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【摘 要】物资采购是企业经营管理中的重要环节，是降低成本、提高效益的重要途径，对于促进企业持续发展具有十分重要意义。烟草商业企业物资采购内部控制不完善，执行不力会导致物资资源浪费、资金使用效率降低、舞弊行为的发生，使企业遭受经济损失。笔者围绕内部控制五要素——内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督对烟草商业企业物资采购内部控制提出了相关建议。
【关键词】内部控制；物资采购；烟草公司
物资采购是企业经营活动的开始，影响着企业的销售，对企业的经营活动有巨大的影响。物资采购内部控制制度设置的不当，执行不力会导致企业资源浪费、资金效率降低、舞弊行为发生，从而使企业遭受经济损失。
我国烟草行业实行专卖专营的特殊体制，烟草企业加强物资采购管理是企业自律的要求，是保持行业持续健康发展的重要举措。烟草专卖法规定的烟草产品是垄断经营，而烟草行业的物资采购相对来说是市场化程度较高的领域。烟草商业企业物资采购频次、量和金额都比较大，配套材辅料关联企业较多，采购的物资涉及到烟叶生产、烟叶复烤、物流配送、经营管理等各个环节，物资采购属于烟草商业企业的重要业务事项和高风险领域。加强物资采购的内部控制，对于烟草商业企业的资产安全和完整，对于战略目标的实现显得尤为重要。
一、内部控制五要素
1.内部环境
内部环境规定企业的纪律与架构，影响经营管理目标的制定，塑造企业文化氛围并影响员工的控制意识。
2.风险评估
风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略。
3.控制活动
控制活动是企业根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内。
4.信息与沟通
信息与沟通是指企业及时准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。
5.内部监督
内部监督是指企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，对于发现的内部控制缺陷，及时加以改进。
二、加强烟草商业企业物资采购内部控制
1.搭建良好的控制环境
（1）治理结构方面。烟草公司资产为国有资产，中国烟草总公司代表国家履行出资人的职责。烟草商业企业应建立董事会领导下的公司法人治理结构，成立股东会、监事会，形成权力的分配制衡，对经理层实行监督和制约，为企业顺畅、高效、有序运转创造良好的环境。当有关部门和人员发现物资采购内部控制缺陷时，可以直接向董事会汇报，独立性不受影响。
（2）内部审计机制。内部审计作为公司治理、风险控制和控制结构的一部分，是对包括内部控制在内的其他控制的再控制。审计部门对监督检查中发现的内部控制重大缺陷，有权直接向董事会、股东会、监事会报告，可以在客观、公正的立场上开展独立的监督活动。
（3）人力资源政策。以企业文化为引领，引导员工形成责任、忧患、创新思想，改变“等靠要”和“铁饭碗”思想。推进岗位绩效管理，强化激励约束机制，促进履职能力和工作业绩的提升。对物资采购相关人员进行培训，熟悉招投标流程，掌握采购内控制度。
2.建立风险评估机制
（1）公司层面上的风险评估
管理者要密切关注各层级的风险，并采取措施尽量将风险控制在可接受水平。在整体层面，要增强员工的风险管理意识，养成主动识别、分析风险的习惯。将风险评估纳入相关部门职责，提高分析风险能力。确定重点关注和优先控制的风险，综合运用风险规避、风险降低、风险分担和风险承受等风险应对策略，实现对风险的有效控制。建立风险应急行动预案，提高风险应对能力。
（2）关键风险点及风险应对措施
物资采购计划编制。参照上年使用情况、结合当年生产经营需要、以定额预算为控制编制物资采购计划。
集中采购。正确选择采购方式，保证采购全过程公开透明、有效监督，公示中选供应商的中标价格、数量、规格等。
采购评委库。考察评委的工作表现和职业道德修养，结合专业水平和素质适时进行调整。
供应商。开展供应商评价且要常态制，评价内容充分，评价手段要多样化。
3.加强控制活动
（1）不相容职务分离控制。在物资采购中，请购与审批，询价与确定供应商，采购合同订立与审核，采购、验收与会计记录，付款申请、审批与执行，采购经办与监督，在机构、岗位设置和权责分配及业务流程等方面要相互分离、制约和监督。不得由同一部门办理采购的全过程，关键岗位应实行定期轮岗换岗制度。
