二、从“纸质”和“电子文本”两个源头,去敏思档案载体的历史性变化,从而增强抓好档案数字化、信息化建设的自觉性
　　
　　档案形成的源头在哪里?千百年来,提到这个问题。恐怕人们都把档案与纸联系在一起。所以,直到现在说档案,我们就一下子想到纸。说档案形成于纸上,又经过纸这个载体,得以长久流传,是有道理的。至于在竹简或帛上留下的文字,由于太少,又难辨认,更重要的是难以流传,所以,人们不把它与档案联系在一起。从这个意义上讲,人们共认的档案形成的源头应当是纸,在纸上写的字。再追溯,就只能追到纸本身。自从蔡伦发明了造纸。才有了现在通俗讲的档案的形成与流传。如讲纸是档案形成的源头;那么,纸的发明权在中国,世界档案的源头应当也在中国。这是个人看法,不含那些争论不清的实物档案。有好多实物,怎么会是档案呢?只是把它当做档案看待而已。如天上掉下一块陨石,这石本身,是人的活动的记录吗?拿到档案馆、博物馆来,谁知道陨石从哪个星球上掉下来的,在大气层里又待了多少年了,说不清。所以,一直到十几年前。实际收集、整理和保管的档案,都是纸的,照片也是纸(相纸)。但自从有了声像档案,档案的源头就开始发生变化。特别是,兴起于20多年前的这场信息革命,不仅把包括中国在内的这个世界变了样,也导致了档案载体的历史性改变。因为档案载体的这个历史性改变,带来了档案形成的另一个源头,即电子文本档案的产生。
　　现在,中华人民共和国已发布了信息公开条例,指定各级国家档案馆为政府的信息公开场所。河北省档案局于今年。出台了《电子文本档案的管理办法(试行)》。2006年、2007年,就曾研究过这个问题,但当时没有这么高的紧迫性、自觉性。今年,这项工作突然和省纪律检查委员会发生了联系,省纪委说,档案局要抓紧出台电子文本的管理办法。于是乎,省档案局加快了速度,出台了一个暂行规定,尽管这个规定还比较粗。中国的党和政府,包括档案界,在电子文本档案刚一形成,就敏锐的认识并且抓住,对档案的数字化、信息化建设,越来越重视,这均是由档案形成源头的历史性变革引发的,均是一种与时俱进的反映。现在,要求各级国家档案馆,各类专业馆,各类档案室,移交、保存档案,都要实行“双套制”,一套是纸质的。一套是电子文本。有人说,既然把电子文本送来了,何必还要那些纸的呢?道理在于,虽然档案形成的源头发生了历史性变革,档案的载体有了多种,但是,档案的性质没有变,即“有保存价值的历史记录”没有变。电子文本档案,也是“有保存价值的历史记录”。但从载体自身看,从技术上说,“电子”虽也能够形成档案的载体,但它还不能取代纸质。纸质的档案,经过了千百年的时间考验,可以流传久远;而电子文本档案,究竟能够保存多少年?未知。它是否能经受住千年的考验,就更难说了。既然“未知”,又“难说”,何必花大气力去抓档案的数字化、信息化呢?这是当今一些地方,抓信息化建设积极性不高的主要原因。在这一点上,我要说的是,我们应当尊重科学,尊重发展,正是这个“未知”和“难说”,反映了档案自身发展变化的趋势和方向。不是吗?按照现在的保管条件,纸质档案保存一千年没问题,新的科学保管技术还在以令世人难以预料的速度发展变化之中。电子文本的档案,能流传多少载?先别说黑客攻击篡改,就它自身会发生什么变化,确未可知。就拿以前的286、386电脑来讲,当年在这些电脑上形成的文字,拿到今天的计算机上,有的就读不出来了。家庭也是这样,十几年前用VCD录的影像。用现在的机器放不出来了。新技术更新换代太快了,我们档案工作怎么办,一句话,不能倒退,不能停滞,只有紧跟。所以我用了“载体的历史性变化”这个词。希冀对这种历史性的变化。我们档案工作机构和档案工作者,要用历史的眼光去打量,自觉跟上时代发展的步伐,千万不要落后。在这方面,省馆近几年研究的力度不算小,但取得的成果有限。按照《档案法》的规定,河北省档案局馆行使对全省档案工作的指导监督之权,在数字化、信息化建设方面,我们也想负好这个责任。可是,由于视野所限,技术水平有限。所积累的成果所限,惭愧的讲,指导不好,远不如指导纸质档案的收集、保管和利用轻车熟路。