无意义的自动化功能、没什么用的提示信息，以及莫名其妙的错误，Windows和Office可能确实有点烦人。本文为我们提供了一批很有用的技巧、窍门还有工具，让你从微软带给你的小麻烦中解脱出来。
　　
　　还在和Windows以及Office作斗争吗？当你看到Office中那个曲别针助手后会不会感到头疼？也许你做梦都想有一个气泡能够用语音告诉你“你的电脑可能存在风险”，然而事实是，并不是每个新手都真正需要Windows、Office以及其他主流应用程序自带的帮助文件。
　　我们曾经在网上进行过一次调查以了解人们在Windows上每天都会遇到的最令人郁闷的问题，幸好有本文提供的窍门和一些实用工具，你可以彻底关掉这些讨厌的弹出信息和提示，重新获得对计算机的控制权，并可以轻易解决常见的Windows问题。
　　
　　缓和Windows带来的痛苦
　　Windows中很多无意义的自动化功能让大部分用户厌烦。微软曾试图在用户友好程度和Windows XP的性能之间寻找平衡点，然而在现实世界中这往往是吃力不讨好。虽然一些自动化功能对新手还算有用，但大部分有经验的用户却感到麻烦。下文会告诉你怎样解决其中最讨厌的10个问题。
　　
　　1缓慢的启动速度
　　Windows的启动过程就像一只跛脚的鸭子，错误或缓慢的初始化过程还有驱动程序都可能会减慢启动速度，这些原因对速度的影响甚至比得上充满碎片的硬盘或者在“启动”文件夹中有大量程序需要载入。你可以通过Bootvis（http://tinyurl.com/2y7my）了解系统的启动情况。
　　这个工具可以通过CPU负载、硬盘访问情况、驱动调用以及进程的运行情况等数据判断是什么原因影响了Windows的启动速度。从Bootvis日志的图表中，你可以了解如何通过更换特定的驱动或者清理引导分区来优化启动过程，然后再次运行Bootvis验证优化结果。
　　


　　利用Startup Control Panel（www.pcw.co.uk/2129016），你可以分析并修改系统的自动运行项目，该程序可以查找隐藏的注册表键。通过使用这个程序，点击Autostart链接就可以自动检查所有在系统启动时自动加载的程序。要更改其中任何一个项目，可以直接用鼠标右键点击Startup Control Panel中显示的程序名称，然后选择Disable。为了阻止程序将自己添加到自动运行列表中，还可以使用Startup Monitor（www.mlin.net），如果有程序企图让自己自动运行，该软件会发出声音警报。
　　缓慢的关机速度有时和缓慢的启动速度一样烦人。如果希望只要点击一下就能关机，而不需要点击两三下甚至更多次，请使用快捷方式。新建一个快捷方式（在桌面空白处点击鼠标右键，选择“新建”|“快捷方式”），然后在目标框中输入下列命令：
　　c:\windows\system32\shutdown.exe -s -f -t 0
　　
　　2缺少反病毒软件
　　微软最先在Windows XP Service Pack 2中开始使用安全中心功能。该功能可以让我们在一个集中的界面下管理所有和安全有关的设置，例如防火墙、自动更新，以及反病毒软件的安装情况。
　　觉得自己的电脑被安全中心保护的用户很快就不会这样认为了，因为马上，他们就会看到第一个警告气泡信息，这个信息会告诉你，你的电脑可能会受到攻击。如果还没有安装反病毒软件，微软也没有为我们提供，自然会有这样的警告。
　　Kaspersky Anti-Virus 6.0（www.pcw.co.uk/2128842）是评价最好的反病毒软件之一，这个软件为所有类型的恶意软件，包括病毒、蠕虫、木马、广告软件以及间谍软件提供了最好的防护。但如果希望使用免费软件实现类似等级的保护，你可以配合使用一些软件，例如Antivir（见图1以及www.pcw.co.uk/2166627）和Windows Defender（www.pcw.co.uk/2129021）。不过要注意，免费版本的Antivir不提供对广告软件和间谍软件的保护，而这些软件现在都有病毒的一些特征，因此一定不能对此掉以轻心。免费软件Ad-Aware（www.pcw.co.uk/2128934）和Spybot Search and Destroy（www.pcw.co.uk/2128856）可以保护你的计算机免受间谍软件的侵犯。
