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摘要:信息技术的快速发展,已经渗透各个行业和领域。文章以中学教职工人事档案管理为核心,探讨了人事档案的特性和信息管理的意义,分析了中学教职工人事档案信息管理现状,提出了中学教职工人事档案信息化管理的改进措施,希望为实际管理工作提供一些新思路。
关键词:中学;教职工;人事档案;信息管理;改进措施
中图分类号:G637.2 文献标识码:A 文章编号:1003-2177(2021)18-0065-02
0 引言
在中学内,教职工人事档案管理是一项重要工作,不仅关系到教职工的工作成果,也是学校选拔人才的依据。传统管理模式存在诸多问题,难以适应新形势下的工作需求,加强信息化建设和管理,可以全面提升人事档案的管理效率和水平,推动教职工和学校共同进步。教职工人事档案信息管理有哪些不足?如何进行改进?以下结合实践进行探讨。
1人事档案的特性和信息管理的意义
1.1人事档案的特性
(1)全面性,记录了员工个人的成长经历,能展现员工的家庭、专业情况,反映出员工的个人全貌。(2)现实性,对人事部门而言,人事档案是人才选拔和使用、提供薪酬待遇的重要依据。(3)真实性,档案内容要真实、完整、客观,为人事部门提供优质服务。(4)动态性,随着员工的岗位、职称的变化,人事档案内容也要及时变更,随时补充新材料。(5)流动性,人事管理和人事档案管理要统一,坚持“档随人走”的原则,避免出现无头档案[1]。(6)机密性,人事档案中的一些内容,可能涉及国家和组织秘密,管理者应该妥善保管,避免机密信息泄露。
1.2 信息化管理的意义
(1)能完善数据信息,确保教职工档案更加真实,能反映出教职工的身份和变化。如此,有利于学校掌握教职工的全部信息,合理分配岗位职责,开展考核评价。(2)能保证信息安全,相比于纸质档案,信息管理能延长教职工档案的保存时间,避免发生损坏和丢失,并对私密信息进行严格保护。尤其是杀毒软件的使用,可以抵御外界攻击,保证档案信息安全。(3)能促进学校发展,教职工档案信息管理,能激发管理者的积极性,促使教师群体的综合素质不断提高,推动学校健康发展。
2中学教职工人事档案信息管理现状
2.1 信息资源较少
中学教职工的人事档案中,资料主要有个人履历、鉴定材料、职务职称工资材料、考核结果、入党材料等。相比于其他人事档案,教职工人事档案的信息资源较少,由于实用性差,无法满足人事管理需求。此外,人事档案中和教职工职称、职位、工作变动相关的资料齐全,涉及个人才能、技术专业、获奖情况的材料少。如此,管理者利用教职工的档案时,只能从皮毛出发,无法为人才的培养和配置提供充足的依据。
2.2 管理模式落后
(1)依然采用人力进行管理,纸质档案数量多,不仅增加了管理者的工作量,也容易出现人为误差。(2)对于信息技术和设备的使用不到位,需要查询档案时,管理者不知如何操作,造成資源浪费。(3)学校在软硬件上的投入不足,例如档案室环境差,不满足防潮防火防盗的标准,导致档案易出现破损;计算机、扫描仪的配置低,长时间没有更新升级软件,使用时卡顿,提高了黑客攻击和病毒入侵风险[2]。
2.3 人员素质不足
人事档案管理,离不开管理人员这个要素,直接决定了管理效率和质量。档案管理人员的素质不足,是因为没有经过上级主管部门统一考评,完全按照学校的标准进行人才选拔;部分学校为了降低人力管理成本,甚至没有专职的人事档案管理职员,而是将档案资料分发到各个部门。
2.4 存在安全隐患
针对档案中的重点内容进行保密,防止个人信息泄露或被他人利用,才能保证档案的安全。然而实际管理中,一方面学校领导和管理者对人事档案管理的意识薄弱,缺少完善的管理制度,没有认识到人事档案的重要性。另一方面,信息技术手段的应用不到位,存在安全漏洞,档案资料面临较多风险[3]。
3中学教职工人事档案信息化管理的改进措施
3.1 完善档案信息
(1)在人事档案中设置教学登记表,能反映出教职工的教学、工作、生活;同时设置学术研究模块,反映教职工的学术地位和能力。(2)对于教职工的奖励、进修情况,也要反映在档案资料中,从而了解教职工的社会地位。这些内容的补充,能为教职工的评价工作提供更加全面的信息,有利于教职工队伍的建设,树立竞争意识,实现良性发展。