（2）请购控制。建立采购申请制度，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。采购纳入预算控制，年度物资采购计划应与预算一致，根据预算定额标准合理预算生产经营所需物资数量、金额。采购项目实行刚性控制，超预算和预算外的采购项目，要按程序进行调整、追加预算。
（3）授权审批控制。建立授权审批制度，明确授权方式以及审批权限、程序、责任和相关控制措施，审批人不得越权审批。严禁未经授权的机构和人员办理采购业务。对于重要和技术性较强的采购业务应进行可行性论证，对于重大的物资采购事项，比如物资集中采购应当实行集体决策和审批。
（4）采购控制。根据物品的性质、供应情况等确定相应的采购方式。制定例外紧急需求的特殊采购处理程序。经过询价、商业谈判、招投标和规定的授权审批程序确定供应商。签订供应合同，并经相关部门审核。需要定期重复采购的物资，保持供应商的相对稳定。
5.验收控制。建立健全实物验收入库制度。建立实物管理台账，详细登记实物出入库和结存数量，实行物资验收与入库责任追究制。建立退货管理制度，发生采购退货应及时收回货款。 6.付款控制。严格核对采购发票、验收单、入库单、采购合同、请购手续等有关凭证，检查其真实性、完整性、合法性，对符合付款条件的采购业务及时办理付款业务。建立预付账款和定金的授权审批制度。
4.畅通信息沟通渠道
（1）统筹各信息系统。建立ERP集成资源，消除信息孤岛，做到信息共用、共享。采购管理系统、预算管理系统、资产管理系统、合同管理系统等能够有效对接、数据融合，使采购计划、实施过程、合同签订和付款、物资入库、领用、结存等信息能够集成。物资流和信息流同步，以减少库存，降低成本，提高资金利用效率。
（2）畅通信息反馈渠道。全面的信息反馈能够使决策人员全面的掌控物资采购的总体情况，更好地实施控制。在采购执行过程中，同中介机构、供应商等进行接洽协商存在着不确定性，反馈人员应当在最快的时间内将物资采购情况反馈给决策部门和公司管理层，使问题及时得到解决，提高管理效率，减少风险。
（3）建立供应商管理信息系统。在采购综合管理信息系统中增加供应商管理节点，实时监控和考评供应商提供物资或劳务的价格、质量、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等。依据考核结果，经集体决策审批后调整供应商，并在系统中记录评价结果。
5.强化公司内部监督
（1）充分发挥“三项工作”管理委员会职责。“三项工作”管理委员会在发挥制定采购工作管理制度和程序、审定集中采购目录、审议年度采购计划、审议采购方式、确定候选招标代理机构名单、指导和监督采购管理办公室的工作的职能外，也要发挥在物资采购决策、方向等上的统领作用，努力实现物资采购的 “规范权力运行、公开透明操作、确保监管到位、打造阳光烟草”的目标。
（2）构建专业监督体系。监察机构，在监督对象上突出抓好领导干部的监督，抓住易于滋生腐败的人、财、物等重点环节和部门；法规部门重点在物资采购活动中法律法规问题上监督和指导，对外解释相关质疑和受理投诉；内部审计机构，监管物资采购活动的决策、执行过程是否执行各项采购制度；整顿办，主要负责民主监督管理规章制度、组织物资采购专项检查整顿工作，对违规违纪案件进行查处，督促问题的整改落实。通过整顿办的综合专项检查，实现对监察、法规、内部审计对物资采购监督效果的检查评价，实现专业监督体系提升改进。
（3）内部审计积极作为。内部审计部门积极进行物资采购的日常审计，监督物资采购事前计划、事中采购过程、事后保管使用，发挥审计监管职能。制定物资采购内部控制评价的相关标准，定期对内部控制的有效性进行评价，开展内部控制制度专项审计。对于发现的物资采购内部控制缺陷，及时督促有关部门加以改进。
进一步强化物资采购过程控制，严格规范内部管理，才能建设更加规范、更富效率的中国烟草。从内部控制五要素出发加强烟草商业企业物资采购内部控制，确保物资采购的合法性、保证资产的安全与完整，最后才能实现企业整体的战略目标。
参考文献：
[1] 财政部. 中国证券监督管理委员会，审计署，中国银业监督管理委员会. 中国保险监督管理委员会. 企业内部基本规范， 2008.
[2] 李雯. 萨班斯法案和我国上市公司的内部控制[D]. 北京： 首都经济贸易大学， 2009.