　　
　　


　　3Internet Explorer的安全漏洞
　　如果你使用Internet Explorer 6.0 Service Pack 1浏览网页，那么危险将无处不在。根据Bugtraq安全邮件列表（www.securityfocus.com）的报告，微软的这个浏览器软件有175个安全漏洞，而且目前还没有补丁程序。这是很危险的，因为任何网站都有可能利用这些漏洞搞破坏。有些骗子专门创建了通过微软浏览器的弱点进行攻击的网站，并通过这些网站窃取私人数据。第七版的Internet Explorer情况会稍微好一点，但依然是大部分攻击的主要目标。
　　改变是唯一的选择。Firefox浏览器不只是速度快，而且相当安全。Bugtraq只列出了Firefox 1.5.x版本中的两个安全漏洞，因此要攻击这个浏览器就困难多了，使用Firefox后，不小心在浏览网页过程中丢失数据或者电脑被别人控制的情况基本上不可能发生。
　　Firefox 2.0让你更早体会到Internet Explorer 7中的新功能：在我们的测试中，全新的反钓鱼功能成功地防止了数据失窃的可能性（见图2）。而崩溃保护功能让我们浏览互联网的过程更加容易经过长时间的搜索后找到了想要的内容，而这时浏览器崩溃了，我们又要重新搜索，没有什么事情比这要恼人了。万一发生了崩溃，Firefox 2.0会询问是否重新打开上次崩溃时正在浏览的页面。Firefox 2.0还包括了表单的拼写检查功能，这对爱写Blog的人是很有用的，而IE 7目前还没有类似功能。
　　
　　4 “回娘家”功能
　　从五年前开始，微软就在进行一项叫做产品激活的活动，而全新的WGA（Windows Genuine Advantage，Windows正版验证）程序则更是被很多老老实实掏钱买微软软件的人所咒骂。WGA的检查足以让人崩溃。毕竟以前的产品激活操作只是需要你在进行过全新安装后把你的序列号登记给微软，而现在的WGA还会要求给系统中安装一个ActiveX控件用于进行验证。你可以使用免费工具Remove WGA解决这个问题。这个软件可以防止Windows在每次启动的时候进行检查，同时会禁止Windows系统提示区中显示的提醒信息。然而要注意，该软件并不能删除WGA的验证过程，因此当你下载或者安装微软的程序时，你的Windows仍然会被检查是否具有合法授权。
　　正像微软需要获得和用户的激活和验证过程有关的报告一样，发送的崩溃报告中也有可能获得不少数据。这是因为就算你自己使用任务管理器杀死了一个已经崩溃的程序的进程，Windows都会建议你发送崩溃记录给微软（见图3）。如果崩溃不是足够的彻底，Windows甚至会在发送之前要你多次点击鼠标。你可以打开控制面板中的系统属性对话框，打开高级选项卡上的错误报告按钮，并选择“禁止错误报告”选项，并可以决定是否希望在发生错误的时候收到通知。
　　


　　
　　5 不受欢迎的Messenger程序
　　即时消息软件现在很流行，其中一个原因就是Windows XP中默认会打开Windows Messenger客户端程序。然而，只有很少人使用微软的这个聊天软件。
　　尽管如此，每次用户登录后Messenger都会自动启动，并在系统提示区显示一个图标，还会用一个消息告诉我们当前没有登录。当然，你可以让它运行，然后通过“工具”|“选项”菜单打开设置对话框，取消对“在Windows启动时运行Windows Messenger”这个选项的选择将其禁用。但是只要这个软件还存在于系统中，Windows Update依然会识别出这个程序，在某些情况下，甚至会重设该软件的设置。然后每次系统启动，Messenger都会要求你用Windows Live ID登录。你可以通过控制面板中的添加或删除程序功能“禁用”Messenger。打开添加删除程序选项后，在窗口左侧点击“添加或删除Windows组件”选项，然后取消对Windows Messenger项目的选择。点击下一步后，Windows就会彻底删除这个组件。
