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摘 要：随着信息化的不断发展，对高校档案管理利用工作提出了新的要求。本文针对高校数字档案馆建设有关问题展开分析探讨。
关键词：高校 档案 数字档案馆
中图分类号：G71 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）08（b）-0252-01
管理与利用好高校档案，既是服务高校各项中心工作的需要，也是发展档案事业的需要。在信息社会发展日新月异的今天，做好高校档案管理工作，数字档案馆建设问题就显得尤为迫切。
1 数字档案馆的含义
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户构成的数字档案馆群体。主要通过运用现代信息技术实现对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理以及各种网络平台提供信息集成、共享以及服务。
2 建设数字档案馆的意义
一个完善的数字档案馆不但能够实现各种数字档案资料的永久保存，还能促进档案馆管理工作实现现代化，对于实现公共档案服务拓展和档案信息共享具有深远意义。此外，建立起一个完善的数字档案管在信息资源累积、优化以及多样性等方面均能一定程度上满足广大社会群体对现代信息服务的现实需求，这一伟大目标的实现一定程度上体现了我国文化的繁荣发展。
3 高校数字档案馆建设中存在的问题
3.1 标准问题
标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要。目前不少档案馆系统基本上都没有遵循国际标准，功能单一，标准化水平低，数据不完善，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。
3.2 技术问题
一个数字档案馆的成功建立关键在于依靠于现代化高新技术的信息采集，这是一项涉及超大规模数据库技术、网络技术、数字档案馆涉及数字化技术、信息抽取技术、多媒体信息处理技术、基于内容的检索技术、数据库与分析处理技术、自然语言理解技术等等内容的系统工程。由上可见，要建立一个成功的数字档案馆，首先要考虑的是该数字档案馆的应用背景，然后在基于此背景下，灵活运用相关知识原来和方法，突破涉及到的各种技术问题。
3.3 队伍建设问题
任何一个数字档案馆工作的正常运行都离不开一支知识结构、储备合理完善的队伍。为了这支队伍的建设需要，应着手培养和引进一批人才，培养和提高他们的技术知识、设备使用情况已经人员自身政治素质，促使这支队伍成为具备灵活运用现代化技术技能，能够开发档案信息化项目和产品的队伍。
4 高校数字档案馆建设应满足的功能要求
4.1 收集功能要求
收集功能要求是指要求系统能够做到从接收立档单位的数据实现收集、识别和选取数据的过程。对于传统载体档案进行数字化、电子扫描系统的记录过程以及内容和属性的编码过程。一种是从数据源收集、识别和选取数据的过程。另一种是数字化、电子扫描系统的记录过程以及内容和属性的编码过程。
4.2 管理功能要求
管理功能要求是指要求数字档案馆系统能够实现各类数字档案信息的整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等功能，保证数字档案信息的有序化，并实施有效控制。
4.3 保存功能要求
保存功能也是数字档案馆基本功能之一，主要体现在实现信息资源、数字档案长久安全保存。实现保存功能应考虑到策略包括存储格式的选择，捡测、备份和迁移等技术方法的采用等。
4.4 利用功能要求
实现档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等等功能是数字档案管理系统利用功能的主要体现。
5 高校数字档案馆系统平台建设
高校数字档案馆系统平台建设应考虑以下因素：对象、网络、平台，一个数字档案馆系统平台建设应建立在不同对象和不同网络，实现两个服务平台的构建，从而达到相应层级数字档案信息资源利用共享服务目标。
根据不同服务对象和不同对象所需的系统功能可建立与之相匹配的服务平台，一方面可根据档案馆工作人员以及来馆利用档案的人员建立基于局域网的馆内档案利用服务平台；另一方面可建立服务于广大社会群体进行馆际交流的公共档案信息服务平台。
5.1 基于局域网的档案服务平台
局域网的档案服务平台是指能够具备数字档案传榆、交换、存储、安全防护功能，同时满足“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能的数字档案基础平台，它向档案馆工作人员以及来馆利用档案的人员提供业务工作处理便利，此外局域网档案服务平台极大程度上促进了档案实体管理。