3.2 创新管理模式
(1)在校领导的带领下,成立专门的人事档案管理部门,配置专业的管理人员,明确管理者的职责,实现人事档案信息的良好沟通,为教职工管理提供依据。(2)为教职工提供人事档案查询软件,利用身份证号或职工号就能进行查询;并且记录了他人对自己的评价,既能对人事档案进行数字化管理,又能激发教职工的积极性。(3)人事档案的信息管理,并不是一蹴而就的,有一个缓慢过渡期。要求在统一的规范标准下进行管理,保证关键信息的安全,逐步信息公开。
3.3 开展人员培训
(1)聘请信息技术操作娴熟的人员,对人事档案管理工作进行指导,来提高管理者的实践操作能力,将技术和实际管理有机结合。根据中学教职工人事管理的特点,合理配置电子终端设备,进行权限管理,实现档案资料查询和使用自动化。(2)注重人员选拔聘用环节,既要有专业技能和经验,又要有良好的政治素养。学校可定期组织档案管理者进行思政教育,促使管理者创新思想观念,对人事档案管理工作有正确的认识,树立高度责任心。
3.4 提高安全程度
(1)应分析潜在的安全隐患,对管理人员进行严格审查,尤其是涉密科研的教职工人事档案。(2)从档案保管环境出发,按照规范做好防盗、防火、防潮措施,定期检查,及时发现存在的不足。(3)要发挥出信息技术的优势,电子版人事档案资料储存在硬盘中,应定期进行升级;对信息管理系统进行更新,使用防火墙、杀毒软件、数据加密等技术手段,抵御黑客和病毒。(4)发布人事档案信息时,要对管理人员进行审核,禁止将档案资料带出档案室,保护教职工的档案信息。 3.5 建立数据库
建立教职工人事档案数据库,对档案资料进行收集、登录、处理,审核个人信息的真实性、完整性,由教职工本人或人事管理人员,在学校官网上更新人事信息,限制访问权限,避免数据随意变更。对档案资料进行管理,应遵循动态化原则,根据教职工的岗位变化,及时更改档案资料,确保档案和真人资料的一致性。数据库的建立和使用,能提高档案查询效率,更好地发挥出利用价值。
4中学教职工人事档案信息管理系统的构建
4.1 系统目标
基于浏览器/服务器(B/S)架构下,构建教职工人事档案信息管理系统。和传统人工管理模式、单机系统管理相比,不仅能提高检索效率,还能保证数据安全,有利于档案信息及时更新。
4.2 可行性分析
(1)使用J2EE架构、Mysql数据库搭建系统平台,技術上是可行的,有成功的系统搭建经验。(2)计算机网络技术发展快速,硬件和软件的配置更加容易,不仅技术成熟,而且成本低廉,构建该管理系统的成本不会很高。该系统投入运用后,能提高人事档案管理效率,具有广阔的应用市场,经济层面是可行的。(3)该管理系统的运行环境要求并不苛刻,只需在计算机上安装浏览器就可运行;且系统主要面向人事档案管理者,具有友好的界面,系统操作简单,在实际应用上是可行的。
4.3 系统功能模块
(1)管理员功能模块。该模块由个人信息管理子系统、组织架构管理子系统、数据安全管理子系统、教师信息管理子系统组成。1)个人信息管理子系统,能查看个人基本信息,对个人信息和用户密码进行修改;2)组织架构管理子系统,可对部门和职务信息进行管理;3)数据安全管理子系统,对档案数据进行实时备份、还原,抵御外界攻击和病毒入侵;4)教师信息管理子系统,涉及教师的基本信息、工资、职业规划,同时也能对离职教师进行管理。(2)教师功能模块。该模块由个人信息管理子系统、个人工资查询子系统、个人职业规划子系统组成。教师在该功能模块中,既能查询个人信息,修改登录密码;也能查询工资情况,对职业规划方案进行编辑。
5 结语
综上所述,人事档案具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性的特性,实现信息管理能完善数据信息,保证信息安全,促进学校发展。文章指出中学教职工人事档案管理现状,从完善档案信息、创新管理模式、开展人员培训、提高安全程度、建立数据库五个方面,阐述了信息管理的改进措施,希望为实际管理工作提供经验借鉴。
参考文献
[1]许世英.中学教职工人事档案信息管理探讨[J].人力资源管理,2016(7):314-315.
[2]赵金华.新时期加强学校人事档案管理队伍建设的若干思考[J].办公室业务,2020(9):142+144.