　　另外一种禁用Windows Messenger的方法是使用XP Antispy（www.pcw.co.uk/2159358）。你只需要选择该软件界面上的两个选项：第一个位于Microsoft Messenger（MSN）类别下，第二个位于杂项设置类别下，位于“Outlook Express启动时不运行MS Messenger”选项旁边。点击设置按钮后，XP Antispy就会自动删除Windows Messenger。
　　
　　6 容易被遗忘的自动播放
　　我们还可以用XP Antispy关掉对CD光盘的自动播放功能（见图4）。你可以在杂项设置下找到这个选项：如果启用这个选项，XP Antispy会直接将注册表中Hkey_Local_Machine\ System\CurrentControlSet\Services\Cdrom下名为“Autorun”的项的数值由“1”（启用）改为“0”（禁用）。这个方法可以确保当你在光驱中放入光盘或者连接了可移动存储设备后Windows不会反复询问你采取什么操作，然而这个方法也会禁止应用程序光盘放入光驱后的自动安装功能。
　　
　　7 信息气泡
　　Windows邀请你漫游系统的功能，你的ISP告诉你已经连接到网络了，还有断开的网卡会报告连接问题等。系统提示区总是会弹出一些讨厌的黄色信息气泡。为了将系统和我们进行这种沟通的念头遏制在摇篮中，我们可以修改注册表。在Hkey_Current_User\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\Advanced下，将名为“EnableBalloonTips”的项的数值由“1”改为“0”即可（见图5）。如果这个项不存在，你可以自己新建一个同名的DWORD项。默认情况下，如果不更改数值，那么这个项的数值就是“0”。
　　在同样的注册表位置，Windows还隐藏了更多烦人的功能，例如开始按钮和桌面图标的气球信息。每次将鼠标指针移动到开始按钮上之后，你就可以看到一个提示信息告诉你“单击这里开始”，同样的方式，桌面上的图标也会告诉你每个桌面快捷方式图标是干什么用的。你可以将“StartButtonBalloonTip”项的数值修改为“0”以禁用开始按钮的提示信息，也可以将“ShowInfoTip”项的数值修改为“0”禁用桌面图标的提示信息。为了让这些设置生效，还必须重启动电脑。
　　
　　


　　8 难用的搜索功能
　　不善于组织的人总是在抱怨Windows XP中陈旧的搜索功能（见图6）。除非XP已经对你计算机上所有文件都创建了索引，否则每次搜索文件的时候，Windows XP中的卡通小狗（如果你还没有关掉它的话）都会遍历硬盘上的每个文件和文件夹。这样的过程可能会非常浪费时间，尤其是如果你对于要搜索的内容只有一个大致印象的时候。Windows确实有索引功能，不过默认是关闭的。但就算打开了，似乎也没什么用。
　　Google、微软、雅虎以及Copernic都提供了更加实用的桌面搜索引擎。我们最喜欢用的是Yahoo X1，因为这个软件会在创建索引的时候使用尽可能多的系统资源，而且搜索的性能是最好的。Google和微软产品的索引速度太慢，而且显示搜索结果的速度也很慢。
　　如果不希望在电脑上安装搜索工具，那么你还可以把XP里面那个卡通小狗关掉：在注册表中进入Hkey_Current_User\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\CabinetState，新建一个名为“Use Search Asst”（包含空格）的字符串值，将其数值设置为“no”即可。
　　
　　9 隐藏文件