今年八月份,我转了省直两个地方,其中有中国网通河北分公司。公司的前身是河北省邮政事业管理局,其1960年之前的档案,现都保存在省馆。这个单位。1960年改称省邮电局,后在多次演进中叫了中国移动、中国网通河北省公司等。看网通对档案数字化、信息化研究的程度和管理运用的程度。远远地超出了省档案局。其实。从2006年起,省局就与北方交通大学合作开发过一套软件,目的是。力求在全省搞个统一规划、统一布局,使数字化、信息化工作尽量少走弯路。但推行起来。难度相当大。这样,在档案的数字化、信息化建设上,又带来了一个新问题,就是,要不要搞统一规划?如不打破档案管理的封闭局面,不实行开放办馆,无论纸质档案,还是电子文本档案,都难以充分得到利用,而档案不能被利用,其价值只能停留在“无形”。按道理,打破封闭,需要统筹规划,而统筹规划如搞不好,又容易造成新的封闭。假如河北省180多个县级档案部门,没有统一规划,各搞各的,你用这系统,我用那软件,虽然将档案全部进行了信息化处理,录入了微机,别说100年以后,可能十几年以后,会形成你一条路。我一条路,但路路并不相通。如果是这样的话,怎能实现档案资源全民共享呢?依我看,造成电子文本档案利用难的原因,不在于电子档案本身,也不在于统一规划,而在于究竟怎样规划问题。任何一个部门搞规划,都要面向未来,而且一定要跳出部门所有制。实际上,现在有些规划,只是部门实现新的垄断的手段而已。垄断必然封闭。从这个意义上看,如何实现开放办馆,如何实现档案资源全民共享,确也是个历史性的难题。难。主要难在“利用安全”上。利用安全,当然要讲,而且要落到实处。但什么是安全?如以陈旧的观念片面强调安全。必然还是封闭。明摆着,有些档案,早到了开放的法定期限,就是不能让社会人看,这与纸质的、电子的有什么关系?新的高科技出现,本来是打破封闭的,总不能用新手段、新技能又造成新的封闭!我深深地感到,河北省教育厅,高度重视档案工作,今天听李厅长讲的第二个问题,就是档案的数字化、信息化建设,说明教育厅的领导,在省档案局没有向高校档案工作作出部署之前。已经在抓这件事情,远见啊!希望在这方面。我省的各个高校,都要力争走在全省的前列。省局也要专门再做一些调查研究,以利于共同完成好这个新的历史条件给我们 档案工作提出的新的历史使命。反正,不抓是不行的。早抓比晚抓强,抓的快比抓的慢强。相信各个高等学府,在这方面,能走在全省的头里。
　　档案形成载体的历史性变化,给档案的资源建设,给档案的利用开发等,均提出了新的更高要求。这个要求就是:资源应当大整合,开发应当大加强,利用应当大拓展。站在河北看全国。档案与档案工作,虽然也经历了改革开放三十年的历程,但仍处于一种半开放状态之中。赵县,前年县国家档案馆的馆藏量,是22000多卷。在县委、县政府的领导下,档案部门和档案工作者奋力,搞了一下档案资源的整合,到今年9月,馆藏档案就达到96000卷。什么是档案工作者为时代、为后人、为社会做贡献啊,这就是。因为档案是有用的,有价值的。现在收集了这么多资源。别看今天用途不显,将来对后世的作用大了。赵县在搞资源整合的过程中,曾遇到了一个难题,有的部门为了自己使用方便,不愿意向县国家档案馆移交。他们认为,档案是本部门建的,应属于本部门管,甚至还举例说,《档案法》上,《条例》上没说移交,省局的文件上也没说移交,有的文件,说暂不交等。10月份,我在石家庄市的裕华、新华两个区搞调研,对加强档案资源建设。丰富馆藏内容,改善档案结构,特别就档案接收问题,谈了如下看法:不要仅讲依法接收,要多讲,凡是国家没有禁止的,都可以整合。可以收集,可以接收。“韩信用兵,多多益善”。凡城市的社区馆,馆藏量都不多,不是没有资源。是工作原因造成。所以,那天听石家庄王彦明局长和赵县谈遇到阻力后,我当即表示,把省局的那些不合时宜的文件废了。那天参加会的,都是石家庄县(市、区)的主管书记们和县长们,不好意思多讲别的,援引了《档案法》的一句话,《河北省档案工作条例》的一句话:“各级人民政府领导本辖区档案工作”、“各级档案行政管理部门主管本行政辖区档案工作”。接下来又谈了个观点,我说,档案是谁的?档案不是个人的,不是部门的,包括不是档案部门的,是国家的、是全民的,最终是属于全人类的。说这话,我认为,与会的书记们和县长们是服气的。
