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【摘要】文章通过分析海外工程档案管理的现状和特殊性,提出了一系列相应的解决措施,旨在通过分析,研究新形势下如何提高海外工程档案工作的效率和完整性。
【关键词】新形势;海外工程;档案管理
伴随我国“一带一路”倡议的逐步深入,国内工程企业实力不断提升,拓展海外市场的能力不断增强,通过成功交付实施,越来越多的海外工程项目打开了市场和知名度。项目增多的同时加大了海外工程档案管理工作的难度,造成海外工程档案管理混乱。如何在新形势下做好海外工程档案管理工作,促进企业工程的顺利完成,是一个值得细细研究的问题。
一、海外工程档案管理概述
我们都知道,海外工程档案关系重大,不仅是记录企业在海外发展历史的凭证,更是工程质量和项目安全检查的重要依据,企业的生存和发展离不开工程档案,特别是电子档案,更是对于提高企业勘察设计工作效率的提高起到积极作用。因此,保证海外工程档案管理的质量和利用率,是当前企业发展过程中的重点工作。
二、海外工程档案管理的现状及存在的问题
(一)海外工程业务人员档案管理意识不强,人员队伍薄弱。海外项目领导和技术人员对于档案管理没有很强的意识,对工程进行过程中产生的文件不够重视,或是只对业主要求的文件进行整理,甚至存在一些技术人员不上交材料的现象,不注重对文件资料的整理和排放。
(二)档案管理体系不健全。多数海外项目没有完善的档案管理体系,档案管理工作方面的权责不明确,再加上领导的不重视,进而出现没有直接责任人负责对档案资料进行归档处理的现象。
(三)海外工程档案管理标准不统一。根据不同国家的标准,海外工程项目对工程的要求也不同,依据的法律法规也不尽相同,这就使得海外工程在档案管理工作上没有统一的标准。
(四)海外工程档案文件归档滞后。受到地域的限制,海外工程档案主要存储在海外办事处或者海外项目部,靠相关人员回国时带回。由于这些人员回国的次数有限,造成了档案归档的不及时,因此文件归档滞后的现象普遍存在。
(五)对海外工程档案的监督指导不到位。海外工程档案的管理人员应当对档案工作开展定期的检查,使档案规范化,但是由于地域的限制,管理人员只能通过电话、网络与海外项目部取得联系,很难做到实地检查,发挥不出应有的监督作用,导致国内的档案管理人员只能被动接收档案,甚至会出现档案信息不完整或者不规范的现象。
三、新形势下如何做好海外工程档案工作
(一)建立完善的海外工程档案管理体系。企业在海外的项目部应当建立一整套工程档案管理体系,明确档案管理工作的权责。工程档案管理体系中,项目经理应当是档案管理工作的主要负责人,明确各岗位人员的责任,细化工作分工,设立项目专职资料员岗位,保证海外资料及时收集、分类整理,认真归档。如资料收集、档案整理等,在各个部门设置兼任的档案管理人员,将各类工程档案报企业本部备案。将项目部经理确定为工程档案管理的主要责任人,是重视档案管理工作的体现,而且完善的档案管理体系,能够极大地推动档案管理质效的提高。
(二)完善海外工程档案管理制度。制度是海外工程档案管理的重要保障,也是实现项目管理目标的前提。完善的海外工程档案管理制度能够制约不规范的工作行为,保证档案管理工作有章可循。企业应当制定专门的海外档案管理办法,规定档案管理工作的各项职责和文件的归档范围。同时,针对海外工程档案管理标准不统一的问题,企业应当制定统一的标准和统一的档案管理要求,以实现海外工程档案管理的标准化和规范化。
(三)提高人员档案意识及管理水平。一方面,企业应当为海外工程项目配置档案管理人员,专门负责监督工程运行过程中产生的档案文件,加强工程档案的收集、整理和归档等工作,确保档案信息的真实性和完整性。另一方面,档案文件的形成并不只是一个部门或者岗位的工作,而是需要调动每个员工主动参与档案管理的积极性,只有全体员工的档案管理意识提高了,才能真正提高档案管理水平。
(四)加强硬件软件投入。为了满足海外工程档案管理的需求,企业应当为海外项目部配备专业的硬件设施,应设置专业的符合要求的档案库房、安装档案密集架用来存放、保管档案,同时配备各种专业的档案管理设备,以保证海外档案的安全和完整。项目部还应当配备一些防止档案毁损灭失的工具。同时,企业应当积极运用先进的档案管理软件,规范档案管理的工作流程,增强档案管理的流畅性。
(五)加大档案监督检查力度。针对海外工程档案检查监督不到位的情况,企业应当采取一切有效的措施对工程档案实行实地检查,只有實地检查,才能及时发现项目和档案管理中存在的问题并加以解决,确保档案资料的质量。同时海外项目部应该积极创造良好的网络环境,保证海外项目档案信息顺利的录入网络,并通过系统进行查询和管理。
四、结语
总而言之,要想做好海外工程档案工作,就必须完善相关的制度,健全档案管理体系,并促进海外工程档案的信息平台建设,同时加强档案的监督检查,以做到权责明确,进而为企业的正常运营提供坚实的保障。
【参考文献】
[1]张连枝.论海外项目档案管理[J].办公室业务,2018(13).
