论文部分内容阅读
摘 要：随着我国经济水平大幅度提升，我国各行各业都得到了蓬勃的发展，尤其是档案事业得到了突飞猛进的进步，对推动我国社会主义现代化建设做出了重要的贡献。而随着档案事业的发展下，对其档案是否具有完整以及安全性提出了更高的要求。鉴于此，本文基于新形势下，从以下几个方面对档案“完整安全原则”进行深入分析，笔者依据自身多年经验提出合理化建议，提供给相关人士，旨在最大程度促进档案行业的不断发展，从而为我国的经济建设做出重要的贡献。
关键词：档案；完整安全原则；思考
一般情况下，档案工作的性质会对档案是否完整、精准起到了决定性的作用。相关部门需要确保档案的安全性，是一项基本要求，同时也保持了历史发展过程中的真实面貌，对档案作用提供了重要的保障。鉴于此，本文基于新形势的发展下，对“维护档案的完整安全”仍然是推动电子文档工作可以顺利开展的必经之路，但是随着数字化、网络技术的不断发展下，同样对电子文档是否具有完整性提出了更高的要求。
1 档案生存面临新挑战
随着计算机技术的发展及应用，档案工作面临的信息技术环境日趋复杂。电子文件和电子档案的产生，给文书、档案工作带来了福音，同时也带来了诸多难题，对文书、档案工作提出了新的挑战。一是电子文档的生成环境复杂。因为缺乏统一的建设标准和系统模型，致使各地各部门如雨后春笋般涌现出来的办公自动化、电子政务工程形成了各自为政的局面。二是电子文档的网络化管理存在突出问题。多数办公自动化网络的建设没有文书、档案部门参加，而多数文书、档案工作者又对计算机网络了解很少，缺少参与的能力。三是电子文档的长久保管存在障碍。日新月异的计算机应用技术使电子文档的技术环境及存储结构变得更加复杂。
2 档案完整安全面临新课题
随着信息时代的日益发展下，电子档案的完整性、安全内涵等方面都发生了巨大的改变，对保持电子档案完整性的要求也发生了质的改变，这样就在某种程度上对档案的完整性以及安全性提出了越来越多的要求。第一，是确保新形势下的档案具备完整性。随着数字化条件的不断发展下，电子文档往往是以流动的形式存在的，这样就会出现丢失的情况；由于电子文档本身存在的信息结构具有一定的繁琐性，这样也就促使保持形式具有多样化的特点；在电子文档背景下所产生的信息会随着处理流程而日益增多，并且存储较为分散，容易发生丢失的情况。第二，基于新形势下促使档案实现安全的目的。因为电子档案会对计算机系统产生较多的依赖性及其信息内容不容易改变，促使档案信息不具备原始性；对于电子档案信息具有的载体物化特点来说，在实际保护的时候会更加的困难；网络空间所具有的繁琐性也会在某种程度上促使电子档案知识产权应当得到更好的保护。
3 对“完整安全原则”的再认识
在新形势下，档案完整、安全的内涵及其维护的具体要求都发生了变化，原有档案工作的“完整安全原则”需要从新的角度去加以阐述。笔者认为，对“完整安全原则”的表述，其主要内容包括两个方面。一方面，维护电子档案的完整。电子文件由于其特殊的形成规律和文件生命周期的运转形态，将以往的“后工序”提前至文件形成阶段以及计算机管理的特殊要求，使电子文件的收集、鉴定、归档和整理工作内容更加丰富。另一方面，维护电子档案的安全。档案保护的重点由档案实体安全转向了档案信息安全，电子档案具有的各种特性给档案保护工作提出了新的课题。
4 维护档案完整与安全的对策
4.1 加快人才培养，提高科研水平
在最近几年里，不同等级的档案馆大多数都倾向于抢救一些任务急、数量多的文档，通常没有聘用专业人员，这样就会出现综合档案馆仅仅是把抢救任务外包的情况，然而在实际外包的过程中无法对档案安全做好严格的监督。为了确保档案事业可以实现可持续发展的要求，建立完善的档案体系，人才信息库已经变得尤为重要，这同时也是档案安全保护需要长时间完成的艰巨任务。
4.2 扩大宣传力度，增强安全意识
倘若档案部门想要构建出健全的安全系统，那么一定要加大宣传工作的开展力度。通常情况下，档案保护意识主要分为以下几种：第一种是责任意识；第二种是忧患意识；第三种是防范意识；第四种是法制意识，将这几种意识有效的渗透到档案价值理论体系中，从而将社会档案保护理念加以提升，创造出和谐的氛围；相关部门还需要借助于网络、杂志等多种形式，将档案安全教育知识当做公众信息，最大程度扩大社会影响力，将宣传意识不断扩大。
