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摘要:随着一系列内部控制规范的发布,标志着我国企业由粗放型管理向精细化管理转变,由注重经营增长方式向注重发展质量变化。而固定资产作为企业资产的重要部分,是单位产生效益的源泉,固定资产的安全是投资者、债权人和其他利益相关者普遍关注的资产重大问题,是单位可持续发展的物质基础。
关键词:企业 固定资产 内部控制
0 引言
如果说会计准则是纵向延伸,则内部控制就是横向发展;如果说会计准则是确认、计量和报告的直线,则内部控制就是涵盖多项业务环节的立体;如果说左手要抓会计准则建设,则右手就要抓内部控制建设;统筹兼顾,和谐共生。随着一系列内部控制规范的发布,标志着我国企业由粗放型管理向精细化管理转变,由注重经营增长方式向注重发展质量变化。而固定资产作为企业资产的重要部分,是单位产生效益的源泉,固定资产的安全是投资者、债权人和其他利益相关者普遍关注的资产重大问题,是单位可持续发展的物质基础,且固定资产的管理是一项复杂的组织工作涉及的部门多,技术性强,良好的固定资产内部控制,应当为固定资产安全提供扎实的制度保障。而一旦其失控所造成的损失将远远超过流动资产。固定资产管理中常见的弊端有:盲目购建;资本性支出成本化,固定资产的处置不合理,人为控制折旧的计提以调节利润等。相应的,其关键的内部控制可以从以下几个方面入手。
1 科学的职责分工
企业应当建立固定资产业务的岗位责任制,职责分工、权限范围和审批程序应当明确规范,机构设置和人员配置应当科学合理。固定资产的购置必须经过请购、批准、订购、验收、货款结算等环节。购置业务的全过程不得由一个部门完全办理,相关部门之间应该相互牵制。
2 制定流程图,注重流程管理
从固定资产投资项目的决策、购置到固定资产的日常管理、最后处置,最好编制一系列简单易行的流程图,相关业务经办人员根据这些流程图执行有关固定资产的业务。不少企业虽然有一整套的管理制度,但是执行起来却不尽人意,很多业务人员经办有关事项时,不遵守企业的规章制度。很多情况下,并不是业务人员有意违反企业的制度,一个重要的原因是企业缺乏可供操作性的流程,指导业务人员处理经济业务。固定资产内部控制进行流程管理,使员工的工作按程序进行,而不是来自于领导的命令。
3 科学的规范决策过程
3.1 预算的管理。企业再根据自身经营发展的需要编制本单位下年度的固定资产预算计划,固定资产预算经董事会批准后生效。对于投资金额较大的项目必须进行可行性研究并编制投资预算按规定程序审批,上联席会汇签通过后将决议形成书面文档,便于日后控制支出总额和追究责任。
3.2 购置固定资产。
3.2.1 请购。设备使用部门应该根据经营管理的需要,提前向设备管理部门提出请购申请;请购申请应明确填写请购理由、设备名称、数量、规格、预计金额、需用日期等要求。请购单被批准后,设备管理部门或采购部门应填制订购单,订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等,预先予以编号,并经被授权的采购员签字。
3.2.2 采购。采购中应当实行比价采购的方式,选择多家供货单位进行比较,从中选出性价比最高的进行采购,以保证供货的质量、及时性和经济性。固定资产的采购,需要预付款项的,必须与供应单位签订合同。合同一式两份,由供货方和采购部各保留一份,采购部应复印一份留存,原件交财务做付款入账的依据。采购这一环节是内部控制的重中之重,据查国有企业这一环节中的职务犯罪案发数,一直居其他环节之首。如:2003年3月初,宝山检察院接到举报,某公司供销科科长张某在外购买高档房,与其收入明显不符。调查后发现张某权力很大,每年公司的供应材料几乎由他一手操办。按内部规定,一次性采购款超过30万元的应由上级领导审批,但只要“把好尺度”不“上线”,所有业务都由科长一人说了算。2000年4月至案发,张某当科长近10个月,就受贿达17余万元。供应科采购员李某收了某私营物资公司1万元,以购买450万元的供应合同作为交换,而在此前后李某还利用采购权,受贿9.21万元据统计,实行招投标采购材料后,平均价格下降了两至三个百分点,同时,供应商也认为,实行招投标后,公关及各项应酬费用明显下降,采购期缩短10%左右。
