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作为公司的文员，我主要负责整理公司日常文档，同时还要做好每次公司会议记录。经过多年的工作磨练，我掌握了不少文档处理技巧。
奇偶不同 . 页眉也能玩个性
除了正规的页眉外，经常需要对页眉进行特殊设计，比如：奇数页显示章标题，偶数页显示节标题，此类页眉便于读者根据目录，快速查阅需要的内容，应用也很广泛。对于这类特殊的页眉也是有妙招进行处理的。
首先打开文档，选中文档的章标题，切换到“开始”选项卡，在“样式”中选择“标题1”，再选中文档的节标题，在“样式”中选择“标题2”。然后在页眉处双击进入编辑状态，切换到“设计”选项卡勾选“奇偶页不同”，再将光标置于第1页的页眉处，选择“文档部件→域”弹出对话框，在“类别”下选择“链接和引用”，单击StyleRef后选择“标题1”，这样章标题会显示奇数页的页眉。同样将“标题2”添加到偶数页的页眉。如果奇数页中有两个章标题，则默认添加前面一个到页眉，节标题也是如此。
文档正规我有一套
轻松玩转文档页眉页脚
为了推进公司档案管理正规化，同时为了文档美观和便于归类、查看、归档，公司要求2013年所有会议文档必须加上页眉，内容是“公司Logo+2013会议纪要”，页脚则为页码。这对我来说是小菜一碟。
事半功倍 批量添删页眉和页脚
一篇文档无论是否设置页眉页脚，它们都是存在的，只是有时是空白的而已。在Word 2013中，页眉页脚的使用非常方便。
打开Word 2013，切换到“插入”选项卡，在“页眉页脚”选项组中可以插入页眉页脚。为了美观，页眉不但要设置字体美化，还要加入公司Logo，这时就可以选中页眉中的文字，切换到“开始”选项卡，设置文本的字体字号颜色、居中等常规样式。然后选择“插入”选项卡，将公司Logo以插入图片的形式加到页眉中。设置好了页眉，为了以后使用方便，可以将页眉添加到自定义页眉库中。
以上所述只是保证新建的文档可以套用页眉页脚，如果需要对之前的文档也批量添加上类似的页眉和页脚，我们可以借助“页眉页脚修改器”（下载地址：http：//url.cn/9OCMkk）来帮忙。首先将公司的所有文档都复制到同一个文件夹中（可通过搜索的方法集中文档），然后打开软件，按提示输入页眉和页脚文字内容，再单击“浏览”按钮选择文档所在目录，最后单击“批量修改”按钮即可。
文档打印 随“机”应变 无线打印平板文档
日常操作中少不了文档打印，普通文档的打印倒是简单，麻烦的是老总平板里的商务文档。常规的方法是使用数据线将平板连接到电脑，不过，对于这类移动平板设备的打印，我借助的是SambaFilesharing，它可使用Wi-Fi实现无线打印。电脑里的普通文档我使用常规打印，移动设备则使用Wi-Fi打印，做到文档打印随“机”应变。
首先下载SambaFilesharing并安装在平板上。在平板上启动程序后点击“菜单→Setting”，打开设置界面，然后依次点击Password和Usename，分别设置访问Android平板的密码和用户名。完成上述设置后点击“菜单→Enable”，程序会设置Android平板上SD卡和内存盘的共享，成功完成设置后，在平板界面会出现 “Enabled→Running”以及共享IP（图1）。
在电脑上启动资源管理器，地址栏输入手机屏幕显示的IP地址（或直接输入＼＼android），类似＼＼192.168.0.32的形式，回车后按提示输入上述设置的用户名和密码（即访问平板共享资源的用户和密码，而不是PC上的用户和密码）即可打开平板上共享目录，SD卡对应共享名为Sdcard（平板内存盘对应share2）。现在展开＼＼192.168.0.32＼sdcard，右击选择要打印的文档后选“打印”，按提示进行打印即可（图3）。
小知识
SambaFilesharing使用的是SMB协议（它可以轻松实现不同系统之间的共享），这样无需在电脑上安装任何软件即可远程访问平板内容。除了无线打印，我们还可以用于电脑和平板之间互访，比如直接在PC上利用高速有线网络下载平板所需的软件。如果是iPad平板，则可以在电脑和平板上都安装91手机助手，在电脑和平板上启动手机助手，然后使用Wi-Fi方式连接，成功连接后即可使用Wi-Fi方式访问和打印平板文档。
办公答疑解惑
使用宏设置Excel
工作表实现编辑自动保存
对于一些重要文档，可以利用Excel的宏实现文档一编辑就自动保存，打开Excel后按Alt+F11打开VBAProject，在需要保护的表里写入如下代码：
Private Sub Worksheet_
