大数据时代人事档案规范化建设研究

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  摘 要:目前人事档案规范化建设在收集整理、鉴别分类和保管利用环节取得了一定实施效果,但还存在档案管理方式落后、信息利用率低、无法确保信息的真实性和安全保密性问题。因此,提出基于大数据技术的人事档案规范化建设路径。建立数字信息化档案管理方式,促进管理科学性;设置共享范围和权限,提高档案利用率,实现数据信息共享;通过标准化处理档案数据,确保内容的真实性;建立数据管理平台,为档案信息数据提供安全保障,进一步推动人事档案规范化建设。
  关键词:大数据;人事档案;规范化;档案管理
  在大数据时代背景下,随着数据在各个领域的广泛应用,大数据已经成为一项可持续发展的重要资产,对各行业的发展具有至关重要的作用。大数据技术是利用信息技术的处理优势,对数据进行收集、挖掘、分析和整理,实现对海量多元化数据的快速处理。随着互联网平台容纳的资源越来越多,大数据技术对信息的处理优势更加得以体现,使人们对数据资源的获取更加便捷和有效。人事档案管理,是各单位人力资源管理的基础工作,也是重要的管理途径和依据。当今社会,每一个人都有自己的人事档案,记录学生时期的学习成绩和表现、工作时期的工作表现、社会实践和奖惩情况,可以反映出个人道德品质和工作能力,是考核和衡量个人价值的重要参考资料,对人才选拔和晋升具有指导意义。人事档案规范化建设,是为了充分发挥档案管理作用,以数字信息化建设为手段,实现电子档案管理制度,提升档案管理服务能力和水平。随着互联网水平的不断发展,大数据技术为人事档案規范化管理提出了新的建设思路,同时也带来新的挑战。如何顺应时代发展,利用大数据技术实现人事档案规范化建设,是当前人力资源管理需要解决的重要问题。因此,本文对大数据时代背景下的人事档案规范化建设进行研究,减少传统建设模式的弊端,提升人事档案的管理效率,促进人力资源管理的发展。
  一、人事档案规范化建设现状
  如何顺应时代发展,利用大数据技术实现人事档案规范化建设,是当前人力资源管理需要解决的重要问题。人事档案建设经过长时间的调整、管理与发展,逐步形成了相对规范的制度标准,人事档案管理运行逐渐完善,标准化程度日益提高,规范化建设取得了一定实施效果。人事档案建设的内容比较丰富,范围比较广泛,其管理遵循分级负责、集中管理的原则,确保档案管理建设的高效运行和有序实施。人事档案的建设主要包括收集整理、鉴别分类和保管利用等环节,以上环节包含了人事档案建设工作的各个流程,为人事档案更好地发挥作用提供了基础保障。
  1.人事档案收集与整理
  档案收集,是人事档案建设的基础环节,收集材料要确保客观真实性和规范完整性,只有满足以上要求,才能使收集环节发挥良好作用。在具体过程中,负责人员要做好常规登记,定期进行核对和复查,及时予以补充和更正。档案整理,按照具体流程进行划分,包括分类、编目、装订和排序等阶段,确保档案的顺序和逻辑具有规范化状态。以个人为单位,按具体情况进行整理,形成相应归类,使每一个人的相关材料都能呈现具有条理性的直观状态。
  2.人事档案鉴别与分类
  档案鉴别,是对材料进行梳理,判断事实价值,将真实客观的材料,在归档前进行保存。鉴别环节是重要的审核工作,任何被归档的材料都要有理有据,不归档材料也要给予说明理由,并且通过转给、退回、留存和销毁等方法来处理不归档材料。档案分类,是人事档案建设的重要环节,管理人员必须严格遵守相关条例,准确分类,集中整理,完成归档工作。人事档案可根据个人履历、鉴定考核和奖惩情况等进行分类,各类内部还可具体细分,按照不同内容各自归档,方便对档案信息的检索。
  3.人事档案保管与利用
  档案管理,要在安全的情况下储存好相应的材料,需要设计独立库房,配备高质量的储存装置,做好防火、防水和防虫等工作。当前逐渐开始推进档案信息化建设,对现有档案采用扫描方式存入信息系统,建立较为明确的保管机制。档案利用,为档案建设提供工作支撑,针对工作需求对人事档案进行查阅和借用情况,要遵循制度规定,不同组织的人事部门可根据实际情况提出补充规定,在维护档案信息需求者利益的同时,加强档案内容的保密措施。