3.2.3 验收。购置的固定资产到达之后,设备管理部门要及时通知设备验收部门进行验收。设备管理部门及验收部门要严格按订购单上要求进行验收,并填制验收单。需要安装的固定资产,设备管理部门要及时组织固定资产的安装与调试工作。固定资产达到可使用状态后,设备管理部门应该及时将固定资产移交给设备使用部门。移交时,应填制设备移交清单。
3.2.4 入账。设备管理部门应对固定资产实行卡片管理。固定资产卡片必须详细记录固定资产的使用单位或使用人、存放地点、固定资产名称、取得方式、原值、预计使用年限、已使用年限、已提折旧等。
4 固定资产的日常管理
固定资产的内部控制是全方位的控制,从固定资产投资决策、购置,一直到日常管理和处置,每个环节都很重要。很多企业比较重视固定资产的购置,但固定资产购买回来后,对日常管理却不够重视。企业应当设立了完善的固定资产实物台账管理制度,对台账的设置、登记、保管、报告进行详细的规定,并加以执行。通过对固定资产的台账管理,可以较好地保证了固定资产的完整性和安全性,维护了资产的正常运行。具体包括①折旧情况表。各单位应当根据具体固定资产的性质和消耗方式,合理地确定固定资产的预计使用年限和预计净残值,并根据科技发展、环境及其他因素,合理地选择固定资产的折旧方法。固定资产的预计使用年限、预计净残值和折旧方法一经确定,不得随意变更。如需变更,应报集团公司财务部批准。②固定资产增减变动情况表。固定资产增减变动要及时进行会计处理。对未使用、不需用固定资产要及时办理封存手续。清理报废的固定资产残值应及时入帐,实物要妥加保管和统一处理。③盘点表。财务部门应依据固定资产明细账,定期与设备管理部门进行对帐,做到账、卡、物相符。④维修状况表。固定资产的维护和保养工作应纳入预算。因管理不善或使用不当等人为责任而引起的固定资产维修,设备管理部门应查明原因,分清责任,进行相应处理。对于维修和保养所发生的费用根据情况计入当期或分摊计入各期成本费用。
5 固定资产的处置
5.1 正常的报废。对已到期、毁损严重的、没有维修价值的固定资产,由固定资产的使用部门向固定资产的管理部门提出申请,管理部门报财务和总经理批示后对实物进行处理并将处理结果书面通知财务部门,财务部门按处理结果进行账务处理。
5.2 固定资产的毁损和非正常报废,应由设备管理部门查明原因,分清责任,进行相应处理。
5.3 突出闲置固定资产的处置。企业闲置的固定资产是指连续停用1年以上或新购设备因计划变更不用以及技改等更换下线,仍具有使用价值的固定资产。闲置固定资产不仅占用了企业大量的资金,而且对于闲置资产不合理的处置将会造成资产流失,给企业带来较大的损失。因此,在此案例中,该公司对于闲置固定资产的处置从审批同意到妥善保管、到正确核算再到充分有效利用都作了相应的规定,并在此过程中注意各部门的有效制衡。
6 注重固定资产的内部控制自我评价
内部控制的评价,在我国很多企业中一直是一个薄弱环节。一般来说企业都有相应的内部控制制度。但不少企业对如何评价和考核内部控制的运行却缺乏经验和有效的手段。企业应当制定详尽的内部控制审核项目,并成立企业内部审核小组。从固定资产的购置到日常管理再到处置,都由企业内部审核小组予以关注。通过内部审核,有效地监督了内部控制的运行情况,对出现的问题能够及时发现,并予以纠正。
