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摘要：在高等教育领域独立学院近年來如雨后春笋迅速发展。这类学校的特点是他们创办时间都不长，人事管理的任务很突出,教职工队伍不稳定，这使得干部人事档案管理工作的难度提高。笔者通过对独立学院干部人事档案管理的现状进行分析，提出了一系列完善独立学院人事档案管理的具体措施，从而更好地服务于独立学院的发展。
关键词：独立学院；人事档案管理；现状；完善
目前，为了使干部人事档案管理工作逐步制度化、规范化、科学化，各独立学院大都初步制定了档案管理制度，这一做法对选拔、培养、使用干部发挥了重要的作用。但是独立学院的干部人事档案管理工作还处于初步阶段,还有很多不足的地方，应该进一步完善基础建设，重点是不断提高管理工作水平，从而更好地有助于独立学院的发展。
一、独立学院干部人事档案管理现状
1、档案管理制度尚待完善
首先在观念和意识上档案管理制度还不完善。各独立学院由于建校时间大都不长,对干部人事档案工作在学校工作中地位和作用的重要性认识不足, 档案意识不强是普遍存在的问题, 人员、经费、管理不到位,以及没有将干部人事档案管理工作纳入领导工作的议事日程, 不能适应干部队伍建设和人事决策的要求，使档案工作处于维持现状、被动应付的状况。其次是档案管理归档不规范。广大教职工对人事档案归档内容、管理范围知识缺乏的问题, 使应归档的材料不能及时送交管理,致使人事档案归档不全。因为归档制度不健全, 导致对基层单位档案形成部门缺乏有效的控制和制约机制,使得人事档案部门收集、归档保存档案制度得不到落实。对档案检查不及时、转递方式混乱、保卫保密措施不力、利用手续不全等也是档案管理工作的另一个问题。即使制度比较完善的某些高校，在实际工作中也没能按制度实施档案管理, 致使独立学院档案保存很难做到规范化、科学化。
2、独立学院档案材料的准确性、完整性难以保证
归档不及时、材料不全面、信息不准确、干部信息未及时更新等是人事档案材料收集工作存在的问题，特别是对反映个人能力、业绩、继续教育等情况的材料非常缺乏。随着独立学院的迅速发展，学院在师资队伍建设方面力度逐渐加大，人才流动越来越频繁，干部信息变化随之越来越迅速，由于许多教师一边工作一边接受继续教育，学历、学位的变化很快，这些新的档案材料形成后如果不能及时归档，就会给档案管理和干部晋职、晋级、提拔、聘用等带来很大的难度。有些档案形成部门存在着奖惩、职称评聘、学历变化、业绩考核、科研成果和岗位变动等归档材料分散、凌乱，以及短缺的档案材料未能及时补充的问题。另外, 如缺乏干部履历表等部分档案材料不完整的情况，常常在身份确定时引起争议。新引进的人员由于原单位档案管理不完善导致档案材料不完整，甚至缺乏大中专毕业生报到证和干部履历表等。使人事部门不得不为此花费大量的时间和精力去解释和说明，更影响了干部的工作积极性。因此，为适应学校快速发展的需要，干部人事档案管理工作应当迅速、准确、及时地提供人才信息并归档。
二、完善独立学院人事档案工作管理的措施
近年来，我国先后成立了大量的独立学院。除了硬件设施的不断完善,提高教学水平是各独立学院最重要的问题。以上分析表明，教学档案管理是教学管理工作和教学实践活动中的一项重要内容。加强档案管理是提高其教学水平的一项重要举措。应从以下几个方面采取措施。
1、更新观念, 提高认识
加强创新独立学院干部人事档案管理模式，使其向"人才"管理的模式转变。实行信息化管理, 提高人才的利用率。采用现代化手段，利用计算机、复印机、扫描仪、缩微、摄像等现代化设备和人事档案管理软件，采用科学的方法和技术收集、整理、鉴别、装订、保管和利用干部人事档案。建立完备的干部人事档案信息库系统，为人才队伍的建设、人才交流、人才使用提供详实的资料，促进人才的合理流动。由于领导的档案意识起着决定性作用,专业教师的档案意识则决定实际成效。因此，要通过对《档案法》持续、深入、细致的宣传，不断提高领导和专业教师的档案意识，将教学档案工作作为学校建设的基础工作来抓，并与提高教育质量和办学效益结合起来。
2、建立人事档案信息网络化管理系统
为充分共享信息，提高劳动效率与工作质量，向领导和部门提供最新的一手资料，提高信息的时效性，应通过网络使信息共享，在局域网内建立档案信息网络化管理系统。要注意管理权和使用权的问题，为使独立学院人事档案的利用率越来越高，通过确认密码和身份提供所需信息，把档案管理工作从繁重、低效中解脱出来，也是摆在我们面前的重要课题。在实现独立学院干部人事档案信息化管理、建立各种人才信息库之后，根据信息的内容和有关制度要进一步建立档案信息网络，在不同的层次内实现信息共享，利用档案信息网络拓展独立学院之间、独立学院与社会各方面之间的联系。一方面满足公众的知情权，另一方面有利于有关单位调用这些信息。加强独立学院之间及独立学院与社会各方面间的信息交流与沟通，以便使人才的作用得到最大化的发挥。