Change（ByVal Target As Range） ThisWorkbook.Save
End Sub
保存，关闭，设置允许宏运行，这样保护的工作表只要一进行编辑就会自动保存。
自动保存的文件丢失
如何找回
我在使用Word 2007编辑一份公文时，突然遇到停电事故，重新启动电脑并运行Word 2007时，在里面怎么也找不到关机前自动保存的文件了。最后在网管员的协助下用如下办法解决了问题：
通过资源管理器进入系统安装分区（一般在C分区）。找到并进入Documents and Settings文件夹，进入以系统登录用户名命名的文件夹。依次进入Application Data＼Microsoft＼Word文件夹，从该文件夹下找到断电之前Word自动保存的文件。如果在编辑文件之前，将自动保存时间设置为几分钟甚至更短，就可以最大限度地减少因断电或其他突发故障引起的文件内容损失。 记事本也要自动保存
因为小巧、快速、占用内存小，记事本是我们记录文字的常用工具。系统自带记事本无法自动保存，如果希望自动保存文档，到http：//www.xker.com/page/d2009/0723/73870.html下载“记事本自动保存工具”，启动程序后会跳出提示窗口，提示软件会在系统后台等待20秒，在这20秒内激活欲保存的记事本文本。点击“是”打开软件，新建记事本文本。点击“自动保存位置”栏后的“…”按钮选择文本自动保存位置并且命名。在“间隔（秒）”栏内输入自动保存的时间间隔，默认为10秒。这样每10秒就会自动保存记事本内容。
安全为上
文档自动保存有高招
在日常处理文档时，我最怕的就是突然断电、死机、辛辛苦苦撰写的文档丢失。幸好Word、Excel都有自动保存文档功能，以Word 2003设置为例，启动Word后点击“工具→选项”，切换到“保存”选项，勾选自动保存时间间隔，设置为5分钟，这样每5分钟文档就会自动保存。Excel设置也是如此。
Excel表格文件无法
启动怎么办
我电脑中的Excel旧文件无法通过双击直接打开，只显示标题栏和工具栏，不显示文件内容。但通过启动Excel图标用“文件”中的“打开”就能正常显示。我修复和重装过Office，但都没用，而Word没有任何问题。
后来发现，是因为我误选了Excel选项中的“忽略其他应用程序”，这样Excel会忽略掉其他应用程序的打开请求，所以当通过资源浏览器来打开 Excel文件时，Excel并不会执行打开命令。恢复设置的方法是：启动Excel，在主界面的菜单栏用鼠标单击“工具”选项。然后依次选择“选项→常规→设置”。将“忽略其他应用程序”的选择取消，保存退出后就可以直接双击Excel文件来打开文件了。
文员办公健康小贴士
在电脑桌附近摆放一盆植物或水，可以吸收电脑所发出的电磁波。 尽量避免上肢长时间处于固定、机械而频繁活动的状态，使用鼠标或打字时每工作一小时就要起身活动肢体，做一些握拳、捏指等放松手指的动作。
新科RV-18
参考价格：229元 8GB
新科RV-18内置了8GB大容量空间，并且这款产品有一个突出的特色就是录音时间长，电池超长续航可达到60小时连续录音，超越行业产品不少。除此之外，新科RV-18还有一个特殊功能，那就是支持电话录音。
作为文员，公司很多会议都需要记录。很多部门领导的语速都较快，有时候根本无法完整记录。因此在日常会议中，我们需要借助录音笔先期完成会议的语音记录。这里为大家推荐一些和会议记录相关的录音笔。
紫光电子V-P915
参考价格：195元 8GB
紫光电子V-P915 8GB录音笔特色是支持加密录音，安全效果好。为了应对必要的保密问题，V-P915支持密码设置，不输入正确的密码则不能拷贝、开机播放、录音，甚至连接电脑都会被安全系统拒绝，有效保护我们的会议记录不泄密。
联想B360
参考价格：299元 4GB
联想是国际化品牌，B360 4GB录音笔功能强大、设计时尚科学、易用性强，特色是录音效果好。B360 4GB整合了一键开机录音功能、声控录音、AGC自动增益、动态录音电平显示、变速播放功能、第二代时间戳功能，支持本机查看录音时间、内置高保真扬声器等功能。
希捷Backup Plus 1TB
参考价格：539元
怕备份太复杂？别担心，希捷Backup Plus系列与其他产品最大的不同就是备份系统。内置革命性Dashboard软件，只需轻点一下Protectnow就可自动创建备份计划，全盘持续备份。 还可自由选择所需备份文件的时间，按照每月、每周、每天、每小时或手动来备份。 按类型备份也很方便，可以指定备份内容，文档、音乐、照片、视频甚至某个文件。