一个有希望的企业,它的内控是严密的。因为市场竞争越激烈,企业的内部管理应越严密,这是不争的事实。我们常说的管理混乱,准确地说是管理秩序的失控,是内控的失败。内控失败带给企业的危害是内伤型的,是以牺牲企业的利润和队伍的凝聚力为代价的。从小事做起,从身边做起,把内部控制落到实处。
关键词:企业 固定资产 内部控制
0 引言
如果说会计准则是纵向延伸,则内部控制就是横向发展;如果说会计准则是确认、计量和报告的直线,则内部控制就是涵盖多项业务环节的立体;如果说左手要抓会计准则建设,则右手就要抓内部控制建设;统筹兼顾,和谐共生。随着一系列内部控制规范的发布,标志着我国企业由粗放型管理向精细化管理转变,由注重经营增长方式向注重发展质量变化。而固定资产作为企业资产的重要部分,是单位产生效益的源泉,固定资产的安全是投资者、债权人和其他利益相关者普遍关注的资产重大问题,是单位可持续发展的物质基础,且固定资产的管理是一项复杂的组织工作涉及的部门多,技术性强,良好的固定资产内部控制,应当为固定资产安全提供扎实的制度保障。而一旦其失控所造成的损失将远远超过流动资产。固定资产管理中常见的弊端有:盲目购建;资本性支出成本化,固定资产的处置不合理,人为控制折旧的计提以调节利润等。相应的,其关键的内部控制可以从以下几个方面入手。
1 科学的职责分工
企业应当建立固定资产业务的岗位责任制,职责分工、权限范围和审批程序应当明确规范,机构设置和人员配置应当科学合理。固定资产的购置必须经过请购、批准、订购、验收、货款结算等环节。购置业务的全过程不得由一个部门完全办理,相关部门之间应该相互牵制。
2 制定流程图,注重流程管理
从固定资产投资项目的决策、购置到固定资产的日常管理、最后处置,最好编制一系列简单易行的流程图,相关业务经办人员根据这些流程图执行有关固定资产的业务。不少企业虽然有一整套的管理制度,但是执行起来却不尽人意,很多业务人员经办有关事项时,不遵守企业的规章制度。很多情况下,并不是业务人员有意违反企业的制度,一个重要的原因是企业缺乏可供操作性的流程,指导业务人员处理经济业务。固定资产内部控制进行流程管理,使员工的工作按程序进行,而不是来自于领导的命令。
3 科学的规范决策过程
3.1 预算的管理。企业再根据自身经营发展的需要编制本单位下年度的固定资产预算计划,固定资产预算经董事会批准后生效。对于投资金额较大的项目必须进行可行性研究并编制投资预算按规定程序审批,上联席会汇签通过后将决议形成书面文档,便于日后控制支出总额和追究责任。
3.2 购置固定资产。
3.2.1 请购。设备使用部门应该根据经营管理的需要,提前向设备管理部门提出请购申请;请购申请应明确填写请购理由、设备名称、数量、规格、预计金额、需用日期等要求。请购单被批准后,设备管理部门或采购部门应填制订购单,订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等,预先予以编号,并经被授权的采购员签字。
3.2.2 采购。采购中应当实行比价采购的方式,选择多家供货单位进行比较,从中选出性价比最高的进行采购,以保证供货的质量、及时性和经济性。固定资产的采购,需要预付款项的,必须与供应单位签订合同。合同一式两份,由供货方和采购部各保留一份,采购部应复印一份留存,原件交财务做付款入账的依据。采购这一环节是内部控制的重中之重,据查国有企业这一环节中的职务犯罪案发数,一直居其他环节之首。如:2003年3月初,宝山检察院接到举报,某公司供销科科长张某在外购买高档房,与其收入明显不符。调查后发现张某权力很大,每年公司的供应材料几乎由他一手操办。按内部规定,一次性采购款超过30万元的应由上级领导审批,但只要“把好尺度”不“上线”,所有业务都由科长一人说了算。2000年4月至案发,张某当科长近10个月,就受贿达17余万元。供应科采购员李某收了某私营物资公司1万元,以购买450万元的供应合同作为交换,而在此前后李某还利用采购权,受贿9.21万元据统计,实行招投标采购材料后,平均价格下降了两至三个百分点,同时,供应商也认为,实行招投标后,公关及各项应酬费用明显下降,采购期缩短10%左右。