[3] 史英慧. ABC烟草公司内部控制问题研究[D]. 吉林： 吉林大学， 2012.
[4] 惠会芳. 烟草商业企业物资采购内部控制问题探究[J]. 西部财会， 2011， 2： 46-48.
【关键词】内部控制；物资采购；烟草公司
物资采购是企业经营活动的开始，影响着企业的销售，对企业的经营活动有巨大的影响。物资采购内部控制制度设置的不当，执行不力会导致企业资源浪费、资金效率降低、舞弊行为发生，从而使企业遭受经济损失。
我国烟草行业实行专卖专营的特殊体制，烟草企业加强物资采购管理是企业自律的要求，是保持行业持续健康发展的重要举措。烟草专卖法规定的烟草产品是垄断经营，而烟草行业的物资采购相对来说是市场化程度较高的领域。烟草商业企业物资采购频次、量和金额都比较大，配套材辅料关联企业较多，采购的物资涉及到烟叶生产、烟叶复烤、物流配送、经营管理等各个环节，物资采购属于烟草商业企业的重要业务事项和高风险领域。加强物资采购的内部控制，对于烟草商业企业的资产安全和完整，对于战略目标的实现显得尤为重要。
一、内部控制五要素
1.内部环境
内部环境规定企业的纪律与架构，影响经营管理目标的制定，塑造企业文化氛围并影响员工的控制意识。
2.风险评估
风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略。
3.控制活动
控制活动是企业根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内。
4.信息与沟通
信息与沟通是指企业及时准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。
5.内部监督
内部监督是指企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，对于发现的内部控制缺陷，及时加以改进。
二、加强烟草商业企业物资采购内部控制
1.搭建良好的控制环境
（1）治理结构方面。烟草公司资产为国有资产，中国烟草总公司代表国家履行出资人的职责。烟草商业企业应建立董事会领导下的公司法人治理结构，成立股东会、监事会，形成权力的分配制衡，对经理层实行监督和制约，为企业顺畅、高效、有序运转创造良好的环境。当有关部门和人员发现物资采购内部控制缺陷时，可以直接向董事会汇报，独立性不受影响。
（2）内部审计机制。内部审计作为公司治理、风险控制和控制结构的一部分，是对包括内部控制在内的其他控制的再控制。审计部门对监督检查中发现的内部控制重大缺陷，有权直接向董事会、股东会、监事会报告，可以在客观、公正的立场上开展独立的监督活动。
（3）人力资源政策。以企业文化为引领，引导员工形成责任、忧患、创新思想，改变“等靠要”和“铁饭碗”思想。推进岗位绩效管理，强化激励约束机制，促进履职能力和工作业绩的提升。对物资采购相关人员进行培训，熟悉招投标流程，掌握采购内控制度。
2.建立风险评估机制
（1）公司层面上的风险评估
管理者要密切关注各层级的风险，并采取措施尽量将风险控制在可接受水平。在整体层面，要增强员工的风险管理意识，养成主动识别、分析风险的习惯。将风险评估纳入相关部门职责，提高分析风险能力。确定重点关注和优先控制的风险，综合运用风险规避、风险降低、风险分担和风险承受等风险应对策略，实现对风险的有效控制。建立风险应急行动预案，提高风险应对能力。
（2）关键风险点及风险应对措施
物资采购计划编制。参照上年使用情况、结合当年生产经营需要、以定额预算为控制编制物资采购计划。
集中采购。正确选择采购方式，保证采购全过程公开透明、有效监督，公示中选供应商的中标价格、数量、规格等。
采购评委库。考察评委的工作表现和职业道德修养，结合专业水平和素质适时进行调整。
供应商。开展供应商评价且要常态制，评价内容充分，评价手段要多样化。
3.加强控制活动
（1）不相容职务分离控制。在物资采购中，请购与审批，询价与确定供应商，采购合同订立与审核，采购、验收与会计记录，付款申请、审批与执行，采购经办与监督，在机构、岗位设置和权责分配及业务流程等方面要相互分离、制约和监督。不得由同一部门办理采购的全过程，关键岗位应实行定期轮岗换岗制度。