　　如果不采取什么措施，隐藏文件甚至根本无法用Windows自带的搜索工具找到。为了保护你的系统不被误操作破坏，默认情况下操作系统会把重要的系统文件隐藏起来。但这也意味着，如果有需要，例如要编辑boot.ini文件，因为无法直接看到文件，有经验的用户可能很快就会失去耐心。不过只要在资源管理器的工具菜单下打开文件夹选项（见图7），然后点击几下鼠标，取消对“不显示隐藏的文件和文件夹”这个选项的选择，直接选择“显示所有文件和文件夹”选项，就可以让资源管理器直接显示这些原本被隐藏的文件和文件夹。你还可以通过设置决定是否允许Windows显示受保护的操作系统文件。
　　


　　这意味着Windows不再会因为过于谨慎而影响到你，但是不管什么时候你试图通过双击打开一个具有未注册扩展名的文件，你都会看到一个对话框告诉你文件无法打开。Windows会建议你在网上搜索可以打开此文件的程序。
　　然而，在我们的测试中，Windows文件关联网站根本无法为我们提供具有诸如ncc、sam以及wq1等扩展名文件的建议。我们在www.filext.com找到了想要的答案。
　　为了防止Windows在你以后打开未知类型文件时询问你是否上网查询（见图8），你可以在注册表Hkey_Local_Machine\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\policies\system下新建一个名为“NoInternet-OpenWith”的DWORD项，将其数值改为十六进制的“1”。
　　这样，当我们重启动电脑后，就不会再要求你联网查询了，你可以直接从“工具”|“文件夹选项”的文件类型下拉菜单中设置正确的文件关联。
　　
　　10过度的设计
　　最开始，Windows XP可能还显得挺吸引人，但是经过长时间的使用，速度越来越慢，这时候界面上的很多动画和效果就让我们有些审美疲劳了，不过只要在控制面板的显示选项中点击几下鼠标就可以把这个明亮耀眼的界面关掉。打开主题选项卡，然后从下拉菜单中选择“Windows经典”。不用重启动系统，外观就会发生变化。你还可以重新调整开始菜单的外观（见图9）。
　　在开始菜单上点击鼠标右键，从右键菜单中选择“属性”。然后打开开始菜单选项卡，在这里你可以自定义开始菜单的外观。如果你的系统中安装了大量程序，那么可以在点击“自定义”按钮后启用“滚动程序”选项，这样打开“开始|所有程序”后，程序列表中就可以滚动显示所有程序（见图10）。
　　


　　展开开始菜单中的所有程序列表需要一定的延迟时间，不过我们可以在注册表中更改延迟所需时间：在注册表的Hkey_Current_User\ControlPanel\Desktop位置下，双击打开名为“MenuShowDelay”的项，将其数设置为“200”就可以了。另外，同样是在注册表中，在Hkey_Current_User\ControlPanel\Desktop\WindowMetrics下，我们还可以关闭在最大化/最小化窗口和移动窗口时的动画效果，方法是创建一个名为“MinAnimate”的字符串值，并将其数值设置为“0”。
　　
　　解决Office中头疼的问题
　　
　　对很多用户来说，很多原本好意但是不怎么好用的自动化功能使得Office以及其他多媒体工具更加难用。但还是可以避免的。
　　以前最让人厌烦的可能就是那个卡通的曲别针助手，不过那已经是过去了。尽管如此，Office还是有可能给用户带来很多麻烦，例如你找不到菜单中以往熟悉的命令或者自动更正功能自作主张的操作。但是这类事情同样是可以避免的，你不用花很长时间等待Adobe Reader运行起来，或者因为格式不正确而看不到视频。Office本身就有很多问题，这些问题都列在下文要提到的十大问题中。
　　
　　1Media Player支持的文件格式不够多
　　微软的Windows Media Player曾经招致很多批评。在XP发布的时候，无法直接播放DVD的不足更是招来抱怨。随后欧盟的竞争对手批评因为Windows Media Player捆绑在操作系统中，所以在市场上形成了垄断的局面。
