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[摘 要]：计算机在档案管理中的应用将一改传统管理的种种弊端，延长了档案保管的年限，大大提高了档案管理水平及工作效率，并能充分挖掘档案的潜在价值，使档案信息资源能尽快地、最大限度地转化为生产力，联合行动营造出可观的经济效益和社会效益。
[关键词]：计算机应用 档案工作 现代化管理
档案工作是一门系统的科学，它包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计，编目、检索及提供利用和编研工作。随着科学技术的迅猛发展，也带动了档案这门学科体系和知识结构的发展，因此，档案现代化管理是大势所趋，也是社会发展的需要，档案现代化管理并不是狭义地利用计算机进行日常管理工作，而是要利用和开发档案计算机管理系统以及探究和开发更深层次的符合时代要求的现代化的网络数字化档案管理技术，我们可以利用计算机及网络通讯技术集采集、处理、存储和传播于一体，将声音、图像、文字、数据等各种信息，通过现代化技术快捷而便利地服务于社会，造福于人民。
计算机最大的特点就是极高的运行速度，较高的可靠性及较大的存储能量，并可通过网络进行信息交流，计算机在档案管理工作中的作用主要表现在以下几方面；
1 利用计算机进行档案管理信息存储量大，具有一般存储价值无法比拟的优越性 由于人类工作、学习以及其它活动的日益增强，生成了大量的行政文件、技术资料以及图纸、图片和影像资料，随之而来的是档案入库数量的剧增，一张昔通的光盘可存储几千万的文字信息，这将极大地减少档案占用的空间及存储价值的投入。
2 利用计算机进行档案管理，能使档案查询及检索高效、快捷、准确、方法多样 由于档案利用率越来越高，各单位的管理层急需信息进行决策，各职能部门也急需相关的档案进行借鉴，这就需要档案管理部门准确、快速提供档案信息及资料，档案数量的急增以及频繁地提供利用，使得档案管理人员的工作量大大增加，如果继续采用老的，原始的档案管理方法，那就会出现档案查找费时、查全查准率不高的现象，势必造成档案利用率低下的后果，手工，纸质等落后的管理手段已经严重地制约了档案效益的发挥，因此，档案的现代化管理势在必行。
3 利用计算机进行档案管理，使档案的修改，补充、输出、复制工作更灵活方便 今天，以计算机管理代表的现代化管理手段已非常广泛和深入地使用到了办公自动化、辅助设计及信息管理等各行各业，而档案行业也不能还固步自封地采用原始的管理办法，那样会与社会发展脱节的，因此，我们可以利用计算帆的汉字输入法以及其它输入法将文字资料和图纸资料转化为计算机所识别的文本文件，输出到其它文本编辑软件，这种方法使纸质档案储藏变得简单、快捷，直接輸入到计算机内进行管理。
照片，底片则可利用扫描仪扫描存储到计算机，能立即看到并打印数字图像，还可随意复制，这种数字化管理方法比传统的档案照片底片管理模式更方便快捷，保存的时间更长，清晰度也更高。音像档案的现代化管理则要用到视频采集卡和相关软件来实现。
4 利用计算机进行档案编目、标引、借阅、文书立卷会使档案管理更规范
4．1 档案管理的计算机网络化有利于提高档案用户和管理人员双管的工作效率。
4．2 档案的计算机网络化管理有利于提高档案信息的深层加工能力，变馆藏为信息市场，实现了档案信息的深层次开发的快捷、高效传递。
4．3 档案的计算机网络化管理简化了档案的归档过程，网上终端(即各归档单位)将奉单位形成的数字化文件，图纸等传输至数据库(档案管理中心)，档案中心在收件后经档案专业处理后放到档案存放区的专门区域内，这就在很大程度上减轻了档案管理人员复杂繁琐的档案收集工作，同时也大大简化了编目工作。
将传统的档案收集、整理、保管、提供利用等工作均放在网络中进行，使档案人员可以有更多的时间进行档案编研及数据采集、充实和完善等工作，并且通过网络方便信息交流，使档案的利用价值最大化。
5 档案的保护、保管、统计、编纂等工作的计算机化降低了档案工作的劳动强度 档案储藏主要由文字、图纸、图片、音像带等构成，传统的管理方法会因为温度的高低温度的大小、虫害、火灾等不可抗力影响档案保管的质量，而数字化管理则可解除这些隐患。
总之，计算机网络通讯技术在档案管理工作中的着广泛的用途和显著的效果，有利于资源的开发，能实现信息共享，从而提高档案工作的服务效能，
要实现档案计算机现代化管理，我们必须做到：
5．1 技术现代化。技术现代化是指档案工作技术与装备的现代化，使档案信息的存储、加工、检索、传递等更加迅速、准确、及时、高效，大大地提高了档案工作的质量和效率，进而充分发挥档案的利用价值。
2 管理科学化。管理科学化是把档案工作的效率提高到现代先进水平，又快又好地满足本单位的需要。管理科学化要摒弃传统的经验管理模式，使管理思想、管理组织、管理方法、管理手段和管理人员步入现代化。
3 制度法制化，制度法制化是档案工作现代化的主要依据。为了加强对档案的管理、收集和整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，1987年，国家颁布了《档案法》，为我国档案事业的建设和发展提供了法律保障。