5.2 基于公众网的档案服务
档案馆在公众网档案服务平台作用下能够有效地实现公共档案服务和档案信息资源社会共享，在公众网作用下，建立起能够满足广大社会群体查阅信息资源的档案网站窗口，同时搜集整理有效资源以满足广大社会群体查阅和利用。采取安全有效的安全措施能更好程度保障馆际档案信息的有效交流。
5.3 软硬件设备配置
根据数字档案馆的规模和硬件配置等情况选定与之相匹配的数据库系统和应用软件。为了保证数据库系统的更好运行，我们应着重考虑以下四方面：一是数据库系统首先应满足数据存储和管理的需求；二是操作系统和应用软件能够很好地支持数据库系统；三是具有足够的开放性和扩展性，在将来系统升级、迁移过程中不会出现故障；四是包括服务器、终端、网络、存储、数字化及其他配套设备在内的所有涉及的设备均应满足要求。
6 高校数字档案馆保障体系建设
安全保障体系建设工作是高校数字档案馆建设中重要的一环，做好数字档案馆中数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全工作是数字档案馆建设的基础工作。可从以下三方面着手实现安全保障体系建设工作，一方面是：在配套相应的软硬件设施的同时按照信息安全等级保护的要求下，采用相应安全保障技术方法。另外一方面：严格制定并遵守健全的数字档案馆安全管理制度，做好在数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作，避免出现信息泄露。其次，制定针对有可能出现的特殊紧急情况处理措施。
7 结语
数字档案馆建设是高校信息化建设工作中的重要工程，数字档案馆建立起来以后，可以便捷实现档案资源在网上的发布、传递、检索和信息资源共享，从而更好的服务高校与社会。
参考文献
[1] 袁红军.数字档案馆服务模式研究[J].档案，2007（1）：19-21.
[2] 王斌.浅议数字档案馆个性化服务方式[J].兰台世界，2007（18）：15-16.
[3] 向立文.馆藏档案信息数字化建设应坚持的几个基本原则[J].档案学通讯，2004（1）：45-48.
[4] 耿志杰，黄世喆.数字档案馆个性化服务必然性分析[J].云南档案，2007（3）：52-53.
[5] 路玲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].河南科技，2009（10）：11-12.
关键词：高校 档案 数字档案馆
中图分类号：G71 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）08（b）-0252-01
管理与利用好高校档案，既是服务高校各项中心工作的需要，也是发展档案事业的需要。在信息社会发展日新月异的今天，做好高校档案管理工作，数字档案馆建设问题就显得尤为迫切。
1 数字档案馆的含义
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户构成的数字档案馆群体。主要通过运用现代信息技术实现对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理以及各种网络平台提供信息集成、共享以及服务。
2 建设数字档案馆的意义
一个完善的数字档案馆不但能够实现各种数字档案资料的永久保存，还能促进档案馆管理工作实现现代化，对于实现公共档案服务拓展和档案信息共享具有深远意义。此外，建立起一个完善的数字档案管在信息资源累积、优化以及多样性等方面均能一定程度上满足广大社会群体对现代信息服务的现实需求，这一伟大目标的实现一定程度上体现了我国文化的繁荣发展。
3 高校数字档案馆建设中存在的问题
3.1 标准问题
标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要。目前不少档案馆系统基本上都没有遵循国际标准，功能单一，标准化水平低，数据不完善，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。
3.2 技术问题
一个数字档案馆的成功建立关键在于依靠于现代化高新技术的信息采集，这是一项涉及超大规模数据库技术、网络技术、数字档案馆涉及数字化技术、信息抽取技术、多媒体信息处理技术、基于内容的检索技术、数据库与分析处理技术、自然语言理解技术等等内容的系统工程。由上可见，要建立一个成功的数字档案馆，首先要考虑的是该数字档案馆的应用背景，然后在基于此背景下，灵活运用相关知识原来和方法，突破涉及到的各种技术问题。
3.3 队伍建设问题