移动硬盘安全方便，可以将重要数据在我们和同事之间的电脑中共享，也能将大文件备份到家中，移动硬盘在我们的工作中也是必不可少的工具之一。
奇偶不同 . 页眉也能玩个性
除了正规的页眉外，经常需要对页眉进行特殊设计，比如：奇数页显示章标题，偶数页显示节标题，此类页眉便于读者根据目录，快速查阅需要的内容，应用也很广泛。对于这类特殊的页眉也是有妙招进行处理的。
首先打开文档，选中文档的章标题，切换到“开始”选项卡，在“样式”中选择“标题1”，再选中文档的节标题，在“样式”中选择“标题2”。然后在页眉处双击进入编辑状态，切换到“设计”选项卡勾选“奇偶页不同”，再将光标置于第1页的页眉处，选择“文档部件→域”弹出对话框，在“类别”下选择“链接和引用”，单击StyleRef后选择“标题1”，这样章标题会显示奇数页的页眉。同样将“标题2”添加到偶数页的页眉。如果奇数页中有两个章标题，则默认添加前面一个到页眉，节标题也是如此。
文档正规我有一套
轻松玩转文档页眉页脚
为了推进公司档案管理正规化，同时为了文档美观和便于归类、查看、归档，公司要求2013年所有会议文档必须加上页眉，内容是“公司Logo+2013会议纪要”，页脚则为页码。这对我来说是小菜一碟。
事半功倍 批量添删页眉和页脚
一篇文档无论是否设置页眉页脚，它们都是存在的，只是有时是空白的而已。在Word 2013中，页眉页脚的使用非常方便。
打开Word 2013，切换到“插入”选项卡，在“页眉页脚”选项组中可以插入页眉页脚。为了美观，页眉不但要设置字体美化，还要加入公司Logo，这时就可以选中页眉中的文字，切换到“开始”选项卡，设置文本的字体字号颜色、居中等常规样式。然后选择“插入”选项卡，将公司Logo以插入图片的形式加到页眉中。设置好了页眉，为了以后使用方便，可以将页眉添加到自定义页眉库中。
以上所述只是保证新建的文档可以套用页眉页脚，如果需要对之前的文档也批量添加上类似的页眉和页脚，我们可以借助“页眉页脚修改器”（下载地址：http：//url.cn/9OCMkk）来帮忙。首先将公司的所有文档都复制到同一个文件夹中（可通过搜索的方法集中文档），然后打开软件，按提示输入页眉和页脚文字内容，再单击“浏览”按钮选择文档所在目录，最后单击“批量修改”按钮即可。
文档打印 随“机”应变 无线打印平板文档
日常操作中少不了文档打印，普通文档的打印倒是简单，麻烦的是老总平板里的商务文档。常规的方法是使用数据线将平板连接到电脑，不过，对于这类移动平板设备的打印，我借助的是SambaFilesharing，它可使用Wi-Fi实现无线打印。电脑里的普通文档我使用常规打印，移动设备则使用Wi-Fi打印，做到文档打印随“机”应变。
首先下载SambaFilesharing并安装在平板上。在平板上启动程序后点击“菜单→Setting”，打开设置界面，然后依次点击Password和Usename，分别设置访问Android平板的密码和用户名。完成上述设置后点击“菜单→Enable”，程序会设置Android平板上SD卡和内存盘的共享，成功完成设置后，在平板界面会出现 “Enabled→Running”以及共享IP（图1）。
在电脑上启动资源管理器，地址栏输入手机屏幕显示的IP地址（或直接输入＼＼android），类似＼＼192.168.0.32的形式，回车后按提示输入上述设置的用户名和密码（即访问平板共享资源的用户和密码，而不是PC上的用户和密码）即可打开平板上共享目录，SD卡对应共享名为Sdcard（平板内存盘对应share2）。现在展开＼＼192.168.0.32＼sdcard，右击选择要打印的文档后选“打印”，按提示进行打印即可（图3）。
小知识
SambaFilesharing使用的是SMB协议（它可以轻松实现不同系统之间的共享），这样无需在电脑上安装任何软件即可远程访问平板内容。除了无线打印，我们还可以用于电脑和平板之间互访，比如直接在PC上利用高速有线网络下载平板所需的软件。如果是iPad平板，则可以在电脑和平板上都安装91手机助手，在电脑和平板上启动手机助手，然后使用Wi-Fi方式连接，成功连接后即可使用Wi-Fi方式访问和打印平板文档。
办公答疑解惑
使用宏设置Excel
工作表实现编辑自动保存
对于一些重要文档，可以利用Excel的宏实现文档一编辑就自动保存，打开Excel后按Alt+F11打开VBAProject，在需要保护的表里写入如下代码：
Private Sub Worksheet_
Change（ByVal Target As Range） ThisWorkbook.Save
End Sub