[3]何菁霞.中学教职工人事档案管理模式优化探讨[J].办公室业务,2015(17):96.
(责编:李慧娟)
关键词:中学;教职工;人事档案;信息管理;改进措施
中图分类号:G637.2 文献标识码:A 文章编号:1003-2177(2021)18-0065-02
0 引言
在中学内,教职工人事档案管理是一项重要工作,不仅关系到教职工的工作成果,也是学校选拔人才的依据。传统管理模式存在诸多问题,难以适应新形势下的工作需求,加强信息化建设和管理,可以全面提升人事档案的管理效率和水平,推动教职工和学校共同进步。教职工人事档案信息管理有哪些不足?如何进行改进?以下结合实践进行探讨。
1人事档案的特性和信息管理的意义
1.1人事档案的特性
(1)全面性,记录了员工个人的成长经历,能展现员工的家庭、专业情况,反映出员工的个人全貌。(2)现实性,对人事部门而言,人事档案是人才选拔和使用、提供薪酬待遇的重要依据。(3)真实性,档案内容要真实、完整、客观,为人事部门提供优质服务。(4)动态性,随着员工的岗位、职称的变化,人事档案内容也要及时变更,随时补充新材料。(5)流动性,人事管理和人事档案管理要统一,坚持“档随人走”的原则,避免出现无头档案[1]。(6)机密性,人事档案中的一些内容,可能涉及国家和组织秘密,管理者应该妥善保管,避免机密信息泄露。
1.2 信息化管理的意义
(1)能完善数据信息,确保教职工档案更加真实,能反映出教职工的身份和变化。如此,有利于学校掌握教职工的全部信息,合理分配岗位职责,开展考核评价。(2)能保证信息安全,相比于纸质档案,信息管理能延长教职工档案的保存时间,避免发生损坏和丢失,并对私密信息进行严格保护。尤其是杀毒软件的使用,可以抵御外界攻击,保证档案信息安全。(3)能促进学校发展,教职工档案信息管理,能激发管理者的积极性,促使教师群体的综合素质不断提高,推动学校健康发展。
2中学教职工人事档案信息管理现状
2.1 信息资源较少
中学教职工的人事档案中,资料主要有个人履历、鉴定材料、职务职称工资材料、考核结果、入党材料等。相比于其他人事档案,教职工人事档案的信息资源较少,由于实用性差,无法满足人事管理需求。此外,人事档案中和教职工职称、职位、工作变动相关的资料齐全,涉及个人才能、技术专业、获奖情况的材料少。如此,管理者利用教职工的档案时,只能从皮毛出发,无法为人才的培养和配置提供充足的依据。
2.2 管理模式落后
(1)依然采用人力进行管理,纸质档案数量多,不仅增加了管理者的工作量,也容易出现人为误差。(2)对于信息技术和设备的使用不到位,需要查询档案时,管理者不知如何操作,造成資源浪费。(3)学校在软硬件上的投入不足,例如档案室环境差,不满足防潮防火防盗的标准,导致档案易出现破损;计算机、扫描仪的配置低,长时间没有更新升级软件,使用时卡顿,提高了黑客攻击和病毒入侵风险[2]。
2.3 人员素质不足
人事档案管理,离不开管理人员这个要素,直接决定了管理效率和质量。档案管理人员的素质不足,是因为没有经过上级主管部门统一考评,完全按照学校的标准进行人才选拔;部分学校为了降低人力管理成本,甚至没有专职的人事档案管理职员,而是将档案资料分发到各个部门。
2.4 存在安全隐患
针对档案中的重点内容进行保密,防止个人信息泄露或被他人利用,才能保证档案的安全。然而实际管理中,一方面学校领导和管理者对人事档案管理的意识薄弱,缺少完善的管理制度,没有认识到人事档案的重要性。另一方面,信息技术手段的应用不到位,存在安全漏洞,档案资料面临较多风险[3]。
3中学教职工人事档案信息化管理的改进措施
3.1 完善档案信息
(1)在人事档案中设置教学登记表,能反映出教职工的教学、工作、生活;同时设置学术研究模块,反映教职工的学术地位和能力。(2)对于教职工的奖励、进修情况,也要反映在档案资料中,从而了解教职工的社会地位。这些内容的补充,能为教职工的评价工作提供更加全面的信息,有利于教职工队伍的建设,树立竞争意识,实现良性发展。
3.2 创新管理模式