　　用户还会被Windows Media Player的其他功能干扰，例如，第一次运行的时候，这个软件会强制把所有自己可以打开的媒体文件类型都关联给自己，根本不询问用户，同时还会自动搜寻可用的更新和编解码器。另外，这个软件还不能支持目前流行的iPod音乐播放器。
　　尽管有上述不足，如果你依然希望使用Windows Media Player，那么还可以控制它检查更新和编解码器的方式。在软件的工具菜单下点击“选项”，然后在自动更新选项下选择“每日一次”、“每周一次”或者“每月一次”。在同一个选项卡上，还有一个选项可以用来决定是否自动下载编解码器。
　　如果你有各种各样格式的媒体文件，那么也许可以考虑用VLC（见图11以及www.pcw.co.uk/2144343）代替Windows Media Player，这是一个靠自带的各种常用编解码器出名的工具，这意味着你不用再使用额外的程序来播放DVD或者播放DivX以及Quicktime电影。如果有什么格式无论Windows Media Player或者VLC都无法支持，你还可以试试Gspot（www.headbands.com/gspot），这个免费软件可以判断要播放某个文件需要什么编解码器。
　　如果你还需要用iTunes向你的iPod中传输音乐，那么可以考虑试试Winamp 5.24（www.pcw.co.uk/2128794）配合一个叫做ML iPod的插件。如果一切设置正确，你就可以通过Winamp的媒体库访问你的iPod。通过用鼠标右键点击播放器中的一个或者多个音乐文件的方法就可以将歌曲添加到播放列表中，从iPod中删除，或者将它们复制到你的电脑中，这些iTunes都无法实现。
　　
　　2 Word的自动更正功能
　　自从2002年发布Word XP以来，微软已经尽力了，但这并非都是最合适的。文字处理程序承担了以往冗繁的格式操作，例如编排序号或者自动给一行文字应用格式。但是如果你需要的只是不用着重或者添加项目符号的简单文本，那么Word中原本好意的帮助就变成鸡肋了。
　　你可以在“工具”|“自动更正”选项下更改这些设置，还可以在这里查看和更改自动套用格式、键入时自动套入格式、自动更正以及数学自动更正等选项以满足你的需要。要注意，如果在自动套用格式选项卡上反选了某些选项，那么这个设置同时会被应用到键入时自动套用格式选项卡上的对应选项上。
　　
　　


　　3 Outlook中的垃圾邮件
　　打开收件箱的结果可能会令人很沮丧：里面经常装满了可疑的广告或者钓鱼邮件，可能五封邮件中四封都是垃圾邮件，而且发送垃圾邮件的人总会想方设法越过一些设置很缜密的垃圾邮件过滤器。例如目前的趋势是把要发送的文字内容嵌入到图片中发送，过滤器往往无法识别这种类型的垃圾邮件。为了帮助Outlook用户过滤垃圾邮件，微软每个月都会更新Outlook垃圾邮件过滤器。虽然这个过滤器已经足够好了，不过你依然可以通过点击“工具”|“选项”命令，打开首选参数选项卡，然后点击“垃圾电子邮件”按钮来改进这一功能。这样做后打开“选项”选项卡，在这里你可以更改垃圾邮件过滤器的敏感程度（见图12）。
　　Spamihilator（www.spamihilator.com）是一个针对Outlook、Thunderbird以及其他电子邮件客户端软件的加载项，这个软件工作在你的电子邮件软件和邮箱提供商之间，类似一个转发机构，POP3访问、IMAP同步以及加密连接都得到了良好的支持。Spamihilator使用了一种相当智能的贝叶斯（bayesian）过滤器，并且通过一个可以编辑的关键字列表和黑名单列表来检查所有收到的邮件是否是垃圾邮件，如果是，那么就会被自动发往一个专用文件夹，而如果判断错误还可以恢复出来。
　　
　　4 Adobe的插件降低了启动速度
　　如果要创建独立于平台的文档，或者要确保文档可以被几乎每一台计算机打开，PDF是最佳选择。然而，默认情况下Adobe Reader包含的一些功能并不是每个人都能用上，可是软件会把这些功能都载入，所以在老计算机上这个软件的启动速度可能会有些慢。
