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近年来，我局注重基层档案管理工作，在积极推进基层国土资源所规范化建设过程中，把档案管理作为一项重要工作来抓，认真贯彻实施《档案法》，加强领导，加大投入，完善制度，全市基层国土所档案管理工作取得一定成效。全市12个基层所都建立档案室，对多年以来积累的档案资料进行整理归档，已建立各种载体档案10余万卷，有的基层所达到了省级档案目标管理单位。由于注重抓国土资源档案，国土资源所的工作效率大大提高，也方便了群众办事，增强了工作透明度，促进了基层国土资源所规范化建设。
一、档案管理中存在的问题。
档案人员不稳定，业务知识生疏，难以胜任档案工作；有些资料掌握在个人手中，对到期档案不能及时移交档案室保管；个别基层所档案资料长时间积压，乱堆乱放，即使已整理的档案也存在分类、组卷、编目、排列不规范，给利用工作带来困难；一些单位档案室简陋、设施陈旧，防潮、防火、防尘、防盗等基本条件较差；也有早期的档案资料出现霉变、虫蛀、破损现象；借阅登记不规范，档案利用效果差。这些问题的存在直接影响着基层所档案的安全和有效利用。
二、档案管理规范化的建设。
1、提高认识增强责任感
(1)基层所积累了大量文字、图表、声像等原始资料，这些资料都是国土资源管理活动真实的历史纪录，一旦损坏或丢失难以弥补，必须及时纳入档案管理。
(2)开展地籍调查、权属纠纷调处等日常工作离不开档案资料，特别是处理复杂的土地、矿产权属纠纷时，档案的原始证据作用就显得更加重要。
(3)国土资源档案是为经济建设和社会发展提供服务的重要基础，是国家和社会的重要财富和资产。因此，各级国土资源部门应高度重视，要充分认识做好新时期基层国土所档案工作的重要性，进一步增强责任感和紧迫感，切实把档案管理工作抓紧抓好，抓出成效，促进档案工作法制化、规范化建设。
２、落实管理人员加强业务培训
(1)明确专职或兼职档案人员的工作职责，健全完善管理制度，保证基层国土所档案管理人员到位。
(2)邀请档案部门的专家进行专题业务培训，系统学习档案理论，提高基层档案人员的专业基础知识和档案管理知识，尽快熟悉并掌握档案管理业务；在掌握理论知识的基础上加强实际操作训练，使档案员熟练掌握各类档案的收集、立卷、整理、装订、上架等全过程的技能。
(３)档案人员要熟悉档案室情况，及时了解档案业务最新领域及其发展情况，开阔视野，提高整体素质，逐步适应档案管理现代化和信息化的需要。
(4)档案管理人员要严守工作纪律，牢记自己的职责，凡未经批准借阅的档案，坚决不得借出，以维护国土资源档案的严肃性。
3、加快档案管理基础设施建设
基层国土所处在工作的最前沿，经常随时调阅档案，建立档案室非常必要。办公条件好的国土资源所要给档案室留出足够的场所，使办公、阅览、库房三分开，为档案工作创造一个良好的保管环境；办公条件较差的国土资源所也要建立专门的档案室，配齐必备的管理设施，落实"三铁"(即铁门、铁窗、铁柜)，"八防"(即防潮、防火、防尘、防盗、防光、防鼠、防高温、防霉)措施，并配备电脑、打印机、扫描仪、刻录机、数码相机、装订机、多功能打孔机等现代化管理工具，从硬件上改善档案工作环境，努力推进档案管理规范化建设。
4、及时整理归档严格规范管理
(1)及时立卷归档。每年上半年和年底为收存档案时间，专人负责登记和接收，由所里档案人员收集齐全，进行分类、归档、装盒，交该国土所档案室集中统一管理，任何工作人员都不得拒绝归档，坚决杜绝文件资料私人保管和遗漏、外传、丢失现象的发生，确保文件资料的完整与安全，实现档案归档入库的质量要求。按照档案类别来确定其保存价值，对重复、无保存价值的资料进行清理、销毁，对有参考选用价值的档案文件进行收集、登记、归档，并在收集整理的基础上做好检索工作，编制案卷目录、文件索引、全引目录、全宗卷、专题资料汇编。有条件的开展档案电子化管理，将档案目录输入电脑方便查找利用，提高档案现代化管理水平。
