论文部分内容阅读
摘 要：以济源市为例，分析汇总了档案信息化建设工作的现状和需求，提出了建设市、县区域性档案管理网络平台的对策方案，总结了济源市构建平台的应用实践，以期为加快各地市档案信息化建设提供借鉴。
关键词：档案信息化；区域性档案管理平台；构建
1 市、县档案信息化建设工作现状与需求
1.1 档案信息化建设工作现状：随着档案信息化建设的不断深入，各地市都在逐步推进传统载体档案数字化进程，规范电子文件归档、管理与接收工作，但与信息社会日益增长的对档案信息资源的管理、利用需求相比较，档案信息化的建设与发展仍然处于研究探索和初级应用阶段，还存在许多亟待解决的问题。
济源市档案局自2001年购买使用世纪科怡软件，档案馆首先使用网络版开始馆藏档案目录加工，2005年在全市基层单位推广应用世纪科怡单机版。经过一段时间的使用，档案馆积累了一定量的目录数据，基层单位的文档一体化管理有了一定基础。通过对全市档案工作的调查，发现在工作中还出现一些问题：软件推广需要基层单位资金投入，影响和制约了工作开展；基层单位利用单机版软件进行分布式管理，形成了信息孤岛，不能综合利用；电子文件、档案数据移交只能脱机实现，不够方便快捷；世纪科怡软件后续维护升级困难，不能及时在全市范围内统一提升技术水平；各档案管理软件和其他信息管理软件信息交互，集成程度不高；不便于档案局随时掌握基层档案现代化工作进度，对基层单位档案指导、业务检查不能进行预估；不能实现网上办公；电子档案信息数据集中程度低，利用网络对外提供信息服务的程度低，服务面窄，服务手段落后，滞后于现代化管理的步伐等。这种现状远远不能满足当前网络时代信息社会发展的需要，急需有适合的档案信息资源共建共享模式，以推动档案事业持续发展。
1.2 档案信息化建设工作需求：笔者对济源市档案局馆、市直各机关、企事业单位进行了访谈调查，分析汇总了各方面对新形势下档案信息化建设的强烈需求。济源市直各机关、企事业单位档案部门普遍反映电子文件和档案数据安全存储和备份问题需要得到有效解决；档案管理软件应规范统一、全市统筹升级；和市档案局、馆业务上应能直接沟通、衔接，业务交流、咨询应能互动；业务工作申报、电子档案及目录移交应能在线进行；档案信息查询应能通过网络跨单位提供，方便已公开档案信息共享。
档案局馆的同志们也对档案信息化建设提出了要求：应搭建统一的档案工作网络平台，各单位电子文件、档案信息数据应达到区域集中管理、收集、存储备份、利用、移交，并通过档案鉴定、数据划控等满足不同利用者的需求；档案局馆能够在线指导各单位档案工作，审核档案业务，完成业务统计，并通过网络平台发布通知、公告等。
市信息管理部门认为，档案信息资源是经济社会中一种重要资源，其共建共享程度是社会协调发展的一个重要方面，应克服各基层单位因分布式管理而形成的信息孤岛现象，建立一个功能齐全、运转迅速的档案信息资源共建共享网络，统一系统网络环境，以实现资源利用最大化。
综上所述，在信息化大发展的今天，利用计算机网络技术，进行档案信息资源的整合、集中、管理和提供查询利用，是社会各方面的现实需求，建立市、县区域性档案管理网络平台，成为必然。
2 市、县区域性档案管理平台构建方案
建设市、县档案信息管理网络平台，是档案信息集成、共享和交互的承载物，通过平台可以集合分散的档案信息资源，并为不同用户提供集成的、便利的信息管理和服务环境。平台要求业务集成、数据格式统一、系统整合、资源共享，最大限度地保障在区域内IT资源一次共建，多家共享使用，能够有效避免档案管理应用系统低水平重复建设，解决“信息孤岛”等实际问题。平台还要对档案信息进行科学管理，合理利用，对信息资源进行科学的开放等级鉴定，以便在不同的网络上发布，或者赋予特定利用者查阅不同档案的权限。根据档案工作需求，结合当前现代化环境，确定市、县构建区域性档案管理网络平台方案。
