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[摘 要]办公室档案涉及单位内部诸多的人事资料及信息，是记录单位内部问题发生和解决全过程的原始资料，在单位管理活动中占有重要的位置，在信息技术十分发达的社会背景下，为确保办公室档案管理工作可以实现最佳的服务效果，就要保证档案管理工作的真实性与完整性，下文就办公室档案管理工作的重要意义进行了阐述，对信息时代下办公室档案管理工作中暴露出的问题进行了深入的探讨，并提出了提高办公室档案管理工作的途径。
[关键词]信息时代；办公室；档案管理
中图分类号：TH451 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）36-0162-01
引言
现代社会信息技术的发展十分迅速，但是很多事业单位依然沿用传统的办公室档案管理手段，使得单位档案管理工作效率较低，管理质量得不到有效的提高，同时，单位内部档案管理制度的缺失，在某种程度上限制了档案管理工作的规范化、科学化发展，另外，档案管理查阅方法落后，影响了档案的正常使用，因此，在新时代下，如何做好办公室的档案管理，提高工作效率是需要重新思考的热点问题。
1 办公室档案管理工作的重要现实意义
1.1 促进档案事业的可持续发展
档案管理工作本身具有连续性、连贯性的特点，鑒于档案管理工作的几个特点，我们有必要重视档案管理工作。此外，还要充分结合档案管理工作的实际情况，然后采取针对性的应对措施，通过完善档案管理工作来促进档案管理的可持续发展。档案的形成是一个长期的过程，具有历史性和时间性的特点，全面系统地管理纸质档案，有助于促进档案管理工作的可持续发展。
1.2 适应时代发展对办公室工作的要求
档案是企业和单位的一种重要的信息产业。实施办公室档案管理工作，主要目的是为了方便工作人员查询信息，进而提高办公室工作的效率。随着信息时代的不断发展，办公室档案管理也逐渐发挥出了更重要的作用。不断完善档案管理工作，提高办公室工作的效率，以适应时代发展对办公室工作的要求进而更好地为企业服务。
2 信息时代下办公室档案管理工作中暴露出的不足
2.1 办公室档案管理工作缺乏信息风险意识
随着网络技术的不断发展，黑客攻击等恶意行为给办公室档案管理工作带来信息风险。由于办公室档案管理涉及到企业或单位各个部门的重要文件，一旦受到网络或者黑客恶意攻击，会直接导致档案文件信息出现安全隐患，尤其是对于涉及到一些机密性文件的企业或单位来说，这种文件一旦泄密将会给企事业单位带来巨大的不可挽回的损失。但当前很多办公室档案管理工作人员并没有强烈的信息安全意识，加上档案管理工作内容较为繁杂，因此导致档案管理信息泄露的事件时有发生。
2.2 对档案的收集与归档力度不到位
现阶段，由于事业单位档案管理的不重视导致文书档案的收集和分类工作做得不到位，部分单位甚至出现文件资料缺损或丢失的情况。归档模式的不科学，导致现阶段仍然有单位采用文字资料的形式来存储档案，缺乏电脑信息技术在文书的收集与分类中。此外，文书档案的归档与收集流程不规范，文件资料分类混乱，不能做到资料的及时归档，文书档案的可靠性差，部分单位为了应付上级检查而采用模拟近几年单位数据的方式伪造文书资料，导致档案严重缺乏真实性与其历史性。
2.3 信息化在档案管理中的应用不足
作为办公室的档案管理工作人员，需要把每个时期的不同类型的档案进行整理，如果工作人员还是使用传统的管理方式，就无法满足现代化档案管理的发展。目前网络信息化在档案管理中的使用不足，很多地方还有着信息化档案和纸质档案并存、混乱的情况，需要进一步改善。并且，目前办公室档案管理网络信息化的水平还较低，没有形成一定的规模，这对于档案的保存与寻找都有着很大的不便。
2.4 档案管理组织和管理机制不健全
据相关调查发现，很多企业或单位的办公室档案管理缺乏构建相对独立的管理运行组织人员，而是将档案管理工作交由行政部门进行兼管，再加上档案管理工作没有实施岗位责任制，管理制度体系不健全，从而导致档案管理工作出现推脱责任、相互扯皮现象，这直接造成档案管理工作缺失。另外，在档案管理的实际工作中，很多企业或单位并没有严格按照相关的“保密”规定去执行，从而导致档案文件流失，严重影响档案的应用效率。
3 信息时代下提高办公室档案管理工作效率的途径
3.1 提高信息安全管理意识，加强应用信息安全技术
