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摘要：基层采购人在政府采购中仍存有内控制度不完善的现象，法约尔的一般管理理论的管理五要素、十四条原则及教育的必要性，对于完善采购人在政府采购内控制度中的岗位设置、流程设计、制度的自我更新方面有着重要的启示作用。
关键词：法约尔一般管理理论 政府采购 内控制度
近年中国政府采购规模保持快速增长，2016年采购规模超过3万亿元。但是基层采购人 在执行政府采购政策过程中，仍存在采购人员变动频繁、政府采购政策把握不准确、权限匹配不当等现象，凸显出基层采购人内控制度的不完善。内控制度的完善，需要理论的指导。西方管理科学发展史上具有重要影响力的法国管理学家法约尔提出了一般管理理论，该理论所具有的“一般性”对基层采购人完善政府采购内控制度有一定启示。
一、一般管理理论的主要内容
（一）管理五要素
管理包括计划、组织、指挥、协调和控制五个要素。其中，计划是管理中的首要因素，是一切组织活动的基础；组织能够使计划能够很好地制定和执行；指挥可以减少无效的损耗；协调保证各部门的活动和努力相一致；控制的目的在于检验其他要素的事迹作用是否发挥得当。
（二）管理的十四条原则
这十四条原则分别是：劳动分工；权力和责任；纪律；统一指挥；统一领导；个人利益服从整体利益；人員的报酬；集中；等级系列；秩序；公平；人员的稳定；首创精神；人员的团结。
（三）进行管理教育的必要性
法约尔认为，人的管理能力是可以通过教育获得的，进行管理教育是培养管理能力的首要条件。人们除了可以通过经验积累学习管理，也可以到学校课堂上学习到管理。
二、对内控制度的启示
（一）岗位设置
根据一般管理理论的组织因素及劳动分工、权力和责任、人员的稳定等原则，基层政府采购内控制度在制定岗位设置时，要成立人员相对稳定的专门负责采购的岗位，单位负责采购的采购小组至少由三人组成，分为采购员、采购主管和分管领导。
采购员主要负责具体的采购实施工作，如报送采购计划、做好沟通（其他部门与采购小组间的沟通、本单位与代理机构之间的沟通、本单位与供应商之间的沟通、本单位与采购监管部门的沟通，等等）、落实做好市场调查等，保证计划表的报送合法、各方的沟通顺畅。采购主管主要负责采购方式的把握、采购需求的确认、法律法规政策的把控、牵头做好市场调查等，确保价格合适、采购合法。分管领导主要做好统一指挥、内控制度的及时调整、合理的人员安排、廉洁纪律提醒等等，以使整个体制机制运转顺畅。
明确采购小组成员在采购过程中的权力与责任，在条件允许下，可以做更细化的分工。可以根据采购品目类型，将采购员细分为工程采购员、服务采购员、货物采购员；采购主管也可以实行AB角，或者两人分工制：一人是工程采购主管，一人是货物服务采购主管。或者根据政府采购集中采购目录，采购员分为集中采购机构采购项目采购员、部门集中采购项目采购员、分散采购员；采购主管也可以分为目录内项目的采购主管、目录外项目的采购主管。
（二）流程设计
流程设计主要把控好“事前-事中-事后”三方面。
事前方面：根据计划因素，制作好本单位的采购计划，可以分为年初计划和临时计划，年初计划要在每年的财政预算制定前制定好本单位的采购计划，保证资金的落实。将采购需求大致作出，并通过市场调查报告，将调查出的预算价作为标底价。临时计划也要做好市场调查。根据控制因素，设定好制定计划的时间限制，提高制定计划的效率，例如对于临时计划，要求采购的具体室办需在五个工作日内向采购小组提供采购需求，采购小组在收到采购需求后三个工作日内做好市场调查报告反馈给具体室办，由具体室办确认最后的预算金额。最后将市场调查和采购需求提交的内部审计及检察机构备案。