2.1 依托电子政务网络环境构建。随着电子政务的全面推广应用，各地市政务网网络高速通道已基本搭建完成，网络框架延伸到了各政府机关，安全系数较高，为构建区域性档案信息资源管理应用平台奠定了很好的基础。档案部门要紧紧依托各地市电子政务信息网络平台，充分利用已有的软硬件资源优势，构建档案信息资源管理平台，对市直各机关单位政务活动中产生的、对国家和社会具有保存利用价值的电子文件、电子档案等信息，实行集中采集、归档，统一管理，做到数据规范、安全保密、资源共享，使机关工作人员可以随时通过政务网根据权限调阅、查询公文和档案资料。这样既融入了资源建设大局，又加快了档案信息化建设；既提高了工作效率，又节约了建设成本。
2.2 以档案局馆为中心构建。区域性档案管理网络平台要以各地档案局馆业务和基层档案室业务为核心内容，在“统一软件，统一平台，统一管理，统一标准”的原则下，以档案局馆为中心建设管理平台和数据中心平台。要面向各基层档案馆、各机关和企事业单位，以全宗为单位管理各单位电子文件和各类档案数据，实现非涉密文件和档案信息的在线接收、归档和提供利用，突破目前档案馆、室文件和档案分布式整理、单一提供利用的模式，加快全市电子文件和档案信息资源的整合和统一提供利用。
2.3 建设档案工作基础平台。区域性档案管理平台要成为开放式的档案系统基础支撑平台和全市档案信息资源利用支撑平台。平台要支持分布式业务系统和基层馆分布式系统的扩展，对外部系统提供服务支持，确保数据的交互。系统应提供多元化、细分化的档案利用，其中基层单位对档案采集、整理、鉴定后，提供有针对性的档案开放服务，系统对不同用户类型提供相应的查询利用方案，满足本单位内部工作人员、外单位机关人员、一般群众等不同利用者的利用需求。要把平台建成电子文件统一存储备份的平台、档案开放数据快速发布、综合利用的平台和档案工作标准、规范统一的平台。
2.4 与档案馆数字内网系统、档案信息门户网站、电子政务网联通。区域性档案管理平台要预留规范接口，能和档案馆数字内网系统、档案信息门户网站、电子政务网等的电子文件和档案信息数据有条件接入转出。当各基层单位的到期档案实物移交进馆时，对应的不涉密档案信息数据可以直接从平台数据库迁移到档案馆内网数据库；平台上的已公开现行文件数据可以定期从平台数据库直接接入档案信息网站数据库；电子政务网上流转的电子文件数据可以转入平台数据库，实现在线移交和接收，确保档案信息能够多渠道、分层次提供给不同利用者。 3 济源市区域性档案管理平台应用实践
3.1 实现馆室一体化管理模式。济源市已有119个部门接入了电子政务办公系统，覆盖了市委、人大、政府、政协、镇办、高校和有关企业，全市大部分立档单位都在其中。建立在政务办公系统上的档案管理平台以全宗为单位管理各单位电子文件和档案数据，各单位使用统一的软件系统，档案业务标准和档案馆接收标准一致，数据格式一致，门类设置一致，档号规则一致，平台设有现行文件专门模块，通过网络在线接收电子文件、档案及其目录，实现机关、企事业单位与综合档案馆之间电子文件和数字档案的有效衔接和共享。业务流程如图1：
3.2 实现文档一体化管理模式。平台支持对立档单位的电子文件、数字档案和资料的综合管理，实现了档案管理全过程的信息化处理，包括：分类编码、信息采集、文件归档、移交接收、档案划控、借阅利用、编研发布等，实现了基层档案室各种门类档案的现代化管理，如图2。基层单位按照各门类档案实物管理的模式同步进行数字档案的管理，平台支持各单位文件收发文登记管理和归档管理，各单位的文件不论发文和收文，一次输录相关信息后，可以直接根据需要在线逻辑归档到相应的档案类目内，实现适时归档，一次录入、多次利用，档案收集、整理、管理、利用、鉴定划控、权限划分、统计、移交等各个环节在网络平台一站式完成，规范了全市档案管理工作，简化了工作程序，充分体现了档案现代化管理高效、便捷、实用的特点。
3.3 实现网上办公功能。区域性档案管理平台在实现档案室的档案数据采集、整理、鉴定划控、档案移交外，还实现档案局馆业务网上办公功能，实现档案局（馆）的网上监督检查、业务指导、工作办理、通知公告，支持单位与档案局馆间、各单位间的在线交流、信息沟通等。
