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摘 要: 在信息网络时代,计算机技术和信息技术的大量使用,给西部地区高校档案管理工作带来了新的机遇,同时也带来了压力和挑战。本文从分析西部地区高校档案管理工作存在的问题入手,提出了强化西部地区高校档案管理的基本对策和思路。
关键词: 西部地区 高校档案管理工作 创新
档案作为一种人类的特殊记忆,反映了人类社会实践活动方方面面的内容。知识经济时代,档案管理作为一种知识管理,将成为一种知识产业,而受到越来越强烈的关注,在社会发展中具有越来越重要的地位和作用。西部地区高校档案管理工作水平如何,直接影响到档案工作的开展及西部地区高校自身的发展与建设。随着高科技的迅猛发展,当今社会已进入一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代,以电子信息为核心的高科技突飞猛进并日益深入地影响到人们生活、学习和工作的方方面面。在新的历史时期,西部地区高校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分,务必迅速、有效地提供档案材料,为学校的教学、科研和党政管理等工作服务,充分发挥学校档案在教育事业中的作用。因此,创新西部地区高校档案管理工作势在必行。
一、西部地区高校档案管理工作存在的问题
随着经济信息、科技人才竞争的日益全球化,国家对教育,尤其是高等教育的投入逐年增加,西部地区高校现代化建设水平也日益提高,档案管理制度和管理水平也不断提升。但从整体上看,目前西部地区高校档案管理工作在管理机制、管理手段和人员素质等方面仍然存在着与西部地区高校事业发展不相适应的地方。具体而言,主要表现在以下几方面。
(一)档案管理人员综合素质不高
一般说来,作为一名合格的档案管理人员应该有扎实的专业知识,熟练的业务技能,但是目前西部地区高校档案管理人员能达到上述要求的并不多。他们大多未受过专门的档案管理方面的教育,专业性和规范性较差;部分档案人员的职业道德素质、综合业务素质不高;有一些档案工作者敬业精神欠缺,工作责任感不强,对待档案利用者不主动、不热情,缺少奉献精神。
(二)档案管理人员存在工作脱节
西部地区高校的档案兼职人员是档案工作者队伍的重要组成部分,他们主要负责本单位档案的收集、整理、归档和部分档案数据库的建设等工作。西部地区高校的档案兼职人员数量很多,但由于这些人员工作岗位变化很大,对档案业务又不太熟悉,使得这支队伍只能充其数量,而不能完成任务,更不能够很好地配合专业人员工作,这大大阻碍了档案工作整体水平的提高。
(三)档案管理工作不太规范
虽然部分西部地区高校按照《档案法》的要求加强了对档案工作的领导和管理,并且建立了档案馆,但是仍然有部分西部地区高校因地处偏远、财力有限、信息落后等多种原因,档案管理工作还没有完全规范到位,档案管理没纳入法制管理、科学管理轨道。档案大多散落到校内各职能单位,学院多家管理,管理制度不健全;由于缺乏及时归档意识,导致一些基层单位档案长期不整理、不装订,管理水平低,收集渠道不通畅。
(四)管理方式与时代不相适宜
事实上,目前许多西部地区高校的档案工作计算机管理模式,多数是建立在原有的手工管理模式基础上,这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心,工作对象不是档案信息,而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体,而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作,反而大大增加了额外手工劳动的投入。这种传统的手工管理方式,已经越来越显得无能为力,难以适应信息化的要求。
西部地区高校档案工作存在的这些问题,究其原因是多方面的,但最主要的原因有两点:一是认识不到位。部分西部地区高校对档案在学校工作中的功能和作用认识不足,没有充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源;二是档案建设投入不足。西部地区高校在发展与建设过程中,需要经费投入的地方很多,而对档案建设投入相对较少,致使档案建设中许多应该解决的问题得不到及时解决,档案建设跟不上学校发展的步伐。
二、创新西部地区高校档案管理工作的基本思路与对策
创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力,要发展就要有创新,档案事业也是如此。西部地区高校档案管理只有不断创新,才能使档案事业适应和服务于社会,跟上当今和未来世界发展的步伐,才能适应社会主义现代化建设的需要。
(一)大力创新工作思路