第一，要正确评估和分析数字化档案信息安全风险，充分了解档案信息安全的需求，并加强档案信息安全的管理和组织，从而作出科学的信息安全保障规划，有效提升档案的信息安全程度；第二，办公室档案管理部门必须树立建立健全信息安全快速应对的机制，便于科学预测有可能发生的信息安全问题，进而针对问题快速制定出应对策略，保障档案信息的安全。
3.2 做好档案收集与归档重要性的宣传工作
事业单位在进行档案管理收集的时候注重实用档案编研和简报编制的形式扩大宣传力度，引导文书收集的人员在工作中提升自身的管理意识，更加积极地投入到收集资料的过程中，达成资料收集的一种宣传目的。扩大档案收集的宣传范围，利用多媒体技术在领导层与基层广泛的宣传，以此来严格的规范档案归档人员的工作责任感，引导单位定期地对档案室的资料进行核查，避免出现文档收集和归档过程中的造假等问题，以此提高文书档案的整体利用效率。
3.3 建立办公室档案管理数据库
建设一个健全的档案信息资料库十分迫切。这是对办公室档案管理工作的创新，是新时代进行档案管理工作的基础，对于管理工作有着十分重要的作用。使用档案数据库能够方方便档案的存放與查询，把传统的管理工作和高新科技紧密结合，产生网络化、开发性是数据库，从根本上让办公室档案管理的工作效率得到提高。
3.4 完善文书档案管理制度
单位相关管理人员应完善、规范文书档案管理制度，叮嘱办公室档案管理人员在工作时一定要遵守规章制度，从而在实现责任分工化的同时提升管理工作效率。首先，不同内容的文件应给予明确的责任分工；其次，分离具有公众内容与保密内容的文件，使信息化系统的内外网分离得以实现；最后，对办公室文书档案的防护措施进行加强，可在计算机系统中安装报警、防火墙等安全软件，阻止档案泄露的情况发生。
结束语
综上所述，在信息时代背景下，应用信息技术能够使办公室档案管理工作更为快捷、便利，还能对各单位的长远发展起到推动作用，并使办公室档案管理的质量得到有效提升，确保单位内部的正常运转。
参考文献
[1] 陈艳云.浅析办公室档案管理工作效率提升途径[J].办公室业务，2017，02：17.
[2] 张玉梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务，2017，02：108.
[3] 谭艳艳.办公室档案管理创新的途径分析[J].企业改革与管理，2017，08：203.
[4] 李卫忠.信息时代下档案管理工作的创新研究[J].内蒙古财经大学学报，2017，03：149-152.
[关键词]信息时代；办公室；档案管理
中图分类号：TH451 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）36-0162-01
引言
现代社会信息技术的发展十分迅速，但是很多事业单位依然沿用传统的办公室档案管理手段，使得单位档案管理工作效率较低，管理质量得不到有效的提高，同时，单位内部档案管理制度的缺失，在某种程度上限制了档案管理工作的规范化、科学化发展，另外，档案管理查阅方法落后，影响了档案的正常使用，因此，在新时代下，如何做好办公室的档案管理，提高工作效率是需要重新思考的热点问题。
1 办公室档案管理工作的重要现实意义
1.1 促进档案事业的可持续发展
档案管理工作本身具有连续性、连贯性的特点，鑒于档案管理工作的几个特点，我们有必要重视档案管理工作。此外，还要充分结合档案管理工作的实际情况，然后采取针对性的应对措施，通过完善档案管理工作来促进档案管理的可持续发展。档案的形成是一个长期的过程，具有历史性和时间性的特点，全面系统地管理纸质档案，有助于促进档案管理工作的可持续发展。
1.2 适应时代发展对办公室工作的要求
档案是企业和单位的一种重要的信息产业。实施办公室档案管理工作，主要目的是为了方便工作人员查询信息，进而提高办公室工作的效率。随着信息时代的不断发展，办公室档案管理也逐渐发挥出了更重要的作用。不断完善档案管理工作，提高办公室工作的效率，以适应时代发展对办公室工作的要求进而更好地为企业服务。
2 信息时代下办公室档案管理工作中暴露出的不足
2.1 办公室档案管理工作缺乏信息风险意识
随着网络技术的不断发展，黑客攻击等恶意行为给办公室档案管理工作带来信息风险。由于办公室档案管理涉及到企业或单位各个部门的重要文件，一旦受到网络或者黑客恶意攻击，会直接导致档案文件信息出现安全隐患，尤其是对于涉及到一些机密性文件的企业或单位来说，这种文件一旦泄密将会给企事业单位带来巨大的不可挽回的损失。但当前很多办公室档案管理工作人员并没有强烈的信息安全意识，加上档案管理工作内容较为繁杂，因此导致档案管理信息泄露的事件时有发生。
