论文部分内容阅读
摘要：档案管理工作作为单位管理的重要内容，可以为单位的管理、科研以及经营提供丰富的查阅资料，对于促进单位管理水平的提高具有重要的作用。新时期档案管理工作出现了许多新的特点，如何结合这些形势的变化革新单位档案管理工作，已经成为当前档案管理工作的重点。本文首先分析了当前档案管理工作的特点以及存在的问题，进而提出了优化完善档案管理工作的措施，可以为档案管理部门开展档案管理提供合理的参考。
关键词：档案管理；新时期；特点；措施
中图分类号：G271
0引言
近年来信息通信技术、互联网技术以及多媒体应用技术迅猛发展，档案保存的载体形式除了纸质档案以外，影音图像档案以及电子文本档案作为新的档案载体形式，使用范围也越来越广，这些新的载体形式对档案管理工作也提出了更高的要求。基于档案管理这些新的变化情况对档案管理工作进行创新改革，并针对档案管理中存在的一系列问题进行针对性的解决，已经成为当前档案管理工作的重要内容，对于促进档案管理工作的现代化与精细化也具有重要的意义。
1新时期档案管理工作的特点
（1）档案资料的载体形式多元化。当前随着科学技术的不断发展进步，档案资料的载体形式也呈现多元化发展的趋势。除了纸质档案资料外，各种影音、图像以及电子档案资料逐步大范围的应用。
（2）档案管理工作的服务性凸显。开展档案管理主要目的就是为使用资料的部门或者人员借阅查询参考使用，因此在新时期档案资料管理工作的服务性逐步得到侧重，档案管理的服务方式也不断丰富。
（3）档案的利用效率高效化。随着档案资料管理职能的不断拓展，档案信息资料牵涉的职能部门日益增多，档案资料的使用效率也逐步提高，这就加大了档案管理部门的工作任务，对于档案管理部门的工作水平也提出了更高的要求。
2新时期档案管理工作现状问题分析
（1）档案管理安全程度不高。现阶段，部分单位在开展档案管理过程中，对于档案资料的安全管理重视程度不足，因此导致档案资料泄密的事件时有发生。特别是对于当前使用较多的多媒体以及电子档案资料，由于数据信息具有易改动、易复制以及易入侵的特点，因而安全管理难度较大，这也是新时期档案管理工作迫切需要侧重的方面。
（2）档案管理工作標准化与规范化程度较低。档案管理工作的标准化与规范化是新时期对档案资料管理的基本要求，但是现阶段部分单位档案管理基础较差，档案管理还没有形成统一具体的标准，也未能针对档案管理现状制定档案管理规范，导致档案管理工作水平较低。
（3）对档案管理工作重视程度以及经费投入不足。由于单位对于档案管理工作重视程度不足，因而对于档案管理工作的经费投入不足，档案管理工作所需要的必要软硬件设施不齐全，部分单位甚至没有单独的档案管理保存库房，直接制约了档案管理工作的顺利开展。
3新时期档案管理工作完善措施研究
（1）针对电子档案创新管理手段。在单位的电子档案管理方面，单位的档案管理部门应该与信息管理部门强化合作，共同构建单位的多媒体档案与电子档案管理中心，并通过电子档案管理中心作为平台，收集单位内部的各种电子档案资料，并将其转换成为特定的格式，并在单独设置的服务器上归档保存。通过这种方式也可以解决电子资料保存在体稳定性差，容易损坏的缺点。同时，为了提高电子档案的利用效率，应该将电子档案文件资料的单位局域网共享，除了有特殊限制或者保密需要的电子档案资料以外，单位成员均可以通过权限访问电子档案资料，实现电子档案管理的创新，适应新时期各种电子档案资料管理的需要。
（2）重视档案安全管理。由于部分档案资料由于内容涉及国家安全或者是单位的需要，需要保密保存管理，对于这些档案资料，必须强化安全管理措施，避免档案资料泄密事件的发生。对于普通的纸质档案安全管理，重点在于对单位内部的员工以及档案室的管理，强化资料的借阅管理权限设置，确保档案资料的安全。对于多媒体档案以及电子档案，则应该利用数字证书、电子档案资料加密、访问权限设置，设置完善的网络防火墙等一系列措施，来提高电子档案资料的安全性。此外，对于档案资料管理信息网络平台，应该利用网络管理监控技术对档案资料保存平台以及访问情况进行实时的监控，避免电子档案资料遭到破坏。此外，还应该完善电子资料保存服务器的管理，通过设置隔离卡以及及时更新软硬件设施，确保电子档案资料的安全管理。
