为使档案资产为企业发展发挥更大的作用，工程项目管理部门和科研部门在日常业务工作中迫切地希望能够将工程项目中各阶段的成果性文件永久、规范地保存，并且能够方便各个部门对其利用。作为工程项目的成果性文件，如设备图纸、设计方案等是工程项目的重要产出，也是企业重要的无形资产。要能够有效、安全、规范地管理在建工程中产出的无形资产——文档资料，并使其能够在各业务部门间方便利用，河南油田档案馆应用现代信息技术结合项目档案管理制度开发了在建工程项目文档管理系统，对在建工程项目所产生的大量文件材料实现了同步归档，解决了以往项目档案归档难、后端性、不齐全等问题。
　　1 规范工程项目管理
　　在建工程文档管理系统的建立，是工程管理部门业务流程梳理的一个过程。在梳理完毕之后，建立完整、严格的工作流程、规范、制度以规范业务工作。在建工程文档管理系统，严格依照制定的工作流程、规范、制度开发，待系统上线之后，由计算机系统的严谨性保证项目文档管理工作严格地按照规范的业务流程进行，以此来保证在建工程文档管理工作的质量。
　　2 提高项目过程文档管理水平
　　在建工程文档管理系统的建立，改变以往项目过程文档线下收集方式，提倡采用线上收集。以项目阶段、阶段任务为单元制定文件需求模板；项目人员（如各专业工程师）以模板为标准上传需要提交的文件；信息管理员以模板为标准检测文件收集成果；系统同时以预警、通知等方式提醒项目工作人员何时提交什么文件。
　　3 提高工程成果资源利用水平
　　在建工程文档管理系统的建立，改变以往人工管理方式下，文档借阅、查阅不便的情况。利用计算机系统可以大幅提高文档的检索速度，并且能够以电子文件的形式下发，改变了以往一份文档只能同时借出一次的不便，也能防止原始文件的丢失。另外，在建工程文档管理系统基于电子文件管理平台，可以灵活地控制用户访问电子文档的权限，避免发生越权访问、文件丢失的情况。系统运行时，可提供每份文档使用的痕迹，便于管理员追踪使用痕迹，明确责任。
　　4 逐步积累工程建设中的电子资产
　　在建工程文件管理系统基于专业的电子文件管理平台，能够有效地存储、管理、维护在建工程项目中产生的大量电子文件。系统平台提供文件分类、标签、文件夹结构等功能可以使文件得到很好的分类存储。另外，全文检索功能可以使用户在海量的文件中快速地找到需要的文件。基于ACL（访问控制列表）的权限控制机制能够保证大量的电子文件按照权限策略分配控制权限，使用户有效、安全地管理文件。依托系统平台，可以有效地将在建工程中大量的电子文件作为电子资产累积、保存下来，为以后查阅、利用提供基础。
　　5 方便项目审计和文件的归档
　　在建工程文件管理系统采用统一的文档存储结构，将文件按阶段、单位、文件类型、专业，层层划分，结构清晰明了。同时，文档收集模板是参照国家审计规定和行业标准制定，保证了项目过程文件的完整性、准确性。该系统还提供归档文件对照表，方便项目文件的归档移交。
　　（作者单位：河南南阳油田档案馆 来稿日期：2013-04-15）