2.2 对档案的收集与归档力度不到位
现阶段，由于事业单位档案管理的不重视导致文书档案的收集和分类工作做得不到位，部分单位甚至出现文件资料缺损或丢失的情况。归档模式的不科学，导致现阶段仍然有单位采用文字资料的形式来存储档案，缺乏电脑信息技术在文书的收集与分类中。此外，文书档案的归档与收集流程不规范，文件资料分类混乱，不能做到资料的及时归档，文书档案的可靠性差，部分单位为了应付上级检查而采用模拟近几年单位数据的方式伪造文书资料，导致档案严重缺乏真实性与其历史性。
2.3 信息化在档案管理中的应用不足
作为办公室的档案管理工作人员，需要把每个时期的不同类型的档案进行整理，如果工作人员还是使用传统的管理方式，就无法满足现代化档案管理的发展。目前网络信息化在档案管理中的使用不足，很多地方还有着信息化档案和纸质档案并存、混乱的情况，需要进一步改善。并且，目前办公室档案管理网络信息化的水平还较低，没有形成一定的规模，这对于档案的保存与寻找都有着很大的不便。
2.4 档案管理组织和管理机制不健全
据相关调查发现，很多企业或单位的办公室档案管理缺乏构建相对独立的管理运行组织人员，而是将档案管理工作交由行政部门进行兼管，再加上档案管理工作没有实施岗位责任制，管理制度体系不健全，从而导致档案管理工作出现推脱责任、相互扯皮现象，这直接造成档案管理工作缺失。另外，在档案管理的实际工作中，很多企业或单位并没有严格按照相关的“保密”规定去执行，从而导致档案文件流失，严重影响档案的应用效率。
3 信息时代下提高办公室档案管理工作效率的途径
3.1 提高信息安全管理意识，加强应用信息安全技术
第一，要正确评估和分析数字化档案信息安全风险，充分了解档案信息安全的需求，并加强档案信息安全的管理和组织，从而作出科学的信息安全保障规划，有效提升档案的信息安全程度；第二，办公室档案管理部门必须树立建立健全信息安全快速应对的机制，便于科学预测有可能发生的信息安全问题，进而针对问题快速制定出应对策略，保障档案信息的安全。
3.2 做好档案收集与归档重要性的宣传工作
事业单位在进行档案管理收集的时候注重实用档案编研和简报编制的形式扩大宣传力度，引导文书收集的人员在工作中提升自身的管理意识，更加积极地投入到收集资料的过程中，达成资料收集的一种宣传目的。扩大档案收集的宣传范围，利用多媒体技术在领导层与基层广泛的宣传，以此来严格的规范档案归档人员的工作责任感，引导单位定期地对档案室的资料进行核查，避免出现文档收集和归档过程中的造假等问题，以此提高文书档案的整体利用效率。
3.3 建立办公室档案管理数据库
建设一个健全的档案信息资料库十分迫切。这是对办公室档案管理工作的创新，是新时代进行档案管理工作的基础，对于管理工作有着十分重要的作用。使用档案数据库能够方方便档案的存放與查询，把传统的管理工作和高新科技紧密结合，产生网络化、开发性是数据库，从根本上让办公室档案管理的工作效率得到提高。
3.4 完善文书档案管理制度
单位相关管理人员应完善、规范文书档案管理制度，叮嘱办公室档案管理人员在工作时一定要遵守规章制度，从而在实现责任分工化的同时提升管理工作效率。首先，不同内容的文件应给予明确的责任分工；其次，分离具有公众内容与保密内容的文件，使信息化系统的内外网分离得以实现；最后，对办公室文书档案的防护措施进行加强，可在计算机系统中安装报警、防火墙等安全软件，阻止档案泄露的情况发生。
结束语
综上所述，在信息时代背景下，应用信息技术能够使办公室档案管理工作更为快捷、便利，还能对各单位的长远发展起到推动作用，并使办公室档案管理的质量得到有效提升，确保单位内部的正常运转。
参考文献
[1] 陈艳云.浅析办公室档案管理工作效率提升途径[J].办公室业务，2017，02：17.
[2] 张玉梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务，2017，02：108.
[3] 谭艳艳.办公室档案管理创新的途径分析[J].企业改革与管理，2017，08：203.
[4] 李卫忠.信息时代下档案管理工作的创新研究[J].内蒙古财经大学学报，2017，03：149-152.