　　Adobe Reader这一个软件就自带了超过两打插件，不过你可以通过Adobe Reader Speed-Up（http://tinyurl.com/symjd）给它加速。这个免费的软件有两个功能：加速优化Reader的速度，还有恢复原始设置。如果你不想忍受这个软件缓慢的速度，就选择加速选项，点击下一步后确保只选中了那些你希望和Reader一起启动的插件。
　　Plugin Help按钮解释了每个不同的插件分别是做什么用的，而就算你没有把它们完全禁用，优化后的Reader下一次启动的时候速度也会快很多。如果你已经对Adobe Reader彻底失望了，还可以试试Foxit（www.pcw.co.uk/2146435），这个软件是纯绿色的。
　　
　　5 Office缺少PDF导出功能
　　很多用户都觉得Office不支持PDF是个遗憾。微软已经决定在Office 2007中添加对PDF的支持了，但是还不够完善。与此同时，开源社区也一直在忙：PDF Creator（www.pcw.co.uk/2158760）为每个具有打印功能的Windows应用程序提供了导出文件为PDF格式的能力。这个软件是免费的，而且是基于可靠的Ghostscript技术，可以让你把任何文件保存成PDF格式。
　　PDF Creator并不仅仅只是一个打印机驱动，它还提供了很多其他可以被添加到PDF文件中的设置。例如可以在“格式”|“PDF选项”下设置PDF文件的格式类型，在安全选项卡下可以设置是否要对文件进行加密或者限制，你还可以决定插入到文档中的图片的分辨率和色深。
　　
　　6 不需要的格式
　　默认情况下，当你执行复制和粘贴操作的时候，Microsoft Word、Excel以及PowerPoint会把原始文字所有的格式都复制过来。要不想使用这个功能，就需要从编辑菜单下点击粘贴命令，并且还要从选项中选择“无格式文档”这个选项，而不能直接使用“编辑”|“粘贴”。尽管这样做不够方便，不过并没有更便捷的方法。
　　Freeware Hovtext（http://hovklan.com）让这个过程变得更简单。如果需要，这个软件可以删除剪贴板中内容的所有格式信息。同时，Hovtext还为剪贴板准备了九个存储空间，这样你不仅可以直接使用最后一次复制的内容，还可以使用之前八次复制的内容。
　　Hovtext会把自己放在Windows的启动文件夹，并显示一个系统托盘图标。我们可以通过热键激活它。通过在软件的图标上点击右键，选择属性，我们就可以更改所有设置，例如自动删除空格、换行以及重复的内容，甚至过滤出网页地址，这些现象经常出现在PDF文件中。
　　
　　7 缺少照片管理器
　　我们中很多人都使用资源管理器进行基本的照片管理和存档工作。你可以使用“查看”|“选择详细信息”功能设置详细信息视图下的详细信息项目，例如可以打开尺寸、拍摄日期、或者相机型号等属性，这样资源管理器就会显示照片的Exif数据，并可以根据这些信息把照片分类。然而我们不能编辑这些Exif数据。
　　Windows图片和传真查看器也无法对文件进行太多操作，尽管这个软件还可以旋转照片，将照片保存为其他格式，或者用幻灯片的形式播放照片。在每天要拍摄很多数码照片的摄影师看来，这才是每天工作的开始。
　　Irfanview（www.irfanview.com）则是一个更能干的照片管理器。这个软件支持超过60种图形文件格式，如果你经常需要处理照片，那这种免费工具基本上都是必备的。通过使用这个软件原本的功能，或者使用插件，Irfanview还可以播放AVI或MPEG格式的电影以及包括MP3和Ogg Vorbis格式在内的音频文件。在文件导出方面，可以导出为可执行的自动运行幻灯片功能则是这个软件的另外一个亮点。
　　当然，批量转换或重命名以及编辑照片的Exif和PTC信息的功能也是支持的。除此之外，还有一些简单的工具可以用来去除照片红眼和调整色彩、亮度和对比度，同时这个软件还为Photoshop的插件提供了位置。
　　
　　8 XP中隐藏的备份程序
