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【摘要】在金融危机与我国煤炭资源逐渐下降的趋势下,我国煤炭企业面临的竞争压力越来越大。为此煤炭企业迫切需要建立健全内部会计控制,提高自身内部控制的效率和效果。本文结合我国煤炭企业内部会计控制的实际情况,按照闭环控制方式,构建了新型的煤炭企业内部会计控制体系。
【关键词】煤炭企业 内部会计控制 闭环控制方式
我国经济的持续发展离不开煤炭工业的支持,为此我国煤炭企业得到了快速发展,也造就了鄂尔多斯、大同等煤炭富裕化城市。但是随着煤炭企业的不断向前发展,其内部会计控制过程中暴露的问题越来越多,如会计造假行为严重,财务报告严重失真;对内部会计控制的意识严重不足,会计执行缺乏科学性和合理性等,这些问题的存在严重影响了煤炭企业的发展。因此,我们构建了一个新型的煤炭企业内部会计控制体系用来保证企业业务活动的有效进行,保护资产的安全和完整。
一、煤炭企业内部会计控制存在的问题
众所周知,传统的煤炭企业已有一套根深蒂固的管理模式,也建立了相应的内部会计控制制度。但是在市场经济下,通过“国富民弱”的兼并方式,当前煤炭企业现已改制为国有股份制公司,成为了国企与央企。但是其组织结构脱胎于原有的计划经济模式,整个组织机构信息沟通不灵,特别是内部会计控制弱化,缺乏科学性和合理性。具体问题表现在以下几个方面。
1、会计机构设置不合理
传统煤炭企业财务机构的设置基本上是基于组织机构来设立的,分为两个层次:第一层次为煤炭企业财务科,负责煤炭企业的日常财务管理和会计核算、成本核算及分析工作,编制本企业的财务报表,各部门不单独进行财务核算。第二层次为各个控股公司财务科,负责本公司的日常财务核算。两个层次的财务部门在事实上分别属于不同的利益主体,虽然在业务方面存在着上下级关系,但在管理上却对所属财务机构缺乏必要的约束力和控制。
2、会计信息系统失灵
会计信息系统是每个企业建立沟通的重要管理系统和控制工具,经营人员和会计人员不但掌握和控制着企业的财务状况和经营成果的信息源,而且控制着企业内部管理情况的信息源。但是一些煤炭企业的会计信息系统却未能有效保证信息沟通,许多会计信息系统由领导随意控制,资金有时被无计划挪用,这样就等于内部人掌握了“内外控制权”。同时制定的会计制度的可选择性和不确定性也给领导和会计人员留下余地,成为实施内部人控制的有利条件。
3、会计控制机制不健全
当前煤炭企业对加强内部会计控制的认识不高,对建立内部会计控制制度不够重视,自我防范、自我约束机制尚未建立起来,习惯用一般财经规章制度代替内部会计控制制度,用经验代替制度,重大事项决策和执行程序有一定随意性,在经济业务的具体处理过程中,以強调灵活性为理由而不按照规定的程序办理,已经建立的内部会计制度成了一种形式,失去了应有的刚性和严肃性。
4、审计部门没有独立设置
内部审计是内部会计控制的再监督,通过内部审计,采取科学有效的方法进行检查与评价能确保内部会计控制制度的执行。但是内部审计工作在部分煤炭企业没有得到真正的重视,从而造成了内部审计的作用基本流于形式,极大地影响了内部会计控制功效的发挥。
二、新时期下煤炭企业内部会计控制体系的构建
1、构建的框架
