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【摘 要】现代信息技术为学校教育和管理带来了前所未有的活力和生机，档案管理也不例外，在现代信息技术条件下，学校的教育教学、管理模式和内容都发生了变革，由此而产生的档案资料在载体、收集、保存和利用方面也随之而改变。本文首先说明了小学档案管理信息化的必要性，然后分析了小学档案管理信息化存在的问题，最后详细阐述了信息技术在小学档案管理中的应用。
【关键词】信息技术；小学；档案管理；管理软件；校园网
一、小学档案管理信息化的必要性
目前，大多数小学档案管理仍沿用传统工作模式，对小学行政、教学、科研等重要信息资源进行收集、整理、编目、保管和利用。随着信息技术广泛应用，传统小学档案管理模式已经暴露出一些问题，如工作繁杂、检索速度慢、档案信息内容单一、周期长、综合性差、档案不易保存、馆藏空间不足以及利用过程中易损坏等。计算机以及信息技术的发展和应用，为最终解决这些问题提供了可靠的技术手段。
（一）实现资源共享的需要
小学和社会用户群对信息系统性、时效性的要求日益提高，需要提供经过加工的系统、全面的档案信息服务。档案信息化将充分拓展档案利用的各个环节，
尤其打破传统档案信息资源的空间限制，便于档案资源共享，同时也使档案管理效率得到显著提高。
（二）提高自身技术和信息化建设的需要
文件数量膨胀使库容量日渐饱和，传统的加工、利用、存贮工作使档案管理人员不胜负荷。随着科技发展，以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术已经在各层次系统广泛应用。
（三）适应档案载体形式变化的需要
传统的小学档案基本上都以纸质、实物为主要载体，既不易收集、加工、管理，又不利于保存和使用。信息化使得小学档案馆纸质档案向磁带、磁盘和光盘等电子介质转变，使小学档案文件的形成、处理和利用方式发生根本性变化。这不仅有利于小学档案信息的长期保存，也有利于小学档案资源的开发和利用，提高小学档案管理的质量。
（四）实施规范化管理的需要
随着小学体制改革进一步深化，对外交流活动的增加使档案门类增多。档案管理规范是档案信息资源共享的基础，只有建立了数字档案资源在标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等方面的统一标准，以及档案收集、整理、归档、上网和档案系统建设等各环节的统一规范，才能实现档案信息有序流通。按统一分类标准和立卷整理方法实现小学档案的信息化储存和检索，既保证归档案卷的完整性和规范性，又使查询、检索、统计等更便利，明显提高档案的标准化和现代化管理水平。
二、小学档案管理信息化存在的问题
（一）思想观念有待更新
小学档案管理信息化是小学信息资源现代化的基础和重要组成部分，因此小学档案工作的内容与形式需要不断创新发展。有些领导对档案工作必要性和重要性认识不到位，缺乏战略思维和全局观念；一些档案工作者也不思进取、墨守陈规。这些都是影响小学档案管理信息化的重要因素。因此，要从档案工作实际出发，使档案工作的方针、政策、法规、标准以及档案工作者的思想观念与我国当前经济社会发展相适应。
（二）管理手段有待改善
由于资金不足，档案管理信息化建设滞后于现实需要，目前我国小学档案管理工作手工操作现象较多，缺乏信息化管理手段与设备，制约了档案工作的发展。有些小学虽然配备计算机来管理档案，但大部分工作仍由人工完成，现代化设备只是摆设。
（三）档案管理人员素质亟待提高
目前，大多数小学普遍缺乏一些从事档案管理信息化工作的专业人员，尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理工作者队伍。对于从事档案管理信息化工作的人员，不仅要求其掌握现代信息技术，而且熟悉档案工作。但由于从事档案工作的部分人员学历结构、知识结构、年龄结构都不尽合理，还有的工作人员是非计算机专业毕业、没有经过严格信息化技术训练，掌握信息化技术的能力较差。
三、信息技术在小学档案管理中的应用
（一）对现存的档案进行信息化建设
主要是将现有的小学档案进行普遍、全面的数字化处理，即将档案室的所有档案数据通过扫描、录入等形式，将原本由各种物理载体形式体现出来的档案信息，全部以数字化形式存储到光盘、磁盘等存储器中，完成现有小学档案信息向数字化转化的过程，这是传统档案管理方式向数字化档案管理方式过渡较为稳妥的办法之一。
（二）应用档案管理软件，建立起固定的、封闭的传统档案库房
档案管理软件可以设有多个工作站，只要主机一开，各个站点可以同时进行档案案卷目录、卷内目录、文件汇编、参考资料等不同类型文字数据的录入、浏览、修改、检索、统计、输出、打印、借阅登记、系统维护等重要操作。各个小学可在档案室、校长室、办公室、教导处等主要的档案利用部门安设站点，使学校领导可以非常方便、快速地查到他们需要的档案资料，然后通知档案员提供。