实现在线业务指导。平台专门开辟了档案局馆与档案室、档案室之间的互动沟通平台，档案局能以通知、公告形式发布信息，通过消息等形式传递意见和建议，远程对基层单位档案工作进行业务指导，帮助基层档案工作人员解决工作中的具体问题，做到业务监督指导的“零距离”、“零延误”。单位间可通过信息交流、消息传送等形式，互相沟通、交流工作过程中的各类问题。
实现在线工作办理、业务统计等功能。档案局可以通过平台进行业务标准规范的发布，基层单位可以通过平台专门模块，进行档案整理合格证、档案管理规范化认证、档案移交、档案工作人员备案等的申请，档案局馆相关科室根据提交的内容（各类档案的归档文件目录等）进行在线审查，并对部分单位进行实地抽查，这样大大提高了档案工作效率，如图3。系统可以对合格证达标情况等进行某个单位每个年度情况统计和某个年度所有单位的情况统计，切实提高了现代化管理水平，实现区域性的档案业务网上办公，使区域性档案管理平台真正成为全市档案工作的办公平台。
3.4 实现档案信息资源的共建共享。平台统一了系统网络环境，分布式管理、集中式利用，各单位档案信息资源能及时通过网络有效集中，共建整合后的档案资源将成为公共信息资源体系中的重要组成部分，并在允许范围内积极稳妥地对外提供利用，充分发挥档案信息资源的社会价值，既方便服务大众，又提高服务能力。目前，全市已有近100个单位开始使用平台进行档案工作管理，存储数据10万余条， 各乡镇办事处、涉农单位完成了从2004 年以来的非涉密永久档案的原文挂接。
各立档单位通过该平台，不仅可以方便地完成本单位档案数据库的建立，实现档案全过程规范化管理，实现网上数据报送，还可共享利用其他单位的档案信息，达到“资源共享、工作互济”的目的。各基层单位可以对本全宗的档案数据进行划控，划控级别分为完全开放、内部开放、控制、完全控制四级，开放的档案划控后，可以立即在政务平台上提供利用。内部开放的数据只能看到目录，不能看到对应的原文，只有通过申请，由各基层单位审核通过，才能查看，如图4。控制的数据是禁止外单位查看利用的，完全控制的数据是涉密数据。系统提供简单检索、高级检索、全库检索、全文检索多种档案利用方式，既能检索目录，也可以用于对原文内容进行检索，方便了各种类型用户的利用。
（作者单位：济源市档案局 来稿日期：2012-10-20）
关键词：档案信息化；区域性档案管理平台；构建
1 市、县档案信息化建设工作现状与需求
1.1 档案信息化建设工作现状：随着档案信息化建设的不断深入，各地市都在逐步推进传统载体档案数字化进程，规范电子文件归档、管理与接收工作，但与信息社会日益增长的对档案信息资源的管理、利用需求相比较，档案信息化的建设与发展仍然处于研究探索和初级应用阶段，还存在许多亟待解决的问题。
济源市档案局自2001年购买使用世纪科怡软件，档案馆首先使用网络版开始馆藏档案目录加工，2005年在全市基层单位推广应用世纪科怡单机版。经过一段时间的使用，档案馆积累了一定量的目录数据，基层单位的文档一体化管理有了一定基础。通过对全市档案工作的调查，发现在工作中还出现一些问题：软件推广需要基层单位资金投入，影响和制约了工作开展；基层单位利用单机版软件进行分布式管理，形成了信息孤岛，不能综合利用；电子文件、档案数据移交只能脱机实现，不够方便快捷；世纪科怡软件后续维护升级困难，不能及时在全市范围内统一提升技术水平；各档案管理软件和其他信息管理软件信息交互，集成程度不高；不便于档案局随时掌握基层档案现代化工作进度，对基层单位档案指导、业务检查不能进行预估；不能实现网上办公；电子档案信息数据集中程度低，利用网络对外提供信息服务的程度低，服务面窄，服务手段落后，滞后于现代化管理的步伐等。这种现状远远不能满足当前网络时代信息社会发展的需要，急需有适合的档案信息资源共建共享模式，以推动档案事业持续发展。
1.2 档案信息化建设工作需求：笔者对济源市档案局馆、市直各机关、企事业单位进行了访谈调查，分析汇总了各方面对新形势下档案信息化建设的强烈需求。济源市直各机关、企事业单位档案部门普遍反映电子文件和档案数据安全存储和备份问题需要得到有效解决；档案管理软件应规范统一、全市统筹升级；和市档案局、馆业务上应能直接沟通、衔接，业务交流、咨询应能互动；业务工作申报、电子档案及目录移交应能在线进行；档案信息查询应能通过网络跨单位提供，方便已公开档案信息共享。