3、加强领导，完善人事档案工作制度
独立学院健康发展离不开人事档案管理。所以应当加强对人事档案管理工作的领导。在学院政策的指导下独立学院人事档案管理人员必须根据独立学院的特点和管理工作的需要,做到按章办事、遵纪守法。对专兼职档案员，从归档、管理、利用、考核等方面提出具体规定和要求，并在实际工作中认真贯彻执行，使独立学院人事档案管理工作制度化、规范化。
4、加强干部人事档案材料的收集工作，保证材料的真实性、准确性
干部人事档案及其内容随着干部职务的变化、干部经历的丰富而不断增加新的内容。因此,经常不断地在变化、发展着并处于一个动态的过程。由于独立学院人事档案材料形成的不定期以及形成材料涉及校部机关、系部等较多的部门，因此不只是人事档案管理人员的事情，收集工作同样也是各有关材料形成部门的任务。形成人事材料的部门,充分发挥部门的主动性,严格执行有关制度，保证人事材料收集渠道的畅通，为防止人事档案管理"人档脱节"现象的发生，要建立送交人事材料归档的制度,又要加强对移交归档工作的管理和监督，做到不积压、不丢失、准确无误。在归档过程中要形成规范化标准，材料的接收、转出、整理与装订等也要按规范化程序操作。
5、加强人事档案管理队伍建设，提高管理人员的素质
档案管理人员是起主导和支配作用的人事档案工作的主体，为了保证适应新时期独立学院改革和发展的需要，培养和培训高素质的档案管理干部，已成为当务之急。首先，档案管理是一项严肃、细致和一项政策性和专业性很强的工作，需要档案管理人员具备高度的责任心和无私奉献的精神。其次，要定期进行岗位培训班，学习新的知识与技能。由于独立学院是新建的教学机构，大多数档案员缺少岗位技能和检验，故有必要进行岗位培训,系统地学习档案专业基础知识，并经常举办各种形式的档案业务专题讲座，不断提高业务水平。只有不断进行专业知识、计算机知识及人事管理系统软件知识的学习，掌握现代信息技术，才能提高综合分析能力，适应人事档案管理逐步现代化的发展趋势，成为合格的具备档案管理专业知识，以及计算机应用技术的复合型人才。
参考文献：
[1]岑淑儿.高校二级学院档案管理初探[J].浙江档案,2005,(6)..
[2]孙承毅.高校二级学院教学档案建设探讨[J].中国科技信息,2009,(3).
作者简介：马世仙（1984.5-），女，陕西宝鸡人，工作单位：西安财经学院行知学院。
关键词：独立学院；人事档案管理；现状；完善
目前，为了使干部人事档案管理工作逐步制度化、规范化、科学化，各独立学院大都初步制定了档案管理制度，这一做法对选拔、培养、使用干部发挥了重要的作用。但是独立学院的干部人事档案管理工作还处于初步阶段,还有很多不足的地方，应该进一步完善基础建设，重点是不断提高管理工作水平，从而更好地有助于独立学院的发展。
一、独立学院干部人事档案管理现状
1、档案管理制度尚待完善
首先在观念和意识上档案管理制度还不完善。各独立学院由于建校时间大都不长,对干部人事档案工作在学校工作中地位和作用的重要性认识不足, 档案意识不强是普遍存在的问题, 人员、经费、管理不到位,以及没有将干部人事档案管理工作纳入领导工作的议事日程, 不能适应干部队伍建设和人事决策的要求，使档案工作处于维持现状、被动应付的状况。其次是档案管理归档不规范。广大教职工对人事档案归档内容、管理范围知识缺乏的问题, 使应归档的材料不能及时送交管理,致使人事档案归档不全。因为归档制度不健全, 导致对基层单位档案形成部门缺乏有效的控制和制约机制,使得人事档案部门收集、归档保存档案制度得不到落实。对档案检查不及时、转递方式混乱、保卫保密措施不力、利用手续不全等也是档案管理工作的另一个问题。即使制度比较完善的某些高校，在实际工作中也没能按制度实施档案管理, 致使独立学院档案保存很难做到规范化、科学化。
2、独立学院档案材料的准确性、完整性难以保证
归档不及时、材料不全面、信息不准确、干部信息未及时更新等是人事档案材料收集工作存在的问题，特别是对反映个人能力、业绩、继续教育等情况的材料非常缺乏。随着独立学院的迅速发展，学院在师资队伍建设方面力度逐渐加大，人才流动越来越频繁，干部信息变化随之越来越迅速，由于许多教师一边工作一边接受继续教育，学历、学位的变化很快，这些新的档案材料形成后如果不能及时归档，就会给档案管理和干部晋职、晋级、提拔、聘用等带来很大的难度。有些档案形成部门存在着奖惩、职称评聘、学历变化、业绩考核、科研成果和岗位变动等归档材料分散、凌乱，以及短缺的档案材料未能及时补充的问题。另外, 如缺乏干部履历表等部分档案材料不完整的情况，常常在身份确定时引起争议。新引进的人员由于原单位档案管理不完善导致档案材料不完整，甚至缺乏大中专毕业生报到证和干部履历表等。使人事部门不得不为此花费大量的时间和精力去解释和说明，更影响了干部的工作积极性。因此，为适应学校快速发展的需要，干部人事档案管理工作应当迅速、准确、及时地提供人才信息并归档。
