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笔者在整理机关年度文书档案时，发现移交进库的文件在收集工作中存在一些问题，不符合文件归档要求，主要表现在：有的只存有拟稿而没有正式文件；有的只存有红头文件而缺、漏文中所指附件；有的只存有领导签批单位或者文件所附内容不完整等。
收集工作和提供利用是档案工作的两个重要环节，档案的收集工作是提供利用的基础，是做好提供利用工作的切实保证，而档案的提供利用工作直接反映收集工作的成果，所以，档案收集这项源头工作必须抓好抓实。笔者以上述问题为导向，以档案利用为落脚点，锁定文件拟制到文件暂时保管再到檔案整理三个环节，集文件拟制人员、文秘人员和档案员三股力量，齐力做好档案收集工作。
一、文件拟制人员要绷紧意识
随着办公自动化的普及，很多单位不再单设文印室，文件由拟稿者自行编制、打印，再按惯例存档。
通常情况下，拟稿者会主动把统一编了文号且加盖单位公章的文件及时存档。但对待一事一报的文件，有些拟稿者就会缺少档案意识，认为这是个短效工作文件，没什么用，不须存档。也常有人问笔者：这份文件，你要不要存档？本人认为，一份文件需不需要存档，不是档案人员说了算，主要还得由拟稿者立足本专业、从档案利用角度用长远的眼光来综合分析。
首先，各业务部门移交进库的文件是经过初步整理的。档案人员的首要职责是对这些文件再进行规范化、系统化归档，保证长期、随时可用。而多数档案利用者查阅的内容都跟本专业有关，某份文件是否重要、将来是否会被利用的主要话语权还在专业人员。
其次，判断文件有无价值要有长远的眼光。业务工作尤其是重大项目具有连续性，包括好多个流程，各流程之间环环相扣，一份回函、一个基础数据或许都会成为日后工作查考的依据。所以，每个业务人员都应把自己办理的文件、资料收集完整，及时做好存档工作，为自己也给他人的工作带来便利。举个例子，比如要求本系统各相关单位填报项目建设基本情况，理论上，这是个数值叠加的工作，一个项目在同一时期所填报的数值应该是一致的。事实上，总有那么几个单位，报一次一个样，每一次的数值都不完全相同。为什么会出现这种情况？从档案管理的角度上看，就是办文者档案意识不够，在文件办理后，自认为这只是反映某阶段的数据，没什么价值，可能不会再利用，随手一放，也不保存，下次再用时则成睁眼瞎。反之，如果拟稿者有根深蒂固的档案意识，随时按要求做好每次文件的收集和整理工作，那么相关内容随时可查，拿来就用，即使是换人来填复杂的同类表格，工作效率也肯定是杠杠的。
二、文秘人员要细心把关
大部分单位的通常做法，即本年度的文件、资料的集中保管工作，由办公室（文秘部门）指定专人负责，次年统一移交进档案室。因此，相关文秘人员要把好档案收集质量的第一关，对拟稿者交来存档的文件（资料）是否连贯和完整进行必要的检查，若有遗漏，及时提醒。遇有针对同一件事情反复办理的情况，事情办结后，文秘人员要协助拟稿者进行有效处理，以便档案人员进行重点整理。比如，去年召开的全省人民防空工作会议，省人防办5月份开始行文请示省委、省政府，几经协调，最后会期定于当年8月11日。期间，省人防办根据省委、省政府各有关部门要求，在行文编号不变的情况下，对文件内容、发文日期等不断进行调整，造成多份文件一个编号的情况。这种情况下，在最后一份文件定稿后，负责收集当年文件的文秘人员应协同拟稿者对前期所存的几个版本稿件及时进行初步整理，可直接销毁也可继续留存。若需将各版本集中保存反映该事件的动态信息的话，拟稿者务必对这些版本进行有效排序，并进行标注，同时简要说明办文流程，为档案人员整理工作扫清障碍，打好基础。
三、档案整理人员要查漏补缺
档案整理环节，通常是收集文件的收尾阶段，档案人员在整理文件时，务必要仔细翻阅每一份文件是否完整、是否符合档案要求，若有遗漏件，要及时追补，提高档案的完整率。查找已归档的文件是否完整可采用两种方法：一种是返查法，这种方法适用于编有文号的单位发文。档案员在对上一年度文件全部整理归档后，把归档文件目录和本单位发文登记本结合对比，若有缺号现象，根据发文登记本信息即可向有关拟稿者追存。第二类是即查法，这种方法适用于归档文件整理时。档案员在对归档文件进行整理时，应细心检查正文、领导的签批单和拟稿是否齐全，文内标注的附件是否齐全，若有缺失，根据发文单信息即时要求拟稿者进行补存。如遇特殊情况可视本单位档案情况而定。比如，在整理省人防办向省财政厅报送《关于XXXX项目竣工决算送审的报告》文件时，笔者发现文中所列附件没有归档，经咨询文件拟稿者得知，此文附件包括施工图纸和项目建设各类资料，得装一麻袋。类似这种情况，如果非得把相关附件与该文件整理成一件存入文书档案，显然有点教条主义。我认为可以特例特办，实行分类整理：加盖了公章的红头文件、领导签批的办文单和拟稿按要求归入文书档案并备注说明；而整套附件要按项目档案管理要求归档。这样，既确保了档案的完整性，做到有据可查，又有效节约了资源。