  二、人事档案规范化建设存在的问题
  1.档案管理方式落后
  现阶段大部分工作单位的人事档案管理方式,仍然是手工管理,管理人员的主要工作是对档案和保管库房进行管理,工作量很大。档案管理部门使用的信息系统,通常是对档案目录的录入与修改,很少涉及相应的软硬件设施和数据信息管理,基本上没有减轻管理人员的工作量,也没有提高其工作效率。虽然部分工作单位的档案系统具备制作数字档案功能,但相应功能设置较为不完善,不能保证数字档案质量,通常只能手动增减信息,没有实现数据监测和实时更新,因此档案管理方式相对较为落后。
  2.人事档案信息利用率低
  实际工作中,提供查阅是档案主要的利用方式,查阅时需要填写审批表格,主管签字批准后才能查档,较为不方便。现阶段不是所有工作单位都设置了统一的数据信息管理系统,档案信息系统目前也只被档案部门内部单独使用,不能在其他部门间实现信息共享,各部门缺少信息联通,容易形成信息孤岛。此外,其他部门也不能及时掌握所需要的档案信息,因此造成信息利用率较为低下。
  3.无法确保档案真实性
  由于档案的保存形式多数为纸质档案,在归档时需要依靠档案部门人员专业知识和熟练程度,对材料进行识别与鉴定,鉴定完毕后可放入相应档案中。现阶段人事档案信息化建设中,虽然有设计数字档案,但不具备对数据信息真实性进行鉴定功能,将纸质档案转化为数字档案,无法保证信息的真实性。首先,需要判别数字档案是否与纸质档案内容完全一致;其次,信息数据容易被修改和伪造;最后,储存过程中由于操作不当很容易造成内容缺失。因此,目前的人事档案规范化建设,还不能保证每个环节的真实性。   4.档案信息的安全性和保密性不充分
  由于档案管理的信息数量庞大,相应的存储、管理等配置功能没有被有效利用,因此档案信息化建设水平还比较低。将所有数据输入信息系统中,不仅需要超大的存储空间,基本的软硬件设置也要达到相应标准,在这种情况下,还会出现档案信息安全与保密的问题。信息在传输过程中有泄密和恶意盗取的危险,需要重视网络安全问题。从表面上看,档案信息共享与保密是矛盾的,但实际上,经过严格限定檔案查询权限和内容,共享和保密都是有范围的,二者并不矛盾。因此,在安全的环境下,将共享和保密结合起来,才能实现人事档案规范化建设。
  三、基于大数据的人事档案规范化建设路径
  1.建立数字信息化档案管理方式
  为实现人事档案规范化建设,需要改变原有的纸质档案管理方式,建立数字信息化档案管理方式,对于有重要价值的档案信息实现双向管理,进一步促进档案建设的科学性。大数据时代背景下,人事档案信息数据的内容和形式发生了巨大改变,不仅包括数字等结构式数据,还包括图片等非结构数据,因此需要充分利用大数据技术,建立依据实体档案库房的智能网络平台,能够对档案大数据进行存储、挖掘、分析和提取,同时根据现有条件进行利用和预测,以弥补档案管理方式的不足。人事档案信息可以全面了解职工的基本情况和社会工作情况,属于人力资源管理工作基础依据,因此在信息技术帮助下,应全面收集人事档案数据,培养档案管理意识,在有效实现资源整合的前提下,将档案信息合理地分类与归档,增强档案信息的管理效率。一方面可以通过档案管理系统与内部数据采集终端接口连接,自动搜集员工基本信息等相关信息数据;另一方面将档案管理系统与外部互联网数据接口进行连接,收集反映员工真实性格特点的社交网络数据,使人事档案建设增加具体和有效。
  2.提高档案利用率实现数据信息共享
  为实现人事档案规范化建设,需要提高档案利用率,实现数据信息共享。为解决档案信息共享的问题就要确定共享的范围和权限,对于不同保密级别的数据进行分级管理,设置不同的查询和操作权限,只有档案管理部门有权对档案信息进行修改,其他部门只有查询权限。其他部门查询档案信息时,先经过登录访问识别,然后可以查询档案,在此过程中,严格禁止复制,防止档案信息数据泄露。确定了共享范围和权限,就要确保数据可以有效共享。首先,进行共享的应该是职工名册,根据填报的基本信息生成名册,通过档案部门的数字档案进行共享,保证了职工基本信息准确性,为档案规范化建设打下了良好基础;其次,是各部门之间信息共享,保证良好的沟通和交流,提高档案信息利用率;最后,是在线查询,提出查询申请后,按照权限进行审核,可以实现异地查询和更新,避免了多次录入和审核,提高了人事档案建设效率。