二、完善独立学院人事档案工作管理的措施
近年来，我国先后成立了大量的独立学院。除了硬件设施的不断完善,提高教学水平是各独立学院最重要的问题。以上分析表明，教学档案管理是教学管理工作和教学实践活动中的一项重要内容。加强档案管理是提高其教学水平的一项重要举措。应从以下几个方面采取措施。
1、更新观念, 提高认识
加强创新独立学院干部人事档案管理模式，使其向"人才"管理的模式转变。实行信息化管理, 提高人才的利用率。采用现代化手段，利用计算机、复印机、扫描仪、缩微、摄像等现代化设备和人事档案管理软件，采用科学的方法和技术收集、整理、鉴别、装订、保管和利用干部人事档案。建立完备的干部人事档案信息库系统，为人才队伍的建设、人才交流、人才使用提供详实的资料，促进人才的合理流动。由于领导的档案意识起着决定性作用,专业教师的档案意识则决定实际成效。因此，要通过对《档案法》持续、深入、细致的宣传，不断提高领导和专业教师的档案意识，将教学档案工作作为学校建设的基础工作来抓，并与提高教育质量和办学效益结合起来。
2、建立人事档案信息网络化管理系统
为充分共享信息，提高劳动效率与工作质量，向领导和部门提供最新的一手资料，提高信息的时效性，应通过网络使信息共享，在局域网内建立档案信息网络化管理系统。要注意管理权和使用权的问题，为使独立学院人事档案的利用率越来越高，通过确认密码和身份提供所需信息，把档案管理工作从繁重、低效中解脱出来，也是摆在我们面前的重要课题。在实现独立学院干部人事档案信息化管理、建立各种人才信息库之后，根据信息的内容和有关制度要进一步建立档案信息网络，在不同的层次内实现信息共享，利用档案信息网络拓展独立学院之间、独立学院与社会各方面之间的联系。一方面满足公众的知情权，另一方面有利于有关单位调用这些信息。加强独立学院之间及独立学院与社会各方面间的信息交流与沟通，以便使人才的作用得到最大化的发挥。
3、加强领导，完善人事档案工作制度
独立学院健康发展离不开人事档案管理。所以应当加强对人事档案管理工作的领导。在学院政策的指导下独立学院人事档案管理人员必须根据独立学院的特点和管理工作的需要,做到按章办事、遵纪守法。对专兼职档案员，从归档、管理、利用、考核等方面提出具体规定和要求，并在实际工作中认真贯彻执行，使独立学院人事档案管理工作制度化、规范化。
4、加强干部人事档案材料的收集工作，保证材料的真实性、准确性
干部人事档案及其内容随着干部职务的变化、干部经历的丰富而不断增加新的内容。因此,经常不断地在变化、发展着并处于一个动态的过程。由于独立学院人事档案材料形成的不定期以及形成材料涉及校部机关、系部等较多的部门，因此不只是人事档案管理人员的事情，收集工作同样也是各有关材料形成部门的任务。形成人事材料的部门,充分发挥部门的主动性,严格执行有关制度，保证人事材料收集渠道的畅通，为防止人事档案管理"人档脱节"现象的发生，要建立送交人事材料归档的制度,又要加强对移交归档工作的管理和监督，做到不积压、不丢失、准确无误。在归档过程中要形成规范化标准，材料的接收、转出、整理与装订等也要按规范化程序操作。
5、加强人事档案管理队伍建设，提高管理人员的素质
档案管理人员是起主导和支配作用的人事档案工作的主体，为了保证适应新时期独立学院改革和发展的需要，培养和培训高素质的档案管理干部，已成为当务之急。首先，档案管理是一项严肃、细致和一项政策性和专业性很强的工作，需要档案管理人员具备高度的责任心和无私奉献的精神。其次，要定期进行岗位培训班，学习新的知识与技能。由于独立学院是新建的教学机构，大多数档案员缺少岗位技能和检验，故有必要进行岗位培训,系统地学习档案专业基础知识，并经常举办各种形式的档案业务专题讲座，不断提高业务水平。只有不断进行专业知识、计算机知识及人事管理系统软件知识的学习，掌握现代信息技术，才能提高综合分析能力，适应人事档案管理逐步现代化的发展趋势，成为合格的具备档案管理专业知识，以及计算机应用技术的复合型人才。
参考文献：
[1]岑淑儿.高校二级学院档案管理初探[J].浙江档案,2005,(6)..
[2]孙承毅.高校二级学院教学档案建设探讨[J].中国科技信息,2009,(3).
作者简介：马世仙（1984.5-），女，陕西宝鸡人，工作单位：西安财经学院行知学院。