3.2.3 验收。购置的固定资产到达之后,设备管理部门要及时通知设备验收部门进行验收。设备管理部门及验收部门要严格按订购单上要求进行验收,并填制验收单。需要安装的固定资产,设备管理部门要及时组织固定资产的安装与调试工作。固定资产达到可使用状态后,设备管理部门应该及时将固定资产移交给设备使用部门。移交时,应填制设备移交清单。
3.2.4 入账。设备管理部门应对固定资产实行卡片管理。固定资产卡片必须详细记录固定资产的使用单位或使用人、存放地点、固定资产名称、取得方式、原值、预计使用年限、已使用年限、已提折旧等。
4 固定资产的日常管理
固定资产的内部控制是全方位的控制,从固定资产投资决策、购置,一直到日常管理和处置,每个环节都很重要。很多企业比较重视固定资产的购置,但固定资产购买回来后,对日常管理却不够重视。企业应当设立了完善的固定资产实物台账管理制度,对台账的设置、登记、保管、报告进行详细的规定,并加以执行。通过对固定资产的台账管理,可以较好地保证了固定资产的完整性和安全性,维护了资产的正常运行。具体包括①折旧情况表。各单位应当根据具体固定资产的性质和消耗方式,合理地确定固定资产的预计使用年限和预计净残值,并根据科技发展、环境及其他因素,合理地选择固定资产的折旧方法。固定资产的预计使用年限、预计净残值和折旧方法一经确定,不得随意变更。如需变更,应报集团公司财务部批准。②固定资产增减变动情况表。固定资产增减变动要及时进行会计处理。对未使用、不需用固定资产要及时办理封存手续。清理报废的固定资产残值应及时入帐,实物要妥加保管和统一处理。③盘点表。财务部门应依据固定资产明细账,定期与设备管理部门进行对帐,做到账、卡、物相符。④维修状况表。固定资产的维护和保养工作应纳入预算。因管理不善或使用不当等人为责任而引起的固定资产维修,设备管理部门应查明原因,分清责任,进行相应处理。对于维修和保养所发生的费用根据情况计入当期或分摊计入各期成本费用。
5 固定资产的处置
5.1 正常的报废。对已到期、毁损严重的、没有维修价值的固定资产,由固定资产的使用部门向固定资产的管理部门提出申请,管理部门报财务和总经理批示后对实物进行处理并将处理结果书面通知财务部门,财务部门按处理结果进行账务处理。
5.2 固定资产的毁损和非正常报废,应由设备管理部门查明原因,分清责任,进行相应处理。
5.3 突出闲置固定资产的处置。企业闲置的固定资产是指连续停用1年以上或新购设备因计划变更不用以及技改等更换下线,仍具有使用价值的固定资产。闲置固定资产不仅占用了企业大量的资金,而且对于闲置资产不合理的处置将会造成资产流失,给企业带来较大的损失。因此,在此案例中,该公司对于闲置固定资产的处置从审批同意到妥善保管、到正确核算再到充分有效利用都作了相应的规定,并在此过程中注意各部门的有效制衡。
6 注重固定资产的内部控制自我评价
内部控制的评价,在我国很多企业中一直是一个薄弱环节。一般来说企业都有相应的内部控制制度。但不少企业对如何评价和考核内部控制的运行却缺乏经验和有效的手段。企业应当制定详尽的内部控制审核项目,并成立企业内部审核小组。从固定资产的购置到日常管理再到处置,都由企业内部审核小组予以关注。通过内部审核,有效地监督了内部控制的运行情况,对出现的问题能够及时发现,并予以纠正。
一个有希望的企业,它的内控是严密的。因为市场竞争越激烈,企业的内部管理应越严密,这是不争的事实。我们常说的管理混乱,准确地说是管理秩序的失控,是内控的失败。内控失败带给企业的危害是内伤型的,是以牺牲企业的利润和队伍的凝聚力为代价的。从小事做起,从身边做起,把内部控制落到实处。