4.3 争取领导支持，改进设施设备
在维护档案完整与安全的过程中，应当积极争取上级领导部门的认可和支持，将档案安全工作纳入到日常工作体系中，将档案安全体系建设纳入到档案事业发展规划中，并积极改进档案工作设施设备，为档案安全体系建设工作的顺利进行奠定坚实的基础。在构建档案安全体系后，应当结合档案工作的实际情况，明确档案工作的实施目标，并以此为依据，采取适宜且高效的实施措施，推进档案安全保护工作的顺利开展。与此同时，相关部门应当定期对档案安全体系建设情况进行检查和监督，制定档案安全管理责任书，将档案安全管理工作落到实处，制定有效的考核指标，通过自查、抽查与考核三种方式的密切配合，确保各部门认识到档案安全保护的重要性，积极主动投入到档案安全管理工作中，维护档案完整与安。
4.4 优化档案保护管理环境
档案库与其他建筑房屋的隔墙均要采用防火墙，库内还要有消防装置，库房内要挂遮光窗帘，有了合乎要求的库房还要有适合的现代化的装具和设备。档案装具也应坚固耐久，便于管理。库房适合安装安全封闭、防光、防尘的档案柜和密集架，库房内有空调、报警系统、干湿温度表、灭火器设备以及闭路电视监视系统，电子档案配备防磁柜，使档案保存在舒适安全科学的保护设施内。库房具备了这些基本條件可为档案的安全保管打下坚实的基础。
结束语
通过以上内容的论述，可以清楚的看到；档案是否具有完整性，保持历史的真实情况，对档案工作的开展有着重要的意义，同时也为档案事业可以实现可持续发展打下扎实的基础。随着档案安全系统的成立，重点是安全，关键是手段。有效落实“以防为主、防治结合”的基本方针，并有效落实“安全第一”的工作理念，金科鞥增加档案的使用时间，从而为档案事业做出重要的贡献。
参考文献
[1]夏立芳.关于政务公开背景下电子文档管理的思考[J].宿州教育学院学报，2014（01）.
[2]王彦强.对网络时代电子文档管理的挑战及安全性分析[J].经营管理者，2013（06）.
[3]陈施宇，李永妮，刘辉辉.企业电子文档安全管理[J].信息与电脑（理论版），2013（05）.
[4]陈丽明.事业电子文档管理的现状、特点及相关建议[J].办公室业务，2013（11）.
[5]窦继惠.网络环境下电子文档的信息安全保障体系研究[J].黑龙江档案，2013（04）.
关键词：档案；完整安全原则；思考
一般情况下，档案工作的性质会对档案是否完整、精准起到了决定性的作用。相关部门需要确保档案的安全性，是一项基本要求，同时也保持了历史发展过程中的真实面貌，对档案作用提供了重要的保障。鉴于此，本文基于新形势的发展下，对“维护档案的完整安全”仍然是推动电子文档工作可以顺利开展的必经之路，但是随着数字化、网络技术的不断发展下，同样对电子文档是否具有完整性提出了更高的要求。
1 档案生存面临新挑战
随着计算机技术的发展及应用，档案工作面临的信息技术环境日趋复杂。电子文件和电子档案的产生，给文书、档案工作带来了福音，同时也带来了诸多难题，对文书、档案工作提出了新的挑战。一是电子文档的生成环境复杂。因为缺乏统一的建设标准和系统模型，致使各地各部门如雨后春笋般涌现出来的办公自动化、电子政务工程形成了各自为政的局面。二是电子文档的网络化管理存在突出问题。多数办公自动化网络的建设没有文书、档案部门参加，而多数文书、档案工作者又对计算机网络了解很少，缺少参与的能力。三是电子文档的长久保管存在障碍。日新月异的计算机应用技术使电子文档的技术环境及存储结构变得更加复杂。
2 档案完整安全面临新课题
随着信息时代的日益发展下，电子档案的完整性、安全内涵等方面都发生了巨大的改变，对保持电子档案完整性的要求也发生了质的改变，这样就在某种程度上对档案的完整性以及安全性提出了越来越多的要求。第一，是确保新形势下的档案具备完整性。随着数字化条件的不断发展下，电子文档往往是以流动的形式存在的，这样就会出现丢失的情况；由于电子文档本身存在的信息结构具有一定的繁琐性，这样也就促使保持形式具有多样化的特点；在电子文档背景下所产生的信息会随着处理流程而日益增多，并且存储较为分散，容易发生丢失的情况。第二，基于新形势下促使档案实现安全的目的。因为电子档案会对计算机系统产生较多的依赖性及其信息内容不容易改变，促使档案信息不具备原始性；对于电子档案信息具有的载体物化特点来说，在实际保护的时候会更加的困难；网络空间所具有的繁琐性也会在某种程度上促使电子档案知识产权应当得到更好的保护。