任何一个数字档案馆工作的正常运行都离不开一支知识结构、储备合理完善的队伍。为了这支队伍的建设需要，应着手培养和引进一批人才，培养和提高他们的技术知识、设备使用情况已经人员自身政治素质，促使这支队伍成为具备灵活运用现代化技术技能，能够开发档案信息化项目和产品的队伍。
4 高校数字档案馆建设应满足的功能要求
4.1 收集功能要求
收集功能要求是指要求系统能够做到从接收立档单位的数据实现收集、识别和选取数据的过程。对于传统载体档案进行数字化、电子扫描系统的记录过程以及内容和属性的编码过程。一种是从数据源收集、识别和选取数据的过程。另一种是数字化、电子扫描系统的记录过程以及内容和属性的编码过程。
4.2 管理功能要求
管理功能要求是指要求数字档案馆系统能够实现各类数字档案信息的整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等功能，保证数字档案信息的有序化，并实施有效控制。
4.3 保存功能要求
保存功能也是数字档案馆基本功能之一，主要体现在实现信息资源、数字档案长久安全保存。实现保存功能应考虑到策略包括存储格式的选择，捡测、备份和迁移等技术方法的采用等。
4.4 利用功能要求
实现档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等等功能是数字档案管理系统利用功能的主要体现。
5 高校数字档案馆系统平台建设
高校数字档案馆系统平台建设应考虑以下因素：对象、网络、平台，一个数字档案馆系统平台建设应建立在不同对象和不同网络，实现两个服务平台的构建，从而达到相应层级数字档案信息资源利用共享服务目标。
根据不同服务对象和不同对象所需的系统功能可建立与之相匹配的服务平台，一方面可根据档案馆工作人员以及来馆利用档案的人员建立基于局域网的馆内档案利用服务平台；另一方面可建立服务于广大社会群体进行馆际交流的公共档案信息服务平台。
5.1 基于局域网的档案服务平台
局域网的档案服务平台是指能够具备数字档案传榆、交换、存储、安全防护功能，同时满足“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能的数字档案基础平台，它向档案馆工作人员以及来馆利用档案的人员提供业务工作处理便利，此外局域网档案服务平台极大程度上促进了档案实体管理。
5.2 基于公众网的档案服务
档案馆在公众网档案服务平台作用下能够有效地实现公共档案服务和档案信息资源社会共享，在公众网作用下，建立起能够满足广大社会群体查阅信息资源的档案网站窗口，同时搜集整理有效资源以满足广大社会群体查阅和利用。采取安全有效的安全措施能更好程度保障馆际档案信息的有效交流。
5.3 软硬件设备配置
根据数字档案馆的规模和硬件配置等情况选定与之相匹配的数据库系统和应用软件。为了保证数据库系统的更好运行，我们应着重考虑以下四方面：一是数据库系统首先应满足数据存储和管理的需求；二是操作系统和应用软件能够很好地支持数据库系统；三是具有足够的开放性和扩展性，在将来系统升级、迁移过程中不会出现故障；四是包括服务器、终端、网络、存储、数字化及其他配套设备在内的所有涉及的设备均应满足要求。
6 高校数字档案馆保障体系建设
安全保障体系建设工作是高校数字档案馆建设中重要的一环，做好数字档案馆中数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全工作是数字档案馆建设的基础工作。可从以下三方面着手实现安全保障体系建设工作，一方面是：在配套相应的软硬件设施的同时按照信息安全等级保护的要求下，采用相应安全保障技术方法。另外一方面：严格制定并遵守健全的数字档案馆安全管理制度，做好在数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作，避免出现信息泄露。其次，制定针对有可能出现的特殊紧急情况处理措施。
7 结语
数字档案馆建设是高校信息化建设工作中的重要工程，数字档案馆建立起来以后，可以便捷实现档案资源在网上的发布、传递、检索和信息资源共享，从而更好的服务高校与社会。
参考文献
[1] 袁红军.数字档案馆服务模式研究[J].档案，2007（1）：19-21.
[2] 王斌.浅议数字档案馆个性化服务方式[J].兰台世界，2007（18）：15-16.
[3] 向立文.馆藏档案信息数字化建设应坚持的几个基本原则[J].档案学通讯，2004（1）：45-48.
[4] 耿志杰，黄世喆.数字档案馆个性化服务必然性分析[J].云南档案，2007（3）：52-53.
[5] 路玲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].河南科技，2009（10）：11-12.