事中方面：根据协调因素，采购员在获得最终的需求与预算之后，提交采购计划。根据不同的项目采购不同的采购准备：一是对于通用类品目，有采购员直接操作；二是对于招标项目，选取合适的代理机构后，采购主管要做好与代理机构的沟通与协调，将本单位的需求跟代理机构表达清楚。对于代理机构制作好的招标文件，内控中，要设置确认流程：先由采购主管初核，再由单位内部的法制部门或者顾问律师复核，最后由采购主管提交给单位领导班子审核。审核的每个过程也都要设置时间限制。评标采购人代表可以由采购主管担任，也可以由有相关知识的具体人员负责担任。在合同签订环节，也可以按照招标文件的确认流程走一次程序。
事后方面：在采购项目结束后，请本单位验收人员、专业部门或者第三方机构验收，对于验收合格的，及时支付余款；对于验收不合格的，单位要走相应的政府内部程序和外部法律诉讼程序。做好档案的归档整理，以备以后查询使用。
可以根据上述要求，制作本单位内控的流程设计图，例如：
（三）制度的自我更新
根据法约尔一般管理理论中的控制因素及教育理论，做好制度的自我更新可以从采购人员的陪训制度与继续教育及内控制度的定期与不定期修订上努力。
采购人员的培训制度及岗前培训。形成定期培训制度及不定期培训制度，定期培训可以以年为单位，每年让单位采购员和采购主管参加采购协会举办的培训；不定期培训是指，当有新规出台时，及时让采购人员参加相应部门组织的培训。管理是可以通过教育学会的，政府采购也是，采购人员上岗前，都对其进行一个上岗前培训。岗前培训可以由本单位原来采购的人员进行，也可以由外界熟悉采购的人员进行内部培训。
内控制度的定期与不定期修订。结合政策的实施实现，一般而言，采购政策是每年会有一次变动，针对该变动，内控制度也每年定期修订一次。对于不特定的政策变动，每次进行不定期的修订。
三、结语
无规矩不成方圆，内控制度的完善不仅可以加强单位的内部管理，而且对于基层采购人采购效率的提高也具有重要作用。法约尔的一般管理理论所具有的普遍适用性，对政府采购内控制度的完善及其实际可操作性有着理论指导性。当然，内控制度主要是对内的，面对外部环境你的变化，法约尔一般管理理论所启示的制度的自我更新，也正是制度本身的生命力所在。
参考文献：
[1]丁煌.西方公共行政管理理论精要[M].中国人民大学出版社， 2005.
[2]佚名.财政部关于加强政府采购活动 内部控制管理的指导意见[J].交通财会，2016（8）：92-94.
关键词：法约尔一般管理理论 政府采购 内控制度
近年中国政府采购规模保持快速增长，2016年采购规模超过3万亿元。但是基层采购人 在执行政府采购政策过程中，仍存在采购人员变动频繁、政府采购政策把握不准确、权限匹配不当等现象，凸显出基层采购人内控制度的不完善。内控制度的完善，需要理论的指导。西方管理科学发展史上具有重要影响力的法国管理学家法约尔提出了一般管理理论，该理论所具有的“一般性”对基层采购人完善政府采购内控制度有一定启示。
一、一般管理理论的主要内容
（一）管理五要素
管理包括计划、组织、指挥、协调和控制五个要素。其中，计划是管理中的首要因素，是一切组织活动的基础；组织能够使计划能够很好地制定和执行；指挥可以减少无效的损耗；协调保证各部门的活动和努力相一致；控制的目的在于检验其他要素的事迹作用是否发挥得当。
（二）管理的十四条原则
这十四条原则分别是：劳动分工；权力和责任；纪律；统一指挥；统一领导；个人利益服从整体利益；人員的报酬；集中；等级系列；秩序；公平；人员的稳定；首创精神；人员的团结。
（三）进行管理教育的必要性
法约尔认为，人的管理能力是可以通过教育获得的，进行管理教育是培养管理能力的首要条件。人们除了可以通过经验积累学习管理，也可以到学校课堂上学习到管理。
二、对内控制度的启示
（一）岗位设置
根据一般管理理论的组织因素及劳动分工、权力和责任、人员的稳定等原则，基层政府采购内控制度在制定岗位设置时，要成立人员相对稳定的专门负责采购的岗位，单位负责采购的采购小组至少由三人组成，分为采购员、采购主管和分管领导。