档案局馆的同志们也对档案信息化建设提出了要求：应搭建统一的档案工作网络平台，各单位电子文件、档案信息数据应达到区域集中管理、收集、存储备份、利用、移交，并通过档案鉴定、数据划控等满足不同利用者的需求；档案局馆能够在线指导各单位档案工作，审核档案业务，完成业务统计，并通过网络平台发布通知、公告等。
市信息管理部门认为，档案信息资源是经济社会中一种重要资源，其共建共享程度是社会协调发展的一个重要方面，应克服各基层单位因分布式管理而形成的信息孤岛现象，建立一个功能齐全、运转迅速的档案信息资源共建共享网络，统一系统网络环境，以实现资源利用最大化。
综上所述，在信息化大发展的今天，利用计算机网络技术，进行档案信息资源的整合、集中、管理和提供查询利用，是社会各方面的现实需求，建立市、县区域性档案管理网络平台，成为必然。
2 市、县区域性档案管理平台构建方案
建设市、县档案信息管理网络平台，是档案信息集成、共享和交互的承载物，通过平台可以集合分散的档案信息资源，并为不同用户提供集成的、便利的信息管理和服务环境。平台要求业务集成、数据格式统一、系统整合、资源共享，最大限度地保障在区域内IT资源一次共建，多家共享使用，能够有效避免档案管理应用系统低水平重复建设，解决“信息孤岛”等实际问题。平台还要对档案信息进行科学管理，合理利用，对信息资源进行科学的开放等级鉴定，以便在不同的网络上发布，或者赋予特定利用者查阅不同档案的权限。根据档案工作需求，结合当前现代化环境，确定市、县构建区域性档案管理网络平台方案。
2.1 依托电子政务网络环境构建。随着电子政务的全面推广应用，各地市政务网网络高速通道已基本搭建完成，网络框架延伸到了各政府机关，安全系数较高，为构建区域性档案信息资源管理应用平台奠定了很好的基础。档案部门要紧紧依托各地市电子政务信息网络平台，充分利用已有的软硬件资源优势，构建档案信息资源管理平台，对市直各机关单位政务活动中产生的、对国家和社会具有保存利用价值的电子文件、电子档案等信息，实行集中采集、归档，统一管理，做到数据规范、安全保密、资源共享，使机关工作人员可以随时通过政务网根据权限调阅、查询公文和档案资料。这样既融入了资源建设大局，又加快了档案信息化建设；既提高了工作效率，又节约了建设成本。
2.2 以档案局馆为中心构建。区域性档案管理网络平台要以各地档案局馆业务和基层档案室业务为核心内容，在“统一软件，统一平台，统一管理，统一标准”的原则下，以档案局馆为中心建设管理平台和数据中心平台。要面向各基层档案馆、各机关和企事业单位，以全宗为单位管理各单位电子文件和各类档案数据，实现非涉密文件和档案信息的在线接收、归档和提供利用，突破目前档案馆、室文件和档案分布式整理、单一提供利用的模式，加快全市电子文件和档案信息资源的整合和统一提供利用。
2.3 建设档案工作基础平台。区域性档案管理平台要成为开放式的档案系统基础支撑平台和全市档案信息资源利用支撑平台。平台要支持分布式业务系统和基层馆分布式系统的扩展，对外部系统提供服务支持，确保数据的交互。系统应提供多元化、细分化的档案利用，其中基层单位对档案采集、整理、鉴定后，提供有针对性的档案开放服务，系统对不同用户类型提供相应的查询利用方案，满足本单位内部工作人员、外单位机关人员、一般群众等不同利用者的利用需求。要把平台建成电子文件统一存储备份的平台、档案开放数据快速发布、综合利用的平台和档案工作标准、规范统一的平台。
2.4 与档案馆数字内网系统、档案信息门户网站、电子政务网联通。区域性档案管理平台要预留规范接口，能和档案馆数字内网系统、档案信息门户网站、电子政务网等的电子文件和档案信息数据有条件接入转出。当各基层单位的到期档案实物移交进馆时，对应的不涉密档案信息数据可以直接从平台数据库迁移到档案馆内网数据库；平台上的已公开现行文件数据可以定期从平台数据库直接接入档案信息网站数据库；电子政务网上流转的电子文件数据可以转入平台数据库，实现在线移交和接收，确保档案信息能够多渠道、分层次提供给不同利用者。 3 济源市区域性档案管理平台应用实践