（三）利用校园网对未达到归档要求的文件资料建立移动、 开放的信息资源库
在学校的网页，所有的部门如：校长室、办公室、教研处、德育处、教务处、总务处；所有的科组如：语文、数学、英语等，都有自己的一片天地，只要你找到它们，进行点击的话，你就可以对它有很详细的了解。一批有价值的档案资料，不但存放在学校里，也向所有学校师生开放，当然他们对版权也进行了说明。
（四）使用专门软件进行记载和提供查阅
校园网络的成熟运用，为信息化档案管理提供了稳定的网络环境，也为开展档案信息服务工作创造了良好的条件。固定文件内容中检索字节为统一格式，如文号、题名、密级、作者、时间等，进行档案编写，为档案提供了功能强大、自定义、跨门类的检索功能，检索信息可包括文字、图像、Word 文件、Excel 文件等，如此一来，就可形成档案检索工具，方便信息档案在学校内部管理工作中的利用，如：教职工个人资料、学校财务数据、学生个人资料、学生成绩学分、图书馆和阅览厅藏书目录等。 同时也便于各学校之间、学校与教育系统之间的互传、互换信息。
（五）加强小学档案管理人员业务培训和继续教育
除了加强小学档案资源建设、实现相关技术保障外，还要加强小学档案管理人员业务培训和继续教育。档案管理人员的素质直接影响到档案管理工作的实际成效。有些小学档案管理人员不熟悉信息技术，与档案信息化管理要求差距较大。小学档案管理信息化建设需要事业心强、具备相关知识、精通业务的复合型人才。在注重人才引进的同时，要大力加强现有人员继续教育，把档案管理队伍建设纳入小学师资队伍建设中，以多种方式加强档案管理人员继续教育。可采取在职学习、脱产培训和外出进修等方式，使大多数档案管理人员掌握计算机基本操作技术，为小学档案信息化奠定良好基础。同时，加强网络、信息技术及相关专业英语学习，以适应信息化工作的需要。总之，要充分调动档案管理人员工作积极性、主动性和创造性，使其知识结构与业务水平满足小学档案信息化建设和发展要求。
四、结语
综上，要想保持小学档案管理工作能在国内小学当中处于领先的地位，不引进信息技术的成果是万万不行的，我们有必要推广部门立卷制度和电子文件的管理，将档案工作与校园网建设、办公自动化建设纳入统一规划。
参考文献：
[1]张昕. 浅谈如何实现中小学档案管理信息化[J]. 才智. 2011（28） .
[2]李丽. 信息技术在学校档案管理中的有效运用[J]. 佳木斯教育学院学报. 2012（01） .
[3]庞燕. 浅谈信息技术在学校档案管理中的应用[J]. 山东档案. 2008（03） .
【关键词】信息技术；小学；档案管理；管理软件；校园网
一、小学档案管理信息化的必要性
目前，大多数小学档案管理仍沿用传统工作模式，对小学行政、教学、科研等重要信息资源进行收集、整理、编目、保管和利用。随着信息技术广泛应用，传统小学档案管理模式已经暴露出一些问题，如工作繁杂、检索速度慢、档案信息内容单一、周期长、综合性差、档案不易保存、馆藏空间不足以及利用过程中易损坏等。计算机以及信息技术的发展和应用，为最终解决这些问题提供了可靠的技术手段。
（一）实现资源共享的需要
小学和社会用户群对信息系统性、时效性的要求日益提高，需要提供经过加工的系统、全面的档案信息服务。档案信息化将充分拓展档案利用的各个环节，
尤其打破传统档案信息资源的空间限制，便于档案资源共享，同时也使档案管理效率得到显著提高。
（二）提高自身技术和信息化建设的需要
文件数量膨胀使库容量日渐饱和，传统的加工、利用、存贮工作使档案管理人员不胜负荷。随着科技发展，以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术已经在各层次系统广泛应用。
（三）适应档案载体形式变化的需要
传统的小学档案基本上都以纸质、实物为主要载体，既不易收集、加工、管理，又不利于保存和使用。信息化使得小学档案馆纸质档案向磁带、磁盘和光盘等电子介质转变，使小学档案文件的形成、处理和利用方式发生根本性变化。这不仅有利于小学档案信息的长期保存，也有利于小学档案资源的开发和利用，提高小学档案管理的质量。
（四）实施规范化管理的需要
随着小学体制改革进一步深化，对外交流活动的增加使档案门类增多。档案管理规范是档案信息资源共享的基础，只有建立了数字档案资源在标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等方面的统一标准，以及档案收集、整理、归档、上网和档案系统建设等各环节的统一规范，才能实现档案信息有序流通。按统一分类标准和立卷整理方法实现小学档案的信息化储存和检索，既保证归档案卷的完整性和规范性，又使查询、检索、统计等更便利，明显提高档案的标准化和现代化管理水平。
