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随着信息社会的到来,社会对档案信息的利用需求正在发生着新的变化,使得我国的档案利用面临前所未有的挑战。认真分析新形势下高校档案研发与利用面临的问题,从而寻求出合理的策略以及满足社会对档案信息的迫切需求,显得尤为重要。
1 重视高校科研档案研发与利用工作
科研档案的研发与利用一直是困扰高校档案部门的老大难问题,由于受传统档案观影响,长期以来,不少档案工作者认为档案是国家行政管理活动的伴生物,主要为学院教育教学服务,有意无意地忽视了为社会、教职工、学生提供档案管理和利用服務。把档案工作简单地理解为是“为领导服务”、而对于为其他个人的服务关注不够,热情不够,主观上影响了档案信息资源的开发与利用的深度和广度。
科学技术是第一生产力,高校是国家进行科学研究重要的基地,而高校科研档案不仅是科学研究成果的最终集中地,也是科研信息的汇集地。在科研档案资源研发和利用中日益受到社会的关注,在社会政治与经济的发展中发挥着越来越重要的作用。但是,如何更好地研发和利用科研档案资源,使之为生产力的进一步发展服务,是高校档案事业顺应社会信息化发展潮流所亟待研究的重大课题。进一步转变观念,采取措施,完善管理,在充分研发高校科研档案资源的基础上,发展高校科研档案事业。
2 加强高校科研档案的鉴定工作,搞好档案的保密与开放
保密与开放可以说是科研档案工作的一个极为敏感的问题。长期以来,档案界传统的保密意识对科研档案管理的影响颇大。为保密,多数科研档案入库后,所定的密码时候很长,几乎没有解密之说,开放范围较窄,一般始终只允许课题主要成员借阅。由于长期得不到广泛、有效地开发和利用,许多档案随着时间的推移,其特有的学术参考利用价值逐渐丧失,相当一批科研档案最终演化为“死档”,令人惋惜。1996年重新修订的《中华人民共和国档案法》第十九条规定:国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限,可以少于三十年,涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限,可以多于三十年,具体期限由国家档案行政管理部门制订,报国务院批准施行。这为缩短科研档案向公众开放时间,充分开发和利用科研档案信息资源为科技服务提供了有力的政策和法律依据。因此,根据实际情况尽快转变科研档案保密管理观念,改革高校科研档案管理的保密与开放制度,使得大量有现实开发和利用价值的档案资源得到发挥已迫在眉睫。
处理好高校科研档案的保密与开放工作,在转变观念的同时应重点加强高校科研档案的鉴定工作。科研档案的鉴定工作是指对归档科研档案价值,科研档案质量的鉴定分析工作,是确定科研档案密级和保管期限的重要手段,它对于提高库藏档案质量,保护科研档案,充分发挥科研档案在社会和经济发展中的作用都有极其重要的意义。
3 广泛挖掘科研档案资源,加快科研档案资源利用频率
3.1 开拓收集范围,积极挖掘现有的档案信息,搞好超前服务
档案室室藏档案的文书档案中不乏有教育教学科研、实验、调查报告、数据分析、管理模式、经验教训、规章制度等方面有用的信息材料,对提升学校管理品位,提高教学质量都将发挥重要的参考作用。在摸清室减的基础上,搞好超前服务,把这些价值较高的档案按内容分门别类地编制成专题目录或专题资料。可将这些档案扫描至计算机,利用现代电子技术和通讯设施制作成光盘收藏或专题网页,通过校园网供教职员工或社会各界利用。
3.2 加强编研工作,提高编研材料档次
编研是一项具有较高层次的信息开发工作,挖掘得深,是能够为教职提供更好的服务的,是能够为领导决策提高准确信息的。这就要求档案人员要改变传统编研思路,多编研一些与教育教学有关的价值较高的材料;其次,要针对某个时期党和政府的中心工作,重要工作、教职工群众关心的热点问题开发档案信息资源加以整理汇编。
3.3 加快档案信息资源以及数据库和网络建设
信息时代逐步将所有的相关计算机数据库,通迅系统等连接起来,形成网络,实现信息资源共享。档案室作为提供档案信息的重要来源之一,逐步建设成为学校信息系统的一个重要“节点”,这就需要档案人员改变方式,如逐步由档案室分类、编目,过渡到运用标准机读目录,建立自己的室藏检索系统和能够发挥自己室藏特色的数据库;同时应考虑与网络技术的兼容与连接,条件成熟便可进入校园网和局域网,将本校的具有特色的档案信息提供给教职工或社会,实现真正意义上的档案信息资源共享。
4 建设一支强有力的高校科研档案管理队伍
高校科研档案管理队伍在客观上影响着高校科研档案的管理水平。目前高校科研档案管理专兼职人员普遍存在学历低、知识面窄等不利因素。因此,提高现有科研档案管理人员素质是一项切实而紧迫的任务。
面对日益竞争、日益开放的社会,一个合格的高校科研档案管理人员应具备较高政治素质、业务素质、科学文化水平以及相关的法律知识、经济知识等。有关领导部门应采取多种措施,如“送出去,请进来”,支持鼓励科研档案管理人员进修一些专门知识,请专家来校交流、讲学等,提高科研档案管理人员素质。
在全社会档案意识有待进一步提高,高校科研档案管理人员待遇有待进一步改善的今天,整个高校档案管理队伍的不稳定是不可避免的。与其牢骚满腹,不如退而内修自身。在对外大力宣传高校档案工作,提高档案工作的社会地位的基础上,对内创造一种严肃、活泼、积极向上的工作环境,对稳定高校档案管理队伍无疑是有效的手段。同时,也应看到人员流动也有积极的一面,档案管理部门应抓住机会,采取不同措施,积极改善科研档案管理队伍的知识层次和知识结构,以提高科研档案的管理水平。
