
（一）建立档案的基本要求。
建立检测设备档案的基本要求：真实、完整、动态。检测设备从最初购置到淘汰报废过程中的原始资料存档备查；在设备的使用过程中保持档案的完整性；设备使用记录、设备在使用中的周期检定、维修等动态资料存入档案备查。
（二）设备的建档资料。
对于新添置的检测设备，需要填写相关的登记表，内容包括：设备名称、型号、出厂编号、产地、生产厂家、价格、购置日期、使用部门、设备的技术指标、使用说明书、检定日期和有效期、合格证、设备的保管或使用人等。设备档案的管理人员要在设备的现场对所填表进行核实。
检测设备存在技术上的要求，除了根据装箱清单点清设备的全部配置外，还需要设备的技术人员现场调试。复杂的设备需要厂家的工程师安装和调试，并对使用部门的技术人员进行技术培训。与该设备相关的开箱资料包括说明书、技术图纸、安装验收培训等资料都应在档案中存放其原件或复印件。对部分厂商提供的电子版说明书、技术资料，将其存入电脑或保存光盘，以方便使用，这将是以后档案管理电子化发展的趋势。对设备操作人员需要资质的情况，还需要人员取证和换证工作。
新置设备的来源有各种渠道，有部门自购，有财务部门联合审计、监察、管理及使用部门的招标采购，也有通过项目政府采购来的，还有赠送的等等。档案中就需放入关于采购方面的资料，这些资料有：招标采购情况说明、标书、合同书、供应商的资质证明、政府采购文件、财务预算表等等。如果是进口设备，还需引入进口设备的一系列资料，如：需进口该设备的申请、外贸合同、免税证明、商检报告等等。
四、检测设备档案管理
为了保证设备资料的完整性和设备档案的法律依据，需建立档案的借用规章制定，所有人员借阅档案，需要有借阅手续和记录。设备档案内容的变更需要按规范程序进行，并且必须有记录。
设备报废后，设备档案仍需按相关法律和规章制定有一定保存期，到达保存期后，销毁设备档案也需要按有关程序进行，并且需要记录。
设备的使用记录应定期存档，设备的维修、定期检查和保养、设备的故障记录需存档、设备部件的更新和升级需记录。对于需要强制周期检定的设备，每年年初应制定一个详细的检定计划，保证设备按时检定，并将有关检定报告和技术资料存档。这些动态资料的收集和整理是档案管理工作中重要环节。
需强制检定的检测设备存在着周期检定的情况，每次检定的证书都应存入档案备查，检测设备在使用中需要定期检查和保养，并对出现的故障及时修理，这些检修资料也应存入档案备查。
五、加强档案管理的宣传
检测设备档案管理中存在的误区：(1) 很多人对档案管理工作认识不足 ，最明显的表现就是在收集资料时，不肯交出资料说明书，认为档案管理人员拿去了资料就应该把设备也拿去保管。(2) 设备的初始档案建立后，管理人员对设备在运行中的各种资料不再收集，认为档案就是存放开箱验收的资料。(3) 检测设备的管理工作与档案的管理工作脱节，使得设备的动态管理资料没有存入档案，或有设备已调出本单位很长时间了档案还保存着的情况。
检测设备的档案建立和管理，不仅要档案管理人员的专业性，还要求采购、财务、审计、监察、设备所在科室负责人和使用人员的配合，一份良好的档案是所有人员共同努力的结果。因此，需要深入宣传档案法，强化各级管理人员依法治档的意识，制定完善的设备档案管理制度。
设备档案直接关系到每个职工的切身利益，定期召开档案工作会议，向各级管理人员及设备的使用人员宣传档案管理的重要性，现场解决工作人员的疑问，对于档案管理工作的顺利开展必将起到极大促进作用。
六、结论
（1）建立医用检测设备档案是保障正常开展检测工作的前提条件，可以保障检测质量和检测结果的可靠性。
（2）医用检测设备档案管理是一个动态过程，需要全体员工的参与。
（作者单位：湖北省疾病预防控制中心）
注释：
①李晶.做好医疗设备档案的管理工作.医疗装备，2008，（12）：33
②③潘新庆，霍建秋.论医疗设备档案管理.实用医药杂志 ，2008，（12）：1150
④张华，李暄.医疗设备档案管理的探讨.西部医学，2006，18（2）：256
关键词 检测设备 档案 动态管理
中图分类号:R197.39文献标识码：A
一、引言
随着现代科技的发展，医用检测设备的功能越来越强大，自动化程度越来越高，人们更加依赖检测设备。因而，对维护设备完好的技术难度越来越大，越来越重要。
医用检测设备档案的建立和管理就是为了保证医用检测设备完好，保障检测工作正常开展。
本文主要根据实际医用检测设备档案工作情况，论述医用检测设备档案的建立和管理，有利于提高医用检测设备档案的管理水平。
1. 建立检测设备档案的重要性
医用检测设备的完整性，直接关系到检测数据的可靠性，因而，直接关系到人民生命安全。医用检测设备档案的建立和管理是科学保障医用检测设备完整性的重要手段。
通过医用检测设备档案管理，使单位领导及时了解设备的使用率和完好率，从而规划新设备的引进工作。因此，建立和完善检测设备档案，加强档案管理工作是检测工作中重要的环节。
医用检测设备的购买规划，技术指标的制定，购买设备质量验收，操作和复核程序，操作记录，每次使用前后的校验，设备的定期检验，设备的报废和更新程序等全过程的规范化管理，是保证检测数据可靠，检测数据具有法律依据的前提。不仅保证了人民生命安全，同时，也保障了医用检测设备的使用人员和使用单位的根本利益。