计算机在档案管理中的应用将一改传统管理的种种弊端，延长了档案保管的年限，大大提高了档案管理水平及工作效率，并能充分挖掘档案的潜在价值，使档案信息资源能尽快地、最大限度地转化为生产力，联合行动出可观的经济效益和社会效益。
[关键词]：计算机应用 档案工作 现代化管理
档案工作是一门系统的科学，它包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计，编目、检索及提供利用和编研工作。随着科学技术的迅猛发展，也带动了档案这门学科体系和知识结构的发展，因此，档案现代化管理是大势所趋，也是社会发展的需要，档案现代化管理并不是狭义地利用计算机进行日常管理工作，而是要利用和开发档案计算机管理系统以及探究和开发更深层次的符合时代要求的现代化的网络数字化档案管理技术，我们可以利用计算机及网络通讯技术集采集、处理、存储和传播于一体，将声音、图像、文字、数据等各种信息，通过现代化技术快捷而便利地服务于社会，造福于人民。
计算机最大的特点就是极高的运行速度，较高的可靠性及较大的存储能量，并可通过网络进行信息交流，计算机在档案管理工作中的作用主要表现在以下几方面；
1 利用计算机进行档案管理信息存储量大，具有一般存储价值无法比拟的优越性 由于人类工作、学习以及其它活动的日益增强，生成了大量的行政文件、技术资料以及图纸、图片和影像资料，随之而来的是档案入库数量的剧增，一张昔通的光盘可存储几千万的文字信息，这将极大地减少档案占用的空间及存储价值的投入。
2 利用计算机进行档案管理，能使档案查询及检索高效、快捷、准确、方法多样 由于档案利用率越来越高，各单位的管理层急需信息进行决策，各职能部门也急需相关的档案进行借鉴，这就需要档案管理部门准确、快速提供档案信息及资料，档案数量的急增以及频繁地提供利用，使得档案管理人员的工作量大大增加，如果继续采用老的，原始的档案管理方法，那就会出现档案查找费时、查全查准率不高的现象，势必造成档案利用率低下的后果，手工，纸质等落后的管理手段已经严重地制约了档案效益的发挥，因此，档案的现代化管理势在必行。
3 利用计算机进行档案管理，使档案的修改，补充、输出、复制工作更灵活方便 今天，以计算机管理代表的现代化管理手段已非常广泛和深入地使用到了办公自动化、辅助设计及信息管理等各行各业，而档案行业也不能还固步自封地采用原始的管理办法，那样会与社会发展脱节的，因此，我们可以利用计算帆的汉字输入法以及其它输入法将文字资料和图纸资料转化为计算机所识别的文本文件，输出到其它文本编辑软件，这种方法使纸质档案储藏变得简单、快捷，直接輸入到计算机内进行管理。
照片，底片则可利用扫描仪扫描存储到计算机，能立即看到并打印数字图像，还可随意复制，这种数字化管理方法比传统的档案照片底片管理模式更方便快捷，保存的时间更长，清晰度也更高。音像档案的现代化管理则要用到视频采集卡和相关软件来实现。
4 利用计算机进行档案编目、标引、借阅、文书立卷会使档案管理更规范
4．1 档案管理的计算机网络化有利于提高档案用户和管理人员双管的工作效率。
4．2 档案的计算机网络化管理有利于提高档案信息的深层加工能力，变馆藏为信息市场，实现了档案信息的深层次开发的快捷、高效传递。
4．3 档案的计算机网络化管理简化了档案的归档过程，网上终端(即各归档单位)将奉单位形成的数字化文件，图纸等传输至数据库(档案管理中心)，档案中心在收件后经档案专业处理后放到档案存放区的专门区域内，这就在很大程度上减轻了档案管理人员复杂繁琐的档案收集工作，同时也大大简化了编目工作。
将传统的档案收集、整理、保管、提供利用等工作均放在网络中进行，使档案人员可以有更多的时间进行档案编研及数据采集、充实和完善等工作，并且通过网络方便信息交流，使档案的利用价值最大化。
5 档案的保护、保管、统计、编纂等工作的计算机化降低了档案工作的劳动强度 档案储藏主要由文字、图纸、图片、音像带等构成，传统的管理方法会因为温度的高低温度的大小、虫害、火灾等不可抗力影响档案保管的质量，而数字化管理则可解除这些隐患。
总之，计算机网络通讯技术在档案管理工作中的着广泛的用途和显著的效果，有利于资源的开发，能实现信息共享，从而提高档案工作的服务效能，
要实现档案计算机现代化管理，我们必须做到：
5．1 技术现代化。技术现代化是指档案工作技术与装备的现代化，使档案信息的存储、加工、检索、传递等更加迅速、准确、及时、高效，大大地提高了档案工作的质量和效率，进而充分发挥档案的利用价值。
2 管理科学化。管理科学化是把档案工作的效率提高到现代先进水平，又快又好地满足本单位的需要。管理科学化要摒弃传统的经验管理模式，使管理思想、管理组织、管理方法、管理手段和管理人员步入现代化。
3 制度法制化，制度法制化是档案工作现代化的主要依据。为了加强对档案的管理、收集和整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，1987年，国家颁布了《档案法》，为我国档案事业的建设和发展提供了法律保障。
计算机在档案管理中的应用将一改传统管理的种种弊端，延长了档案保管的年限，大大提高了档案管理水平及工作效率，并能充分挖掘档案的潜在价值，使档案信息资源能尽快地、最大限度地转化为生产力，联合行动出可观的经济效益和社会效益。