3.1 实现馆室一体化管理模式。济源市已有119个部门接入了电子政务办公系统，覆盖了市委、人大、政府、政协、镇办、高校和有关企业，全市大部分立档单位都在其中。建立在政务办公系统上的档案管理平台以全宗为单位管理各单位电子文件和档案数据，各单位使用统一的软件系统，档案业务标准和档案馆接收标准一致，数据格式一致，门类设置一致，档号规则一致，平台设有现行文件专门模块，通过网络在线接收电子文件、档案及其目录，实现机关、企事业单位与综合档案馆之间电子文件和数字档案的有效衔接和共享。业务流程如图1：
3.2 实现文档一体化管理模式。平台支持对立档单位的电子文件、数字档案和资料的综合管理，实现了档案管理全过程的信息化处理，包括：分类编码、信息采集、文件归档、移交接收、档案划控、借阅利用、编研发布等，实现了基层档案室各种门类档案的现代化管理，如图2。基层单位按照各门类档案实物管理的模式同步进行数字档案的管理，平台支持各单位文件收发文登记管理和归档管理，各单位的文件不论发文和收文，一次输录相关信息后，可以直接根据需要在线逻辑归档到相应的档案类目内，实现适时归档，一次录入、多次利用，档案收集、整理、管理、利用、鉴定划控、权限划分、统计、移交等各个环节在网络平台一站式完成，规范了全市档案管理工作，简化了工作程序，充分体现了档案现代化管理高效、便捷、实用的特点。
3.3 实现网上办公功能。区域性档案管理平台在实现档案室的档案数据采集、整理、鉴定划控、档案移交外，还实现档案局馆业务网上办公功能，实现档案局（馆）的网上监督检查、业务指导、工作办理、通知公告，支持单位与档案局馆间、各单位间的在线交流、信息沟通等。
实现在线业务指导。平台专门开辟了档案局馆与档案室、档案室之间的互动沟通平台，档案局能以通知、公告形式发布信息，通过消息等形式传递意见和建议，远程对基层单位档案工作进行业务指导，帮助基层档案工作人员解决工作中的具体问题，做到业务监督指导的“零距离”、“零延误”。单位间可通过信息交流、消息传送等形式，互相沟通、交流工作过程中的各类问题。
实现在线工作办理、业务统计等功能。档案局可以通过平台进行业务标准规范的发布，基层单位可以通过平台专门模块，进行档案整理合格证、档案管理规范化认证、档案移交、档案工作人员备案等的申请，档案局馆相关科室根据提交的内容（各类档案的归档文件目录等）进行在线审查，并对部分单位进行实地抽查，这样大大提高了档案工作效率，如图3。系统可以对合格证达标情况等进行某个单位每个年度情况统计和某个年度所有单位的情况统计，切实提高了现代化管理水平，实现区域性的档案业务网上办公，使区域性档案管理平台真正成为全市档案工作的办公平台。
3.4 实现档案信息资源的共建共享。平台统一了系统网络环境，分布式管理、集中式利用，各单位档案信息资源能及时通过网络有效集中，共建整合后的档案资源将成为公共信息资源体系中的重要组成部分，并在允许范围内积极稳妥地对外提供利用，充分发挥档案信息资源的社会价值，既方便服务大众，又提高服务能力。目前，全市已有近100个单位开始使用平台进行档案工作管理，存储数据10万余条， 各乡镇办事处、涉农单位完成了从2004 年以来的非涉密永久档案的原文挂接。
各立档单位通过该平台，不仅可以方便地完成本单位档案数据库的建立，实现档案全过程规范化管理，实现网上数据报送，还可共享利用其他单位的档案信息，达到“资源共享、工作互济”的目的。各基层单位可以对本全宗的档案数据进行划控，划控级别分为完全开放、内部开放、控制、完全控制四级，开放的档案划控后，可以立即在政务平台上提供利用。内部开放的数据只能看到目录，不能看到对应的原文，只有通过申请，由各基层单位审核通过，才能查看，如图4。控制的数据是禁止外单位查看利用的，完全控制的数据是涉密数据。系统提供简单检索、高级检索、全库检索、全文检索多种档案利用方式，既能检索目录，也可以用于对原文内容进行检索，方便了各种类型用户的利用。
（作者单位：济源市档案局 来稿日期：2012-10-20）