二、小学档案管理信息化存在的问题
（一）思想观念有待更新
小学档案管理信息化是小学信息资源现代化的基础和重要组成部分，因此小学档案工作的内容与形式需要不断创新发展。有些领导对档案工作必要性和重要性认识不到位，缺乏战略思维和全局观念；一些档案工作者也不思进取、墨守陈规。这些都是影响小学档案管理信息化的重要因素。因此，要从档案工作实际出发，使档案工作的方针、政策、法规、标准以及档案工作者的思想观念与我国当前经济社会发展相适应。
（二）管理手段有待改善
由于资金不足，档案管理信息化建设滞后于现实需要，目前我国小学档案管理工作手工操作现象较多，缺乏信息化管理手段与设备，制约了档案工作的发展。有些小学虽然配备计算机来管理档案，但大部分工作仍由人工完成，现代化设备只是摆设。
（三）档案管理人员素质亟待提高
目前，大多数小学普遍缺乏一些从事档案管理信息化工作的专业人员，尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理工作者队伍。对于从事档案管理信息化工作的人员，不仅要求其掌握现代信息技术，而且熟悉档案工作。但由于从事档案工作的部分人员学历结构、知识结构、年龄结构都不尽合理，还有的工作人员是非计算机专业毕业、没有经过严格信息化技术训练，掌握信息化技术的能力较差。
三、信息技术在小学档案管理中的应用
（一）对现存的档案进行信息化建设
主要是将现有的小学档案进行普遍、全面的数字化处理，即将档案室的所有档案数据通过扫描、录入等形式，将原本由各种物理载体形式体现出来的档案信息，全部以数字化形式存储到光盘、磁盘等存储器中，完成现有小学档案信息向数字化转化的过程，这是传统档案管理方式向数字化档案管理方式过渡较为稳妥的办法之一。
（二）应用档案管理软件，建立起固定的、封闭的传统档案库房
档案管理软件可以设有多个工作站，只要主机一开，各个站点可以同时进行档案案卷目录、卷内目录、文件汇编、参考资料等不同类型文字数据的录入、浏览、修改、检索、统计、输出、打印、借阅登记、系统维护等重要操作。各个小学可在档案室、校长室、办公室、教导处等主要的档案利用部门安设站点，使学校领导可以非常方便、快速地查到他们需要的档案资料，然后通知档案员提供。
（三）利用校园网对未达到归档要求的文件资料建立移动、 开放的信息资源库
在学校的网页，所有的部门如：校长室、办公室、教研处、德育处、教务处、总务处；所有的科组如：语文、数学、英语等，都有自己的一片天地，只要你找到它们，进行点击的话，你就可以对它有很详细的了解。一批有价值的档案资料，不但存放在学校里，也向所有学校师生开放，当然他们对版权也进行了说明。
（四）使用专门软件进行记载和提供查阅
校园网络的成熟运用，为信息化档案管理提供了稳定的网络环境，也为开展档案信息服务工作创造了良好的条件。固定文件内容中检索字节为统一格式，如文号、题名、密级、作者、时间等，进行档案编写，为档案提供了功能强大、自定义、跨门类的检索功能，检索信息可包括文字、图像、Word 文件、Excel 文件等，如此一来，就可形成档案检索工具，方便信息档案在学校内部管理工作中的利用，如：教职工个人资料、学校财务数据、学生个人资料、学生成绩学分、图书馆和阅览厅藏书目录等。 同时也便于各学校之间、学校与教育系统之间的互传、互换信息。
（五）加强小学档案管理人员业务培训和继续教育
除了加强小学档案资源建设、实现相关技术保障外，还要加强小学档案管理人员业务培训和继续教育。档案管理人员的素质直接影响到档案管理工作的实际成效。有些小学档案管理人员不熟悉信息技术，与档案信息化管理要求差距较大。小学档案管理信息化建设需要事业心强、具备相关知识、精通业务的复合型人才。在注重人才引进的同时，要大力加强现有人员继续教育，把档案管理队伍建设纳入小学师资队伍建设中，以多种方式加强档案管理人员继续教育。可采取在职学习、脱产培训和外出进修等方式，使大多数档案管理人员掌握计算机基本操作技术，为小学档案信息化奠定良好基础。同时，加强网络、信息技术及相关专业英语学习，以适应信息化工作的需要。总之，要充分调动档案管理人员工作积极性、主动性和创造性，使其知识结构与业务水平满足小学档案信息化建设和发展要求。
四、结语
综上，要想保持小学档案管理工作能在国内小学当中处于领先的地位，不引进信息技术的成果是万万不行的，我们有必要推广部门立卷制度和电子文件的管理，将档案工作与校园网建设、办公自动化建设纳入统一规划。
参考文献：
[1]张昕. 浅谈如何实现中小学档案管理信息化[J]. 才智. 2011（28） .
[2]李丽. 信息技术在学校档案管理中的有效运用[J]. 佳木斯教育学院学报. 2012（01） .
[3]庞燕. 浅谈信息技术在学校档案管理中的应用[J]. 山东档案. 2008（03） .