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摘 要：本文从对大数据思维及档案管理信息化相关概念的内涵分析入手，在对国内外研究情况进行概述的基础上，对档案管理信息化进行理论思考，基于新发展的“共享”理念，思考档案管理信息化的理论支撑，从网络时代新兴的关于商业模式和经济模式的“长尾理论”视角对档案管理信息化进行理论探索。在分析目前档案管理工作中的发展现状和存在问题角度，提出了加强档案工作人员的思想政治教育，强化档案事业认知;加强档案工作人员的业务素质教育，形成信息化管控流程;加強档案数字化及信息化建设，建立大数据档案平台;强化档案管理工作制度建设这四方面对策建议，以期为档案管理信息化建设提供经验借鉴。
关键词：大数据思维;档案管理信息化;对策;建议
随着科学技术的发展，我国已经逐渐进入了大数据时代，对于海量信息的优化与整理成为先进科技最明显的时代标签。大数据随即成为创新思维的外在表现形式，可称其为大数据思维。档案管理信息化意味着档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、和提供利用活动实现信息化管理。国家档案局第13号令，于2019年1月1日起施行《机关档案管理规定》中指出要促进档案资源体系的内涵建设，适应知识经济时代和电子信息技术、电子政务、电子商务时代的发展，对电子档案及电子数据方面作出了更加详细与更加明确的规定。并提出档案利用与开发要积极采用数据分析、文本挖掘的方法，以此来使档案管理工作适应大数据时代的发展。
一、档案管理的现状和存在问题
1.思想认识上不够重视。目前，部分档案工作者缺乏对本职工作的职业认知及认同感，工作热情、服务意识、奉献精神缺失，缺乏对档案管理工作重要性的认识，对档案管理信息化建设的专业知识储备不够，对于工作创新存在抵触意识，难以胜任大数据时代档案管理工作的要求。
2.业务素质较低。档案管理工作的信息化要求档案管理者具备相应的专业知识及业务素质能力，要掌握相应的档案管理知识、档案法、信息技术、网络知识，要熟知信息化档案管理的工作流程。要坚持职业操守，严格遵守《档案法》，遵守工作纪律及相关管理制度。然而部分档案管理人员在档案材料的数字化处理、分类、保持、传输、使用过程中缺乏网络安全意识，阻碍档案信息化建设的发展。
3.工作制度有待进一步完善。部分单位没有能够跟上国家关于档案法律的制度修订，没有做到贯彻落实，缺乏档案管理意识和信息化建设意识，难以形成对工作人员积极性与主动性的激励机制，使得档案管理对单位发展的促进作用没有得到有效的发挥。
4.档案信息化建设步伐缓慢。档案信息化建设需要技术支撑，相关平台建设要进行人力、物力及财力的支撑。部分单位档案信息化建设意识滞后，没有及时按照信息化建设要求配备设施及加大技术投入，档案信息化建设进度缓慢。
二、“长尾理论”视野下档案管理信息化的理论思考
大数据时代，档案信息资源开发利用成为档案工作中活跃且丰富的组成部分。充分利用大数据技术，从理论支撑角度探索档案管理信息化，以实现对档案管理多样化需求。
1.长尾理论的内涵浅析。长尾理论是基于网络时代而兴起的新理论，其主要应用于商业和经济领域，同时也与传统的商业模式有所不同，如在电子商务领域就较多的应用长尾理论。长尾理论中有两个关键因素，即效率和成本，如用二八定律进行区分的话，传统观念更注重20%的头部品种、产品或者用户能创造80%的销量，长尾理论则认为非头部的用户或者产品也有一定的价值。在互联网环境中，任何非主流和分散的需求汇集起来总与主流的需求对抗。这一定程度上也是由网络技术的飞速发展推动的，当前服务的成本逐渐下降，个性化的需求开始不断增多，这也要求了我们必须重视起分散的个性化需求，提供定制化的服务。
