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摘 要：本文根据网络化管理高校档案论题，阐明了网络化管理档案的特点；指出了高校网络化管理档案存在的问题；论述了高校档案网络化管理的对策。
关键词：网络化；管理；高校档案；特点；对策
科学技术的迅猛发展，多媒体计算机的广泛运用，它的多功能已为人们所掌握并且有了深刻认识，目前或今后相当一段时期在社会各个层面有着举足轻重的作用。作为多媒体应用的一个分支，在档案部门，利用多媒体计算机处理档案信息，并对档案实施网络管理，它的好处是手工管理无法企及的。例如：检索信息的快速性，手工无法比拟；查找有关资料的便捷性，人工无法达到的水准；所查资料的可靠性，任何储存资料的方式难以达到这个高难度；信息存储的宽阔的空间性，是过去的几百、几千上万倍；用肉眼看不见，用手摸不着，保密性能的相当好；它的寿命之长是纸质文档望尘莫及的。除此之外，实现资源共享也是其特点。这些有利于档案管理的优点给各档案机构带来了莫大的好处。地提档案管理的效率得到了很大的提高。
1 档案实行网络化管理的特点
（1）管理对象数字化。档案实行网络管理方式后对其性质和内容不会从根本是有所改变。档案在实施网络化管理的过程中，形式载体上虽然发生了质的变化，但从使用方式和信息内容的管理方面，以及人们在档案信息的利用的层面，越来越体现出起前所未有的功能。这种网络管理档案，它的载体也越来越呈现多样化的模式，进入到一种非直观化的非常隐形的状态，过去的人工档案管理，它的对象是以纸质为载体的形式，这就让档案的载体与内容融为一体，相互无法分割开来。而今的档案管理，随着计算机的普及，管理的对象已经完全与过去的形式脱节，发生了翻天覆地的变化。演变为“机读档案”。也就是计算机将图、文、声、像给予储存，使之成为一种活的信息。
（2）信息服务网络化。档案网络化管理已经日益脱胎于过去的管理模式，慢慢会彻底的改变过去的档案管理法法，形成独立的管理方式，也能为新的形势下，适应快节奏的工作状态。日渐形成将各类档案信息管理与文书、资料、图书、报刊等信息的管理形成一个统一体。在技术手段上它们不分伯仲，几乎是融为一体的，也是指档案、文书、图书资料等这些信息，再经过多媒体的处理，让它们有机结合密不可分。过去档案信息资料利用者一定要亲自到档案室方能查到自己所需的资料，既费时用费力，有时耗费了很长时间，也查不到想要的资料，怨天尤地。今非昔比，现在要查资料，只要通过网络就可以稳准的达到目的。他们可以在自己的办公室甚至设计现场的终端前对档案数据库进行实时浏览、访问。我们以利用者为中心设立多途径的检索系统，并且将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件。不必再到档案室阅览或提晒底图。节省了利用者的时间，提高了利用效率。
（3）档案收集网络化。收集工作的業务内容并不复杂，专业性也不很强，但它却有着决定室藏水平，决定档案室身价的重要意义。过去收集主要针对项目负责人，及时了解设计进度，做到随时收集入库，而现在随着信息技术和网络技术的日臻完善，网上电子文件的传输已被广泛采用，这为档案部门的收集开辟了一条新途径，可充分利用网络优势进行电子档案收集。
2 高校档案网络化管理存在的问题
（1）没有建立比较正统的网络化管理体系，更没有让网络的运行机制发挥正常的作用。有的高校对网络化管理档案从各方面认识不足，上面检查，有平时不重视，临时抱佛脚，立马采取措施，迎接或应付上级的检查。再加上没有把档案管理纳入学校日常工作管理的范畴，认为的附加成分，这就导致了高校档案管理形成极不正规的状态，形成的局面不十分看好。没有形成统一体，不完善。有些高校档案已指导档案信息资料可以互相交流，得到资源共享的目的，课时缺乏协调配合的精神。最终的结果是造成了人力物力的浪费，档案管理的标准化就成了纸上谈兵，自动化和网络化无法发挥其应有的作用。
（2）数据库建设滞后。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均有不同程度的浮躁情绪，急功近利倾向严重。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。
3 高校档案网络化管理的对策
（1）应重点强化数据库建设。要发挥数据库的作用，数据库是最基本的信息单元，更是是每条档案信息的储存所。是进行档案资料信息检索的唯一渠道。那么在实施档案信息资料的整理时，所提示的档案信息要有程序的渐进性，要有一定的深度，才能满足系统存储的档案信息达到内容丰富的水准，这才能体现网络化管理档案的优越性。
（2）注重电子文件的收集。在电子文件收集方面我们只是刚刚起步，目前只对工程图进行网上收集。电子文件如果能在网上传输，直接与档案管理系统挂接，可以避免以后通过扫描转化为数字信息。所以我们及时将电子文件的收集纳入档案工作中来，使其成为今后网络工作中的一个重要部分。
（3）建立高校档案馆网络化协调机构。建议由教育部牵头组织高校档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划高校档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标。打破片面追求“大而全”、“小而全”的思想观念，真正实现高校档案信息资源共享。
（4）加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。高校档案馆网络化协调机构应召集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准、网络传输的标准、机读格式、著录规则的标准、文献标引的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。
参考文献
[1]周长华，吴小军.高校档案管理网络化建设[J].扬州大学学报（高教研究版），2004，8（6）：75-77.