要想有创新行为首先要有创新意识,思路决定出路,档案工作创新的前提是管理思路的创新。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想,观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识,特别是档案管理知识化、网络化、社会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本,服务至上”的服务理念,把满足全社会用户和西部地区高校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值取向,以创新理念和创新行为来加强档案管理,开辟档案管理发展的新途径。
(二)大力创新服务内容
使西部地区高校档案管理从档案数量要求向质量要求转变,档案管理服务模式创新的内容是多方面的,西部地区高校的档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉,而是要充分挖掘自身潜能,通过不断完善、丰富、创新工作内容,推动服务工作向高水平、高层次发展。近年来,随着我国高等教育事业的蓬勃发展,西部地区高校的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变,已成为一种必然的趋势。档案的价值在于被利用,西部地区高校的档案资源就像一座宝库。西部地区高校档案工作者要实现服务模式的创新,很重要的一点就是要坚持“以利用为中心”的档案工作指导方针,加大档案编研的工作力度。档案编研是档案管理的重要环节,以服务方式的主动性、提供信息的系统性、编研成果的创造性等优势在经济建设中的很多领域发挥了突出作用。档案编研工作就是充分挖掘和发挥档案资源作用,适时把相关的信息转化成编研成果,直接为西部地区高校的中心工作服务,从而使编研成果发挥出最大的社会效益和经济效益。
(三)大力创新服务方式
使西部地区高校档案管理由被动服务向主动服务转变,新时期西部地区高校档案部门应立足馆藏,面向未来,大胆改革现有的高校档案管理模式,在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性上下大力气,建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制,改变“重保管、轻利用”的做法,将重点放在档案资源的开发利用上,努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。档案管理者要强化参与意识,在校领导的重视和支持下,紧紧围绕学校的中心工作,积极参与学校的重大活动,及时了解、掌握学校发展动态,经常深入教学、科研第一线,熟悉教研业务工作的流程和具体内容,了解和掌握教职工对档案信息的利用和需求,有针对性地开展信息服务工作。同时,在档案主管部门的协调下,加强西部地区高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作,广泛开展联机检索等业务,互通信息,促进交流,改变各自为政的局面,优化档案信息资源配置,联合搞好信息资源开发,实现资源共享。
(四)大力创新服务手段
使西部地区高校档案管理由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变,服务手段的创新是档案服务工作创新的载体,随着计算机和多媒体网络技术的加速融合发展,数字化档案馆的建设是二十一世纪档案业务建设的必然发展趋势。因此,必须加快档案信息化建设步伐,把现代科学技术手段运用到西部地区高校档案管理工作中去,改变传统的手工操作管理模式,实现现代化管理。档案工作人员要借助现代计算机技术及网络通讯技术,对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储,实现同一事物的多种形式表现,从而改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式,将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者。同时,加强档案馆信息网络建设,在因特网上建立档案信息主页,搞好网络化服务,让“死档案”变成“活资源”,为利用者提供丰富鲜活的档案信息;按照信息化标准建成的档案馆,能够存储大量各种形式的信息,用户可以通过网络方便地获得这些信息,并且信息存储和用户访问不受地域限制。这种档案馆信息网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理和查询集成在一起,使这些信息得到最大限度的利用,从而改变过去那种信息量少、传播速度慢、覆盖面窄、信息利用局限于资料发放围墙之内的不利状况。
总之,信息时代环境下的西部地区高校档案管理,只有充分利用网络的优势,与时俱进,成为学习与支持服务体系的一个重要组成部分,才有可能在激烈竞争中生存和发展。
参考文献:
[1]李金霞.高校档案编研工作存在的问题与对策[J].云南档案,2007,(3).
[2]李红.论新形势下的档案管理现代化[J].中国水运,2006,(2).
[3]李敏玲.大学生人事档案、诚信档案问题与对策[J].兰台世界,2007,(4).