  3.完成档案数据标准化,确保内容真实性
  为实现人事档案规范化建设,应在档案生成过程中完成数据标准化处理,确保信息内容的真实性。在生成数字信息化档案前,需要对纸质材料进行严格甄别,确保材料的真实可靠性,特别是关键信息出现涂改迹象的,更要严格鉴别真伪,严格禁止虚假信息出现在档案中。将纸质材料扫描为数字化档案时,为保证图片清晰度,要设置合适的分辨率,扫描图像不能出现黑边、倾斜和模糊,确保红色公章等内容清晰可见,数字档案与纸质档案的材料编号必须保持一致。在生成档案数字材料时,对数据进行标准化处理,确定统一格式,该格式不会被随意修改。积极利用大数据分析方法,对人事档案的数据资源深入挖掘和应用,全面收录人事档案信息,保证档案准确性和完整性。同时,应具备实时采集和更新职能部门审核的权威数据,不断拓宽数据的来源类型,掌握数据潜在规律,为人力资源管理决策提供有力支撑。从管理角度来看,还需要加大档案数据标准化的清查力度,及时查找因工作原因造成的档案缺失,按照档案管理的标准流程进行操作。
  4.提供人事档案信息数据安全保障
  为实现人事档案规范化建设,应完善大数据管理体系,建立具有安全保障的数据管理平台。首先,需要配备齐全的硬件和软件设施,才能进一步对人事档案使用大数据技术进行管理。在大数据管理中,系统安全是重点维护内容。为保证档案信息网络云平台储存安全,可设置以下三层保障,第一层是防火墙保障,第二层是用户登录的特殊加密和授权保障,第三层是功能强大的病毒查杀软件保障。基于以上措施,可以防止非法用户进入系统,减少档案信息数据泄露的可能性。其次,为确保数据信息的安全性,需要将档案材料在网络平台上设置为只读模式,为电子文档提供安全保护;通过添加水印等防伪标识,防止信息被恶意篡改。最后,各单位档案部门应对其他部门的查询和调阅权限进行合理控制,根据不同需求设定合理权限,利用身份识别和密码绑定,对查询部门进行认证。为了及时识别档案数据信息的安全隐患,对用户访问、读写和存取档案的时间和类型方面,做好日志管理,同时要定期对管理系统进行检查和维护,以保证系统正常运行,为数据安全提供保障。
  档案新技术的应用,在信息收集阶段一次性地把人事档案输入计算机终端,利用阶段可以无数次查阅打印复制,一份档案可以多家用人单位无数次查询,原始档案无须翻动,所以毫发无损。现代信息技术也为保障个人信息安全提供了技术保障,按照严格的密级管理制度和防火墙技术可以基本保障信息安全。
  四、结束语
  本文通过对人事档案规范化建设现状进行分析,总结存在的问题,并针对问题提出基于大数据的人事档案规范化建设路径,以提高人力资源管理水平,促进大数据技术在人事档案建设中的应用。由于人事档案规范化建设涉及的因素较为复杂,本文的研究只是对此问题的初步探讨,因此研究还存在进一步完善的空间。人事档案的规范化建设,应根据具体的环境和工作单位性质进行区分,如分别对政府、学校和医院等事业单位和一般企业的人事档案建设进行研究,增强规范化建设的适应性。此外,人事档案规范化建设措施的实施,需要工作单位内部各部门的协调与配合,因此可对实际执行中出现的问题进行探讨和解决,以加快档案规范化建设步伐。
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  (作者单位:晋中职业技术学院)
  基金项目:山西省高等学校教学改革创新项目,编号:J2018130。
  作者简介:任春霞(1970-),女,汉族,山西介休人,本科,副研究馆员,研究方向:档案管理和研究。
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