　　档案不是个人的,不是部门的,包括不是档案部门的,讲这些,我认为没有错。包括河北省国家档案馆存放的巨量档案,哪一卷也不是河北省档案部门自己的。为什么国家设国家档案馆?国家档案馆就是要保存国家档案,将来国家没有了。档案还是全人类的呢。白色恐怖年代,中共一露头,国民党就杀头,中共的那些档案,更是密中之密,谁保存着那些机密文件,如叫国民党反动派抓住。基本没活着出来的。中共档案形成在血雨腥风中。那时候的中共档案,可以说属于中共“私有”。以后,中共执政了。这些档案就堂而皇之的进了中央档案馆,成为了最重要的国家档案。假如中共不执政了,这批档案也是中国的呀。这是假如啊,同志们,我们不扣帽子,别打棍子。假如中国要是消失了,中国的档案不也是归全人类享用吗?大中华的文明还得传播于世啊。说这些话,对省、市、县三级国家档案部门来讲,不仅是为了一种转变观念,为了一种大接收、大发展,而且更为了促进省市县三级国家档案馆的建设。因为说到底,公共资源应由国人共享,共享。需要建设现代化功能的公共档案馆,以为社会公众提供享用公共资源的阵地。
　　具体到高校。也应是这样。不仅要十分重视档案资源建设,用创新的理念整理、收集、保存好各类文档,而且,要大力加强档案馆、室的基础建设。促进保管条件的改善和管理手段的升级。如保管条件和管理手段没有升级,老是停留在四、五十年前那种水平上,那种管理模式和管理手段上,我们怎么能提升档案的功能?在这一方面,高校存在什么问题,我讲不好。希望同志们回去后,也要琢磨琢磨这个事情。不然,光说数字化、信息化没有用,也做不成。听李厅长讲,有几个高校要建档案馆,这是大事、喜事,非常支持。各校有什么想法,省局可以助一臂之力。以河北大学为例,如上个世纪就是那个档案室,就保存着那张地图和其他,到现在如还是那个样,这怎么能与高校飞速发展变化的形势相适应?别说科学发展了。究竟是领导不重视,体制有障碍?还是我们档案工作者思想不解放,观念陈旧所致?各个方面都要想一想。如属于档案工作观念有障碍,要多从内部找原因:如果是领导了解不够,应该通过什么手段和办法,达到让领导重视起来,那也是我们的责任啊。看我省形势,各高校建立档案馆,从教育厅来说,没障碍:从河北省档案局说,无障碍。各高校档案室都建成档案馆才好呢。不仅是名称要变,而且要建实体的档案馆。农大、河大能挂档案馆的牌子,师大怎么就不能挂呢?师大要是能挂,那科技大、经贸大怎么就不能挂呢?大家可以给我打电话、写信或用其它渠道联系,我们共同探讨研究解决好这些实际问题。凡事都由人来干。工作在全省各级各类档案岗位上的每一位同志,都要认真培养自己对职业的感情,努力创新对职业的职守。我省开展实践科学发展观活动,主题是“创新发展观念,转变发展方式,推动河北又好又快发展”,据此,河北省档案局提出的主题是:“创新档案资政惠民机制,服务河北科学发展”。说实在的,进了档案局这个门,如年复一年,月复一月,日复一日,只从事那些所谓的看护档案的工作,真是感到枯燥。有时候。我跟局里的同志们说,佩服你们啊,进了省档案局这个门,就没出去过,这也是功夫。在这么一种环境中度过一生。说好听的话,是为档案事业贡献了青春,贡献了一生。可是,如往深里想想。如果只是这样坐冷板凳,没干过什么对事业发展有益的事情,可说是浪费人才,压抑了人的积极性、主动性和创造性。谈“贡献”,与人员合理流动不矛盾。进了档案局这个门,一辈子不再出去,我极力的不赞成。别管是处长还是哪位同志,尤其是年轻同志,我就盼着你们能出去,跳出档案部门去,你跳出档案部门,又有新的同志进来,这样。才容易形成一种良性循环,有利档案工作充满生机和活力。立志做一辈子档案人,应把志立在推进档案工作发展上,立在实现自己的人生价值上,立在为党和国家档案事业做贡献上。因此,鼓励档案工作者创新职守,应包括积极研究建立有利于档案事业发展,有利于档案工作者流动的机制,这是发展档案事业的本中之本,基中之基。