[4]刘巧元.浅谈职业学校档案资料的保护与利用[J].科技咨询导报,2007,(14).
关键词: 西部地区 高校档案管理工作 创新
档案作为一种人类的特殊记忆,反映了人类社会实践活动方方面面的内容。知识经济时代,档案管理作为一种知识管理,将成为一种知识产业,而受到越来越强烈的关注,在社会发展中具有越来越重要的地位和作用。西部地区高校档案管理工作水平如何,直接影响到档案工作的开展及西部地区高校自身的发展与建设。随着高科技的迅猛发展,当今社会已进入一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代,以电子信息为核心的高科技突飞猛进并日益深入地影响到人们生活、学习和工作的方方面面。在新的历史时期,西部地区高校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分,务必迅速、有效地提供档案材料,为学校的教学、科研和党政管理等工作服务,充分发挥学校档案在教育事业中的作用。因此,创新西部地区高校档案管理工作势在必行。
一、西部地区高校档案管理工作存在的问题
随着经济信息、科技人才竞争的日益全球化,国家对教育,尤其是高等教育的投入逐年增加,西部地区高校现代化建设水平也日益提高,档案管理制度和管理水平也不断提升。但从整体上看,目前西部地区高校档案管理工作在管理机制、管理手段和人员素质等方面仍然存在着与西部地区高校事业发展不相适应的地方。具体而言,主要表现在以下几方面。
(一)档案管理人员综合素质不高
一般说来,作为一名合格的档案管理人员应该有扎实的专业知识,熟练的业务技能,但是目前西部地区高校档案管理人员能达到上述要求的并不多。他们大多未受过专门的档案管理方面的教育,专业性和规范性较差;部分档案人员的职业道德素质、综合业务素质不高;有一些档案工作者敬业精神欠缺,工作责任感不强,对待档案利用者不主动、不热情,缺少奉献精神。
(二)档案管理人员存在工作脱节
西部地区高校的档案兼职人员是档案工作者队伍的重要组成部分,他们主要负责本单位档案的收集、整理、归档和部分档案数据库的建设等工作。西部地区高校的档案兼职人员数量很多,但由于这些人员工作岗位变化很大,对档案业务又不太熟悉,使得这支队伍只能充其数量,而不能完成任务,更不能够很好地配合专业人员工作,这大大阻碍了档案工作整体水平的提高。
(三)档案管理工作不太规范
虽然部分西部地区高校按照《档案法》的要求加强了对档案工作的领导和管理,并且建立了档案馆,但是仍然有部分西部地区高校因地处偏远、财力有限、信息落后等多种原因,档案管理工作还没有完全规范到位,档案管理没纳入法制管理、科学管理轨道。档案大多散落到校内各职能单位,学院多家管理,管理制度不健全;由于缺乏及时归档意识,导致一些基层单位档案长期不整理、不装订,管理水平低,收集渠道不通畅。
(四)管理方式与时代不相适宜
事实上,目前许多西部地区高校的档案工作计算机管理模式,多数是建立在原有的手工管理模式基础上,这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心,工作对象不是档案信息,而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体,而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作,反而大大增加了额外手工劳动的投入。这种传统的手工管理方式,已经越来越显得无能为力,难以适应信息化的要求。
西部地区高校档案工作存在的这些问题,究其原因是多方面的,但最主要的原因有两点:一是认识不到位。部分西部地区高校对档案在学校工作中的功能和作用认识不足,没有充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源;二是档案建设投入不足。西部地区高校在发展与建设过程中,需要经费投入的地方很多,而对档案建设投入相对较少,致使档案建设中许多应该解决的问题得不到及时解决,档案建设跟不上学校发展的步伐。
二、创新西部地区高校档案管理工作的基本思路与对策
创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力,要发展就要有创新,档案事业也是如此。西部地区高校档案管理只有不断创新,才能使档案事业适应和服务于社会,跟上当今和未来世界发展的步伐,才能适应社会主义现代化建设的需要。
(一)大力创新工作思路
要想有创新行为首先要有创新意识,思路决定出路,档案工作创新的前提是管理思路的创新。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想,观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识,特别是档案管理知识化、网络化、社会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本,服务至上”的服务理念,把满足全社会用户和西部地区高校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值取向,以创新理念和创新行为来加强档案管理,开辟档案管理发展的新途径。