3 对“完整安全原则”的再认识
在新形势下，档案完整、安全的内涵及其维护的具体要求都发生了变化，原有档案工作的“完整安全原则”需要从新的角度去加以阐述。笔者认为，对“完整安全原则”的表述，其主要内容包括两个方面。一方面，维护电子档案的完整。电子文件由于其特殊的形成规律和文件生命周期的运转形态，将以往的“后工序”提前至文件形成阶段以及计算机管理的特殊要求，使电子文件的收集、鉴定、归档和整理工作内容更加丰富。另一方面，维护电子档案的安全。档案保护的重点由档案实体安全转向了档案信息安全，电子档案具有的各种特性给档案保护工作提出了新的课题。
4 维护档案完整与安全的对策
4.1 加快人才培养，提高科研水平
在最近几年里，不同等级的档案馆大多数都倾向于抢救一些任务急、数量多的文档，通常没有聘用专业人员，这样就会出现综合档案馆仅仅是把抢救任务外包的情况，然而在实际外包的过程中无法对档案安全做好严格的监督。为了确保档案事业可以实现可持续发展的要求，建立完善的档案体系，人才信息库已经变得尤为重要，这同时也是档案安全保护需要长时间完成的艰巨任务。
4.2 扩大宣传力度，增强安全意识
倘若档案部门想要构建出健全的安全系统，那么一定要加大宣传工作的开展力度。通常情况下，档案保护意识主要分为以下几种：第一种是责任意识；第二种是忧患意识；第三种是防范意识；第四种是法制意识，将这几种意识有效的渗透到档案价值理论体系中，从而将社会档案保护理念加以提升，创造出和谐的氛围；相关部门还需要借助于网络、杂志等多种形式，将档案安全教育知识当做公众信息，最大程度扩大社会影响力，将宣传意识不断扩大。
4.3 争取领导支持，改进设施设备
在维护档案完整与安全的过程中，应当积极争取上级领导部门的认可和支持，将档案安全工作纳入到日常工作体系中，将档案安全体系建设纳入到档案事业发展规划中，并积极改进档案工作设施设备，为档案安全体系建设工作的顺利进行奠定坚实的基础。在构建档案安全体系后，应当结合档案工作的实际情况，明确档案工作的实施目标，并以此为依据，采取适宜且高效的实施措施，推进档案安全保护工作的顺利开展。与此同时，相关部门应当定期对档案安全体系建设情况进行检查和监督，制定档案安全管理责任书，将档案安全管理工作落到实处，制定有效的考核指标，通过自查、抽查与考核三种方式的密切配合，确保各部门认识到档案安全保护的重要性，积极主动投入到档案安全管理工作中，维护档案完整与安。
4.4 优化档案保护管理环境
档案库与其他建筑房屋的隔墙均要采用防火墙，库内还要有消防装置，库房内要挂遮光窗帘，有了合乎要求的库房还要有适合的现代化的装具和设备。档案装具也应坚固耐久，便于管理。库房适合安装安全封闭、防光、防尘的档案柜和密集架，库房内有空调、报警系统、干湿温度表、灭火器设备以及闭路电视监视系统，电子档案配备防磁柜，使档案保存在舒适安全科学的保护设施内。库房具备了这些基本條件可为档案的安全保管打下坚实的基础。
结束语
通过以上内容的论述，可以清楚的看到；档案是否具有完整性，保持历史的真实情况，对档案工作的开展有着重要的意义，同时也为档案事业可以实现可持续发展打下扎实的基础。随着档案安全系统的成立，重点是安全，关键是手段。有效落实“以防为主、防治结合”的基本方针，并有效落实“安全第一”的工作理念，金科鞥增加档案的使用时间，从而为档案事业做出重要的贡献。
参考文献
[1]夏立芳.关于政务公开背景下电子文档管理的思考[J].宿州教育学院学报，2014（01）.
[2]王彦强.对网络时代电子文档管理的挑战及安全性分析[J].经营管理者，2013（06）.
[3]陈施宇，李永妮，刘辉辉.企业电子文档安全管理[J].信息与电脑（理论版），2013（05）.
[4]陈丽明.事业电子文档管理的现状、特点及相关建议[J].办公室业务，2013（11）.
[5]窦继惠.网络环境下电子文档的信息安全保障体系研究[J].黑龙江档案，2013（04）.