(2)科学分类管理。根据分类和立卷方法，可将国土资源档案分为综合、会计、地籍管理、利用规划、建设用地、土地监察、宣教科技、声像材料、地质矿产等９大类，对合格的档案资料交档案室归档保管。
(3)健全规章制度。要着眼于建立国土资源所档案管理的有效机制，明确岗位职责，健全立卷归档、资料查阅、资料保密、档案鉴定销毁等制度，编印成册，作为档案管理员的行为准则。
(4)严格检查考核。要把档案管理纳入国土资源所年度工作目标考核的一项重要内容，半年一次考评，年度进行总评，奖优罚劣，形成重视档案管理的良好氛围。还要加强与档案管理部门的沟通和交流，发现问题及时处理，确保档案管理规范有序。
５、开发利用服务社会
(1)加强对档案资源的开发和研究，为档案资源的充分有效利用创造快捷便利的内部服务条件。档案部门和档案工作者要深入实际，潜心研究档案，积极开发档案中有用的素材，编制有用的检索工具和编研材料，为群众提供快捷优良的服务。
(2)建立台帐簿册。台帐包括审批农民建房用地台帐、查处违法用地台帐和地籍发证台帐；簿册包括窗口办文登记簿、来信来访登记簿、土地纠纷调处登记簿、业务会议记录簿、动态及查询登记簿。通过设立帐簿，做到事事有登记，事事有追踪落实，进一步提高工作人员的办事效率。积极做好档案资源的开发利用，发挥国土档案的社会效益和经济效益。以国土档案为载体，建立办文窗口，实现"一站式"办公，一个窗口受理，一条龙服务，一个栏公示，更好为土地审批管理、发证服务。
(3)搞好借阅服务。对土地登记资料信息查询实行有偿服务，为方便用户查询，制订《土地登记资料有偿查询服务指南》，明确查询程序、查询范围、查询条件和收费标准等，实现档案的规范化利用，依法保护土地权利人的权益，变封闭式保存为网上公开查询。
(4)搞好编研资料。档案编研就是根据利用需要，通过档案的分析研究，按照一定的主题，对档案存有的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等，编印成各种档案参考资料，从而使档案信息资源更准确、系统、精炼、便于利用的一种工作。档案编研具有提供利用方式的主动性，内容的科学性和系统性，查找利用的方便性和持久性等特点，是档案信息资源开发利用的高级形式，因此，大力加强编研工作可以为国土资源工作提供全面、系统、科学的资料，促进国土资源各项工作的开展。
一、档案管理中存在的问题。
档案人员不稳定，业务知识生疏，难以胜任档案工作；有些资料掌握在个人手中，对到期档案不能及时移交档案室保管；个别基层所档案资料长时间积压，乱堆乱放，即使已整理的档案也存在分类、组卷、编目、排列不规范，给利用工作带来困难；一些单位档案室简陋、设施陈旧，防潮、防火、防尘、防盗等基本条件较差；也有早期的档案资料出现霉变、虫蛀、破损现象；借阅登记不规范，档案利用效果差。这些问题的存在直接影响着基层所档案的安全和有效利用。
二、档案管理规范化的建设。
1、提高认识增强责任感
(1)基层所积累了大量文字、图表、声像等原始资料，这些资料都是国土资源管理活动真实的历史纪录，一旦损坏或丢失难以弥补，必须及时纳入档案管理。
(2)开展地籍调查、权属纠纷调处等日常工作离不开档案资料，特别是处理复杂的土地、矿产权属纠纷时，档案的原始证据作用就显得更加重要。
(3)国土资源档案是为经济建设和社会发展提供服务的重要基础，是国家和社会的重要财富和资产。因此，各级国土资源部门应高度重视，要充分认识做好新时期基层国土所档案工作的重要性，进一步增强责任感和紧迫感，切实把档案管理工作抓紧抓好，抓出成效，促进档案工作法制化、规范化建设。
２、落实管理人员加强业务培训
(1)明确专职或兼职档案人员的工作职责，健全完善管理制度，保证基层国土所档案管理人员到位。
(2)邀请档案部门的专家进行专题业务培训，系统学习档案理论，提高基层档案人员的专业基础知识和档案管理知识，尽快熟悉并掌握档案管理业务；在掌握理论知识的基础上加强实际操作训练，使档案员熟练掌握各类档案的收集、立卷、整理、装订、上架等全过程的技能。