（3）提高档案资料管理工作人员的专业能力。为了实现档案管理工作的现代化与精细化，必须提高档案资料管理工作人员的能力水平。特别是当前档案资料的载体形式日益多元化，对档案资料管理人员的能力水平提出了更高的要求，必须了解档案管理专业知识，同时又能够熟悉信息软件的使用开发管理。因此，单位应该定期针对档案管理工作人员开展教育培训，通过专业的培训来提升整个档案管理队伍的能力素质。其次，应该针对档案管理机构的设置情况，明确档案管理工作人员的具体岗位责任，采取激励考核管理方式，提高档案管理工作人员的主观能动性，促进档案管理工作朝着规范化、精细化的方向发展。
（4）增加档案管理工作的经费投入，完善档案管理工作基础设施的建设。实现档案管理工作的精细化、规范化与标准化，离不开基础设施的支持，因此单位管理部门应该重视档案管理工作，增加经费投入，确保档案库房、装具等设施齐全。其次，针对档案资料对于环境的要求，应该在档案库房内增加空调机、除湿机以及消防安全设施，确保档案保存环境的安全可靠。对于保存多媒体资料以及电子资料的移动硬盘或者光盘等，还应该配备防磁档案柜，并增加复印机、扫描仪以及刻录机等设备，提高档案管理层次，实现档案管理的标准完善。
结语
档案管理工作作为一项复杂繁琐的管理内容，完善档案管理工作可以为企业的管理发展提供丰富的信息数据指导。随着形势的不断发展，档案信息资料的载体形式呈现多样化，对于档案管理工作创新提出了更高的要求。因此单位内部的档案管理部门应该集合新时期的新特点，转变档案管理理念，强化服务意识，促进档案管理工作水平的提高。
参考文献：
[1] 李晓秋. 为企业发展保驾护航——河北冀中能源邢矿集团档案工作纪实[J]. 档案天地. 2009（05） .
[2] 马建华. 加强房产档案管理为和谐城市建设服务[J]. 科技创新导报. 2011（19） .
[3] 郭鸿雁. 加快高校档案管理信息化建设[J]. 商丘职业技术学院学报. 2012（04） .
关键词：档案管理；新时期；特点；措施
中图分类号：G271
0引言
近年来信息通信技术、互联网技术以及多媒体应用技术迅猛发展，档案保存的载体形式除了纸质档案以外，影音图像档案以及电子文本档案作为新的档案载体形式，使用范围也越来越广，这些新的载体形式对档案管理工作也提出了更高的要求。基于档案管理这些新的变化情况对档案管理工作进行创新改革，并针对档案管理中存在的一系列问题进行针对性的解决，已经成为当前档案管理工作的重要内容，对于促进档案管理工作的现代化与精细化也具有重要的意义。
1新时期档案管理工作的特点
（1）档案资料的载体形式多元化。当前随着科学技术的不断发展进步，档案资料的载体形式也呈现多元化发展的趋势。除了纸质档案资料外，各种影音、图像以及电子档案资料逐步大范围的应用。
（2）档案管理工作的服务性凸显。开展档案管理主要目的就是为使用资料的部门或者人员借阅查询参考使用，因此在新时期档案资料管理工作的服务性逐步得到侧重，档案管理的服务方式也不断丰富。
（3）档案的利用效率高效化。随着档案资料管理职能的不断拓展，档案信息资料牵涉的职能部门日益增多，档案资料的使用效率也逐步提高，这就加大了档案管理部门的工作任务，对于档案管理部门的工作水平也提出了更高的要求。
2新时期档案管理工作现状问题分析
（1）档案管理安全程度不高。现阶段，部分单位在开展档案管理过程中，对于档案资料的安全管理重视程度不足，因此导致档案资料泄密的事件时有发生。特别是对于当前使用较多的多媒体以及电子档案资料，由于数据信息具有易改动、易复制以及易入侵的特点，因而安全管理难度较大，这也是新时期档案管理工作迫切需要侧重的方面。