本文构建的煤炭企业内部会计控制体系可以具体划分为股东大会、董事会、监事会、经理、内部审计等若干层次。在具体实施中,比如设备的报废与购进等经济业务需要由股东大会决定,经由董事会商讨做出决策,再由经理层下达任务给业务经办部门,由部门经理下达指令给具体的执行人员,由具体执行人员执行任务,将结果反馈给董事会。操作人员在执行任务的过程中,由监测机构监督检查执行情况,并将信息反馈给部门经理,部门经理根据收到的信息采取相应的措施;监事会将任务的执行结果反馈给董事会,同时监督董事会的决策权力。具体的流程框架见图1。
2、构建的措施
(1)组织机构设计
会计控制组织仅仅是财务管理组织的一个分枝,设计时要考虑整体性、统一性、协调性、精简化,能合并的要合并,能兼任的要兼任,不要出现机构的复杂化和庞大化。为此建议煤炭公司采用公司、矿(处、部)、区队(科室)三级会计核算体制,并依此进行组织机构,以便会计管理及会计核算工作顺利进行。第一,公司根据财务活动内容设置财务部、会计服务中心、审计部、融资部、投资部等机构,由公司总会计师统一分管负责。第二,下属各煤矿以及铁路运输处、物资中心、运销部、综机中心、救护大队等企业作为二级核算机构,一般仅设立财务科和会计服务中心,根据公司财务部和会计、服务中心设置的会计岗位,并结合本企业的实际情况设立相关岗位,以满足各企业日常生产经营业务活动的需要。第三,下属各煤矿以及铁路运输处、物资中心、运销部、综机中心、救护大队等企业还可以根据需要在区队(科室)设立三级会计核算岗位。
(2)信息系统设计
本文构建的煤炭企业会计信息系统的结构如下:第一,业务数据库。业务数据库主要存放煤炭企业发生的各种经济业务活动。第二,成本核算数据库。为了便于成本分析、成本核算及存货期末价值评估,我们将成本数据库单独设成一个数据库,存放成本计算公式以及用于分析、比较各种成本计算公式之间的差异。成本资料数据库可按流程进行设计,各个部门费用分别按项目、按变动成本和固定成本归集,并按产量平行转出。第三,报表信息系统。报表信息系统主要是按用户要求生成报表,报表类型中既有满足外部需求的财务报表,也有满足内部需求的管理报表。既有按部门生成的成本费用报表,也有按生产流程生成的成本费用报表,还有按成本动因归集的管理报表等。第四,总预算报表系统。该系统直接与总体战略目标相匹配,根据战略总体目标预计成本,费用支出。同时,它可实现产品成本预测以及预算控制。由于成本数据库对成本按流程、按部门、按材料进行全面分解,信息系统可从产品研发开始,到产品制造、产品销售全过程对产品成本进行分析,因而成本及毛利的预测变得极为方便,从而有助于成本企划,实现对成本的事前控制。第五,会计指标信息系统。会计指标信息系统基础数据来源于会计报表数据库及基础数据库,这些数据较以前来自于财务报表的事后数据更具适时性,灵活性,指标量更丰富,信息更真实。
(3)会计控制制度设计
在建立社会主义市场经济体制和深化会计改革过程中,煤炭企业在遵守会计准则的基础上,应从本企业会计工作的实际出发,建立健全和强化自身合理的会计政策和会计控制制度。第一,资产控制制度。采用不相容职务相分离的方法可避免错误的发生和弊端的出现。首先,授权批准职务与业务经办职务分离,业务经办与财产保管、会计记录、审核监督三职务都要分离;其次,财产保管与会计记录职务分离,规定管钱、管物、管账人员的相互制约关系,旨在保护资产的安全完整;再次,实行现金收付的复核制,物资收发的复秤制、复点制等,也属于防错防弊的内部会计控制制度范畴。第二,财产清查控制制度。为了保证财产物资的安全和完整,除规定物资保管员对每项物资进行收付后,均应实行永续盘存办法核对库存账实外,还应规定财产物资的局部清查和全面清查制度,以保证账卡物相符或及时处理发生的差错。第三,会计人员行为控制制度。会计从业人员在办理会计业务的过程中要树立基本的道德意识,要爱岗敬业、廉洁自律等。同时,企业也要制定员工工作规范来约束会计人员的行为,如会计人员要坚持客观公正、不做假账,严守商业秘密,诚实守信、坚持原则,还要不断提高业务技能等。