2.长尾理论对档案管理信息化的影响。就档案管理信息化而言，档案服务机构存在放弃80%非主流用户全体份额的现象，究其原因一方面是用户对档案机构不够了解，另一方面则是档案机构缺乏对潜在用户的引导研究。随着网络信息技术的发展，档案机构应关注所有用户需要，在网络环境中提供不受时间、空间限制的档案信息服务。在网络信息技术时代，大量档案馆的馆藏档案信息资源被闲置，利用率较低。长尾理论认为所有的馆藏档案资源都有可能被利用，在信息技术的支持下，档案收集、归档和管理工作的效率大大高于从前。同时，随着人们档案意识的提高和档案需求的多元化，档案信息服务呈现出长尾的特点。在传统档案信息服务过程中，信息不对称造成了有效沟通不足，用户需求不能得到足够的满足。档案信息服务机构存在的长尾现象，就目前而言，档案机构馆藏资源聚合度不够，因此，最有效的措施是将各馆分散的馆藏档案资源集中整合，实现资源共享。
3.长尾理论对档案管理信息化的指导意义。信息化时代，以用户为中心，解决用户需求成为互联网经济模式及商业模式的关注点。长尾理论强调的是挖掘80%的“非主流用户”，就档案机构而言，长尾理论具有以下指导意义：
一是促进档案管理部门进一步挖掘有潜在需求的用户，从而将分散的需求聚合起来，以实现拥有档案信息资源的内在价值。针对分散的受众需求制定有差别的个性化服务，这也要求用户要对档案管理部门所提供的服务和技术手段等有着充分的了解。对此，档案管理部门要转变被动的传统工作模式，主动的去挖掘用户的潜在需求，同时积极的推广本单位的档案信息服务内容，让用户对此有着足够的了解，激发起参与度和兴趣。
二是促使档案服务机构不断促进技术进步，开展个性化的信息服务，以满足长尾用户的需求，提供优质、特色的服务。如，档案信息定制、推送、及时反馈等。因此强化运用新媒体手段，利用微信、微博、移动客户端等互动工具，开展虚拟现实等体验技术手段，满足各个层次用户的需求。
三是做强、做特馆藏内容，网络信息时代下，只有充分利用现有技术及人力资源条件，围绕馆藏档案资源，在深度挖掘的基础上，实现其数字化，增强长尾用户对于档案信息资源的利用欲望。 四是保持開放心态，注重理念更新，创建档案信息资源共享，互利互惠。在新发展理念框架下，共享是不可逆转的社会潮流，在实现自由档案资源最大程度上的聚合情况下，将不同的馆藏目录数据库进行整合，建立起统一的检索平台，使用户可以检索到自身所需要的所有资源，满足长尾用户的档案信息利用要求。
三、基于大数据思维的档案管理信息化对策与建议
1.加强档案工作人员的思想政治教育，强化档案事业认知。档案工作人员的思想政治素质是做好档案管理工作的先决条件。因此，在信息化形势背景下做好档案管理工作，要着力提高档案工作人员的思想政治素质，组织档案管理人员学习新时代中国特色社会主义思想，深化《档案法》的学习，加强档案管理人员的职业认知，贯彻落实为民服务意识，为档案的数字信息化建设建言献策。要自上而下加强全员的重视程度，管理者要从自身做起，率先垂范，尤其是要发挥领导干部、党员的模范带头作用，带头提升自身对档案管理工作的认识深度，拓展档案理论学习的广度，明确档案管理工作的重要性，形成重视档案管理、研究档案管理、推进档案管理信息化水平的良好工作氛围。
2.加强档案工作人员的业务素质教育，形成信息化管控流程。业务素质教育是做好档案管理工作的战略基础。档案业务知识，尤其是信息时代档案数字化管理时代对档案管理的新要求，使得档案管理人员正在走向“一专多能”化。“一专”指的是档案学、情报学等档案管理专业知识，“多能”则指的是具有较强的计算机相关知识、信息网络技术及档案信息管理系统操作技能。因此，加大对档案管理人员的业务培训，熟练掌握档案管理的理论及管理业务技能，对于档案收集、分类、保管、调阅、鉴定、统计、销毁等档案管理流程要进性规范性的学习。要加强对档案管理人员遵纪守法教育，开展法律知识教育，依法依规办事，遵守档案管理规章制度，遵守安全保密规定。