（作者单位：荆州职业技术学院）
关键词：网络化；管理；高校档案；特点；对策
科学技术的迅猛发展，多媒体计算机的广泛运用，它的多功能已为人们所掌握并且有了深刻认识，目前或今后相当一段时期在社会各个层面有着举足轻重的作用。作为多媒体应用的一个分支，在档案部门，利用多媒体计算机处理档案信息，并对档案实施网络管理，它的好处是手工管理无法企及的。例如：检索信息的快速性，手工无法比拟；查找有关资料的便捷性，人工无法达到的水准；所查资料的可靠性，任何储存资料的方式难以达到这个高难度；信息存储的宽阔的空间性，是过去的几百、几千上万倍；用肉眼看不见，用手摸不着，保密性能的相当好；它的寿命之长是纸质文档望尘莫及的。除此之外，实现资源共享也是其特点。这些有利于档案管理的优点给各档案机构带来了莫大的好处。地提档案管理的效率得到了很大的提高。
1 档案实行网络化管理的特点
（1）管理对象数字化。档案实行网络管理方式后对其性质和内容不会从根本是有所改变。档案在实施网络化管理的过程中，形式载体上虽然发生了质的变化，但从使用方式和信息内容的管理方面，以及人们在档案信息的利用的层面，越来越体现出起前所未有的功能。这种网络管理档案，它的载体也越来越呈现多样化的模式，进入到一种非直观化的非常隐形的状态，过去的人工档案管理，它的对象是以纸质为载体的形式，这就让档案的载体与内容融为一体，相互无法分割开来。而今的档案管理，随着计算机的普及，管理的对象已经完全与过去的形式脱节，发生了翻天覆地的变化。演变为“机读档案”。也就是计算机将图、文、声、像给予储存，使之成为一种活的信息。
（2）信息服务网络化。档案网络化管理已经日益脱胎于过去的管理模式，慢慢会彻底的改变过去的档案管理法法，形成独立的管理方式，也能为新的形势下，适应快节奏的工作状态。日渐形成将各类档案信息管理与文书、资料、图书、报刊等信息的管理形成一个统一体。在技术手段上它们不分伯仲，几乎是融为一体的，也是指档案、文书、图书资料等这些信息，再经过多媒体的处理，让它们有机结合密不可分。过去档案信息资料利用者一定要亲自到档案室方能查到自己所需的资料，既费时用费力，有时耗费了很长时间，也查不到想要的资料，怨天尤地。今非昔比，现在要查资料，只要通过网络就可以稳准的达到目的。他们可以在自己的办公室甚至设计现场的终端前对档案数据库进行实时浏览、访问。我们以利用者为中心设立多途径的检索系统，并且将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件。不必再到档案室阅览或提晒底图。节省了利用者的时间，提高了利用效率。
（3）档案收集网络化。收集工作的業务内容并不复杂，专业性也不很强，但它却有着决定室藏水平，决定档案室身价的重要意义。过去收集主要针对项目负责人，及时了解设计进度，做到随时收集入库，而现在随着信息技术和网络技术的日臻完善，网上电子文件的传输已被广泛采用，这为档案部门的收集开辟了一条新途径，可充分利用网络优势进行电子档案收集。
2 高校档案网络化管理存在的问题
（1）没有建立比较正统的网络化管理体系，更没有让网络的运行机制发挥正常的作用。有的高校对网络化管理档案从各方面认识不足，上面检查，有平时不重视，临时抱佛脚，立马采取措施，迎接或应付上级的检查。再加上没有把档案管理纳入学校日常工作管理的范畴，认为的附加成分，这就导致了高校档案管理形成极不正规的状态，形成的局面不十分看好。没有形成统一体，不完善。有些高校档案已指导档案信息资料可以互相交流，得到资源共享的目的，课时缺乏协调配合的精神。最终的结果是造成了人力物力的浪费，档案管理的标准化就成了纸上谈兵，自动化和网络化无法发挥其应有的作用。
（2）数据库建设滞后。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均有不同程度的浮躁情绪，急功近利倾向严重。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。
3 高校档案网络化管理的对策
（1）应重点强化数据库建设。要发挥数据库的作用，数据库是最基本的信息单元，更是是每条档案信息的储存所。是进行档案资料信息检索的唯一渠道。那么在实施档案信息资料的整理时，所提示的档案信息要有程序的渐进性，要有一定的深度，才能满足系统存储的档案信息达到内容丰富的水准，这才能体现网络化管理档案的优越性。
（2）注重电子文件的收集。在电子文件收集方面我们只是刚刚起步，目前只对工程图进行网上收集。电子文件如果能在网上传输，直接与档案管理系统挂接，可以避免以后通过扫描转化为数字信息。所以我们及时将电子文件的收集纳入档案工作中来，使其成为今后网络工作中的一个重要部分。
（3）建立高校档案馆网络化协调机构。建议由教育部牵头组织高校档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划高校档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标。打破片面追求“大而全”、“小而全”的思想观念，真正实现高校档案信息资源共享。
（4）加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。高校档案馆网络化协调机构应召集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准、网络传输的标准、机读格式、著录规则的标准、文献标引的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。
参考文献
[1]周长华，吴小军.高校档案管理网络化建设[J].扬州大学学报（高教研究版），2004，8（6）：75-77.
（作者单位：荆州职业技术学院）