(二)大力创新服务内容
使西部地区高校档案管理从档案数量要求向质量要求转变,档案管理服务模式创新的内容是多方面的,西部地区高校的档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉,而是要充分挖掘自身潜能,通过不断完善、丰富、创新工作内容,推动服务工作向高水平、高层次发展。近年来,随着我国高等教育事业的蓬勃发展,西部地区高校的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变,已成为一种必然的趋势。档案的价值在于被利用,西部地区高校的档案资源就像一座宝库。西部地区高校档案工作者要实现服务模式的创新,很重要的一点就是要坚持“以利用为中心”的档案工作指导方针,加大档案编研的工作力度。档案编研是档案管理的重要环节,以服务方式的主动性、提供信息的系统性、编研成果的创造性等优势在经济建设中的很多领域发挥了突出作用。档案编研工作就是充分挖掘和发挥档案资源作用,适时把相关的信息转化成编研成果,直接为西部地区高校的中心工作服务,从而使编研成果发挥出最大的社会效益和经济效益。
(三)大力创新服务方式
使西部地区高校档案管理由被动服务向主动服务转变,新时期西部地区高校档案部门应立足馆藏,面向未来,大胆改革现有的高校档案管理模式,在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性上下大力气,建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制,改变“重保管、轻利用”的做法,将重点放在档案资源的开发利用上,努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。档案管理者要强化参与意识,在校领导的重视和支持下,紧紧围绕学校的中心工作,积极参与学校的重大活动,及时了解、掌握学校发展动态,经常深入教学、科研第一线,熟悉教研业务工作的流程和具体内容,了解和掌握教职工对档案信息的利用和需求,有针对性地开展信息服务工作。同时,在档案主管部门的协调下,加强西部地区高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作,广泛开展联机检索等业务,互通信息,促进交流,改变各自为政的局面,优化档案信息资源配置,联合搞好信息资源开发,实现资源共享。
(四)大力创新服务手段
使西部地区高校档案管理由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变,服务手段的创新是档案服务工作创新的载体,随着计算机和多媒体网络技术的加速融合发展,数字化档案馆的建设是二十一世纪档案业务建设的必然发展趋势。因此,必须加快档案信息化建设步伐,把现代科学技术手段运用到西部地区高校档案管理工作中去,改变传统的手工操作管理模式,实现现代化管理。档案工作人员要借助现代计算机技术及网络通讯技术,对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储,实现同一事物的多种形式表现,从而改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式,将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者。同时,加强档案馆信息网络建设,在因特网上建立档案信息主页,搞好网络化服务,让“死档案”变成“活资源”,为利用者提供丰富鲜活的档案信息;按照信息化标准建成的档案馆,能够存储大量各种形式的信息,用户可以通过网络方便地获得这些信息,并且信息存储和用户访问不受地域限制。这种档案馆信息网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理和查询集成在一起,使这些信息得到最大限度的利用,从而改变过去那种信息量少、传播速度慢、覆盖面窄、信息利用局限于资料发放围墙之内的不利状况。
总之,信息时代环境下的西部地区高校档案管理,只有充分利用网络的优势,与时俱进,成为学习与支持服务体系的一个重要组成部分,才有可能在激烈竞争中生存和发展。
参考文献:
[1]李金霞.高校档案编研工作存在的问题与对策[J].云南档案,2007,(3).
[2]李红.论新形势下的档案管理现代化[J].中国水运,2006,(2).
[3]李敏玲.大学生人事档案、诚信档案问题与对策[J].兰台世界,2007,(4).
[4]刘巧元.浅谈职业学校档案资料的保护与利用[J].科技咨询导报,2007,(14).