档案信息化建设过程中，纸质、卡片、照片等转化为电子文件、图片、档案的条目信息这些载体需要十分谨慎，注重信息化建设中的保密安全管控。因此管控流程十分必要，为顺利推进档案信息化建设，要强化对用户需求的解决，形成设计方案。因此要对档案管理从计划、组织、领导、控制等方面进行流程设计，并进行合理评估。信息化管控流程培训应成为档案工作人员业务素质培训的重要内容。
3.加强档案数字化及信息化建设，建立大数据档案平台。档案事业在信息时代背景下，基于大数据的挖掘与分析使得档案事业发生了质的改变，从传统手工方式及实物的管理逐步转变为网络化、数字化、信息化管理的工作模式，满足人民群众对档案信息利用个性化、深层次需求。因此，促进档案管理实现数字化、信息化、网络化成为大数据时代档案管理工作的战略抉择，加强档案管理信息系统的建设，满足档案管理对收集、鉴定、分类、存放、检索、利用、保密等信息化建设的深层次需求。
4.强化档案管理工作制度建设。为保证档案事业的长效性发展，要贯彻落实《中华人民共和国档案法》和国家有关部门发布的关于档案工作的方针、政策。要根据各单位的特点制定、完善档案管理工作制度，确保严格执行，要建立起岗位责任制度，强化信息化的管控流程，依法依规做好档案工作。
档案信息化是一项长期性、持续性的项目，管理控制至关重要，推进档案管理工作的信息化，要加强管理控制。因此需要将档案信息的工作进行有序推进，制定相应的工作标准，并在档案信息化工作者中清晰的传达，保证档案信息化的推进力。
参考文献：
[1]李顺芳.大数据时代的国土资源档案智能化管理的实践概述[J].档案学研究，2017（S2）.
[2]连伊娜.大数据发展对档案信息化管理的影响及对策[J].城建档案，2017（11）.
[3]程小川.档案信息化与档案信息安全保障体系构建[J].办公室业务，2017（11）.
作者简介：黄晓云（1977-），女，广西南宁人，在职研究生，馆员，广西交通职业技术学院综合档案室，主要研究方向为档案管理。
关键词：大数据思维;档案管理信息化;对策;建议
随着科学技术的发展，我国已经逐渐进入了大数据时代，对于海量信息的优化与整理成为先进科技最明显的时代标签。大数据随即成为创新思维的外在表现形式，可称其为大数据思维。档案管理信息化意味着档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、和提供利用活动实现信息化管理。国家档案局第13号令，于2019年1月1日起施行《机关档案管理规定》中指出要促进档案资源体系的内涵建设，适应知识经济时代和电子信息技术、电子政务、电子商务时代的发展，对电子档案及电子数据方面作出了更加详细与更加明确的规定。并提出档案利用与开发要积极采用数据分析、文本挖掘的方法，以此来使档案管理工作适应大数据时代的发展。
一、档案管理的现状和存在问题
1.思想认识上不够重视。目前，部分档案工作者缺乏对本职工作的职业认知及认同感，工作热情、服务意识、奉献精神缺失，缺乏对档案管理工作重要性的认识，对档案管理信息化建设的专业知识储备不够，对于工作创新存在抵触意识，难以胜任大数据时代档案管理工作的要求。
2.业务素质较低。档案管理工作的信息化要求档案管理者具备相应的专业知识及业务素质能力，要掌握相应的档案管理知识、档案法、信息技术、网络知识，要熟知信息化档案管理的工作流程。要坚持职业操守，严格遵守《档案法》，遵守工作纪律及相关管理制度。然而部分档案管理人员在档案材料的数字化处理、分类、保持、传输、使用过程中缺乏网络安全意识，阻碍档案信息化建设的发展。