1 重视高校科研档案研发与利用工作
科研档案的研发与利用一直是困扰高校档案部门的老大难问题,由于受传统档案观影响,长期以来,不少档案工作者认为档案是国家行政管理活动的伴生物,主要为学院教育教学服务,有意无意地忽视了为社会、教职工、学生提供档案管理和利用服務。把档案工作简单地理解为是“为领导服务”、而对于为其他个人的服务关注不够,热情不够,主观上影响了档案信息资源的开发与利用的深度和广度。
科学技术是第一生产力,高校是国家进行科学研究重要的基地,而高校科研档案不仅是科学研究成果的最终集中地,也是科研信息的汇集地。在科研档案资源研发和利用中日益受到社会的关注,在社会政治与经济的发展中发挥着越来越重要的作用。但是,如何更好地研发和利用科研档案资源,使之为生产力的进一步发展服务,是高校档案事业顺应社会信息化发展潮流所亟待研究的重大课题。进一步转变观念,采取措施,完善管理,在充分研发高校科研档案资源的基础上,发展高校科研档案事业。
2 加强高校科研档案的鉴定工作,搞好档案的保密与开放
保密与开放可以说是科研档案工作的一个极为敏感的问题。长期以来,档案界传统的保密意识对科研档案管理的影响颇大。为保密,多数科研档案入库后,所定的密码时候很长,几乎没有解密之说,开放范围较窄,一般始终只允许课题主要成员借阅。由于长期得不到广泛、有效地开发和利用,许多档案随着时间的推移,其特有的学术参考利用价值逐渐丧失,相当一批科研档案最终演化为“死档”,令人惋惜。1996年重新修订的《中华人民共和国档案法》第十九条规定:国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限,可以少于三十年,涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限,可以多于三十年,具体期限由国家档案行政管理部门制订,报国务院批准施行。这为缩短科研档案向公众开放时间,充分开发和利用科研档案信息资源为科技服务提供了有力的政策和法律依据。因此,根据实际情况尽快转变科研档案保密管理观念,改革高校科研档案管理的保密与开放制度,使得大量有现实开发和利用价值的档案资源得到发挥已迫在眉睫。
处理好高校科研档案的保密与开放工作,在转变观念的同时应重点加强高校科研档案的鉴定工作。科研档案的鉴定工作是指对归档科研档案价值,科研档案质量的鉴定分析工作,是确定科研档案密级和保管期限的重要手段,它对于提高库藏档案质量,保护科研档案,充分发挥科研档案在社会和经济发展中的作用都有极其重要的意义。
3 广泛挖掘科研档案资源,加快科研档案资源利用频率
3.1 开拓收集范围,积极挖掘现有的档案信息,搞好超前服务
档案室室藏档案的文书档案中不乏有教育教学科研、实验、调查报告、数据分析、管理模式、经验教训、规章制度等方面有用的信息材料,对提升学校管理品位,提高教学质量都将发挥重要的参考作用。在摸清室减的基础上,搞好超前服务,把这些价值较高的档案按内容分门别类地编制成专题目录或专题资料。可将这些档案扫描至计算机,利用现代电子技术和通讯设施制作成光盘收藏或专题网页,通过校园网供教职员工或社会各界利用。
3.2 加强编研工作,提高编研材料档次
编研是一项具有较高层次的信息开发工作,挖掘得深,是能够为教职提供更好的服务的,是能够为领导决策提高准确信息的。这就要求档案人员要改变传统编研思路,多编研一些与教育教学有关的价值较高的材料;其次,要针对某个时期党和政府的中心工作,重要工作、教职工群众关心的热点问题开发档案信息资源加以整理汇编。
3.3 加快档案信息资源以及数据库和网络建设
信息时代逐步将所有的相关计算机数据库,通迅系统等连接起来,形成网络,实现信息资源共享。档案室作为提供档案信息的重要来源之一,逐步建设成为学校信息系统的一个重要“节点”,这就需要档案人员改变方式,如逐步由档案室分类、编目,过渡到运用标准机读目录,建立自己的室藏检索系统和能够发挥自己室藏特色的数据库;同时应考虑与网络技术的兼容与连接,条件成熟便可进入校园网和局域网,将本校的具有特色的档案信息提供给教职工或社会,实现真正意义上的档案信息资源共享。
4 建设一支强有力的高校科研档案管理队伍
高校科研档案管理队伍在客观上影响着高校科研档案的管理水平。目前高校科研档案管理专兼职人员普遍存在学历低、知识面窄等不利因素。因此,提高现有科研档案管理人员素质是一项切实而紧迫的任务。
面对日益竞争、日益开放的社会,一个合格的高校科研档案管理人员应具备较高政治素质、业务素质、科学文化水平以及相关的法律知识、经济知识等。有关领导部门应采取多种措施,如“送出去,请进来”,支持鼓励科研档案管理人员进修一些专门知识,请专家来校交流、讲学等,提高科研档案管理人员素质。
在全社会档案意识有待进一步提高,高校科研档案管理人员待遇有待进一步改善的今天,整个高校档案管理队伍的不稳定是不可避免的。与其牢骚满腹,不如退而内修自身。在对外大力宣传高校档案工作,提高档案工作的社会地位的基础上,对内创造一种严肃、活泼、积极向上的工作环境,对稳定高校档案管理队伍无疑是有效的手段。同时,也应看到人员流动也有积极的一面,档案管理部门应抓住机会,采取不同措施,积极改善科研档案管理队伍的知识层次和知识结构,以提高科研档案的管理水平。