【关键词】新形势;海外工程;档案管理
伴随我国“一带一路”倡议的逐步深入,国内工程企业实力不断提升,拓展海外市场的能力不断增强,通过成功交付实施,越来越多的海外工程项目打开了市场和知名度。项目增多的同时加大了海外工程档案管理工作的难度,造成海外工程档案管理混乱。如何在新形势下做好海外工程档案管理工作,促进企业工程的顺利完成,是一个值得细细研究的问题。
一、海外工程档案管理概述
我们都知道,海外工程档案关系重大,不仅是记录企业在海外发展历史的凭证,更是工程质量和项目安全检查的重要依据,企业的生存和发展离不开工程档案,特别是电子档案,更是对于提高企业勘察设计工作效率的提高起到积极作用。因此,保证海外工程档案管理的质量和利用率,是当前企业发展过程中的重点工作。
二、海外工程档案管理的现状及存在的问题
(一)海外工程业务人员档案管理意识不强,人员队伍薄弱。海外项目领导和技术人员对于档案管理没有很强的意识,对工程进行过程中产生的文件不够重视,或是只对业主要求的文件进行整理,甚至存在一些技术人员不上交材料的现象,不注重对文件资料的整理和排放。
(二)档案管理体系不健全。多数海外项目没有完善的档案管理体系,档案管理工作方面的权责不明确,再加上领导的不重视,进而出现没有直接责任人负责对档案资料进行归档处理的现象。
(三)海外工程档案管理标准不统一。根据不同国家的标准,海外工程项目对工程的要求也不同,依据的法律法规也不尽相同,这就使得海外工程在档案管理工作上没有统一的标准。
(四)海外工程档案文件归档滞后。受到地域的限制,海外工程档案主要存储在海外办事处或者海外项目部,靠相关人员回国时带回。由于这些人员回国的次数有限,造成了档案归档的不及时,因此文件归档滞后的现象普遍存在。
(五)对海外工程档案的监督指导不到位。海外工程档案的管理人员应当对档案工作开展定期的检查,使档案规范化,但是由于地域的限制,管理人员只能通过电话、网络与海外项目部取得联系,很难做到实地检查,发挥不出应有的监督作用,导致国内的档案管理人员只能被动接收档案,甚至会出现档案信息不完整或者不规范的现象。
三、新形势下如何做好海外工程档案工作
(一)建立完善的海外工程档案管理体系。企业在海外的项目部应当建立一整套工程档案管理体系,明确档案管理工作的权责。工程档案管理体系中,项目经理应当是档案管理工作的主要负责人,明确各岗位人员的责任,细化工作分工,设立项目专职资料员岗位,保证海外资料及时收集、分类整理,认真归档。如资料收集、档案整理等,在各个部门设置兼任的档案管理人员,将各类工程档案报企业本部备案。将项目部经理确定为工程档案管理的主要责任人,是重视档案管理工作的体现,而且完善的档案管理体系,能够极大地推动档案管理质效的提高。
(二)完善海外工程档案管理制度。制度是海外工程档案管理的重要保障,也是实现项目管理目标的前提。完善的海外工程档案管理制度能够制约不规范的工作行为,保证档案管理工作有章可循。企业应当制定专门的海外档案管理办法,规定档案管理工作的各项职责和文件的归档范围。同时,针对海外工程档案管理标准不统一的问题,企业应当制定统一的标准和统一的档案管理要求,以实现海外工程档案管理的标准化和规范化。
(三)提高人员档案意识及管理水平。一方面,企业应当为海外工程项目配置档案管理人员,专门负责监督工程运行过程中产生的档案文件,加强工程档案的收集、整理和归档等工作,确保档案信息的真实性和完整性。另一方面,档案文件的形成并不只是一个部门或者岗位的工作,而是需要调动每个员工主动参与档案管理的积极性,只有全体员工的档案管理意识提高了,才能真正提高档案管理水平。
(四)加强硬件软件投入。为了满足海外工程档案管理的需求,企业应当为海外项目部配备专业的硬件设施,应设置专业的符合要求的档案库房、安装档案密集架用来存放、保管档案,同时配备各种专业的档案管理设备,以保证海外档案的安全和完整。项目部还应当配备一些防止档案毁损灭失的工具。同时,企业应当积极运用先进的档案管理软件,规范档案管理的工作流程,增强档案管理的流畅性。
(五)加大档案监督检查力度。针对海外工程档案检查监督不到位的情况,企业应当采取一切有效的措施对工程档案实行实地检查,只有實地检查,才能及时发现项目和档案管理中存在的问题并加以解决,确保档案资料的质量。同时海外项目部应该积极创造良好的网络环境,保证海外项目档案信息顺利的录入网络,并通过系统进行查询和管理。
四、结语
总而言之,要想做好海外工程档案工作,就必须完善相关的制度,健全档案管理体系,并促进海外工程档案的信息平台建设,同时加强档案的监督检查,以做到权责明确,进而为企业的正常运营提供坚实的保障。
【参考文献】
[1]张连枝.论海外项目档案管理[J].办公室业务,2018(13).