3.工作制度有待进一步完善。部分单位没有能够跟上国家关于档案法律的制度修订，没有做到贯彻落实，缺乏档案管理意识和信息化建设意识，难以形成对工作人员积极性与主动性的激励机制，使得档案管理对单位发展的促进作用没有得到有效的发挥。
4.档案信息化建设步伐缓慢。档案信息化建设需要技术支撑，相关平台建设要进行人力、物力及财力的支撑。部分单位档案信息化建设意识滞后，没有及时按照信息化建设要求配备设施及加大技术投入，档案信息化建设进度缓慢。
二、“长尾理论”视野下档案管理信息化的理论思考
大数据时代，档案信息资源开发利用成为档案工作中活跃且丰富的组成部分。充分利用大数据技术，从理论支撑角度探索档案管理信息化，以实现对档案管理多样化需求。
1.长尾理论的内涵浅析。长尾理论是基于网络时代而兴起的新理论，其主要应用于商业和经济领域，同时也与传统的商业模式有所不同，如在电子商务领域就较多的应用长尾理论。长尾理论中有两个关键因素，即效率和成本，如用二八定律进行区分的话，传统观念更注重20%的头部品种、产品或者用户能创造80%的销量，长尾理论则认为非头部的用户或者产品也有一定的价值。在互联网环境中，任何非主流和分散的需求汇集起来总与主流的需求对抗。这一定程度上也是由网络技术的飞速发展推动的，当前服务的成本逐渐下降，个性化的需求开始不断增多，这也要求了我们必须重视起分散的个性化需求，提供定制化的服务。
2.长尾理论对档案管理信息化的影响。就档案管理信息化而言，档案服务机构存在放弃80%非主流用户全体份额的现象，究其原因一方面是用户对档案机构不够了解，另一方面则是档案机构缺乏对潜在用户的引导研究。随着网络信息技术的发展，档案机构应关注所有用户需要，在网络环境中提供不受时间、空间限制的档案信息服务。在网络信息技术时代，大量档案馆的馆藏档案信息资源被闲置，利用率较低。长尾理论认为所有的馆藏档案资源都有可能被利用，在信息技术的支持下，档案收集、归档和管理工作的效率大大高于从前。同时，随着人们档案意识的提高和档案需求的多元化，档案信息服务呈现出长尾的特点。在传统档案信息服务过程中，信息不对称造成了有效沟通不足，用户需求不能得到足够的满足。档案信息服务机构存在的长尾现象，就目前而言，档案机构馆藏资源聚合度不够，因此，最有效的措施是将各馆分散的馆藏档案资源集中整合，实现资源共享。
3.长尾理论对档案管理信息化的指导意义。信息化时代，以用户为中心，解决用户需求成为互联网经济模式及商业模式的关注点。长尾理论强调的是挖掘80%的“非主流用户”，就档案机构而言，长尾理论具有以下指导意义：
一是促进档案管理部门进一步挖掘有潜在需求的用户，从而将分散的需求聚合起来，以实现拥有档案信息资源的内在价值。针对分散的受众需求制定有差别的个性化服务，这也要求用户要对档案管理部门所提供的服务和技术手段等有着充分的了解。对此，档案管理部门要转变被动的传统工作模式，主动的去挖掘用户的潜在需求，同时积极的推广本单位的档案信息服务内容，让用户对此有着足够的了解，激发起参与度和兴趣。
二是促使档案服务机构不断促进技术进步，开展个性化的信息服务，以满足长尾用户的需求，提供优质、特色的服务。如，档案信息定制、推送、及时反馈等。因此强化运用新媒体手段，利用微信、微博、移动客户端等互动工具，开展虚拟现实等体验技术手段，满足各个层次用户的需求。
三是做强、做特馆藏内容，网络信息时代下，只有充分利用现有技术及人力资源条件，围绕馆藏档案资源，在深度挖掘的基础上，实现其数字化，增强长尾用户对于档案信息资源的利用欲望。 四是保持開放心态，注重理念更新，创建档案信息资源共享，互利互惠。在新发展理念框架下，共享是不可逆转的社会潮流，在实现自由档案资源最大程度上的聚合情况下，将不同的馆藏目录数据库进行整合，建立起统一的检索平台，使用户可以检索到自身所需要的所有资源，满足长尾用户的档案信息利用要求。