检测设备的引进从提出申请、考察论证、招标谈判、签订合同、安装验收、验收后付款、使用维修保养到淘汰报废是一个动态管理过程，在这个过程中还有设备的周期检定/校准。这些环节是不可缺少的，而每个环节的相应资料都应存入档案，其目的是保证检测设备采购的合理，提高完好率和使用率，使检测工作顺利进行，为社会提供有价值的检测数据。
检测设备属于检测机构的固定资产，对检测设备实施定期检查和登记入档，严格账物清查、核对，对保证固定资产的完整可起到有效的促进作用；建立档案，可防止技术资料的流失，方便技术人员和维修人员查阅资料来使用和维修设备；同时，档案中的合同、资质材料是合法引进与使用设备的重要依据。尽可能完整的档案资料可防止对同功能的检测设备的重复引进，又能充分利用设备，有利于宏观调控；根据档案中对检测设备的检修记录及周期检定/校准资料，可以知道该设备的工作状态，从而为设备以后的淘汰报废提供依据，减少不必要的浪费。
三、新置检测设备档案的建立
（一）建立档案的基本要求。
建立检测设备档案的基本要求：真实、完整、动态。检测设备从最初购置到淘汰报废过程中的原始资料存档备查；在设备的使用过程中保持档案的完整性；设备使用记录、设备在使用中的周期检定、维修等动态资料存入档案备查。
（二）设备的建档资料。
对于新添置的检测设备，需要填写相关的登记表，内容包括：设备名称、型号、出厂编号、产地、生产厂家、价格、购置日期、使用部门、设备的技术指标、使用说明书、检定日期和有效期、合格证、设备的保管或使用人等。设备档案的管理人员要在设备的现场对所填表进行核实。
检测设备存在技术上的要求，除了根据装箱清单点清设备的全部配置外，还需要设备的技术人员现场调试。复杂的设备需要厂家的工程师安装和调试，并对使用部门的技术人员进行技术培训。与该设备相关的开箱资料包括说明书、技术图纸、安装验收培训等资料都应在档案中存放其原件或复印件。对部分厂商提供的电子版说明书、技术资料，将其存入电脑或保存光盘，以方便使用，这将是以后档案管理电子化发展的趋势。对设备操作人员需要资质的情况，还需要人员取证和换证工作。
新置设备的来源有各种渠道，有部门自购，有财务部门联合审计、监察、管理及使用部门的招标采购，也有通过项目政府采购来的，还有赠送的等等。档案中就需放入关于采购方面的资料，这些资料有：招标采购情况说明、标书、合同书、供应商的资质证明、政府采购文件、财务预算表等等。如果是进口设备，还需引入进口设备的一系列资料，如：需进口该设备的申请、外贸合同、免税证明、商检报告等等。
四、检测设备档案管理
为了保证设备资料的完整性和设备档案的法律依据，需建立档案的借用规章制定，所有人员借阅档案，需要有借阅手续和记录。设备档案内容的变更需要按规范程序进行，并且必须有记录。
设备报废后，设备档案仍需按相关法律和规章制定有一定保存期，到达保存期后，销毁设备档案也需要按有关程序进行，并且需要记录。
设备的使用记录应定期存档，设备的维修、定期检查和保养、设备的故障记录需存档、设备部件的更新和升级需记录。对于需要强制周期检定的设备，每年年初应制定一个详细的检定计划，保证设备按时检定，并将有关检定报告和技术资料存档。这些动态资料的收集和整理是档案管理工作中重要环节。
需强制检定的检测设备存在着周期检定的情况，每次检定的证书都应存入档案备查，检测设备在使用中需要定期检查和保养，并对出现的故障及时修理，这些检修资料也应存入档案备查。
五、加强档案管理的宣传
检测设备档案管理中存在的误区：(1) 很多人对档案管理工作认识不足 ，最明显的表现就是在收集资料时，不肯交出资料说明书，认为档案管理人员拿去了资料就应该把设备也拿去保管。(2) 设备的初始档案建立后，管理人员对设备在运行中的各种资料不再收集，认为档案就是存放开箱验收的资料。(3) 检测设备的管理工作与档案的管理工作脱节，使得设备的动态管理资料没有存入档案，或有设备已调出本单位很长时间了档案还保存着的情况。
检测设备的档案建立和管理，不仅要档案管理人员的专业性，还要求采购、财务、审计、监察、设备所在科室负责人和使用人员的配合，一份良好的档案是所有人员共同努力的结果。因此，需要深入宣传档案法，强化各级管理人员依法治档的意识，制定完善的设备档案管理制度。
设备档案直接关系到每个职工的切身利益，定期召开档案工作会议，向各级管理人员及设备的使用人员宣传档案管理的重要性，现场解决工作人员的疑问，对于档案管理工作的顺利开展必将起到极大促进作用。
六、结论
（1）建立医用检测设备档案是保障正常开展检测工作的前提条件，可以保障检测质量和检测结果的可靠性。
（2）医用检测设备档案管理是一个动态过程，需要全体员工的参与。
（作者单位：湖北省疾病预防控制中心）
注释：
①李晶.做好医疗设备档案的管理工作.医疗装备，2008，（12）：33
②③潘新庆，霍建秋.论医疗设备档案管理.实用医药杂志 ，2008，（12）：1150
④张华，李暄.医疗设备档案管理的探讨.西部医学，2006，18（2）：256