采购员主要负责具体的采购实施工作，如报送采购计划、做好沟通（其他部门与采购小组间的沟通、本单位与代理机构之间的沟通、本单位与供应商之间的沟通、本单位与采购监管部门的沟通，等等）、落实做好市场调查等，保证计划表的报送合法、各方的沟通顺畅。采购主管主要负责采购方式的把握、采购需求的确认、法律法规政策的把控、牵头做好市场调查等，确保价格合适、采购合法。分管领导主要做好统一指挥、内控制度的及时调整、合理的人员安排、廉洁纪律提醒等等，以使整个体制机制运转顺畅。
明确采购小组成员在采购过程中的权力与责任，在条件允许下，可以做更细化的分工。可以根据采购品目类型，将采购员细分为工程采购员、服务采购员、货物采购员；采购主管也可以实行AB角，或者两人分工制：一人是工程采购主管，一人是货物服务采购主管。或者根据政府采购集中采购目录，采购员分为集中采购机构采购项目采购员、部门集中采购项目采购员、分散采购员；采购主管也可以分为目录内项目的采购主管、目录外项目的采购主管。
（二）流程设计
流程设计主要把控好“事前-事中-事后”三方面。
事前方面：根据计划因素，制作好本单位的采购计划，可以分为年初计划和临时计划，年初计划要在每年的财政预算制定前制定好本单位的采购计划，保证资金的落实。将采购需求大致作出，并通过市场调查报告，将调查出的预算价作为标底价。临时计划也要做好市场调查。根据控制因素，设定好制定计划的时间限制，提高制定计划的效率，例如对于临时计划，要求采购的具体室办需在五个工作日内向采购小组提供采购需求，采购小组在收到采购需求后三个工作日内做好市场调查报告反馈给具体室办，由具体室办确认最后的预算金额。最后将市场调查和采购需求提交的内部审计及检察机构备案。
事中方面：根据协调因素，采购员在获得最终的需求与预算之后，提交采购计划。根据不同的项目采购不同的采购准备：一是对于通用类品目，有采购员直接操作；二是对于招标项目，选取合适的代理机构后，采购主管要做好与代理机构的沟通与协调，将本单位的需求跟代理机构表达清楚。对于代理机构制作好的招标文件，内控中，要设置确认流程：先由采购主管初核，再由单位内部的法制部门或者顾问律师复核，最后由采购主管提交给单位领导班子审核。审核的每个过程也都要设置时间限制。评标采购人代表可以由采购主管担任，也可以由有相关知识的具体人员负责担任。在合同签订环节，也可以按照招标文件的确认流程走一次程序。
事后方面：在采购项目结束后，请本单位验收人员、专业部门或者第三方机构验收，对于验收合格的，及时支付余款；对于验收不合格的，单位要走相应的政府内部程序和外部法律诉讼程序。做好档案的归档整理，以备以后查询使用。
可以根据上述要求，制作本单位内控的流程设计图，例如：
（三）制度的自我更新
根据法约尔一般管理理论中的控制因素及教育理论，做好制度的自我更新可以从采购人员的陪训制度与继续教育及内控制度的定期与不定期修订上努力。
采购人员的培训制度及岗前培训。形成定期培训制度及不定期培训制度，定期培训可以以年为单位，每年让单位采购员和采购主管参加采购协会举办的培训；不定期培训是指，当有新规出台时，及时让采购人员参加相应部门组织的培训。管理是可以通过教育学会的，政府采购也是，采购人员上岗前，都对其进行一个上岗前培训。岗前培训可以由本单位原来采购的人员进行，也可以由外界熟悉采购的人员进行内部培训。
内控制度的定期与不定期修订。结合政策的实施实现，一般而言，采购政策是每年会有一次变动，针对该变动，内控制度也每年定期修订一次。对于不特定的政策变动，每次进行不定期的修订。
三、结语
无规矩不成方圆，内控制度的完善不仅可以加强单位的内部管理，而且对于基层采购人采购效率的提高也具有重要作用。法约尔的一般管理理论所具有的普遍适用性，对政府采购内控制度的完善及其实际可操作性有着理论指导性。当然，内控制度主要是对内的，面对外部环境你的变化，法约尔一般管理理论所启示的制度的自我更新，也正是制度本身的生命力所在。
参考文献：
[1]丁煌.西方公共行政管理理论精要[M].中国人民大学出版社， 2005.
[2]佚名.财政部关于加强政府采购活动 内部控制管理的指导意见[J].交通财会，2016（8）：92-94.