　　定期的备份是必须的。XP Professional中包含一个备份工具，隐藏在开始菜单的“所有程序”|“附件”|“系统工具”路径下。如果你用的是XP Home，那么可以在Windows安装光盘上搜索一个名叫Ntbackup.msi的文件，运行它就可手工安装备份程序了。
　　当你第一次运行备份程序的时候会自动启动备份和恢复向导。这个向导可以帮助你选择要备份的数据以及设置其他备份选项，但是这个向导不能用于执行某些特殊的任务，例如设置只保存新的或者更改过的数据。这个程序的高级模式下也会发生类似的事情：只支持卷影复制模式，这样才能备份打开的文件。
　　备份中总是会包括完整的分区或目录，这会导致备份需要更长的时间。除此之外，Windows备份程序只允许你将文件还原到原始的位置。
　　如果希望进行更灵活或者更快速的备份，你可以试试Winbackup（见图13以及www.pcw.co.uk/2149347），这个软件分为免费和收费两种版本，两种版本都可以按照文件类型、分区以及文件夹进行备份，并且可以备份到硬盘、网络驱动器以及可移动存储介质中的任何位置。为了节约空间占用，备份的文件还可以被压缩。
　　你还可以创建多个备份任务，并且通过这些任务创建计划，这样你就不用自己记着备份了。而且这些功能都支持完整备份和增量备份。如果你只是想要保存Mozilla程序中记录的私人数据，则可以使用Moz Backup（http://mozbackup.jasnapaka.com）。这个免费的工具可以用于Firefox和Thunderbird，能够保存你的地址簿、电子邮件、收藏夹、密码，以及个人设置。
　　
　　9 机密内容
　　Word、Excel以及PowerPoint会在不询问的情况下在每个文档中保存元数据。保存的信息包括作者的名字、注册的Office用户的名字、计算机名、最后一次保存者的名字、修订版号码、备注、标记和类别，以及文件属性。这些信息使用“文件”|“属性”功能无法删除。
　　对于Office XP和2003，有一个免费的删除隐藏数据加载项（http://tinyurl.com/6w8zl），这个软件会在文件菜单下添加一个“删除隐藏数据”命令（见图14）。它会要你为清理后的文档输入一个新的名字，而且当清理工作完成后，你会得到一个不包含私人信息的只读文档。
　　如果希望批处理大量文件，你可以从命令行状态下启动这个加载项。要实现这个操作，请首先进入这个加载项的安装目录，通常是C:\Program Files\Microsoft Office\RemoveHidden Data Tool，然后输入下列命令：
　　offrhd.exe c:\sourcefolder 4 c:\targetfolder
　　如果不指定目标文件夹，那么清理后的文件就会被保存到加载项的安装目录下，而且清理后文件名和原文件一样，但是后面会带有一个字母C（代表Copy，副本）以及当前的日期。
　　另一个可选的工具是DOC Scrubber（www.docsrubber.com），这个软件只能删除Word文档的元数据，不过也支持批处理多个文件。
　　
　　10 丢失的菜单
　　自从Office XP开始，这套工具就开始统计哪些菜单项目是你经常用的，而哪些你从来没有用过。为了让菜单在屏幕上显示得更简洁，Office程序会隐藏那些很少用或者从来没用过的菜单项目。你只能看到经常使用的菜单项目，而且菜单的底部会有一个带有两个箭头的命令。如果你需要使用其他命令，就点击这箭头打开完整的菜单。
　　在Office XP和2003程序中，你可以通过在工具菜单下点击自定义命令来防止软件自动隐藏不常用的命令。在“选项”选项卡上，选中“始终显示整个菜单”选项。这个设置可以应用到所有Office应用程序，而且设置好之后立刻可以生效。
　　如果一个程序的多个窗口按钮在任务栏上合并成为一组，Office就有些不好操作。如果要强制软件不为每个文档都在任务栏上创建一个窗口按钮，可以从工具菜单下点击选项，然后在视图选项卡下取消对“任务栏中的窗口”这个选项的选择。这个设置会应用给所有Office程序，这样每个程序在任务栏上只会显示一个按钮。Word 2000没有这个功能。