(３)档案人员要熟悉档案室情况，及时了解档案业务最新领域及其发展情况，开阔视野，提高整体素质，逐步适应档案管理现代化和信息化的需要。
(4)档案管理人员要严守工作纪律，牢记自己的职责，凡未经批准借阅的档案，坚决不得借出，以维护国土资源档案的严肃性。
3、加快档案管理基础设施建设
基层国土所处在工作的最前沿，经常随时调阅档案，建立档案室非常必要。办公条件好的国土资源所要给档案室留出足够的场所，使办公、阅览、库房三分开，为档案工作创造一个良好的保管环境；办公条件较差的国土资源所也要建立专门的档案室，配齐必备的管理设施，落实"三铁"(即铁门、铁窗、铁柜)，"八防"(即防潮、防火、防尘、防盗、防光、防鼠、防高温、防霉)措施，并配备电脑、打印机、扫描仪、刻录机、数码相机、装订机、多功能打孔机等现代化管理工具，从硬件上改善档案工作环境，努力推进档案管理规范化建设。
4、及时整理归档严格规范管理
(1)及时立卷归档。每年上半年和年底为收存档案时间，专人负责登记和接收，由所里档案人员收集齐全，进行分类、归档、装盒，交该国土所档案室集中统一管理，任何工作人员都不得拒绝归档，坚决杜绝文件资料私人保管和遗漏、外传、丢失现象的发生，确保文件资料的完整与安全，实现档案归档入库的质量要求。按照档案类别来确定其保存价值，对重复、无保存价值的资料进行清理、销毁，对有参考选用价值的档案文件进行收集、登记、归档，并在收集整理的基础上做好检索工作，编制案卷目录、文件索引、全引目录、全宗卷、专题资料汇编。有条件的开展档案电子化管理，将档案目录输入电脑方便查找利用，提高档案现代化管理水平。
(2)科学分类管理。根据分类和立卷方法，可将国土资源档案分为综合、会计、地籍管理、利用规划、建设用地、土地监察、宣教科技、声像材料、地质矿产等９大类，对合格的档案资料交档案室归档保管。
(3)健全规章制度。要着眼于建立国土资源所档案管理的有效机制，明确岗位职责，健全立卷归档、资料查阅、资料保密、档案鉴定销毁等制度，编印成册，作为档案管理员的行为准则。
(4)严格检查考核。要把档案管理纳入国土资源所年度工作目标考核的一项重要内容，半年一次考评，年度进行总评，奖优罚劣，形成重视档案管理的良好氛围。还要加强与档案管理部门的沟通和交流，发现问题及时处理，确保档案管理规范有序。
５、开发利用服务社会
(1)加强对档案资源的开发和研究，为档案资源的充分有效利用创造快捷便利的内部服务条件。档案部门和档案工作者要深入实际，潜心研究档案，积极开发档案中有用的素材，编制有用的检索工具和编研材料，为群众提供快捷优良的服务。
(2)建立台帐簿册。台帐包括审批农民建房用地台帐、查处违法用地台帐和地籍发证台帐；簿册包括窗口办文登记簿、来信来访登记簿、土地纠纷调处登记簿、业务会议记录簿、动态及查询登记簿。通过设立帐簿，做到事事有登记，事事有追踪落实，进一步提高工作人员的办事效率。积极做好档案资源的开发利用，发挥国土档案的社会效益和经济效益。以国土档案为载体，建立办文窗口，实现"一站式"办公，一个窗口受理，一条龙服务，一个栏公示，更好为土地审批管理、发证服务。
(3)搞好借阅服务。对土地登记资料信息查询实行有偿服务，为方便用户查询，制订《土地登记资料有偿查询服务指南》，明确查询程序、查询范围、查询条件和收费标准等，实现档案的规范化利用，依法保护土地权利人的权益，变封闭式保存为网上公开查询。
(4)搞好编研资料。档案编研就是根据利用需要，通过档案的分析研究，按照一定的主题，对档案存有的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等，编印成各种档案参考资料，从而使档案信息资源更准确、系统、精炼、便于利用的一种工作。档案编研具有提供利用方式的主动性，内容的科学性和系统性，查找利用的方便性和持久性等特点，是档案信息资源开发利用的高级形式，因此，大力加强编研工作可以为国土资源工作提供全面、系统、科学的资料，促进国土资源各项工作的开展。