三、基于大数据思维的档案管理信息化对策与建议
1.加强档案工作人员的思想政治教育，强化档案事业认知。档案工作人员的思想政治素质是做好档案管理工作的先决条件。因此，在信息化形势背景下做好档案管理工作，要着力提高档案工作人员的思想政治素质，组织档案管理人员学习新时代中国特色社会主义思想，深化《档案法》的学习，加强档案管理人员的职业认知，贯彻落实为民服务意识，为档案的数字信息化建设建言献策。要自上而下加强全员的重视程度，管理者要从自身做起，率先垂范，尤其是要发挥领导干部、党员的模范带头作用，带头提升自身对档案管理工作的认识深度，拓展档案理论学习的广度，明确档案管理工作的重要性，形成重视档案管理、研究档案管理、推进档案管理信息化水平的良好工作氛围。
2.加强档案工作人员的业务素质教育，形成信息化管控流程。业务素质教育是做好档案管理工作的战略基础。档案业务知识，尤其是信息时代档案数字化管理时代对档案管理的新要求，使得档案管理人员正在走向“一专多能”化。“一专”指的是档案学、情报学等档案管理专业知识，“多能”则指的是具有较强的计算机相关知识、信息网络技术及档案信息管理系统操作技能。因此，加大对档案管理人员的业务培训，熟练掌握档案管理的理论及管理业务技能，对于档案收集、分类、保管、调阅、鉴定、统计、销毁等档案管理流程要进性规范性的学习。要加强对档案管理人员遵纪守法教育，开展法律知识教育，依法依规办事，遵守档案管理规章制度，遵守安全保密规定。
档案信息化建设过程中，纸质、卡片、照片等转化为电子文件、图片、档案的条目信息这些载体需要十分谨慎，注重信息化建设中的保密安全管控。因此管控流程十分必要，为顺利推进档案信息化建设，要强化对用户需求的解决，形成设计方案。因此要对档案管理从计划、组织、领导、控制等方面进行流程设计，并进行合理评估。信息化管控流程培训应成为档案工作人员业务素质培训的重要内容。
3.加强档案数字化及信息化建设，建立大数据档案平台。档案事业在信息时代背景下，基于大数据的挖掘与分析使得档案事业发生了质的改变，从传统手工方式及实物的管理逐步转变为网络化、数字化、信息化管理的工作模式，满足人民群众对档案信息利用个性化、深层次需求。因此，促进档案管理实现数字化、信息化、网络化成为大数据时代档案管理工作的战略抉择，加强档案管理信息系统的建设，满足档案管理对收集、鉴定、分类、存放、检索、利用、保密等信息化建设的深层次需求。
4.强化档案管理工作制度建设。为保证档案事业的长效性发展，要贯彻落实《中华人民共和国档案法》和国家有关部门发布的关于档案工作的方针、政策。要根据各单位的特点制定、完善档案管理工作制度，确保严格执行，要建立起岗位责任制度，强化信息化的管控流程，依法依规做好档案工作。
档案信息化是一项长期性、持续性的项目，管理控制至关重要，推进档案管理工作的信息化，要加强管理控制。因此需要将档案信息的工作进行有序推进，制定相应的工作标准，并在档案信息化工作者中清晰的传达，保证档案信息化的推进力。
参考文献：
[1]李顺芳.大数据时代的国土资源档案智能化管理的实践概述[J].档案学研究，2017（S2）.
[2]连伊娜.大数据发展对档案信息化管理的影响及对策[J].城建档案，2017（11）.
[3]程小川.档案信息化与档案信息安全保障体系构建[J].办公室业务，2017（11）.
作者简介：黄晓云（1977-），女，广西南宁人，在职研究生，馆员，广西交通职业技术学院综合档案室，主要研究方向为档案管理。