(4)会计监督体系设计
第一,强化企业内部审计。在煤炭企业内部应建立一个不依附于任何职能部门的、相对独立的内部审计机构,在集团董事会的直接领导下,独立地行使审计监督权。另外,内审人员素质的高低直接影响企业内审工作的质量。就审计业务工作来看,应配备具有财务会计、经济管理、经济法律、基建工程等类专业知识的人才。现有审计人员应当加强政治和业务学习,提高自身素质和业务水平。第二,加强企业外部会计监督。企业内部会计控制是企业宏观控制的组成部分,其产生和发展,不仅受企业内部因素的影响,也受企业外部因素的影响。为此我们建议实行会计委派制,会计委派制的管理机构为公司计划财务部,委派机构为公司向各基层企业派遣的会计机构和财务负责人。委派的会计机构隶属公司计划财务部管理。会计委派坚持“精简、统一、自愿、监督”的原则。坚持需求与可能委派会计,做到“按岗设人,岗有人做”;坚持受派人员对受派企业依法实施会计监督的原则,不能履行责任的,吊销会计从业资格,调离会计岗位,涉及违法、违纪事件的,追究其纪律或刑事责任。
总之,我们针对我国煤炭企业内部会计控制存在的种种问题,建立了一个有效的内部会计控制体系来加强和完善煤炭企业的内部会计控制,增强煤炭企业的竞争力。
【参考文献】
[1] 陶晓敏、王勇:对完善企业内部会计控制制度的几点认识[J].江苏商论,2005(6).
[2] 桑柯:建立完善的内部会计控制制度[J].大连干部学刊,2005(12).
[3] 秦文婷:中国股份制企业会计监督体系创新研究[D].武汉理工大学,2005.
[4] 黄平南:构建我国上市公司监督体系的法律制度研究[D].华侨大学,2005.
[5] 朱荣恩:内部会计控制案例[M].复旦大学出版社,2005.
【关键词】煤炭企业 内部会计控制 闭环控制方式
我国经济的持续发展离不开煤炭工业的支持,为此我国煤炭企业得到了快速发展,也造就了鄂尔多斯、大同等煤炭富裕化城市。但是随着煤炭企业的不断向前发展,其内部会计控制过程中暴露的问题越来越多,如会计造假行为严重,财务报告严重失真;对内部会计控制的意识严重不足,会计执行缺乏科学性和合理性等,这些问题的存在严重影响了煤炭企业的发展。因此,我们构建了一个新型的煤炭企业内部会计控制体系用来保证企业业务活动的有效进行,保护资产的安全和完整。
一、煤炭企业内部会计控制存在的问题
众所周知,传统的煤炭企业已有一套根深蒂固的管理模式,也建立了相应的内部会计控制制度。但是在市场经济下,通过“国富民弱”的兼并方式,当前煤炭企业现已改制为国有股份制公司,成为了国企与央企。但是其组织结构脱胎于原有的计划经济模式,整个组织机构信息沟通不灵,特别是内部会计控制弱化,缺乏科学性和合理性。具体问题表现在以下几个方面。
1、会计机构设置不合理
传统煤炭企业财务机构的设置基本上是基于组织机构来设立的,分为两个层次:第一层次为煤炭企业财务科,负责煤炭企业的日常财务管理和会计核算、成本核算及分析工作,编制本企业的财务报表,各部门不单独进行财务核算。第二层次为各个控股公司财务科,负责本公司的日常财务核算。两个层次的财务部门在事实上分别属于不同的利益主体,虽然在业务方面存在着上下级关系,但在管理上却对所属财务机构缺乏必要的约束力和控制。
2、会计信息系统失灵