（2）档案管理工作標准化与规范化程度较低。档案管理工作的标准化与规范化是新时期对档案资料管理的基本要求，但是现阶段部分单位档案管理基础较差，档案管理还没有形成统一具体的标准，也未能针对档案管理现状制定档案管理规范，导致档案管理工作水平较低。
（3）对档案管理工作重视程度以及经费投入不足。由于单位对于档案管理工作重视程度不足，因而对于档案管理工作的经费投入不足，档案管理工作所需要的必要软硬件设施不齐全，部分单位甚至没有单独的档案管理保存库房，直接制约了档案管理工作的顺利开展。
3新时期档案管理工作完善措施研究
（1）针对电子档案创新管理手段。在单位的电子档案管理方面，单位的档案管理部门应该与信息管理部门强化合作，共同构建单位的多媒体档案与电子档案管理中心，并通过电子档案管理中心作为平台，收集单位内部的各种电子档案资料，并将其转换成为特定的格式，并在单独设置的服务器上归档保存。通过这种方式也可以解决电子资料保存在体稳定性差，容易损坏的缺点。同时，为了提高电子档案的利用效率，应该将电子档案文件资料的单位局域网共享，除了有特殊限制或者保密需要的电子档案资料以外，单位成员均可以通过权限访问电子档案资料，实现电子档案管理的创新，适应新时期各种电子档案资料管理的需要。
（2）重视档案安全管理。由于部分档案资料由于内容涉及国家安全或者是单位的需要，需要保密保存管理，对于这些档案资料，必须强化安全管理措施，避免档案资料泄密事件的发生。对于普通的纸质档案安全管理，重点在于对单位内部的员工以及档案室的管理，强化资料的借阅管理权限设置，确保档案资料的安全。对于多媒体档案以及电子档案，则应该利用数字证书、电子档案资料加密、访问权限设置，设置完善的网络防火墙等一系列措施，来提高电子档案资料的安全性。此外，对于档案资料管理信息网络平台，应该利用网络管理监控技术对档案资料保存平台以及访问情况进行实时的监控，避免电子档案资料遭到破坏。此外，还应该完善电子资料保存服务器的管理，通过设置隔离卡以及及时更新软硬件设施，确保电子档案资料的安全管理。
（3）提高档案资料管理工作人员的专业能力。为了实现档案管理工作的现代化与精细化，必须提高档案资料管理工作人员的能力水平。特别是当前档案资料的载体形式日益多元化，对档案资料管理人员的能力水平提出了更高的要求，必须了解档案管理专业知识，同时又能够熟悉信息软件的使用开发管理。因此，单位应该定期针对档案管理工作人员开展教育培训，通过专业的培训来提升整个档案管理队伍的能力素质。其次，应该针对档案管理机构的设置情况，明确档案管理工作人员的具体岗位责任，采取激励考核管理方式，提高档案管理工作人员的主观能动性，促进档案管理工作朝着规范化、精细化的方向发展。
（4）增加档案管理工作的经费投入，完善档案管理工作基础设施的建设。实现档案管理工作的精细化、规范化与标准化，离不开基础设施的支持，因此单位管理部门应该重视档案管理工作，增加经费投入，确保档案库房、装具等设施齐全。其次，针对档案资料对于环境的要求，应该在档案库房内增加空调机、除湿机以及消防安全设施，确保档案保存环境的安全可靠。对于保存多媒体资料以及电子资料的移动硬盘或者光盘等，还应该配备防磁档案柜，并增加复印机、扫描仪以及刻录机等设备，提高档案管理层次，实现档案管理的标准完善。
结语
档案管理工作作为一项复杂繁琐的管理内容，完善档案管理工作可以为企业的管理发展提供丰富的信息数据指导。随着形势的不断发展，档案信息资料的载体形式呈现多样化，对于档案管理工作创新提出了更高的要求。因此单位内部的档案管理部门应该集合新时期的新特点，转变档案管理理念，强化服务意识，促进档案管理工作水平的提高。
参考文献：
[1] 李晓秋. 为企业发展保驾护航——河北冀中能源邢矿集团档案工作纪实[J]. 档案天地. 2009（05） .
[2] 马建华. 加强房产档案管理为和谐城市建设服务[J]. 科技创新导报. 2011（19） .
[3] 郭鸿雁. 加快高校档案管理信息化建设[J]. 商丘职业技术学院学报. 2012（04） .