(1)在校领导的带领下,成立专门的人事档案管理部门,配置专业的管理人员,明确管理者的职责,实现人事档案信息的良好沟通,为教职工管理提供依据。(2)为教职工提供人事档案查询软件,利用身份证号或职工号就能进行查询;并且记录了他人对自己的评价,既能对人事档案进行数字化管理,又能激发教职工的积极性。(3)人事档案的信息管理,并不是一蹴而就的,有一个缓慢过渡期。要求在统一的规范标准下进行管理,保证关键信息的安全,逐步信息公开。
3.3 开展人员培训
(1)聘请信息技术操作娴熟的人员,对人事档案管理工作进行指导,来提高管理者的实践操作能力,将技术和实际管理有机结合。根据中学教职工人事管理的特点,合理配置电子终端设备,进行权限管理,实现档案资料查询和使用自动化。(2)注重人员选拔聘用环节,既要有专业技能和经验,又要有良好的政治素养。学校可定期组织档案管理者进行思政教育,促使管理者创新思想观念,对人事档案管理工作有正确的认识,树立高度责任心。
3.4 提高安全程度
(1)应分析潜在的安全隐患,对管理人员进行严格审查,尤其是涉密科研的教职工人事档案。(2)从档案保管环境出发,按照规范做好防盗、防火、防潮措施,定期检查,及时发现存在的不足。(3)要发挥出信息技术的优势,电子版人事档案资料储存在硬盘中,应定期进行升级;对信息管理系统进行更新,使用防火墙、杀毒软件、数据加密等技术手段,抵御黑客和病毒。(4)发布人事档案信息时,要对管理人员进行审核,禁止将档案资料带出档案室,保护教职工的档案信息。 3.5 建立数据库
建立教职工人事档案数据库,对档案资料进行收集、登录、处理,审核个人信息的真实性、完整性,由教职工本人或人事管理人员,在学校官网上更新人事信息,限制访问权限,避免数据随意变更。对档案资料进行管理,应遵循动态化原则,根据教职工的岗位变化,及时更改档案资料,确保档案和真人资料的一致性。数据库的建立和使用,能提高档案查询效率,更好地发挥出利用价值。
4中学教职工人事档案信息管理系统的构建
4.1 系统目标
基于浏览器/服务器(B/S)架构下,构建教职工人事档案信息管理系统。和传统人工管理模式、单机系统管理相比,不仅能提高检索效率,还能保证数据安全,有利于档案信息及时更新。
4.2 可行性分析
(1)使用J2EE架构、Mysql数据库搭建系统平台,技術上是可行的,有成功的系统搭建经验。(2)计算机网络技术发展快速,硬件和软件的配置更加容易,不仅技术成熟,而且成本低廉,构建该管理系统的成本不会很高。该系统投入运用后,能提高人事档案管理效率,具有广阔的应用市场,经济层面是可行的。(3)该管理系统的运行环境要求并不苛刻,只需在计算机上安装浏览器就可运行;且系统主要面向人事档案管理者,具有友好的界面,系统操作简单,在实际应用上是可行的。
4.3 系统功能模块
(1)管理员功能模块。该模块由个人信息管理子系统、组织架构管理子系统、数据安全管理子系统、教师信息管理子系统组成。1)个人信息管理子系统,能查看个人基本信息,对个人信息和用户密码进行修改;2)组织架构管理子系统,可对部门和职务信息进行管理;3)数据安全管理子系统,对档案数据进行实时备份、还原,抵御外界攻击和病毒入侵;4)教师信息管理子系统,涉及教师的基本信息、工资、职业规划,同时也能对离职教师进行管理。(2)教师功能模块。该模块由个人信息管理子系统、个人工资查询子系统、个人职业规划子系统组成。教师在该功能模块中,既能查询个人信息,修改登录密码;也能查询工资情况,对职业规划方案进行编辑。
5 结语
综上所述,人事档案具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性的特性,实现信息管理能完善数据信息,保证信息安全,促进学校发展。文章指出中学教职工人事档案管理现状,从完善档案信息、创新管理模式、开展人员培训、提高安全程度、建立数据库五个方面,阐述了信息管理的改进措施,希望为实际管理工作提供经验借鉴。
参考文献
[1]许世英.中学教职工人事档案信息管理探讨[J].人力资源管理,2016(7):314-315.
[2]赵金华.新时期加强学校人事档案管理队伍建设的若干思考[J].办公室业务,2020(9):142+144.
[3]何菁霞.中学教职工人事档案管理模式优化探讨[J].办公室业务,2015(17):96.
(责编:李慧娟)