会计信息系统是每个企业建立沟通的重要管理系统和控制工具,经营人员和会计人员不但掌握和控制着企业的财务状况和经营成果的信息源,而且控制着企业内部管理情况的信息源。但是一些煤炭企业的会计信息系统却未能有效保证信息沟通,许多会计信息系统由领导随意控制,资金有时被无计划挪用,这样就等于内部人掌握了“内外控制权”。同时制定的会计制度的可选择性和不确定性也给领导和会计人员留下余地,成为实施内部人控制的有利条件。
3、会计控制机制不健全
当前煤炭企业对加强内部会计控制的认识不高,对建立内部会计控制制度不够重视,自我防范、自我约束机制尚未建立起来,习惯用一般财经规章制度代替内部会计控制制度,用经验代替制度,重大事项决策和执行程序有一定随意性,在经济业务的具体处理过程中,以強调灵活性为理由而不按照规定的程序办理,已经建立的内部会计制度成了一种形式,失去了应有的刚性和严肃性。
4、审计部门没有独立设置
内部审计是内部会计控制的再监督,通过内部审计,采取科学有效的方法进行检查与评价能确保内部会计控制制度的执行。但是内部审计工作在部分煤炭企业没有得到真正的重视,从而造成了内部审计的作用基本流于形式,极大地影响了内部会计控制功效的发挥。
二、新时期下煤炭企业内部会计控制体系的构建
1、构建的框架
本文构建的煤炭企业内部会计控制体系可以具体划分为股东大会、董事会、监事会、经理、内部审计等若干层次。在具体实施中,比如设备的报废与购进等经济业务需要由股东大会决定,经由董事会商讨做出决策,再由经理层下达任务给业务经办部门,由部门经理下达指令给具体的执行人员,由具体执行人员执行任务,将结果反馈给董事会。操作人员在执行任务的过程中,由监测机构监督检查执行情况,并将信息反馈给部门经理,部门经理根据收到的信息采取相应的措施;监事会将任务的执行结果反馈给董事会,同时监督董事会的决策权力。具体的流程框架见图1。
2、构建的措施
(1)组织机构设计
会计控制组织仅仅是财务管理组织的一个分枝,设计时要考虑整体性、统一性、协调性、精简化,能合并的要合并,能兼任的要兼任,不要出现机构的复杂化和庞大化。为此建议煤炭公司采用公司、矿(处、部)、区队(科室)三级会计核算体制,并依此进行组织机构,以便会计管理及会计核算工作顺利进行。第一,公司根据财务活动内容设置财务部、会计服务中心、审计部、融资部、投资部等机构,由公司总会计师统一分管负责。第二,下属各煤矿以及铁路运输处、物资中心、运销部、综机中心、救护大队等企业作为二级核算机构,一般仅设立财务科和会计服务中心,根据公司财务部和会计、服务中心设置的会计岗位,并结合本企业的实际情况设立相关岗位,以满足各企业日常生产经营业务活动的需要。第三,下属各煤矿以及铁路运输处、物资中心、运销部、综机中心、救护大队等企业还可以根据需要在区队(科室)设立三级会计核算岗位。
(2)信息系统设计
本文构建的煤炭企业会计信息系统的结构如下:第一,业务数据库。业务数据库主要存放煤炭企业发生的各种经济业务活动。第二,成本核算数据库。为了便于成本分析、成本核算及存货期末价值评估,我们将成本数据库单独设成一个数据库,存放成本计算公式以及用于分析、比较各种成本计算公式之间的差异。成本资料数据库可按流程进行设计,各个部门费用分别按项目、按变动成本和固定成本归集,并按产量平行转出。第三,报表信息系统。报表信息系统主要是按用户要求生成报表,报表类型中既有满足外部需求的财务报表,也有满足内部需求的管理报表。既有按部门生成的成本费用报表,也有按生产流程生成的成本费用报表,还有按成本动因归集的管理报表等。