（2）请购控制。建立采购申请制度，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。采购纳入预算控制，年度物资采购计划应与预算一致，根据预算定额标准合理预算生产经营所需物资数量、金额。采购项目实行刚性控制，超预算和预算外的采购项目，要按程序进行调整、追加预算。
（3）授权审批控制。建立授权审批制度，明确授权方式以及审批权限、程序、责任和相关控制措施，审批人不得越权审批。严禁未经授权的机构和人员办理采购业务。对于重要和技术性较强的采购业务应进行可行性论证，对于重大的物资采购事项，比如物资集中采购应当实行集体决策和审批。
（4）采购控制。根据物品的性质、供应情况等确定相应的采购方式。制定例外紧急需求的特殊采购处理程序。经过询价、商业谈判、招投标和规定的授权审批程序确定供应商。签订供应合同，并经相关部门审核。需要定期重复采购的物资，保持供应商的相对稳定。
5.验收控制。建立健全实物验收入库制度。建立实物管理台账，详细登记实物出入库和结存数量，实行物资验收与入库责任追究制。建立退货管理制度，发生采购退货应及时收回货款。 6.付款控制。严格核对采购发票、验收单、入库单、采购合同、请购手续等有关凭证，检查其真实性、完整性、合法性，对符合付款条件的采购业务及时办理付款业务。建立预付账款和定金的授权审批制度。
4.畅通信息沟通渠道
（1）统筹各信息系统。建立ERP集成资源，消除信息孤岛，做到信息共用、共享。采购管理系统、预算管理系统、资产管理系统、合同管理系统等能够有效对接、数据融合，使采购计划、实施过程、合同签订和付款、物资入库、领用、结存等信息能够集成。物资流和信息流同步，以减少库存，降低成本，提高资金利用效率。
（2）畅通信息反馈渠道。全面的信息反馈能够使决策人员全面的掌控物资采购的总体情况，更好地实施控制。在采购执行过程中，同中介机构、供应商等进行接洽协商存在着不确定性，反馈人员应当在最快的时间内将物资采购情况反馈给决策部门和公司管理层，使问题及时得到解决，提高管理效率，减少风险。
（3）建立供应商管理信息系统。在采购综合管理信息系统中增加供应商管理节点，实时监控和考评供应商提供物资或劳务的价格、质量、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等。依据考核结果，经集体决策审批后调整供应商，并在系统中记录评价结果。
5.强化公司内部监督
（1）充分发挥“三项工作”管理委员会职责。“三项工作”管理委员会在发挥制定采购工作管理制度和程序、审定集中采购目录、审议年度采购计划、审议采购方式、确定候选招标代理机构名单、指导和监督采购管理办公室的工作的职能外，也要发挥在物资采购决策、方向等上的统领作用，努力实现物资采购的 “规范权力运行、公开透明操作、确保监管到位、打造阳光烟草”的目标。
（2）构建专业监督体系。监察机构，在监督对象上突出抓好领导干部的监督，抓住易于滋生腐败的人、财、物等重点环节和部门；法规部门重点在物资采购活动中法律法规问题上监督和指导，对外解释相关质疑和受理投诉；内部审计机构，监管物资采购活动的决策、执行过程是否执行各项采购制度；整顿办，主要负责民主监督管理规章制度、组织物资采购专项检查整顿工作，对违规违纪案件进行查处，督促问题的整改落实。通过整顿办的综合专项检查，实现对监察、法规、内部审计对物资采购监督效果的检查评价，实现专业监督体系提升改进。
（3）内部审计积极作为。内部审计部门积极进行物资采购的日常审计，监督物资采购事前计划、事中采购过程、事后保管使用，发挥审计监管职能。制定物资采购内部控制评价的相关标准，定期对内部控制的有效性进行评价，开展内部控制制度专项审计。对于发现的物资采购内部控制缺陷，及时督促有关部门加以改进。
进一步强化物资采购过程控制，严格规范内部管理，才能建设更加规范、更富效率的中国烟草。从内部控制五要素出发加强烟草商业企业物资采购内部控制，确保物资采购的合法性、保证资产的安全与完整，最后才能实现企业整体的战略目标。
参考文献：
[1] 财政部. 中国证券监督管理委员会，审计署，中国银业监督管理委员会. 中国保险监督管理委员会. 企业内部基本规范， 2008.
[2] 李雯. 萨班斯法案和我国上市公司的内部控制[D]. 北京： 首都经济贸易大学， 2009.
[3] 史英慧. ABC烟草公司内部控制问题研究[D]. 吉林： 吉林大学， 2012.
[4] 惠会芳. 烟草商业企业物资采购内部控制问题探究[J]. 西部财会， 2011， 2： 46-48.