收集工作和提供利用是档案工作的两个重要环节，档案的收集工作是提供利用的基础，是做好提供利用工作的切实保证，而档案的提供利用工作直接反映收集工作的成果，所以，档案收集这项源头工作必须抓好抓实。笔者以上述问题为导向，以档案利用为落脚点，锁定文件拟制到文件暂时保管再到檔案整理三个环节，集文件拟制人员、文秘人员和档案员三股力量，齐力做好档案收集工作。
一、文件拟制人员要绷紧意识
随着办公自动化的普及，很多单位不再单设文印室，文件由拟稿者自行编制、打印，再按惯例存档。
通常情况下，拟稿者会主动把统一编了文号且加盖单位公章的文件及时存档。但对待一事一报的文件，有些拟稿者就会缺少档案意识，认为这是个短效工作文件，没什么用，不须存档。也常有人问笔者：这份文件，你要不要存档？本人认为，一份文件需不需要存档，不是档案人员说了算，主要还得由拟稿者立足本专业、从档案利用角度用长远的眼光来综合分析。
首先，各业务部门移交进库的文件是经过初步整理的。档案人员的首要职责是对这些文件再进行规范化、系统化归档，保证长期、随时可用。而多数档案利用者查阅的内容都跟本专业有关，某份文件是否重要、将来是否会被利用的主要话语权还在专业人员。
其次，判断文件有无价值要有长远的眼光。业务工作尤其是重大项目具有连续性，包括好多个流程，各流程之间环环相扣，一份回函、一个基础数据或许都会成为日后工作查考的依据。所以，每个业务人员都应把自己办理的文件、资料收集完整，及时做好存档工作，为自己也给他人的工作带来便利。举个例子，比如要求本系统各相关单位填报项目建设基本情况，理论上，这是个数值叠加的工作，一个项目在同一时期所填报的数值应该是一致的。事实上，总有那么几个单位，报一次一个样，每一次的数值都不完全相同。为什么会出现这种情况？从档案管理的角度上看，就是办文者档案意识不够，在文件办理后，自认为这只是反映某阶段的数据，没什么价值，可能不会再利用，随手一放，也不保存，下次再用时则成睁眼瞎。反之，如果拟稿者有根深蒂固的档案意识，随时按要求做好每次文件的收集和整理工作，那么相关内容随时可查，拿来就用，即使是换人来填复杂的同类表格，工作效率也肯定是杠杠的。
二、文秘人员要细心把关
大部分单位的通常做法，即本年度的文件、资料的集中保管工作，由办公室（文秘部门）指定专人负责，次年统一移交进档案室。因此，相关文秘人员要把好档案收集质量的第一关，对拟稿者交来存档的文件（资料）是否连贯和完整进行必要的检查，若有遗漏，及时提醒。遇有针对同一件事情反复办理的情况，事情办结后，文秘人员要协助拟稿者进行有效处理，以便档案人员进行重点整理。比如，去年召开的全省人民防空工作会议，省人防办5月份开始行文请示省委、省政府，几经协调，最后会期定于当年8月11日。期间，省人防办根据省委、省政府各有关部门要求，在行文编号不变的情况下，对文件内容、发文日期等不断进行调整，造成多份文件一个编号的情况。这种情况下，在最后一份文件定稿后，负责收集当年文件的文秘人员应协同拟稿者对前期所存的几个版本稿件及时进行初步整理，可直接销毁也可继续留存。若需将各版本集中保存反映该事件的动态信息的话，拟稿者务必对这些版本进行有效排序，并进行标注，同时简要说明办文流程，为档案人员整理工作扫清障碍，打好基础。
三、档案整理人员要查漏补缺
档案整理环节，通常是收集文件的收尾阶段，档案人员在整理文件时，务必要仔细翻阅每一份文件是否完整、是否符合档案要求，若有遗漏件，要及时追补，提高档案的完整率。查找已归档的文件是否完整可采用两种方法：一种是返查法，这种方法适用于编有文号的单位发文。档案员在对上一年度文件全部整理归档后，把归档文件目录和本单位发文登记本结合对比，若有缺号现象，根据发文登记本信息即可向有关拟稿者追存。第二类是即查法，这种方法适用于归档文件整理时。档案员在对归档文件进行整理时，应细心检查正文、领导的签批单和拟稿是否齐全，文内标注的附件是否齐全，若有缺失，根据发文单信息即时要求拟稿者进行补存。如遇特殊情况可视本单位档案情况而定。比如，在整理省人防办向省财政厅报送《关于XXXX项目竣工决算送审的报告》文件时，笔者发现文中所列附件没有归档，经咨询文件拟稿者得知，此文附件包括施工图纸和项目建设各类资料，得装一麻袋。类似这种情况，如果非得把相关附件与该文件整理成一件存入文书档案，显然有点教条主义。我认为可以特例特办，实行分类整理：加盖了公章的红头文件、领导签批的办文单和拟稿按要求归入文书档案并备注说明；而整套附件要按项目档案管理要求归档。这样，既确保了档案的完整性，做到有据可查，又有效节约了资源。