第四,总预算报表系统。该系统直接与总体战略目标相匹配,根据战略总体目标预计成本,费用支出。同时,它可实现产品成本预测以及预算控制。由于成本数据库对成本按流程、按部门、按材料进行全面分解,信息系统可从产品研发开始,到产品制造、产品销售全过程对产品成本进行分析,因而成本及毛利的预测变得极为方便,从而有助于成本企划,实现对成本的事前控制。第五,会计指标信息系统。会计指标信息系统基础数据来源于会计报表数据库及基础数据库,这些数据较以前来自于财务报表的事后数据更具适时性,灵活性,指标量更丰富,信息更真实。
(3)会计控制制度设计
在建立社会主义市场经济体制和深化会计改革过程中,煤炭企业在遵守会计准则的基础上,应从本企业会计工作的实际出发,建立健全和强化自身合理的会计政策和会计控制制度。第一,资产控制制度。采用不相容职务相分离的方法可避免错误的发生和弊端的出现。首先,授权批准职务与业务经办职务分离,业务经办与财产保管、会计记录、审核监督三职务都要分离;其次,财产保管与会计记录职务分离,规定管钱、管物、管账人员的相互制约关系,旨在保护资产的安全完整;再次,实行现金收付的复核制,物资收发的复秤制、复点制等,也属于防错防弊的内部会计控制制度范畴。第二,财产清查控制制度。为了保证财产物资的安全和完整,除规定物资保管员对每项物资进行收付后,均应实行永续盘存办法核对库存账实外,还应规定财产物资的局部清查和全面清查制度,以保证账卡物相符或及时处理发生的差错。第三,会计人员行为控制制度。会计从业人员在办理会计业务的过程中要树立基本的道德意识,要爱岗敬业、廉洁自律等。同时,企业也要制定员工工作规范来约束会计人员的行为,如会计人员要坚持客观公正、不做假账,严守商业秘密,诚实守信、坚持原则,还要不断提高业务技能等。
(4)会计监督体系设计
第一,强化企业内部审计。在煤炭企业内部应建立一个不依附于任何职能部门的、相对独立的内部审计机构,在集团董事会的直接领导下,独立地行使审计监督权。另外,内审人员素质的高低直接影响企业内审工作的质量。就审计业务工作来看,应配备具有财务会计、经济管理、经济法律、基建工程等类专业知识的人才。现有审计人员应当加强政治和业务学习,提高自身素质和业务水平。第二,加强企业外部会计监督。企业内部会计控制是企业宏观控制的组成部分,其产生和发展,不仅受企业内部因素的影响,也受企业外部因素的影响。为此我们建议实行会计委派制,会计委派制的管理机构为公司计划财务部,委派机构为公司向各基层企业派遣的会计机构和财务负责人。委派的会计机构隶属公司计划财务部管理。会计委派坚持“精简、统一、自愿、监督”的原则。坚持需求与可能委派会计,做到“按岗设人,岗有人做”;坚持受派人员对受派企业依法实施会计监督的原则,不能履行责任的,吊销会计从业资格,调离会计岗位,涉及违法、违纪事件的,追究其纪律或刑事责任。
总之,我们针对我国煤炭企业内部会计控制存在的种种问题,建立了一个有效的内部会计控制体系来加强和完善煤炭企业的内部会计控制,增强煤炭企业的竞争力。
【参考文献】
[1] 陶晓敏、王勇:对完善企业内部会计控制制度的几点认识[J].江苏商论,2005(6).
[2] 桑柯:建立完善的内部会计控制制度[J].大连干部学刊,2005(12).
[3] 秦文婷:中国股份制企业会计监督体系创新研究[D].武汉理工大学,2005.
[4] 黄平南:构建我国上市公司监督体系的法律制度研究[D].华侨大学,2005.
[5] 朱荣恩:内部会计控制案例[M].复旦大学出版社,2005.