保存，关闭，设置允许宏运行，这样保护的工作表只要一进行编辑就会自动保存。
自动保存的文件丢失
如何找回
我在使用Word 2007编辑一份公文时，突然遇到停电事故，重新启动电脑并运行Word 2007时，在里面怎么也找不到关机前自动保存的文件了。最后在网管员的协助下用如下办法解决了问题：
通过资源管理器进入系统安装分区（一般在C分区）。找到并进入Documents and Settings文件夹，进入以系统登录用户名命名的文件夹。依次进入Application Data＼Microsoft＼Word文件夹，从该文件夹下找到断电之前Word自动保存的文件。如果在编辑文件之前，将自动保存时间设置为几分钟甚至更短，就可以最大限度地减少因断电或其他突发故障引起的文件内容损失。 记事本也要自动保存
因为小巧、快速、占用内存小，记事本是我们记录文字的常用工具。系统自带记事本无法自动保存，如果希望自动保存文档，到http：//www.xker.com/page/d2009/0723/73870.html下载“记事本自动保存工具”，启动程序后会跳出提示窗口，提示软件会在系统后台等待20秒，在这20秒内激活欲保存的记事本文本。点击“是”打开软件，新建记事本文本。点击“自动保存位置”栏后的“…”按钮选择文本自动保存位置并且命名。在“间隔（秒）”栏内输入自动保存的时间间隔，默认为10秒。这样每10秒就会自动保存记事本内容。
安全为上
文档自动保存有高招
在日常处理文档时，我最怕的就是突然断电、死机、辛辛苦苦撰写的文档丢失。幸好Word、Excel都有自动保存文档功能，以Word 2003设置为例，启动Word后点击“工具→选项”，切换到“保存”选项，勾选自动保存时间间隔，设置为5分钟，这样每5分钟文档就会自动保存。Excel设置也是如此。
Excel表格文件无法
启动怎么办
我电脑中的Excel旧文件无法通过双击直接打开，只显示标题栏和工具栏，不显示文件内容。但通过启动Excel图标用“文件”中的“打开”就能正常显示。我修复和重装过Office，但都没用，而Word没有任何问题。
后来发现，是因为我误选了Excel选项中的“忽略其他应用程序”，这样Excel会忽略掉其他应用程序的打开请求，所以当通过资源浏览器来打开 Excel文件时，Excel并不会执行打开命令。恢复设置的方法是：启动Excel，在主界面的菜单栏用鼠标单击“工具”选项。然后依次选择“选项→常规→设置”。将“忽略其他应用程序”的选择取消，保存退出后就可以直接双击Excel文件来打开文件了。
文员办公健康小贴士
在电脑桌附近摆放一盆植物或水，可以吸收电脑所发出的电磁波。 尽量避免上肢长时间处于固定、机械而频繁活动的状态，使用鼠标或打字时每工作一小时就要起身活动肢体，做一些握拳、捏指等放松手指的动作。
新科RV-18
参考价格：229元 8GB
新科RV-18内置了8GB大容量空间，并且这款产品有一个突出的特色就是录音时间长，电池超长续航可达到60小时连续录音，超越行业产品不少。除此之外，新科RV-18还有一个特殊功能，那就是支持电话录音。
作为文员，公司很多会议都需要记录。很多部门领导的语速都较快，有时候根本无法完整记录。因此在日常会议中，我们需要借助录音笔先期完成会议的语音记录。这里为大家推荐一些和会议记录相关的录音笔。
紫光电子V-P915
参考价格：195元 8GB
紫光电子V-P915 8GB录音笔特色是支持加密录音，安全效果好。为了应对必要的保密问题，V-P915支持密码设置，不输入正确的密码则不能拷贝、开机播放、录音，甚至连接电脑都会被安全系统拒绝，有效保护我们的会议记录不泄密。
联想B360
参考价格：299元 4GB
联想是国际化品牌，B360 4GB录音笔功能强大、设计时尚科学、易用性强，特色是录音效果好。B360 4GB整合了一键开机录音功能、声控录音、AGC自动增益、动态录音电平显示、变速播放功能、第二代时间戳功能，支持本机查看录音时间、内置高保真扬声器等功能。
希捷Backup Plus 1TB
参考价格：539元
怕备份太复杂？别担心，希捷Backup Plus系列与其他产品最大的不同就是备份系统。内置革命性Dashboard软件，只需轻点一下Protectnow就可自动创建备份计划，全盘持续备份。 还可自由选择所需备份文件的时间，按照每月、每周、每天、每小时或手动来备份。 按类型备份也很方便，可以指定备份内容，文档、音乐、照片、视频甚至某个文件。
移动硬盘安全方便，可以将重要数据在我们和同事之间的电脑中共享，也能将大文件备份到家中，移动硬盘在我们的工作中也是必不可少的工具之一。